Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan pengijazahan pelajar, semakan syarat bergraduat dan penyediaan skrol serta transkrip pelajar pengajian prasiswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan pengijazahan bermula dari penyediaan senarai nama pelajar yang akan bergraduat, semakan syarat bergraduat, pengedaran notis arahan bergraduat ke fakulti, pengesahan Senat dan penyediaan skrol dan transkrip pelajar program pengajian prasiswazah tidak termasuk program Doktor Perubatan dan Program Asasi Sains Pertanian. 3.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ, KPAA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Pengijazahan Pelajar ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod UPM/PGR/MK/001 Tajuk Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems requirements MS Iso 9001:2008 Manual SMP (Peperiksaan) Modul Semakan Pengijazahan Modul Masuk Markah 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BAKD : Bahagian Urus Tadbir Akademik KBAKD : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan Pengarah Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa Peperiksaan : Peperiksaan Akhir Semester
Halaman: 2/7 PPT : Penolong Pegawai Tadbir Program Pengajian : Program Bacelor dan Diploma Prasiswazah PT : Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Bahagian Urus Tadbir Akademik PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat (IDEC) S/U Senat : Setiausaha Senat SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia
Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula 6.2 Sedia senarai nama pelajar yang akan bergraduat 6.2 Sedia Senarai Nama Pelajar Yang Akan dengan mencetak senarai nama pelajar klasifikasi Bergraduat sulung dari SMP. 6.3 Semak Keperluan Syarat Bergraduat 6.3 (a) Cetak struktur kurikulum program pengajian setiap pelajar. PT/ PT/ (b) (c) Semak struktur kurikulum program pengajian setiap pelajar. Pastikan pelajar memenuhi keperluan syarat bergraduat mengikut tahun kemasukan. (i) Senarai kursus yang telah diambil oleh pelajar memenuhi struktur kurikulum (contoh: Kursus Universiti, Kursus Teras dan Kursus Elektif). (ii) Keputusan peperiksaan (PNGK), pengecualian kursus, kursus ulangan, kursus ulang tingkat gred. (iii) Jumlah kredit keseluruhan yang wajib diambil dan jumlah kredit pengecualian. Buat catatan sekiranya terdapat perbezaan di antara cetakan SMP dengan skema pengajian sebenar pelajar bagi mengelakkan sebarang kekeliruan. KPAA/KBAKD/ PT 6.4 Edar Notis Arahan Beragraduat 6.4 Edar dan mohon fakulti pamerkan notis arahan bergraduat kepada pelajar pada minggu ke-12. PT (P/O)/PTPTJ 6.5 Maklumkan pada pelajar yang tidak layak bergraduat 6.5 Maklum Kepada Pelajar melalui telefon/laman sesawang/surat rasmi selepas proses pra pendaftaran untuk semester akhir pengajian. Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat(PU/PS / LG01/IJZ) A
Halaman: 4/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan PT A 6.6 Sedia Kertas Senat beserta Senarai Nama Pelajar Bergraduat 6.6 (a) Kemaskini status keputusan peperiksaan pelajar yang telah melengkapkan kurikulum pengajian daripada Baik kepada Baik Dikurniakan Bacelor dalam SMP. (b) Sediakan Kertas Senat beserta senarai pelajar bergraduat mengikut fakulti, program, kelas kepujian, PNGK dan statistik pelajar bergraduat. S/U Senat 6.7 (a) Bentangkan Kertas Senat beserta senarai 6.7 pelajar bergraduat mengikut fakulti, program, Pengesahan kelas kepujian, PNGK dan statistik pelajar Senat bergraduat untuk pengesahan Senat. Tidak (b) Jika ya, ikut langkah 6.9. (c) Jika tidak, ikut langkah 6.8 Ya 6.8 Pengesahan Semula 6.8 Buat pindaan keputusan peperiksaan berdasarkan ulasan Senat dalam SMP dan dapatkan pengesahan semula Senat. Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik) PT/PT(P/O) PT/PT(P/O) 6.9 Cetak Skrol dan Transkrip 6.9 (a) Hantar data pelajar bergraduat yang disahkan Senat (dalam versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris) kepada syarikat percetakan untuk proses cetakan skrol. (b) Cetak transkrip berdasarkan senarai pelajar bergraduat yang disahkan Senat daripada SMP (dalam versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris). 6.10 (a) Pastikan skrol yang dicetak mengandungi : Tidak (i) Nama graduan 6.10 Semak (ii) Program Pengajian Cetakan (iii) Kelas Kepujian (bagi graduan Bacelor Pada Skrol sahaja) dan Transkrip (iv) Pengesahan Senat (v) Cop Mohor Log Semakan Kesilapan Cetakan Skrol dan Transkrip (PU/PS/LG02/IJZ) B Ya (b) Pastikan transkrip pelajar yang dicetak mengandungi maklumat berikut: (i) Nama graduan (ii) No. Matrik (iii) No. Kad Pengenalan (iv) Nama Penaja Pengajian (v) Nama Program dan Major/Minor (vi) Keputusan penuh peperiksaan setiap semester
Halaman: 5/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan (c) Jika ya, ikut langkah 6.11. B (d) Jika tidak, ikut langkah 6.9 Juruteknik 6.11 Cap dan Simpan Skrol dan Transkrip 6.11 (a) Cap tandatangan wakil Pendaftar pada transkrip akademik. (b) Semak rekod pelajar berhutang dengan Bendahari. Buat catatan pada Log Penyerahan Skrol dan Transkrip Pelajar Bergraduat (PU/PS/LG05/IJZ). Notis Keterangan Majlis Konvokesyen (c) Susun skrol dan transkrip mengikut program, sesi dan nama mengikut abjad. Simpan dalam kotak dan dikunci di bilik fail untuk Majlis Konvokesyen. 6.12 Tamat
Halaman: 6/7 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/18/1 Pengijazahan Senarai Nama Pelajar Klasifikasi Sulung Notis Arahan Bergraduat ke Fakulti Salinan Kertas Senat beserta Senarai Pelajar Bergraduat Salinan Petikan Minit Senat Catatan Pindaan (jika ada) 2. UPM/600-4/18/3 Log Pengijazahan Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat Log Pembetulan dan Cetakan Semula Skrol/Transkrip Baharu Log Penyerahan Skrol dan Transkrip Pelajar Bergraduat Log Semakan Kesilapan Cetakan Skrol dan Transkrip 3. UPM/600-4/18/2 Senarai Semak Pengijazahan Senarai Semak Struktur Kurikulum Program Pengajian Pelajar 4. UPM/(kod PTJ)/600-4/18/1 Pengijazahan Notis Arahan Bergraduat daripada AKD Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PT Pusat BAKD PT(P/O) PT Pusat BAKD PT(P/O) PT Pusat BAKD PT(P/O)PTJ PT PTJ Pusat PTJ Kuasa Melupus KPAA KPAA KPAA Ketua PTJ
Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 64/2012 Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012 02 02 05/2013 Akademik 14/2013 (Khas) TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 03 3/2014 02 04 2/2016 02 05 1/2017 Akademik 19/2014 (Khas) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26 (2/2016) Bahagian Kemasukan, Bahagian Urus Tadbir Akademik kali ke-30 (Khas) (2/2017) TNC (A&A) WP 11/08/2014 TPKD PP TWP PP 18/08/2016 TPKD PP TWP PP 26/05/2017