SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: SOK/KEW/GP015/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN ELAUN BIASISWA PEGAWAI 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Garis panduan ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran elaun/biasiswa kepada pegawai Universiti yang diluluskan cuti belajar (termasuk cuti sabatikal, pasca doktoral dan sub kepakaran) Merangkumi pembayaran elaun/biasiswa/bayaran-bayaran lain kepada pegawai universiti yang bercuti belajar di dalam dan di luar negara. 3.0 PROSEDUR TERPERINCI 3.1 Hantar Dokumen ke Pejabat Bursar 3.1.1 Hantar dokumen dan maklumat berkaitan cuti belajar kepada Pejabat Bursar Zon/Seksyen Kewangan terlibat selepas mendapat kelulusan dari Lembaga Biasiswa Cuti Belajar. 3.2 Terima Dokumen 3.2.1 Terima dan cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen yang diterima dari Pejabat Pendaftar seperti berikut:- 3.3 Semak Dokumen (a) Surat arahan bayaran elaun cuti belajar dari Pejabat Pendaftar; (b) Surat lanjutan tempoh cuti belajar jika berkaitan; dan (c) Lain lain dokumen yang berkaitan dengan cuti belajar pegawai. 3.3.1 Semak dokumen cuti belajar pegawai dan pastikan kadar-kadar bayaran di dalam arahan bayaran daripada Pejabat Pendaftar adalah betul dengan merujuk kepada dokumen-dokumen berikut:- TARIKH KUATKUASA : 05/06/2015 1 drp. 5
(a) Garis Panduan Pembayaran Elaun LBCB yang dikeluarkan oleh JPA yang terkini; dan (b) Minit LBCB jika berkaitan. 3.3.2 Tandatangan ringkas pada surat arahan bayaran daripada Pejabat Pendaftar setelah semakan dibuat. 3.3.3 Sekiranya didapati dokumen yang diterima tidak lengkap atau tidak betul, hubungi Pejabat Pendaftar untuk maklumat tambahan atau tindakan pembetulan. 3.4.3 Bagi pemegang biasiswa baru, teruskan ke langkah 3.4. Bagi pemegang biasiswa sediada, teruskan ke langkah 3.5. 3.4 Pembukaan Fail Rekod Cuti Belajar (Bagi Pemegang Biasiswa Baru) 3.4.1 Kumpulkan semua dokumen yang telah diterima di proses 3.1 dan masukkan ke dalam satu fail individu untuk merekod semua urusan surat menyurat dan bayaran kepada pemegang biasiswa berkenaan. 3.4.2 Lengkapkan Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR) berpandukan maklumat yang diterima di langkah 3.1. 3.4.3 Lekatkan Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR), arahan bayaran atau sebarang arahan perubahan bayaran pada kulit fail tersebut bagi tujuan berikut:- (a) (b) (c) Pemantauan ke atas bayaran kepada pegawai untuk memastikan bayaran dua kali tidak berlaku. Bayaran biasiswa mengikut kelayakan dan dalam tempoh kelulusan bercuti belajar. Untuk memudahkan perkiraan tuntutan bayaran balik biasiswa daripada pemegang biasiswa/ pegawai berkenaan jika berlaku kes pecah kontrak dengan Universiti Putra Malaysia. 3.4.4 Teruskan ke langkah 3.6 untuk menentukan elaun-elaun yang hendak di bayar. TARIKH KUATKUASA : 05/06/2015 2 drp. 5
3.5 Kemaskini Fail Sedia Ada 3.5.1 Failkan dokumen yang melibatkan pemegang biasiswa lama ke dalam fail rekod cuti belajar sedia ada. 3.6 Tentukan Bayaran Elaun-Elaun Yang Hendak Di Bayar 3.6.1 Keluarkan Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM (yang masih aktif) melalui Sistem Cuti Belajar Pegawai, rujuk Manual Penyediaan Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM Melalui Sistem Cuti Belajar Pegawai UPM (M022). 3.6.2 Tentukan bayaran elaun-elaun yang hendak di bayar berpandukan maklumat yang sedia ada pada Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR) dan arahan-arahan bayaran dari Pejabat Pendaftar. 3.6.3 Semua bayaran bagi elaun-elaun berikut hendaklah dibayar dalam tempoh tiga (3) bulan sekali mengikut jadual dibawah :- (a) Elaun Sara Hidup (b) Elaun Bantuan Sewa Rumah (c) Elaun Keluarga (d) Lain-lain elaun bulanan yang diarahkan oleh Pejabat Pendaftar Bank Deraf atau Cek Di Pos dan Arahan Bayaran ke Bank dikeluarkan sebelum Untuk elaun/biasiswa bagi bulan 15 hb Disember 15 hb Mac 15 hb Jun 15 hb September Jan - Mac April - Jun Julai - September Oktober - Disember 3.7 Semak Sama Ada Biasiswa Dalam Negara Atau Luar Negara 3.7.1 Semak sama ada biasiswa luar negara atau dalam negara. Jika biasiswa luar negara, teruskan ke langkah 3.8 dan jika melibatkan TARIKH KUATKUASA : 05/06/2015 3 drp. 5
bayaran dalam negara teruskan ke langkah 3.9. 3.8 Pembayaran Elaun/Biasiswa Di luar Negara 3.8.1 Penyediaan Bayaran Biasiswa Pegawai di luar negara hendaklah dibuat berpandukan Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 1.3 (e). 3.8.2 Hantar Bank Deraf menggunakan format berikut dan failkan (1) satu salinan dokumen tersebut ke dalam Fail Individu Cuti Belajar:- (a) (b) Bagi penghantaran elaun-elaun sertakan Daftar Format Pengakuan Penerimaan Biasiswa Pegawai (Bank Deraf) (SOK/KEW/DF023/BYR); dan Bagi penghantaran yuran pengajian dan lain-lain yuran kepada universiti berkaitan masukkan maklumat berakitan pembayaran ke dalam borang bank deraf/tt. Jika tidak masukkan maklumat bayaran dalam borang Bank deraf/tt sila sertakan Daftar Format Payment Advice (OPR/BEN/DF032/BYR). 3.8.3 Bagi baucar bayaran biasiswa pegawai, cetak baucar atas Baucar Pembayaran (BEN/BYR/DF01). 3.8.4 Teruskan ke langkah 3.10 untuk tindakan kemaskini rekod Fail Cuti Belajar. 3.9 Pembayaran Elaun/Biasiswa di Dalam Negara 3.9.1 Bagi bayaran biasiswa kepada pegawai di dalam negeri pembayaran harus dibuat melalui EFT, rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR). 3.9.2 Bagi baucar bayaran biasiswa pegawai, cetak baucar atas Baucar Pembayaran (BEN/BYR/DF01). 3.10 Kemaskini Rekod Fail Pegawai Cuti Belajar 3.10.1 Simpan salinan baucar ke dalam fail cuti belajar pegawai berkenaan untuk tujuan rekod kecuali bagi bayaran melalui OSPOS. Baucar bayaran melalui OSPOS akan disimpan didalam Fail Bayaran Melalui OSPOS. 3.10.2 Lengkapkan ruang rekod bayaran pada Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR) dengan butir- TARIKH KUATKUASA : 05/06/2015 4 drp. 5
butir elaun yang dibayar di langkah 3.8 dan langkah 3.9. 3.10.3 Tandatangan ringkas di Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR). 3.10.4 Catit tarikh bayaran pada Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM dengan maklumat tarikh bayaran seperti berikut:- (a) Tarikh Surat Arahan Bayaran melalui OSPOS ke Bank (b) Tarikh Bank Deraf (c) Tarikh Cek TARIKH KUATKUASA : 05/06/2015 5 drp. 5