Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses pengawalan rekod Sistem Pengurusan ISO di Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti pengawalan rekod yang dihasilkan di dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan ISO yang meliputi keperluan mengenalpasti, mengindeks, mengesan, menyenggara dan melupuskan sesuatu rekod merangkumi kawalan rekod dalam bentuk bercetak dan elektronik. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK Manual Kualiti - Akta Rahsia Rasmi - Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN idec PRJ PTJ PT (P/O) : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Pegawai Rekod Jabatan : Pegawai yang bertanggungjawab menjaga dan menyelenggara Rekod (rujuk setiap Prosedur para 8.0 Rekod pada ruangan Menyelenggara) : Pusat : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
Halaman: 2/10 Rekod UPM : Merupakan dokumen, hasil daripada sesuatu aktiviti dalam Prosedur yang dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab menghasilkannya, kebanyakan tercatat dalam para 8.0 setiap prosedur. : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan dalam penggunaan dan penyelenggaraan rekod. Sesiapa yang terlibat dengan proses penggunaan dan penyenggaraan rekod bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/10 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Kenalpasti Rekod dan Aktiviti 7.2 Aktiviti Menyelenggara? 7.3 Tidak Buat permohonan Peminjaman Rekod 7.8 Ya Daftarkan Rekod 7.4 Pulangkan Rekod yang Dipinjam 7.9 Simpan/Pelihara Rekod 7.5 Pastikan Rekod Mudah Dikesan 7.6 Lupus/Arkib 7.7 Tamat 7.10
Halaman: 4/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Rekod dan Aktiviti 7.2.1 Kenal pasti rekod yang dihasilkan. 7.2.2 Pastikan rekod yang dihasilkan mudah difahami dan diperoleh apabila diperlukan. 7.2.3 Kenalpasti aktiviti samada aktiviti menyelenggara atau meminjam rekod. 7.3 Aktiviti Menyelenggara? 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika tidak iaitu aktiviti meminjam, ikut langkah 7.8. 7.4 Daftarkan Rekod 7.4.1 Rekod Bercetak a) Daftarkan rekod ke dalam Senarai Daftar Rekod. / PRJ b) Pastikan sesuatu rekod didaftar/diselenggara seperti tercatat dalam para 8.0 Rekod setiap Prosedur. Tentukan dalam para 8.0 tersebut ciriciri berikut didaftarkan: i. Bil: Ini adalah senarai bilangan yang menunjukkan bilangan Fail Rekod. ii. Kod Fail: Mengkod Fail Rekod supaya mudah dikenalpasti melalui kod tertentu. iii. Tajuk Fail: Nama Fail yang menggambarkan aktiviti secara umum. iv. Senarai Rekod: Rekod yang diperlukan/terdapat dalam fail Rekod.
Halaman: 5/10 Tindakan v. Mengumpul dan Memfail: Merujuk kepada individu yang bertanggungjawab mengumpul serta memfail rekod dan memastikan rekod boleh dibaca. vi. Menyelenggara: Merujuk kepada individu yang bertanggungjawab menyelenggara Fail Rekod. Tugas meliputi aktiviti mengakses dan menyelenggara Rekod. vii. Tempat Simpanan: Menerangkan tempat simpanan fail rekod sama ada di Pusat atau Bahagian. viii. Tempoh Simpanan: Merujuk kepada tempoh minimum simpanan setiap rekod. Setelah tamat tempoh simpanan, Rekod dilupuskan setelah mendapat kelulusan daripada orang yang berkuasa melupuskan (Rujuk kepada Akta Arkib Negara) ix. Kuasa Melupus: Merujuk individu yang bertanggungjawab menentukan sama ada rekod boleh dilupuskan. 7.4.2 Rekod Elektronik 7.5 Simpan/Pelihara Rekod a) Tiada daftar rekod dalam sistem elektronik kerana semua data yang dimasukkan akan disimpan di pangkalan data (database) yang terdapat pada pelayan (server) di idec UPM. 7.5.1 Rekod Bercetak a) Failkan rekod dengan merujuk Senarai Daftar Rekod atau para 8.0 dalam setiap prosedur. b) Minitkan kemasukan Rekod ke dalam fail mengikut jenis rekod. PT (P/O) / PT (P/O) /
Halaman: 6/10 Tindakan c) Simpan fail di tempat yang ditentukan di PTJ, selamat dan sesuai serta mudah pengambilannya bila diperlukan. Pastikan rekod yang simpan dipelihara dan berada dalam keadaan dengan baik supaya tidak rosak. 7.5.2 Rekod Elektronik a) Simpan semua rekod-rekod yang dimasukkan ke dalam sistem elektronik di pangkalan data (database) yang terdapat dalam pelayan (server) di idec UPM. b) Buat back up rekod pada setiap hari di idec bagi memastikan rekod-rekod terpelihara dengan baik. PTM/PPTM/ di idec di idec 7.6 Pastikan Rekod Mudah Dikesan 7.6.1 Rekod Bercetak a) Susun setiap rekod dengan sistematik (termasuk penglabelan) sama ada mengikut tarikh, nombor siri, aktiviti dan sebagainya bagi memudahkan pencarian apabila diperlukan. b) Semak rekod peminjaman pada Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PGR/BL02/LOG-PDR) sekiranya rekod yang diperlukan tidak dapat dikesan. 7.6.2 Rekod Elektronik a) Cari maklumat rekod dalam sistem elektronik berpandukan kepada perkara seperti berikut (bergantung kepada jenis sistem elektronik yang digunapakai): i. Staf - Nombor Staf / Nama Staf ii. Pelajar - Nombor Matriks / Nombor Kad Pengenalan.
Halaman: 7/10 Tindakan 7.7 Lupus/Arkib iii. Pelanggan (Pesakit) MR No. / Nama Pelanggan Nota: Rekod dan maklumat yang berkaitan pelanggan adalah dilindungi. Hanya pengguna (User) yang mempunyai ID dan kata laluan (Password) tertentu boleh mengakses maklumat tertentu 7.7.1 Rekod Bercetak a) Kenalpasti keperluan pelupusan rekod yang berkenaan apabila tempoh penyimpanan rekod telah tamat. Rekodkan ke dalam Senarai Rekod Lupus. b) Dapatkan kelulusan untuk pelupusan daripada Pegawai Yang Berkuasa Melupus. c) Semak senarai Rekod Lupus bagi senarai rekod/fail yang perlu dilupuskan. d) Sekiranya diluluskan, lakukan proses pelupusan mengikut Akta Arkib Negara. e) Jika tidak diluluskan, simpan dokumen di tempat yang telah dikenalpasti dan diarkibkan. f) Rekodkan ke dalam Senarai Rekod Arkib bagi manamana rekod/fail yang perlu diarkibkan dengan merujuk kepada Akta Arkib Negara. 7.7.2 Rekod Elektronik Simpan kekal rekod dalam sistem elektronik. PTM/PPTM
Halaman: 8/10 Tindakan 7.8 Buat Permohonan Pinjaman Rekod 7.8.1 Buat permohonan untuk meminjam rekod samada secara lisan atau melalui borang Pinjaman Rekod (PGR/BR02/PINJAM-REKOD). Rekodkan maklumat permohonan yang berkaitan dalam borang Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PGR/BL02/LOG-PDR) atau melalui rekod elektronik (contoh dlm excell). 7.8.2 Jika pinjaman tidak diluluskan, pemohon akan dimaklumkan. Pemohon PT (P/O) 7.9 Pulangkan Rekod yang Dipinjam 7.9.1 Pulangkan dokumen/fail rekod mengikut tempoh yang ditetapkan. 7.9.2 Rekodkan pemulangan dokumen/fail rekod ke dalam borang Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PGR/BL02/LOG-PDR) atau melalui rekod elektronik (contoh dlm excell). 7.9.3 Beri peringatan sekiranya pemulangan tidak dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan. Catat dalam buku log tersebut atau rekod berkaitan. Peminjam PT (P/O) PT (P/O) 7.10 Tamat
Halaman: 9/10 8.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Senarai Daftar Rekod 2. - 3. Senarai Rekod Arkib Senarai Rekod Lupus 4. PEND/BL02/LOG-PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod - Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PTJ 3 Tahun PT (P/O) PTJ 3 Tahun PT (P/O) PTJ PT (P/O) PT (P/O) / 3Tahun PTJ 3 Tahun Kuasa Melupus
Halaman: 10/10 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa KBBMPK WP 03/01/2011 02 01 PGR 6/2013 Kelulusan mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) kali ke-14 Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM WP 15/07/2013