Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses penyediaan kemudahan yang dijalankan di Taman Pertanian Universiti. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses penyediaan dalam memberikan kemudahan sokongan yang dijalankan oleh Penyelidik, Pensyarah dan Pelajar di Taman Pertanian Universiti. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua Pusat, Ketua Bahagian dan Ketua Seksyen adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Dokumen Tajuk Dokumen MS ISO 9001:2015 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 OPR/TPU/GP/SERVIS/ Garis Panduan Kemudahan Sokongan 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN KB KS KU PT(P/O) TPU - Ketua Bahagian - Dekan / Pengarah - Ketua Seksyen - Ketua Unit - Pembantu Tadbir (Pekeranian/Operasi) - Taman Pertanian Universiti (di Serdang dan di Bintulu)
Halaman: 2/6 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PT(P/O) AAO( / 6.2 Terima Permohonan 6.3 Kenalpasti Kemudahan 6.2 Terima dan semak Borang (OPR/TPU/BR/SERVIS/) dengan merujuk kepada Garis Panduan Kemudahan Sokongan (OPR/TPU/GP/SERVIS/). 6.3 Kenalpasti Kemudahan (a) Kenalpasti sama ada permohonan kemudahan yang dipohon terdapat di seksyen berkenaan. Bincang keperluan bersama pemohon. KB(Bintulu)/ 6.4 Lulus? Tidak 6.4 Lulus? (a) Jika ya, ikut langkah 6.5 Ya Jika tidak, maklumkan kepada pemohon dengan mengembalikan salinan borang dan proses. KB(Bintulu)/ KB( PT(P/O) AAO( PT(P/O) KS 6.5 Maklum Kepada Pemohon Dan Seksyen/Unit 6.6 Sediakan Kemudahan 6.5 Maklum Kepada Pemohon dan Seksyen/Unit (a) Maklum kepada pemohon dengan mengembalikan salinan Borang (OPR/TPU/BR/SERVIS/) yang telah diluluskan selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh penggunaan dan kepilkan bersama Borang Penilaian (OPR/TPU/BR/SERVIS/Nilai ). (c) Rekodkan borang ke dalam format yang bersesuaian. Maklumkan kepada seksyen/unit yang berkenaan dengan melampirkan salinan Borang (OPR/TPU/BR/SERVIS/) yang telah diluluskan. 6.6 Sediakan kemudahan atau peralatan dan catatkan perbincangan (jika berkaitan) sebelum aktiviti bermula. B A
Halaman: 3/6 Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B A KU 6.7 Pemantauan Penggunaan Kemudahan 6.7 Pemantauan Penggunaan Kemudahan (a) Laksanakan pemantauan ke atas penggunaan kemudahan dengan merujuk kepada Garis Panduan Kemudahan Sokongan di Taman Pertanian Universiti (OPR/TPU/GP/SERVIS/) dan merekodkannya ke dalam Borang Pemantauan ). KU Pastikan semua alatan atau bahan yang dipinjam dikembalikan setelah. / KB(Bintulu)/ 6.8 Penilaian 6.8 Penilaian (a) Kumpulkan Borang Pemantuan ) dan Borang Penilaian (OPR/TPU/BR/SERVIS/Nilai ), setelah atau penggunaan dan dianalisis pada setiap empat (4) kali setahun. Majukan Laporan Analisis Penilaian tersebut kepada Dekan(Bintulu)/KB ( untuk tindakan selanjutnya dengan merujuk kepada Garis Panduan Kemudahan Sokongan di Taman Pertanian Universiti (OPR/TPU/GP/SERVIS/). 6.9 Tamat
Halaman: 4/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Kod Fail TPU, Serdang; UPM/TPU/SERVIS/ INDUK PENYELIDIKAN/Jld. (Siri) UPMKB/FSPM/TPU/INDUK PENYELIDIKAN /Jld. (Siri) Pengendalian Kemudahan Induk <Tahun> Borang (OPR/TPU/BR/SERVIS/ ) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Kawalan Dokumen (TPU, Kuasa Melupus Rekod kemudahan 2. Kod Fail TPU, Serdang; UPM/TPU/SERVIS/ PENILAIAN PENYELIDIKAN/Jld. (Siri) UPMKB/FSPM/TPU/ PENILAIAN PENYELIDIKAN /Jld. (Siri) Penilaian <Tahun> Borang Penilaian (OPR/TPU/BR/SERVIS/Nilai ) Laporan Analisis Penilaian Bilik Kawalan Dokumen (TPU,
Halaman: 5/6 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 3. Kod Fail TPU, Serdang; UPM/TPU/SERVIS/ PANTAU/Jld. (Siri) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus UPMKB/FSPM/TPU/SERVIS/ PANTAU /Jld. (Siri) Bilik Kawalan Dokumen (TPU, Pemantauan Borang Pemantauan ) (bagi yang telah ) 4. Kod Fail TPU, Serdang; UPM/TPU/SERVIS/PENYELIDIKAN <bahagian> / Jld.(Siri) UPMKB/FSPM/TPU/SERVIS/ PENYELIDIKAN /Jld. (Siri) Bilik KB (TPU, Pengendalian Kemudahan <Lokasi> <Tahun> Salinan Borang (OPR/TPU/BR/SERVIS/) Borang Pemantauan )(bagi yang masih berjalan) Catatan perbincangan (jika berkaitan)
Halaman: 6/6 No. Edisi 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran pertama untuk satu persijilan Pengarah WP 03/01/2011 02 01 29/2011 02 02 2/2012 02 03 131/2012 02 04 02/2015 02 05 01/2016 02 06 QMS (OPR): TPU 2/2018 Kelulusan Mesyuarat Pagi, Taman Pertanian Universiti kali Ke-45. Kelulusan Mesyuarat Pengurusan, TPU, Serdang kali ke-75. Kelulusan Mesyuarat Operasi, Taman Pertanian Universiti kali Ke-51. Kelulusan Mesyuarat Operasi, TPU, Serdang kali ke-77 Kelulusan Mesyuarat Operasi, TPU, Serdang kali Ke-84 (3/2016), bertarikh 25 April 2016 Kelulusan Mesyuarat Pengurusan, TPU, Serdang kali ke-125 (3/2018). Pengarah WP 22/08/2011 Pengarah WP 09/03/2012 Pengarah WP 14/08/2012 Pengarah WP 15/09/2015 TPKD PP TWP PP 13/05/2016 TPKD PP TWP PP 29/06/2018