PROSEDUR MUTU TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN (PM-STT )

Transkripsi

1 (PM-STT ) BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (BPMP STT-PLN) SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN JAKARTA 2012

2 PERATURAN KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK YAYASAN PENDIDIKAN DAN KESEJAHTERAAN PT.PLN (PERSERO) Nomor : 232.SK/1/1/2012 Tentang PROSEDUR MUTU KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN Menimbang : a. Bahwa untuk meningkatkan kualitas layanan, serta guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian layanan dipandang perlu adanya kegiatan tindakan korektif dan pencegahan merupakan salah satu bentuk implementasi dari Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI); b. Bahwa untuk melaksanakan kegiatan Tindakan Korektif dan Pencegahan dipandang perlu adanya prosedur mutu demi terwujudnya penjaminan mutu internal; c. Bahwa untuk memberlakukan pelaksanaan prosedur mutu sebagaimana dimaksud pada butir (b), perlu adanya penetapan dan pemberlakuannya yang dituangkan dalam Peraturan Ketua. Mengingat 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan tinggi ; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010, tentang Perubahan Atas PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indoensia Nomor : 63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan; 7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor : 73 Tahun 2009, tentang Perangkat Akreditasi Program Studi Sarjana (S1) 8.Keputusan...

3 Memperhatikan : 8. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan PT. PLN (Persero) No. 039.K/Pend/YPK-PLN/1998 tanggal 1 April Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan PT. PLN (Persero) No. 096.K /PEG/YPK-PLN/2010 tanggal 13 Desember Statuta STT-PLN Tahun 2011 Persetujuan Rapat Pimpinan MEMUTUSKAN MENETAPKAN : PERATURAN KETUA STT-PLN TENTANG PROSEDUR MUTU TINDAKAN KOREKTIF PERTAMA : Menetapkan Prosedur Mutu tentang Tindakan Korektif dan Pencegahan, sebagaimana tercantum dalam lampiran peraturan ini. KEDUA : Pelaksanaan Prosedur Mutu ini dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan KETIGA : Semua biaya sebagai akibat diterbitkannya peraturan ini dibebankan kepada anggaran STT-PLN KEEMPAT : Peraturan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan pada penetapan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 16 Oktober Ketua, Dr. Ir. Supriadi Legino Tembusan Kepada Yth: 1. Ketua YPK-PLN 2. Ketua BPH STT-PLN 3. Waket I, II, III, IV 4. Ketua Jurusan & Ketua Program Diploma 5. Kepala Lembaga 6. Kepala Bagian

4 ` PROSEDUR MUTU Kode Dokumen : PM-STT Revisi ke : 0 Tanggal : 16 Oktober 2012 Disusun oleh : KBPMP Diperiksa oleh Drs. Prayudi, MM, MT : Wakil Ketua I Disetujui oleh Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo : Ketua Dr. Ir. Supriadi Legino

5 DAN PENCAGAHAN Halaman iv dari vii halaman KATA PENGANTAR Dalam rangka mengimplementasikan Standar Mutu SM-STT Pengelolaan, salah satu dokumen yang dibutuhkan adalah Prosedur Mutu terkait dengan Tindakan Korektif dan Pencegahan. Prosedur mutu ini juga merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Prosedur Mutu Penanganan Keluhan dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan, serta Prosedur Mutu Pengendalian Produk Tidak sesuai. Prosedur Mutu ini adalah salah satu prosedur dari pelaksanaan Manual Mutu Butir 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu. Diterapkannya prosedur mutu PM-STT , Tindakan Korektif dan Pencegahan ini, diharapkan pelaksanaan standar mutu Pengelolaan yang terkait dengan pelaksanaan Manual Mutu Klausul 8.5, dari Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan di lingkungan STT-PLN dapat berjalan dan terlaksanan dengan baik. Dalam penerapan prosedur mutu ini dipandang perlu adanya evaluasi yang berkelanjutan untuk kelancaran, perbaikan sistem, serta tertib administrasi pelaksanaan penjaminan mutu internal. Untuk itu diperlukan saran dan usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan khususnya dari mahasiswa, dosen, pimpinan jurusan dan pimpinan STT-PLN demi terwujudnya penjaminan mutu internal di STT PLN. Adanya prosedur mutu PM-STT ini, diharapkan semua kegiatan terkait Tindakan Korektif dan Pencegahan terlaksananya dengan baik dan dapat mencegah terjadinya pelayanan yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pada akhirnya, semoga Prosedur Mutu PM-STT , tentang Tindakan Korektif dan Pencegahan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak pelaksana penjaminan mutu internal di lingkungan STT-PLN. Jakarta, Oktober 2012 Ketua Dr. Ir. Supriadi Legiono

6 DAN PENCAGAHAN Halaman v dari vii halaman CATATAN PERUBAHAN No. Revisi Halaman Bagian Yang Diubah Disetujui Oleh Tanggal

7 DAN PENCAGAHAN Halaman vi dari vii halaman DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL PERATURAN KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU i HALAMAN PENGESAHAN iii KATA PENGANTAR iv CATATAN PERUBAHAN v DAFTAR ISI vi DAFTAR LAMPIRAN vii I. TUJUAN 1 II. RUANG LINGKUP 1 III. REFERENSI 1 IV. ISTILAH DAN DEFINISI 1 V. TANGGUNG JAWAB DAN PIHAK TERKAIT 3 VI. RINCIAN PROSEDUR 4 VII. BAGAN ALIR PROSEDUR 5 VIII. KRITERIA KEBERHASILAN 5 IX. FORMULIR, BORANG DAN LAMPIRAN TERKAIT 6

8 DAN PENCAGAHAN Halaman vii dari vii halaman Judul Lampiran DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Borang Laporan Audit Internal 6 Lampiran 2. Borang Klarifikasi, Tindakan Korektif dan 7 Pencegahan

9 Halaman: 1 dari 7 halaman I. TUJUAN Prosedur Mutu Tindakan Korektif dan Pencegahan ini bertujuan untuk mempertahankan konsistensi serta perbaikan pendendalian produk dan dokumen-dokumen terkait dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan STT-PLN, guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai. Prosedur mutu ini juga menerangkan cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis di lingkungan STT-PLN guna mencegah terjadinya kembali produk dan layanan yang tidak sesuai. II. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur mutu ini meliputi keseluruhan kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan penanganan keluhan dan evaluasi kepuasan pelanggan, yang meliputi Tata cara tindakan korektif dan pencegahan ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang layanan akademik dan non akademik beserta dokumen yang terkait Tata cara yang harus dilakukan STT-PLN dalam mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis guna mencagah terjadinya kembali produk dan atau layanan yang tidak sesuai. III. REFERENSI 3.1. Manual Mutu STT-PLN (MM-STT-01), khususnya butir Kepuasan Pelanggan 3.2. Standar Mutu STT-PLN (SM-STT-00-01), khususnya Standar Pengelolaan (SM-STT-02-06) 3.3. Prosedur Mutu Pengendalian Produk Tidak Sesuai, PM-STT Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM), ISO 9001:2008, khususnya klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu. IV. ISTILAH DAN DEFINISI 4.1. Produk STT-PLN adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu dan Standar Mutu STT-PLN.

10 Halaman: 2 dari 7 halaman 4.2. Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur mutu atau keperluan seperti yang disyaratkan di dalam Manual Mutu dan Standar Mutu di STT-PLN Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen Standar Akademik dan Kebijakan Akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen mutu meliputi Manual Mutu (MM), Standar Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Borang dan Dokumen Pendukung lainnya, serta semua dokumen yang memenuhi standar sistem mutu Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi yang menerangkan tentang kebijakan penetapan, pendukomentasian, penerapan, dan pemeliharaan sistem manajemen mutu layanan akademik dan non akademik Standar Mutu (SM) adalah dokumen yang menjelaskan suatu pernyataan berisi kriteria tolok ukur untuk menetapkan dan atau mengevaluasi mutu dari suatu hal Prosedur Mutu (PM) adalah dokumen yang menerangkan tentang tanggung jawab dan tugas fungsi jabatan, uraian prosedur, bagan alir prosedur, kriteria keberhasilan kegiatan dalam sistem manajemen mutu 4.7. Instruksi Kerja (IK) adalah dokumen yang menerangkan secara rinci langkah-langkah teknis dalam suatu kegiatan untuk memastikan hasil efektif dan sesuai dengan yang direncanakan 4.8. Tindakan korektif adalah kegiatan memperbaiki tindakan yang sudah dilakukan tetapi dalam pelaksanaannya dianggap terjadi kekurangan (ketidaksempurnaan) Tindakan korektif berorientasi pada masa sekarang. Pemrakarsa tindakan korektif adalah : (a) Tindakan korektif dilakukan oleh unit kerja setalah diketahui terdapat ketidak sesuaian (b) Hasil identifikasi ketidaksesuaian digunakan untuk mencari akar masalah sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan secara tepat. (c) Apabila tindakan korektif berkaitan dengan kebijakan pimpinan, maka usulan tindakan korektif dapat didisdikusikan dengan MR dan atau BPMP Tindakan Pencegahan adalah suatu kegiatan untuk mencegah terjadinya kesalahan produk Tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain adalah : (a) Perbaikan suatu proses (b) Perbaikan prosedur mutu (c) Perbaikan dokumen mutu

11 Halaman: 3 dari 7 halaman (d) Perbaikan sistem (e) Perbaikan peralatan (f) Perbaikan mutu (g) Peningkatan pelatihan (h) Peningkatan kesadaran Tinjauan manajemen adalah evaluasi formal yang dilakukan oleh manajemen puncak atau pimpinan STT-PLN terhadap penerapan sistem manajemen mutu, yang disingkat dengan RTM (Rapat Tinjauan Manajemen). V. TANGGUNG JAWAB DAN PIHAK TERKAIT 5.1. Pihak-pihak terkait dalam pelaksanaan tindakan korektif dan pencegahan ini adalah: a. Sekretaris BPMP/TPMJ b. BPMP/TPMJ c. Ketua Jurusan/Program Studi d. Ketua STT-PLN 5.2. Tanggung jawab dari pihak-pihak terkait adalah sebagai berikut. a. Sekretaris BPMP/TPMJ bertanggung jawab atas: (1) membuat laporan tindakan korektif dan pencegahan (2) membuat salinan rekaman ketidaksesuaian laporan tindakan korektif dan pencegahan hasil audit internal b. Ka.BPMP/TPMJ bertanggungjawab atas. (1) Menyelidiki penyebab terjadinya ketidaksesuaian dengan MM, SM, PM, atau IK (2) Menyusun rencana tindakan korektif dan pencegahan (3) Menyusun perbaikan Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu atau Instruksi Kerja c. Ketua Jurusan/Program Studi bertanggungjawab atas (1) Melakukan rapat tinjauan menajemen di tingkat jurusan/program studi (2) Melakukan analisis perbaikan proses, sistem, peralatan dan upaya peningkatan mutu di tingkat jurusan yang terkait dengan Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja d. Ketua bertanggung jawab atas: (1) Melakukan rapat tinjauan menajemen di tingkat STT-PLN (2) Melakukan analisis perbaikan proses, sistem, peralatan dan upaya peningkatan mutu di tingkat STT-PLN yang terkait dengan Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja

12 Halaman: 4 dari 7 halaman VI. RINCIAN PROSEDUR (1) Ketua Jurusan/Ketua STT-PLN menerima laporan hasil internal audit/borang ketidak sesuaian (2) Ketua memerintahkan kepada BPMP/TPMJ untuk mengkaji usulan tindakan korektif dan pencegahan (3) Sekretaris BPMP/TPMJ menyusun borang ketidaksesuaian hasil dari laporan audit internal (4) BPMP/TPMJ menyelidiki penyebab ketidaksesuaian dengan Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu dan atau Instruksi Kerja (5) BPMP/TPMJ mengusulkan diadakannya tinjauan management di tingkat STT- PLN/Jurusan untuk mengidentifikasi efektivtas proses SPMI (6) Ketua Jurusan/Ketua STT-PLN bersama-sama dengan BPMP/TPMJ serta pihak terkait menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, dan keluhan pelanggan hasil internal audit yang terkait dengan MM, SM, PM dan atau IK. (7) BPMP/TPMJ membuat Rencana Tindakan Korektif dan Pencegahan (8) Ketua Jurusan/Program Studi/Ketua STT bersama-sama dengan BPMP/TPMJ melakukan perbaikan proses, sistem dan peningkatan mutu (9) BPMP/TPMJ membuat perbaikan dokumentasi mutu dan atau perbaikan prosedur mutu (10) Sekretaris BPMP/TPMJ melaksanakan dan merekam perubahan yang terkait dengan tindakan korektif dan pencegahan

13 Halaman: 5 dari 7 halaman VII. BAGAN ALIR PROSEDUR Kegiatan Penerimaan hasil internal audit Pengkajian usulan tindakan korektif dan pencegahan Penyusunan borang ketidaksesuaian Penyelidikan akar masalah penyebab ketidaksesuaian Usulan rapat tinjauan manajemen Analisis perbaikan proses, sistem, prosedur mutu Penyusunan rencana tindakan korektif dan pencegahan Perbaikan proses, sistem, prosedur dan peningkatan mutu Perbaikan sistem dokumen mutu dan prosedur mutu Melakukan rekaman perubahan tindakan korektif dan pencegahan Sekret BPMP/ TPMJ 3 10 Ka. BPMP/ TPMJ Pihak terkait 6 Kajur/ Ketua Waktu Setiap akhir semester Dokumen FO-L.01 FO-L.02 FO-L.02 FO-.L02 FO-L.01 FO-L.01 FO-L.01 VIII. KRITERIA KEBERHASILAN 7.1. Prosedur mutu Tindakan Korektif dan Pencegahan ini dapat dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya 7.2. Segala ketidaksesuaian yang menyimpang dari prosedur dapat ditangani dengan baik

14 Halaman: 6 dari 7 halaman IX. FORMULIR, BORANG DAN LAMPIRAN TERKAIT LAMPIRAN 01. BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL FO-STT-PM L01 BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL Audit ke : Bulan/Tahun : No Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Audi tor Ter audit Bidang Yang Diaudit Uraian Ketidak sesuaian Tinda kan Per baikan Target Waktu selesai Veri fikasi Status Akhir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Catatan : (1) Nomor urut (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan : mayor, minor, observasi (4) Status temuan : New, Open, Closed (5) Auditot : nama auditor (6) Teraudit : Personil/unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaaksesuaian (9) Uraikan tindakan perbaikan yang perlu dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) verifikasi dokumen yang diperbaiki (12) Status akhir : Open, closed Disetujui Oleh, Ka.BPMP/TPMJ Jakarta, Disusun Oleh Sekretaris BPMP/TPMJ (...) (...)

15 Halaman: 7 dari 7 halaman LAMPIRAN 02. BORANG KLARIFIKASI, RENCANA DAN PENCECAHAN FO-STT-PM L02 BORANG KLARIFIKASI, RENCANA Bidang Teraudit Auditor Tanggal Audit No. Temuan Uraian Ketidaksesuaian Ketegori : 1. Major 2. Minor 3. Observasi Penyebab/Akar Masalah Tanda tangan Auditer Rencana Perbaikan/Tindakan Korektif/Pencegahan. Target Waktu Selesai Verifikasi Status Temuan Tanda Tangan MR 1.Open 2.Close