1. TUJUAN Untuk memastikan produk yang tidak sesuai diidentifikasi dan ditangani sesuai dengan yang diinginkan. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk seluruh divisi pada PT Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi. DEFINISI - REFERENSI ISO 9001 2008 Klausul 8.3 Manual Mutu PT Sigma Cipta Utama 5. RINCIAN 5.1 Produk dan jasa yang dihasilkan oleh PT Sigma Cipta Utama semuanya berdasarkan dari hasil kesepakatan dengan pelanggan yang tertuang dalam perjanjian kontrak atau sejenisnya. 5.2 Untuk memenuhi dan melengkapi standar mutu, maka persyaratan yang tidak tertuang dalam kontrak dibuatkan aturan dalam bentuk prosedur / instruksi kerja atau rencana mutu di masingmasing bidang atau unit. 5.3 Apabila produk atau jasa yang dihasilkan / dilaksanakan tidak sesuai dengan prosedur atau tidak sesuai dengan isi kesepakatan yang tertuang dalam kontrak / surat jenis perjanjian lainnya berarti produk atau jasa tersebut dinyatakan tidak sesuai. YANG 5.4 STORAGE 5.4.1 Terjadinya ketidaksesuaian pada saat penerimaan yaitu apabila dokumen baru (bukan pengembalian) yang dikirim oleh pelanggan tidak sesuai dengan rencana mutu (quality plan) yang diterapkan di area bersangkutan. 5.4.2 Dokumen yang tidak sesuai tersebut untuk sementara disimpan terpisah dari dokumen yang lainnya serta diberi identitas yang jelas. Edisi 1 Halaman 1 dari 4
5.4.3 Penanganan ketidaksesuaian dokumen yang diterima serta tindakan selanjutnya dilakukan sesuai instruksi kerja yang diterapkan di area bersangkutan. 5.4.4 Ketidaksesuaian yang terjadi pada masa pengelolaan dan perawatan dokumen yaitu apabila didapati hal yang tidak sesuai atau tidak memenuhi persyaratan yang tertuang dalam isi kontrak. 5.4.5 Inisiator menyampaikan mengenai ketidaksesuaian tersebut kepada personil penanggungjawab di area bersangkutan. 5.4.6 Penanggungjawab area kemudian menindaklanjuti masalahnya tersebut sesuai prosedur Tindakan Perbaikan & Pencegahan hingga selesai. 5.4.7 Ketidaksesuaian pada saat persiapan pengiriman kepada pelanggan yaitu mengenai kemasan dokumen. 5.4.8 Dalam persiapan pengiriman dokumen kepada pelanggan, penanggungjawab storage harus mengetahui bahwa dokumen tersebut sudah dikemas sesuai dengan jenis fisik dan jumlah dokumennya. Apabila kemasan yang digunakan tidak sesuai maka harus segera diganti. 5.4.9 Ketidaksesuaian Kendaraan / alat transportasi yang digunakan untuk mengirim dokumen (magnetic tape, transparent paper, film) yaitu apabila temperatur dan kelembaban tidak memenuhi standar normal kendaraan berpendingin, maka petugas pengiriman dokumen harus segera melapor kepada penanggungjawab storage. Penanggungjawab storage harus segera memberikan solusi agar dokumen yang akan dikirim dapat diterima sesuai waktu yang diinginkan oleh pelanggan dan kendaraan yang bermasalah dilaporkan kepada bagian terkait untuk diperbaiki. 5.4.10 Apabila ada keluhan atau komplain dari pelanggan mengenai pelayanan yang dianggap tidak memuaskan, maka pengelola harus mencatat nama pelanggan / perusahaan serta masalahnya dalam formulir catatan keluhan pelanggan. 5.4.11 Penanggungjawab area menindaklanjuti dan menanganinya sesuai prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan hingga masalahnya selesai. 5.4.12 Keluhan atau komplain dari pelanggan yang dapat diselesaikan segera, maka penanggungjawab mencatat dalam catatan keluhan pelanggan dan langsung Edisi 1 Halaman 2 dari 4
menyelesaikan masalahnya pada saat itu juga dan prosesnya tidak harus sesuai prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan. 5.4.13 Apabila ada usulan atau saran dari pelanggan untuk peningkatan mutu yang dianggap layak dan disetujui oleh manajemen, maka hal tersebut termasuk tindakan perbaikan dan peningkatan 5.5 PRODUKSI 5.5.1 Bagian yang menghasilkan produk diantaranya yaitu unit Data Remastering/Electronic Data Management. 5.5.2 Proses alih media atau scanning harus sesuai dengan kontrak atau surat perjanjian sejenis yang telah disetujui oleh keduabelah pihak. 5.5.3 Ketidaksesuaian pada saat penerimaan dokumen / input data dari pelanggan apabila terjadi penyimpangan atau tidak sesuai dengan rencana mutu (Quality Plan) unit kerja bersangkutan. 5.5.4 Penanggungjawab area harus memisahkan dokumen / input data yang tidak sesuai tersebur dan memberi identitas yang jelas 5.5.5 Penanggungjawab area menindaklanjuti dan menangani ketidak sesuaian tersebut sampai tuntas sesuai prosedur, rencana mutu atau instruksi kerjanya. 5.5.6 Apabila ada permintaan perubahan produk dari rencana produk yang telah disepakati sebelumnya dan hal tersebut dapat diterima oleh keduabelah pihak, maka penanggungjawab proses harus membuat catatan hasil konvirmasi sebagai bukti adanya kesepakatan untuk perubahan. 5.5.7 Apabila pada saat dilakukan pemeriksaan / Q.C ditemukan produk yang tidak sesuai dengan yang direncanakan, maka penanggungjawab proses harus memisahkan produk tersebut dan memberikan identifikasi. 5.5.8 Penanggungjawab proses kemudian memutuskan, apakah produk tersebut akan diperbaiki pada bagian yang tidak sesuai saja atau melakukan proses ulang secara keseluruhan Edisi 1 Halaman 3 dari 4
5.5.9 Hasil produk yang tidak sesuai harus segera ditelusuri penyebabnya agar masalahnya dapat segera diketahui serta diperbaiki sehinga dapat mencegah timbulnya ketidak sesuaian pada produk berikutnya. 6. LAMPIRAN A. Formulir Laporan Ketidaksesuaian Produk/Pelayanan (F01.PM/R0) Edisi 1 Halaman 4 dari 4
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F01/PM./R0 LAPORAN KETIDAKSESUAIAN PRODUK/PELAYANAN Kepada Dari Nama Produk/Proses Jenis Ketidaksesuaian Mutu K3 Uraian Ketidaksesuaian. Dilaporkan oleh / / 20.. ( ) 1. Status Penanganan Material/Produk/Layanan Reject Diterima dengan Penggunaan/ Alternatif persyaratan 2. Status Penanganan K3 Langsung ditangani Meeting dgn Kepala Divisi Persetujuan Direktur/Direktur Utama Tindakan Perbaikan & Pencegahan Target PIC Verifikasi Status Tindakan Penanganan Sesuai Tidak Sesuai Tangsel, Diverifikasi Oleh ( )