BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Pada tahun 1990, berdiri sebuah Perusahaan pabrik tahu super 99, yang beralamat di Kp. Curug RT.01 RW.01 Desa Curug, Kecamatan Gundungsindur, Parung - Bogor. Perusahaan pangan yang bernama pabrik tahu super 99 ini merintis perjalan yang sangat sulit melalui masa-masa kritis, hingga saat ini dapat berdiri seperti ini melalui proses yang tidak mudah. Perusahaan ini telah menjadi pabrik besar pertama di daerah Parung - Bogor, yang menyajikan tahu yang berkualitas, sehingga banyak di minati di kalangan masyarakat maupun distributor lainnya. Melalui olah tangan yang profesional dan terlatih serta pantang menyerah, yang bernama Bapak Junaedi pabrik ini dapat bersaing dengan pabrik tahu lainnya didaerah Bogor, Jakarta dan daerah sekitarnya. Tahu super 99 ini memliki cita rasa yang unik dan menyehatkan serta tidak membosankan walaupun di konsumsi setiap hari. Terbukti dengan antusiasme masyarakat atas di bukanya pabrik tahu super 99 di Parung-Bogor. Dibukanya pabrik ini dengan tujuan untuk menciptakan lapangan pekerjaan, melestarikan makanan tradisional, melestarikan produk pengrajin lokal, sehingga dapat memberikan kesempatan kepada investor untuk membuka restoran dengan sistem yang telah terbukti. 47
48 Kualitas tahu super 99 di olah menggunakan kacang kedelai yang berkualitas dan tanpa menggunakan bahan pengawet apapun, serta di olah secara steril dan higienis untuk di pasarkan ke masyarakat luar. 3.1.2 Visi dan Misi - Visi : Membuat suatu produk tahu yang berkualitas tinggi tanpa menggunakan bahan pengawet apapun serta dapat di terima oleh masyarakat banyak baik lokal maupun interlokal. - Misi: Membuat kerjasama yang luas ke distributor yang tersebar untuk menjadi produk No.1 di Indonesia dan mengembangkan brand image produk dengan meningkatkan kualitas produk dan harga yang terjangkau. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Suatu perusahaan akan berkembang menjadi besar apabila memiliki pola manajemen dan struktur organisasi yang baik disamping faktor modal dan tenaga kerja lainnya. Keberhasilan dari suatu perusahaan sangat tergantung pada kemampuan manajemen dalam melaksanakan tugas disetiap tahapan operasional. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Tahu Super 99:
49 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tahu Super 99 3.2.1 Tugas dan Wewenang Penjelasan mengenai tugas tanggung jawab dan wewenang bagian-bagian yang ada dalam bidang PT.Tahu Super 99 adalah sebagai berikut : 1. Owner Perusahaan Tugas dan Wewenang : - Sebagai pemimpin dalam menjalankan bisnis pembuatan tahu. - Membuat rencana untuk mempersiapkan tahu yang akan dijual ke distributor. - Mencari suplier yang terbaik untuk menyediakan bahan baku.
50 2. Manager Tugas dan Wewenang : - Menerima pesanan dari pelanggan. - Membuat surat order bahan baku kepada bagian produksi. - Melakukan pembayaran tagihan bahan baku. 3. Bagian Produksi Tugas dan Wewenang : - Bertugas untuk melakukan proses produksi. - Memberikan perintah kepada karyawan untuk membuat bahan baku menjadi barang jadi. 4. Bagian Penjualan Tugas dan Wewenang : - Mengawasi kegiatan penjualan dan mempromosikan produk kepada pelanggan. - Bertanggung jawab dalam penjualan produk. - Melayani pemesanan yang dilakukan oleh Pelanggan. - Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannnya. 5. Bagian Pembelian Tugas dan Wewenang : - Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga. - Mencatat pembelian bahan baku. - Membuat surat permintaan dan pembelian bahan baku.
51 - Melakukan pembayaran bahan baku. 6. Bagian Gudang Tugas dan Wewenang : - Bertugas untuk melakukan pengecekan ketersediaan stok bahan baku. - Melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier apabila stok bahan baku kurang atau habis. 7. Bagian Pengiriman Tugas dan Wewenang : - Melakukan proses pengiriman barang kepada distributor yang telah memesan tahu. - Membawa sisa uang yang belum terlunasi oleh distributor. 3.3 Prosedur yang sedang berjalan Dibedakan menjadi 3 yaitu : 1. Penjualan, 2. Pembelian, 3. Persediaan barang
52 3.3.1 Penjualan Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan di PT. Tahu Super 99 adalah sebagai berikut: 1. Pelanggan melakukan pemesanan barang secara langsung atau lewat telepon pada bagian pemesanan. 2. Bagian penjualan melakukan konfirmasi ketersediaan adanya tahu kepada pelanggan. 3. Bagian penjualan akan membuat surat perintah produksi 4. Bagian Pemasok akan memberitahu pelanggan bahwa pesanan telah siap untuk di kirim, dan meminta pelanggan melunasi sisa pembayaran jika pelanggan membayar uang muka terlebih dahulu. 5. Bagian Gudang akan mengeluarkan surat jalan dan di berikan kepada Bagian Pengiriman.
Gambar 3.2 Flowchart bagian Penjualan 53
54 3.3.2 Pembelian Prosedur pembelian barang yang sedang berjalan di PT. Tahu Super 99 adalah sebagai berikut : 1. Bagian Gudang memeriksa persediaan barang lalu dilaporkan kepada Bagian Pembelian. 2. Bagian pembelian mengirimkan Surat Permintaan Penawaran harga untuk diberikan kepada Pemasok. 3. Pemasok membuat surat penawaran harga untuk diberikan kepada Bagian Pembelian. 4. Setelah penawaran disetujui, Bagian Pembelian membuat Purchase Order untuk diberikan kepada Pemasok. 5. Pemasok membuat bukti penerimaan pemesanan, dan mengirimkan barang. 6. Bagian Gudang menerima dan mengecek barang yang dikirim oleh Pemasok, bila sesuai dengan pemesanan lalu diterima. 7. Pemasok akan membuat surat tagihan pembelian dan mengirimkannya ke Bagian Keuangan. 8. Bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada Pemasok.
Gambar 3.3 Flowchart Bagian Pembelian 55
56 3.3.3 Persediaan Barang Prosedur persediaan barang yang sedang berjalan di PT.Tahu Super 99 adalah sebagai berikut : 1. Bagian Gudang memeriksa persediaan bahan baku lalu dilaporkan kepada Bagian Pembelian. 2. Bagian Gudang melaporkan stok persediaan bahan baku kepada bagian Pembelian bahwa persediaan bahan baku telah habis dan memerintahkan Bagian Pembelian untuk membuat surat permintaan penawaran harga kepada Pemasok yang di kirimkan ke Pemasok. 3. Bagian Gudang melakukan pengecekan apakah bahan baku sudah sesuai dengan pesanan, apabila barang sudah sesuai dengan pesanan, maka barang tersebut diterima. 4. Bagian Gudang akan mengeluarkan surat jalan dan di berikan kepada Bagian Pengiriman.
Gambar 3.4 Flowchart bagian Persediaan Barang 57
58 3.3.4 Proses Bisnis berjalan pada PT. Tahu Super 99 Dari proses bisnis berjalan pada Perusahaan Tahu Super 99, dimana pelanggan yang ada di wilayah Jakarta maupun di luar Jakarta melakukan pemesanan tahu kepada Bagian Penjualan kepada pabrik Tahu Super 99, Bagian penjualan membuat sebuah surat order yang berisikan pemesanan tahu berdasarkan pieces/jumlah banyaknya, yang kemudian diberikan kepada bagian produksi untuk memulai tahap pembuatan tahu tersebut. Sebelum melakukan tahap produksi, bagian produksi melakukan pengecekan persediaan stok bahan baku terlebih dahulu ke bagian gudang. Apabila stok bahan baku kurang atau habis, maka bagian gudang akan membuat surat permintaan bahan baku untuk memesan bahan baku tersebut kepada supplier berdasarkan surat pembelian bahan baku. Setelah bahan baku telah dikirimkan ke bagian gudang dan bahan baku siap untuk melakukan proses produksi, lalu supplier memberikan surat tagihan bahan baku kepada bagian gudang untuk membayar pemesanan bahan baku tersebut sesuai dengan tagihan. Dan bagian gudang melaporkan kepada manager. Setelah bahan baku telah tersedia, bagian penjualan memberikan surat perintah kerja produksi kepada bagian produksi untuk melakukan proses pembuatan tahu sesuai permintaan pelanggan. Bahan baku yang telah diproses menjadi barang jadi akan dikumpulkan di gudang penyimpanan barang jadi. Lalu, bagian gudang akan mengeluarkan surat pengeluaran barang yang akan diberikan kepada bagian pengiriman untuk mengantar pesanan pelanggan berdasarkan surat jalan yang ada. Kemudian pelanggan membayar seluruh pesanannya kepada bagian penjualan.
59 3.4 Diagram 3.4.1 Diagram Konteks Proses Penjualan, Pembelian, dan Persediaan pada PT. Tahu Super 99 digambarkan dalam Diagram Konteks di bawah ini : Gambar 3.5 Diagram Konteks
60 3.4.2 Diagram 0 Diagram nol proses Penjualan, Pembelian dan Persediaan pada PT. Tahu Super 99 berdasarkan Diagram Konteks diatas adalah sebagai berikut: Gambar 3.6 Diagram 0
61 3.6 Informasi yang dibutuhkan perusahaan Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan dalam setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan PT. Tahu Super 99 : Tabel 3.4 Entitas No Nama Entitas Keterangan 1 Pelanggan Menjelaskan semua informasi tentang pelanggan 2 Bahan Baku Berisikan informasi tentang bahan baku 3 Barang Berisikan informasi tentang barang 4 Manager Berisi informasi Manager 5 Supplier Berisi data supplier 6 Pembayaran Pesanan Berisikan informasi mengenai pembayaran pesanan 7 Pembayaran Pembelian Berisikan informasi pembayaran pembelian 8 Surat Pembelian Bahan Berisikan informasi pembelian bahan baku Baku 9 Surat Pemesanan Berisikan informasi surat pemesanan 10 Surat Pengeluaran Barang Berisikan informasi surat pengeluaran barang 11 Surat Perintah Produksi Berisikan surat informasi surat perintah produksi 12 Surat Permintaan Bahan Baku Berisikan informasi surat permintaan bahan baku 13 Surat Jalan Berisikan informasi surat jalan
62 3.7 Permasalahan yang Di hadapi Berdasarkan analisis tugas akhir yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa masalah sebagai berikut : 1. Kurangnya informasi yang jelas mengenai persediaan bahan baku yang tersisa, sehingga proses pembelian stok bahan baku menjadi rancuh dan menyebabkan penjualan barang kepada pelanggan menjadi tertunda. 2. Tidak ada integrasi data antara entitas sehingga sulit untuk mengetahui hubungan antar satu entitas dengan satu entitas lainnya. 3. Pencarian data tidak efektif, misalnya mencari kode pelanggan dengan proses penjualannya, kode pemasok dengan proses pembeliannya. Sehingga membuat proses menjadi terhambat. 4. Sulitnya menyajikan laporan-laporan pembelian, dan penjualan yang dibutuhkan pada saat tertentu.
63 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Melihat dari masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini, maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Membangun aplikasi sistem basis data pembelian dan penjualan yang dapat menghubungkan transaksi perusahaan tersebut seperti proses pembelian dan penjualan barang pada perusahaan ini. Dengan menggunakan sistem basis data maka pengolahan data akan menjadi lebih cepat, efisien, dan akurat karena sistem yang bersangkutan sudah terhubung satu sama lain. 2. Membuat sistem basis data yang terintegrasi berdasarkan proses bisnis yang berjalan. 3. Merancang dan membangun sistem basis data yang dapat memudahkan user pengguna untuk membuat laporan sesuai dengan kriteria dari perusahaan dan mengelola laporan-laporan yang ada. 4. Membuat laporan yang dapat memudahkan untuk melihat hasil laporan Berdasarkan poin-poin tersebut diatas, dapat disimpulkan pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan penerapan aplikasi basis data untuk menggantikan sistem yang sedang berjalan saat ini. Basis data yang dibuat akan menampung data pembelian, penjualan, dan persediaan barang perusahaan, serta membuat laporan-laporan yang nantinya akan dapat digantikan oleh manager dalam pertimbangan pengambilan keputusan.