PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (IDEC) Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN) M a n u a l P e n g g u n a 1.0 2012 B L O K 5 & 7, P U T R A I N F O P O R T - I O I R E S O R T, J A L A N K A J A N G - P U C H O N G, 43400 U P M S E R D A N G, S E L A N G O R D A R U L E H S A N
Kandungan 1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA... 1 2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA... 2 3.0 PEMOHON - PERMOHONAN KE LUAR NEGARA... 3 4.0 PEMOHON - STATUS PERMOHONAN LENGKAP... 11 5.0 PEMOHON - PERMOHONAN TIDAK LENGKAP... 13 6.0 SEKSYEN BELANJAWAN CARIAN SEKSYEN/ZON KEWANGAN... 16 7.0 SEKSYEN BELANJAWAN SENARAI SEKSYEN/ZON KEWANGAN... 19 8.0 SEKSYEN BELANJAWAN / ZON& SEKSYEN KEWANGAN CARIAN PERUNTUKAN... 20 9.0 KERANI PTJ CARIAN PEGAWAI... 21 10.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN... 23 11.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR CARIAN PERMOHONAN... 25 12.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN... 27 13.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR SENARAI CUTI AM... 28 14.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - PENGESAHAN UNTUK PERMOHONAN... 30 15.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - CARIAN PERMOHONAN... 32 16.0 KETUA JABATAN (NAIB CANSELOR) - PERMOHONAN UNTUK PERAKUAN... 34 17.0 KETUA JABATAN (NAIB CANSELOR) CARIAN PERMOHONAN... 36 18.0 KETUA PTJ - PERMOHONAN UNTUK PERAKUAN... 37 19.0 KETUA PTJ - CARIAN PERMOHONAN... 39 20.0 NAIB CANSELOR - PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN... 40 21.0 NAIB CANSELOR - CARIAN PERMOHONAN... 42 Halaman i
1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA Mula 1.1 FUNGSI KESELURUHAN Permohonan ke luar negara Proses ini merangkumi fungsi-fungsi berikut :- Semakan Permohonan Tugas Rasmi? Ya Pengesahan Peruntukan/ Perbelanjaan Permohonan daripada TNC? Ya Sokongan Permohonan Tamat Tidak Tidak Perakuan Permohonan Kelulusan Permohonan Fungsi Permohonan ke luar negara Semakan permohonan Pengesahan Peruntukan / Perbelanjaan Perakuan Permohonan Sokongan Permohonan Kelulusan Permohonan Keterangan Pemohon memohon ke luar negara Urusetia Pejabat Naib Canselor menyemak permohonan yang diterima Pejabat Bendahari mengesahkan/tidak mengesahkan peruntukan dan perbelanjaan yang digunakan dalam permohonan Ketua PTJ memperakukan/tidak memperakukan permohonan untuk ke luar negara Naib Canselor menyokong/tidak menyokong permohonan daripada Timbalan Naib Canselor Naib Canselor meluluskan/tidak meluluskan permohonan ke luar negara Petunjuk : Tindakan oleh Pemohon Tindakan oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor Tindakan oleh Pejabat Bendahari Tindakan oleh Ketua PTJ Tindakan oleh Ketua Jabatan (Naib Canselor) Tindakan oleh Naib Canselor Halaman 1
2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA 2.1 Taipkan URL sistem iaitu http://spln.upm.edu.my pada pelayar Internet Explorer. 2.2 Taipkan ID dan kata laluan Putra, masing-masing di ruangan ID Putra dan Katalaluan. Kemudian, klik pada butang Login. Halaman 2
3.0 PEMOHON - PERMOHONAN KE LUAR NEGARA 3.1 Klik menu Modul Permohonan Ke Luar Negara > Borang permohonan. 3.2 Borang permohonan dipaparkan. 3.3 Pilih jenis perjalanan pada medan Jenis Perjalanan. 3.4 Paparan mesej berikut dipaparkan setelah Jenis Perjalanan dipilih. 3.5 Klik butang OK. 3.6 Jika Jenis Perjalanan dipilih adalah Perjalanan Tugas Rasmi, lengkapkan maklumat berikut : Halaman 3
Perhatian : Jika Jenis Perjalanan dipilih adalah Perjalanan Bukan Tugas Rasmi, pemohon tidak perlu lengkapkan medan Jenis Tugas. 3.7 Sila taip maklumat Justifikasi Kelewatan jika Tarikh Bertolak kurang dari tarikh semasa 3.8 Pastikan Tarikh Kembali adalah selepas dari Tarikh Bertolak. Jika tidak mesej berikut dipaparkan. 3.9 Klik jika perjalanan lebih dari satu negara dalam tempoh yang sama. Jika tidak, ikut Langkah 3.16 3.10 Paparan input maklumat Negara Kedua dipaparkan. 3.11 Lengkapkan maklumat yang dipaparkan. Pastikan Tarikh Bertolak Negara Kedua adalah selepas dari Tarikh Kembali Negara Pertama. Jika tidak, mesej berikut dipaparkan. 3.12 Jika ingin membatal maklumat Negara Kedua, klik 3.13 Ulang Langkah 3.9 jika perjalanan lebih dari satu negara dalam tempoh yang sama. 3.14 Paparan input maklumat Negara Ketiga dipaparkan. Halaman 4
3.15 Lengkapkan maklumat yang dipaparkan. Pastikan Tarikh Bertolak Negara Ketiga adalah selepas dari Tarikh Kembali Negara Kedua. Jika tidak mesej berikut dipaparkan. 3.16 Taipkan bilangan peserta rombongan pada medan Bilangan Peserta Rombongan dan klik butang Tambah. 3.17 Paparan bilangan peserta mengikut bilangan yang telah ditaip dipaparkan. 3.18 Taip No. Staf pada medan No. Staf. 3.19 Paparan nama dan jawatan/gred akan dipaparkan pada ruangan Nama dan Jawatan/Gred 3.20 Taip keperluan penglibatan dan faedah /sumbangan kepada negara pada medan Keperluan Penglibatan dan Faedah /Sumbangan Kepada Negara. Perhatian : Jika Jenis Perjalanan dipilih adalah Perjalanan Bukan Tugas Rasmi, pemohon tidak perlu lengkapkan medan Keperluan Penglibatan dan Faedah /Sumbangan Kepada Negara. 3.21 Klik butang Seterusnya untuk paparan skrin seterusnya. Maklumat akan disimpan setelah butang ini diklik. 3.22 Paparan mesej berikut dipaparkan jika terdapat medan wajib tidak dilengkapkan. 3.23 Jika semua maklumat telah lengkap, paparan skrin seterusnya akan dipaparkan. Halaman 5
3.24 Paparan No Rujukan Permohonan, Status Terkini Permohonan dan Tindakan Selanjutnya oleh akan dipaparkan untuk rujukan. 3.25 Pilih peruntukan pada medan Peruntukan. 3.26 Jika peruntukan yang dipilih adalah Mengurus DA / Mengurus DO / Mengurus Kolej, pilih Pusat Kos pada medan Pusat Kos. Paparan Baki Peruntukan yang dipilih akan dipaparkan. Perhatian : Pemohon tidak perlu melengkapkan maklumat Peruntukan jika Jenis Perjalanan Halaman 6
adalah Perjalanan Bukan Tugas Rasmi. 3.27 Jika peruntukan yang dipilih adalah Projek, pilih Pusat Kos pada medan Pusat Kos dan Kod Projek pada medan Kod Projek. Paparan Baki Peruntukan yang dipilih akan dipaparkan. 3.28 Jika Baki Peruntukan tidak mencukupi, paparan mesej berikut dipaparkan apabila butang Proses diklik. 3.29 Taip ulasan pada medan Ulasan jika peruntukan yang dipilih adalah Lain-Lain Sumber. 3.30 Taip jumlah peruntukan yang telah diluluskan pada medan Jumlah peruntukan yang telah diluluskan oleh pihak berkaitan. 3.31 Jika medan ini tidak dilengkapkan paparan mesej berikut dipaparkan apabila butang Proses diklik. 3.32 Klik jika menggunakan lebih dari satu peruntukan. Jika tidak, ikut Langkah 3.35 3.33 Paparan input maklumat Peruntukan Kedua dipaparkan. Ulang Langkah 3.25 untuk Peruntukan Kedua. 3.34 Jika ingin membatal maklumat Peruntukan Kedua, klik. 3.35 Taip jumlah tambang perjalanan di medan Tambang Perjalanan. Halaman 7
Perhatian : Pemohon tidak perlu melengkapkan maklumat Perbelanjaan jika Jenis Perjalanan adalah Perjalanan Bukan Tugas Rasmi. 3.36 Jumlah untuk Elaun Makan/Harian, ElaunHotel dan Elaun Loging akan dipaparkan secara auto mengikut jumlah hari perjalanan ke Pertama/Negara Kedua/Negara Ketiga dan kelayakan elaun mengikut gred. 3.37 Tandakan pada medan Tajaan jika Perbelanjaan ditaja oleh pihak luar/ Peruntukan = Lain-lain sumber. Perhatian : Jumlah bagi Tambang/Elaun yang ditaja tidak akan dikira dalam Jumlah Besar keseluruhan perbelanjaan. 3.38 Rekod perjalanan yang telah diluluskan oleh Naib Canselor akan dipaparkan di bahagian D. Rekod Perjalanan jika maklumat tersebut wujud. 3.39 Tandakan pada Pengakuan Permohon. 3.40 Klik untuk muatnaik dokumen sokongan kepada permohonan ke luar negara. Paparan berikut dipaparkan. 3.41 Pilih jenis dokumen yang akan diupload pada medan Jenis Dokumen. Halaman 8
3.42 Klik butang Browse untuk memlilih dokumen dan klik Open. Perhatian : Hanya dokumen berformat PDF sahaja dibenarkan. 3.43 Klik butang untuk muatnaik lebih dari satu dokumen. 3.44 Klik butang Hantar untuk muat naik dokumen yang telah dipilih. 3.45 Paparan senarai dokumen yang dimuatnaik akan dipaparkan. 3.46 Klik pautan/link Nama Fail untuk melihat dokumen yang dimuatnaik. 3.47 Klik jika ingin menghapus dokumen yang telah dimuat naik. 3.48 Klik butang Tutup seletah selesai membuat proses muat naik dokumen sokongan. 3.49 Klik butang Simpan untuk menyimpan permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Perhatian : Permohonan yang disimpan tidak akan dihantar kepada Urusetia Pejabat Naib Canselor selagi butang Proses tidak diklik. 3.50 Klik butang OK. Paparan skrin Status Permohonan Tidak Lengkap akan dipaparkan. 3.51 Klik butang Kembali untuk ke skrin sebelumnya. 3.52 Klik butang Proses untuk memproses permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Permohonan akan disemak oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor dan klik butang OK. 3.53 Skrin Status Permohonan Lengkap dipaparkan. Halaman 9
3.54 Klik butang Batal Permohonan untuk membatalkan permohonan. Skrin paparan mesej berikut dipaparkan. Klik OK dan skrin Borang Permohonan akan dipaparkan. Halaman 10
4.0 PEMOHON - STATUS PERMOHONAN LENGKAP 4.1 Klik menu Modul Permohonan Ke Luar Negara > Status Permohonan Lengkap. 4.2 Permohonan yang telah dihantar kepada Urusetia Pejabat Naib Canselor untuk diproses akan dipaparkan. 4.3 Klik pada No. Permohonan untuk melihat maklumat pada borang permohonan yang telah lengkap. 4.4 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 11
4.5 Klik untuk melihat tindakan bagi status yang dipaparkan. 4.6 Klik untuk mencetak borang permohonan. 4.7 Skrin untuk mencetak dipaparkan. Klik butang Print untuk mencetak. Halaman 12
5.0 PEMOHON - PERMOHONAN TIDAK LENGKAP 5.1 Klik menu Modul Permohonan Ke Luar Negara > Permohonan Tidak Lengkap. 5.2 Permohonan yang disimpan / belum dihantar kepada Urusetia Pejabat Naib Canselor untuk diproses dipaparkan. 5.3 Klik pada No. Permohonan untuk mengemaskini maklumat pada borang permohonan. 5.4 Borang permohonan untuk dikemaskini dipaparkan. 5.5 Kemaskini pada medan yang berkaitan dan klik butang Seterusnya. 5.6 Bahagian kedua borang permohonan untuk dikemaskini dipaparkan. Halaman 13
5.7 Kemaskini pada medan yang berkaitan. 5.8 Klik butang Simpan untuk menyimpan permohonan. Perhatian : Permohonan yang disimpan tidak akan dihantar kepada Urusetia Pejabat Naib Canselor selagi butang Proses tidak diklik. 5.9 Klik butang OK. Paparan skrin Status Permohonan Tidak Lengkap akan dipaparkan. 5.10 Klik butang Kembali untuk ke skrin sebelumnya. Halaman 14
5.11 Klik butang Proses untuk memproses permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 5.12 Skrin Status Permohonan Lengkap dipaparkan. 5.13 Klik butang Batal Permohonan untuk membatalkan permohonan. Skrin paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. Skrin Borang Permohonan akan dipaparkan. Halaman 15
6.0 SEKSYEN BELANJAWAN CARIAN SEKSYEN/ZON KEWANGAN 6.1 Klik menu Modul Pengemaskinian Kuasa Melulus > Carian Seksyen/Zon Kewangan. 6.2 Skrin Carian Seksyen/Zon Kewangan dipaparkan. 6.3 Pilih seksyen/zon Kewangan atau PTJ atau Pegawai Pengesah pada medan Seksyen/Zon Kewangan atau PTJ atau Pegawai Pengesah Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 6.4 Maklumat yang dipilih akan dipaparkan. 6.5 Klik butang Cetak untuk mencetak. Halaman 16
6.6 Skrin untuk mencetak dipaparkan. Klik butang Print untuk mencetak. 6.7 Klik untuk menghapus pegawai pengesah. Mesej berikut dipaparka. Klik OK. Perhatian : Nama pegawai pengesah tidak akan wujud dalam senarai Pegawai Pengesah jika proses hapus dilaksanakan. Nama pegawai boleh di masukkan dalam senarai dengan klik butang Tambah Pegawai Pengesah. 6.8 Klik untuk mengemaskini maklumat Pegawai Pengesah atau Pusat Tanggungjawab. 6.9 Skrin Kemaskini Pegawai Pengesah dipaparkan jika klik kemaskini pegawai pengesah. 6.10 Skrin Kemaskini Pusat Tanggungjawab dipaparkan jika klik kemaskini pusat tanggungjawab. 6.11 Pilih Seksyen/Zon Kewangan Baru untuk memindahkan pegawai pengesah kepada seksyen/zon baru Atau Pilih Seksyen/Zon Kewangan Baru untuk memindahkan Pusat Tanggungjawab ke seksyen/zon baru Halaman 17
6.12 Klik butang Kemaskini. Mesej berikut dipaparkan. Klik OK 6.13 Skrin Carian Seksyen/Zon Kewangan dipaparkan. 6.14 Klik butang Tambah Pegawai Pengesah untuk menambah nama pegawai. 6.15 Skrin Tambah Pegawai Pengesah akan dipaparkan. 6.16 Pilih nama pegawai pengesah dan seksyen/zon kewangan. Perhatian : Hanya staf di Pejabat Bendahari (Gred W27,W32,W36,W41,W44,W48,W52) disenaraikan dalam Pegawai Pengesah. 6.17 Klik butang Simpan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 6.18 Jika salah satu maklumat tidak dipilih, mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. Halaman 18
7.0 SEKSYEN BELANJAWAN SENARAI SEKSYEN/ZON KEWANGAN 7.1 Klik menu Modul Pengemaskinian Kuasa Melulus > Senarai Seksyen/Zon Kewangan 7.2 Senarai semua Seksyen/Zon Kewangan yang wujud dalam sistem dipaparkan. 7.3 Klik butang Cetak untuk mencetak senarai Seksyen/Zon Kewangan yang dipaparkan. 7.4 Skrin untuk mencetak dipaparkan. Klik butang Print untuk mencetak. Halaman 19
8.0 SEKSYEN BELANJAWAN / ZON& SEKSYEN KEWANGAN CARIAN PERUNTUKAN 8.1 Klik menu Modul Peruntukan Perbelanjaan > Carian Peruntukan 8.2 Skrin Carian Peruntukan dipaparkan. 8.3 Pilih peruntukan pada medan Peruntukan. 8.4 Klik butang Carian. 8.5 Senarai peruntukan yang dipilih dipaparkan. Perhatian : Maklumat peruntukan diamabil dari Sistem Kewangan Universiti (SAGA) 8.6 Klik butang Cetak untuk mencetak senarai perutukan. 8.7 Skrin untuk mencetak dipaparkan. Klik butang Print untuk mencetak. Halaman 20
9.0 KERANI PTJ CARIAN PEGAWAI 9.1 Klik menu Modul Pengemaskinian Kuasa Melulus > Carian Pegawai 9.2 Skrin Carian Pegawai dipaparkan. 9.3 Taip maklumat No staf /Nama Pegawai/ pilih Status Kelulusan pada medan No staf /Nama Pegawai/ pilih Status Kelulusan Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 9.4 Klik butang Carian. 9.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 9.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 9.7 Klik pada pautan no. Staf. 9.8 Skrin Papar maklumat Pegawai dipaparkan. Halaman 21
9.9 Jika klik butang Hapus, mesej berikut dipaparkan. Klik OK. Perhatian : Fungsi hapus ini adalah untuk menukar status kelulusan kepada Tiada 9.10 Skrin Carian Pegawai dipaparkan. 9.11 Jika klik butang Kemaskini untuk mengemaskini status kelulusan, ikut Langkah 9.12 hingga 9.16 Perhatian : Status kelulusan boleh dikemaskini jika Status Kelulusan adalah Ketua PTJ/Tiada. 9.12 Skrin Kemaskini Maklumat Pegawai dipaparkan. 9.13 Pilih status kelulusan pada medan Status Kelulusan. 9.14 Klik butang Simpan. 9.15 Mesej berikut dipaparkan. Klik OK 9.16 Skrin Carian Pegawai dipaparkan dengan paparan maklumat Ketua PTJ yang telah disimpan. Halaman 22
10.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN 10.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Permohonan Untuk Semakan 10.2 Skrin Semakan permohonan dipaparkan. 10.3 Tempoh Status Permohonan boleh dilihat apabila klik pada Tarikh Permohonan. 10.4 Klik no permohonan untuk proses semakan. 10.5 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan 10.6 Pilih status semakan di medan Status. 10.7 Jika status adalah dikembalikan, wajib lengkapkan alasan pada medan Alasan. 10.8 Taip catatan pada medan Catatan/Lain-Lain. Halaman 23
10.9 Pilih klasifikasi risiko bagi permohonan. Perhatian : Sistem akan memaparkan Klasifikasi Risiko mengikut syarat yang telah ditetapkan tetapi boleh diubah mengikut kesesuaian. High Risk o Tujuan Perjalanan = Perjalanan Tugas Rasmi o Peruntukan = Lain-lain Sumber atau o Tujuan perjalanan = Perjalanan Bukan Tugas Rasmi o Kekerapan = lebih 5 kali ke luar Negara bagi 1 tahun semasa Medium Risk o Tujuan Perjalanan = Perjalanan Tugas Rasmi o Peruntukan = Mengurus / Penyelidikan/akaun amanah Low Risk o Tujuan Perjalanan = Perjalanan Bukan Tugas Rasmi 10.10 Klik butang Simpan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK 10.11 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan dengan status urusetia terkini. 10.12 Klik butang Proses untuk tindakan pihak selanjutnya. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 10.13 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan. Halaman 24
11.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR CARIAN PERMOHONAN 11.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Carian Permohonan 11.2 Skrin carian permohonan dipaparkan. 11.3 Taip maklumat No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /pilih Jenis Perjalanan/ pilih Status Terkini pada medan No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /Jenis Perjalanan/Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 11.4 Klik butang Carian. 11.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 11.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 11.7 Klik No Permohonan untuk paparan permohonan. 11.8 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 25
Halaman 26
12.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN 12.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Emel Permohonan Untuk Kelulusan 12.2 Senarai permohonan untuk diemel kepada Naib Canselor dipaparkan. Perhatian : Hanya permohonan yang telah diperakukan oleh Ketua PTJ dipaparkan. 12.3 Klik untuk tidak menghantar maklumat permohonan kepada Naib Canselor. 12.4 Klik butang Hantar untuk memaklumkan kepada Naib Canselor melalui email berkenaan permohonan untuk kelulusan. Perhatian : Permohonan yang telah dimaklumkan kepada Naib Canselor melalui email akan dipaparkan pada skrin Permohonan Untuk Kelulusan pada Modul Kelulusan Permohonan Halaman 27
13.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR SENARAI CUTI AM 13.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Senarai Cuti Am 13.2 Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan. 13.3 Klik butang Carian. 13.4 Senarai semua cuti Am dipaparkan. 13.5 Taip tahun pada medan Tahun. 13.6 Klik butang Carian. 13.7 Senarai cuti Am bagi tahun yang ditaip dipaparkan. 13.8 Klik Tarikh Cuti Am untuk mengemaskini cuti tersebut. 13.9 Skrin Kemaskini Cuti Am dipaparkan. 13.10 Kemaskini medan yang berkenaan. 13.11 Jika klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan. Halaman 28
13.12 Jika klik butang Hapus untuk menghapus maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan. 13.13 Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan. 13.14 Klik butang Cetak untuk mencetak senarai Cuti Am. Klik butang Print untuk mencetak. 13.15 Untuk menambah Cuti Am klik butang Tambah pada skrin Paparan Cuti Am. 13.16 Skrin Tambah Cuti Am dipaparkan. 13.17 Taip tahun pada medan Tahun. 13.18 Taip nama cuti pada medan Nama Cuti. 13.19 Klik untuk memilih tarikh. 13.20 Klik pada medan Hari, paparan hari bagi tarikh yang dipilih dipaparkan. 13.21 Klik butang Simpan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Halaman 29
14.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - PENGESAHAN UNTUK PERMOHONAN 14.1 Klik menu Modul Semakan Perbelanjaan > Permohonan Untuk pengesahan. 14.2 Senarai Permohonan untuk pengesahan Pejabat Bendahari dipaparkan. Perhatian : Hanya permohonan yang telah disemak oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor (Perjalanan Rasmi /Perjalanan Tidak Rasmi) dipaparkan. 14.3 Skrin permohonan untuk pengesahan oleh Pejabat Bendahari dipaparkan. 14.4 Klik untuk melihat borang permohonan dari pemohon dan borang permohonan akan dipaparkan. 14.5 Pilih status pengesahan pada medan Status. Jika status pengesahan tidak dimasukkan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 14.6 Jika status pengesahan adalah Tidak Disahkan. Taip alasan pada medan Alasan. 14.7 Jika tidak taip alasan, mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. Halaman 30
14.8 Klik butang Simpan untuk menyimpan permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Perhatian : Permohonan yang disimpan tidak akan diproses oleh pihak seterusnya. 14.9 Skrin Permohonan Untuk Pengesahan dipaparkan dengan status terkini permohonan. 14.10 Klik butang Proses untuk memproses permohonan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK Halaman 31
15.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - CARIAN PERMOHONAN 15.1 Klik menu Modul Semakan Perbelanjaan > Carian permohonan. 15.2 Skrin carian permohonan dipaparkan. 15.3 Taip maklumat No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /pilih Status Terkini pada medan No Permohonan/Nama Pemohon/No staf / Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 15.4 Klik butang Carian. 15.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 15.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 15.7 Klik No. Permohonan untuk paparan permohonan. 15.8 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 32
Halaman 33
16.0 KETUA JABATAN (NAIB CANSELOR) - PERMOHONAN UNTUK PERAKUAN 16.1 Klik menu Modul Sokongan Permohonan > Permohonan Untuk Sokongan. 16.2 Senarai permohonan untuk sokongan Ketua Jabatan dipaparkan. Perhatian : Hanya permohonan daripada Timbalan Naib Canselor yang telah disemak oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor (Perjalanan Rasmi /Perjalanan Tidak Rasmi)/disahkan oleh Pejabat Bendahari (Perjalanan Rasmi)dipaparkan. 16.3 Klik No. permohonan untuk menyokong permohonan 16.4 Skrin Sokong Permohonan dipaparkan. 16.5 Klik untuk melihat borang permohonan dari pemohon dan borang permohonan akan dipaparkan. 16.6 Tanda pada medan Untuk Sokongan. Jika medan ini tidak ditandakan, mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 16.7 Pilih status sokongan pada medan Status. Jika status Sokongan tidak dimasukkan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. Halaman 34
16.8 Taip ulasan pada ruangan Ulasan 16.9 Klik butang Simpan untuk menyimpan permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Perhatian : Permohonan yang disimpan tidak akan diproses oleh pihak seterusnya. 16.10 Skrin Permohonan Untuk Sokongan dipaparkan dengan status terkini permohonan. 16.11 Klik butang Proses untuk memproses permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK 16.12 Skrin Permohonan Untuk Sokongan dipaparkan. Perhatian : Permohonan yang telah diproses oleh Ketua Jabatan tidak akan dipaparkan pada skrin ini. Halaman 35
17.0 KETUA JABATAN (NAIB CANSELOR) CARIAN PERMOHONAN 17.1 Klik menu Modul Sokongan Permohonan > Carian Permohonan. 17.2 Skrin Carian Permohonan dipaparkan. 17.3 Taip maklumat No Permohonan/Nama Pemohon/No staf / pilih Jenis Perjalanan / pilih Status Terkini pada medan No Permohonan/Nama Pemohon/No staf / Jenis Perjalanan / Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 17.4 Klik butang Carian. 17.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 17.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 17.7 Klik No. Permohonan untuk paparan permohonan. 17.8 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 36
18.0 KETUA PTJ - PERMOHONAN UNTUK PERAKUAN 18.1 Klik menu Modul Perakuan Permohonan > Permohonan Untuk Perakuan. 18.2 Senarai permohonan untuk perakuan Ketua PTJ dipaparkan. Perhatian : Hanya permohonan yang telah disemak oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor (Perjalanan Rasmi /Perjalanan Tidak Rasmi)/disahkan oleh Pejabat Bendahari (Perjalanan Rasmi)dipaparkan. 18.3 Klik No. permohonan untuk memperakukan permohonan. 18.4 Skrin Permohonan Untuk Perakuan Ketua PTJ dipaparkan. 18.5 Klik untuk melihat borang permohonan dari pemohon dan borang permohonan akan dipaparkan. 18.6 Pilih status perakuan pada medan Status. Jika status perakuan tidak dimasukkan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 18.7 Taip ulasan pada medan Ulasan. 18.8 Klik butang Simpan untuk menyimpan permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Perhatian : Permohonan yang disimpan tidak akan diproses oleh pihak seterusnya. Halaman 37
18.9 Skrin Permohonan Untuk Perakuan dipaparkan dengan status terkini permohonan. 18.10 Klik butang Proses untuk memproses permohonan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK Halaman 38
19.0 KETUA PTJ - CARIAN PERMOHONAN 19.1 Klik menu Modul Perakuan Permohonan > Carian permohonan. 19.2 Skrin Carian Permohonan dipaparkan. 19.3 Taip maklumat No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /pilih Status Terkini/pilih Jenis Perjalanan pada medan No Permohonan/Nama Pemohon/No staf / Jenis Perjalanan / Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 19.4 Klik butang Carian. 19.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 19.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 19.7 Klik No. Permohonan untuk paparan permohonan. 19.8 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 39
20.0 NAIB CANSELOR - PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN 20.1 Klik menu Modul Kelulusan Permohonan > Permohonan Untuk Kelulusan. 20.2 Senarai permohonan untuk kelulusan Naib Canselor dipaparkan. Perhatian : Hanya permohonan yang telah diemel oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor dalam Modul Semakan Permohonan / permohonan yang belum diproses oleh Naib Canselor dipaparkan. 20.3 Skrin Kelulusan Permohonan dipaparkan. 20.4 Klik untuk melihat borang permohonan dari pemohon dan borang permohonan akan dipaparkan. 20.5 Klik pada medan Untuk Kelulusan. 20.6 Pilih status kelulusan pada medan Status. Jika status kelulusan tidak dimasukkan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 20.7 Taip ulasan pada medan Ulasan. Halaman 40
20.8 Klik butang Simpan untuk menyimpan permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Perhatian : Permohonan yang disimpan tidak akan diproses oleh pihak seterusnya. 20.9 Skrin Permohonan Untuk Kelulusan dipaparkan dengan status terkini permohonan. 20.10 Klik butang Proses untuk memproses permohonan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. Halaman 41
21.0 NAIB CANSELOR - CARIAN PERMOHONAN 21.1 Klik menu Modul Kelulusan Permohonan > Carian permohonan. 21.2 Skrin Carian Permohonan dipaparkan. 21.3 Taip maklumat No Permohonan/Nama Pemohon/ pilih Jenis Perjalanan /pilih Status Terkini pada medan No Permohonan/Nama Pemohon/No staf / Jenis Perjalanan / Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 21.4 Klik butang Carian. 21.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 21.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 21.7 Klik No. Permohonan untuk paparan permohonan. 21.8 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 42