Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan pengijazahan pelajar, semakan syarat bergraduat dan penyediaan skrol serta transkrip. Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan pengijazahan bermula dari penyediaan senarai nama pelajar yang akan bergraduat, semakan syarat bergraduat, pengedaran notis arahan bergraduat ke fakulti, pengesahan Senat dan penyediaan skrol dan transkrip. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008 - Notis Keterangan Majlis Konvokesyen - Manual SMP (Peperiksaan) Modul Laporan Modul Semakan Pengijazahan Modul Masuk Markah (Bahagian Akademik) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD KBA Ketua PTJ KPPP Peperiksaan PPT Program Pengajian Prasiswazah PT : Bahagian Akademik : Ketua Bahagian Akademik : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Peperiksaan Akhir Semester : Penolong Pegawai Tadbir : Program Bacelor, Diploma dan Asasi sains Pertanian : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik
Halaman: 2/9 PT (P/O) PT (P/O) PTJ PT PTJ PTM S/U Senat SMP TDA TNC(A&A) UPM : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat : Pegawai Tadbir Pusat : Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik : Setiausaha Senat : Sistem Maklumat Pelajar : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Pengijazahan Pelajar ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Sedia Senarai Nama Pelajar Yang Akan Bergraduat 7.2 Semak Keperluan Syarat Bergraduat 7.3 Edar Notis Arahan Bergraduat 7.4 Maklum Kepada Pelajar 7.5 Sedia kertas Senat beserta Senarai Nama Pelajar Bergraduat 7.6 Pengesahan Semula Tidak Pengesahan Senat 7.7 7.8 Ya Cetak Skrol dan Transkrip 7.9 Semak Cetakan pada Skrol dan Transkrip Ya Tidak 7.10 Cap dan simpan Skrol dan Transkrip 7.11 Tamat 7.12
Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Sedia Senarai Nama Pelajar Yang Akan Bergraduat Cetak senarai nama pelajar klasifikasi sulung dan muda dari SMP. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Laporan) 7.3 Semak Keperluan Syarat Bergraduat 7.3.1 Cetak struktur kurikulum program pengajian setiap pelajar. (Rujuk : Manual SMP (Peperiksaan) Modul Laporan) 7.3.2 Semak struktur kurikulum program pengajian setiap pelajar. Pastikan pelajar memenuhi keperluan syarat bergraduat mengikut tahun kemasukan. PT/ 7.3.2.1. Senarai kursus yang telah diambil oleh pelajar memenuhi struktur kurikulum (contoh: Kursus Universiti, Kursus Teras dan Kursus Elektif) 7.3.2.2. Keputusan peperiksaan (PNGK), pengecualian kursus, kursus ulangan, kursus ulang tingkat gred. 7.3.2.3. Jumlah kredit keseluruhan yang wajib diambil dan jumlah kredit pengecualian. 7.4 Edar Notis Arahan Bergraduat Edar dan mohon fakulti pamerkan notis arahan bergraduat kepada pelajar pada minggu ke-12. 7.5 Maklum kepada pelajar Maklumkan pada pelajar yang tidak layak bergraduat melalui telefon/ laman sesawang/ surat rasmi selepas proses pra pendaftaran untuk semester akhir pengajian. (Rujuk: Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat (PU/PS/ LG01/IJZ)) KPPP/PT PT PTJ
Halaman: 5/9 7.6 Sedia Kertas Senat beserta Senarai Nama Pelajar Bergraduat 7.6.1 Kemas kini status keputusan peperiksaan pelajar yang telah melengkapkan kurikulum pengajian daripada Baik kepada Baik, Dikurniakan Bacelor dalam SMP. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Semakan Pengijazahan) 7.6.2 Sediakan Kertas Senat beserta senarai pelajar bergraduat mengikut fakulti, program, kelas kepujian, PNGK dan statistik pelajar bergraduat. PT 7.7 Pengesahan Senat 7.7.1 Bentangkan Kertas Senat beserta senarai pelajar bergraduat mengikut fakulti, program, kelas kepujian, PNGK dan statistik pelajar bergraduat untuk pengesahan Senat. S/U Senat 7.7.2 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.7.3 Jika tidak, ikut langkah 7.8 7.8 Pengesahan Semula? 7.8.1 Buat pindaan keputusan peperiksaan berdasarkan ulasan Senat dalam SMP. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik)) KBA/PT 7.8.2 Jika pindaan memerlukan pengesahan semula Senat, ikut langkah 7.6. 7.9 Cetak Skrol dan Transkrip Cetak skrol dan transkrip berdasarkan senarai pelajar bergraduat yang disahkan Senat daripada SMP (dalam versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris). (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Laporan) PPT/PT (P/O)
Halaman: 6/9 7.10 Semak Cetakan Pada Skrol Dan Transkrip 7.10.1 Semak ketepatan cetakan maklumat pada skrol dan transkrip. (Rujuk: Log Semakan Kesilapan Cetakan Skrol (PU/PS/LG02/IJZ) dan Log Semakan Kesilapan Cetakan Transkrip (PU/PS/ LG03/IJZ)) PT 7.10.2 Pastikan skrol yang dicetak mengandungi : a) Nama graduan b) Program Pengajian c) Kelas Kepujian (bagi graduan Bacelor sahaja) d) Pengesahan Senat e) Cop Mohor 7.10.3 Pastikan transkrip pelajar yang dicetak mengandungi maklumat berikut: a) Nama graduan b) No. Matrik c) No. Kad Pengenalan d) Nama Penaja Pengajian e) Nama Program dan Major/ Minor f) Keputusan penuh peperiksaan setiap semester 7.10.4 Jika ya, ikut langkah 7.11 7.10.5 Jika tidak, ikut langkah 7.9 7.11 Cap dan Simpan Skrol dan Transkrip 7.11.1 Cap mohor UPM dan cap tandatangan Naib Canselor dan Pendaftar pada skrol. 7.11.2 Cap tandatangan wakil Pendaftar pada transkrip akademik. 7.11.3 Semak rekod pelajar berhutang dengan Bendahari. Buat catatan pada Log Penyerahan Skrol dan Transkrip Pelajar Bergraduat (PU/PS/LG05/IJZ) Juruteknik Juruteknik
Halaman: 7/9 7.11.4 Susun skrol dan transkrip mengikut program, sesi dan nama mengikut abjad. Simpan dalam kotak dan dikunci di bilik fail untuk Majlis Konvokesyen. (Rujuk : Notis Keterangan Majlis Konvokesyen). 7.12 Tamat
Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-8/1/1 Pengijazahan 2. UPM/600-8/1/2 Senarai Nama Pelajar Klasifikasi Sulung dan Muda Notis Arahan Bergraduat ke Fakulti Salinan Kertas Senat beserta Senarai Pelajar Bergraduat Salinan Petikan Minit Senat Catatan pindaan (jika ada) Log Pengijazahan Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat Log Pembetulan dan Cetakan Semula Skrol/Transkrip Baharu Log Penyerahan Skrol dan Transkrip Pelajar Bergraduat Log Semakan Kesilapan Cetakan Skrol Log Semakan Kesilapan Cetakan Transkrip 3. UPM/600-8/1/2 Senarai Semak Pengijazahan Senarai Semak Struktur Kurikulum Program Pengajian Pelajar Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun PT(P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun PT(P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun Kuasa Melupus Pendaftar Rincih Pendaftar Rincih Pendaftar Rincih
Halaman: 9/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. UPM/(kod PTJ)/600-8/1/1 Pengijazahan Notis Arahan bergraduat daripada AKD Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat Surat-surat berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O)PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 5 Tahun Kuasa Melupus Pendaftar Rincih 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011