PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMK N 1 GIRISUBO GUNUNGKIDUL YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Santi Silaen 10.02.7734 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ACADEMIC INFORMATION SYSTEM DESIGN SMK N 1 GIRISUBO GUNUNGKIDUL YOGYAKARTA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMK N 1 GIRISUBO GUNUNGKIDUL YOGYAKARTA Santi Silaen Anggit Dwi Hartanto Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Chosen SMK N 1 Girisubo Gunungkidul because of academic information system at the school is still using the manual system, so it often goes wrong is less rapid delivery of information, precise, accurate and relevant in decision making. Therefore, it will try to replace the old system with a new system in this case would be to use SQL Server 2000 and Visual Basic 6.0. The system includes inputting input data related to teacher data, student, lesson, teach, grade, grades, and attendance. By using the new system is expected to make the resulting information systems more leverage, more quickly, and accurately. Search is relatively easy to make the statements made sooner resolved, so it will have an effect on decision-making, control, and processing of data inputting teacher, employee data, student data, student attendance, student grades, the data subject, the data class, and data No school teaching is not so complicated. At a meeting in meticulous problem is how to make the system of academic data inputting and processing become more effective and efficient, so that the system can be used easily by the user (users) in SMK N 1 Girisubo Gunungkidul. Keywords: information, academic, information systems, control, processing, decisionmaking
1. PENDAHULUAN Pada SMK N 1 GIRISUBO Gunungkidul Yogyakarta proses penginputan dan proses pengolahan data khususnya bagian akademik belum terkomputerisasi karena masih menggunakan pencatatan secara manual yang mana dengan cara ini pengolahan datanya masih kurang efektif dan sering terjadi kesalahan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem yang terkomputerisasi yaitu aplikasi akademik sekolah untuk mendukung proses kerja sekolah tersebut. Setelah mempelajari dan mengamati permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka diambil judul penelitian yaitu PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMK N 1 GIRISUBO GUNUNGKIDUL YOGYAKARTA. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem Sistem dapat didefenisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999 : sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukana suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangakan pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B.Davis: Sistem adalah terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud (Davis, 1995, hal.68). 2.2. Konsep Dasar Akademik Akademik adalah seluruh lembaga pendidikan formal baik pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pendidikan kejuruan, maupun perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan vokasi dalam satu cabang atau sebagian cabang ilmu pengtahuan, teknologi, dan/atau seni tertentu. 2.3. Sistem Akademik Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akademik adalah sistem yang mengelola kegiatan akademik pada suatu lembaga pendidikan kejuruan khususnya. Di dalam sistem akademik terdapat sistem lain yang saling mendukung dalam rangkai mencapai tujuan akademik. Sistem akademik dirancang menyesuaikan dengan visi dan
misi agar mampu mendukung dalam pencapaian tujuan lembaga pendidikan dikhususkan pada pendidikan kejuruan. 2.4. Flowchart Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. 2.5. DFD ( Flow Diagram) DFD atau diagram alur data di definisikan sebagai modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan sistem sebagai jaringan (network) kerja dari proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut data flow / alur data. 2.6. Pengertian Basis Basis data adalah sekumpulan data yang saling berelasi. sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. dinyatakan dengan nilai (angka,deretan karakter, atau simbol). 2.7. Normalisasi Normalisasi merupakan teknik yang digunakan untuk memvalidkan model data. Sebuah basis data dikatakan baik jika setiapa tabel yang menjadi unsur pembentuk basis data tersebut juga telah berada dalam keadaan baik atau normal. 2.8. Entity Relations Diagram (ERD) Model Entity Relationship adalah suatu penyajian data dengan menggunakan dan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data yang umum disebut sebagai Diagram Entity Relationship yang memiliki dua komponen pembentuk utama yaitu entity (entitas) dan relation (relasi), kedua komponen ini dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut. 2.9. Microsoft SQL Server 200 MS-SQL Server 2000 adalah salah astu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. SQL server ini daapt digunakan pada pembuatan aplikasi mulai dari aplikasi kecil samapai dengan aplikasi yang besar sekalipun. Ms-SQL Server 2000 dapat dijalankan pada NT 4.0 server atau Microsoft 200 Server dan dapat juga diinstal pada personal dekstop di windows 2000 Profesional, windows 98, dan windows Milenium.
2.9.1. DDL ( Defenition Language) Merupakan kelompok perintah yang berisi untuk mendefenisikan atributatribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan terhadap suatu atribut serta hubungan antar tabel. Misal : CREATE, DROP, ALTER. 2.9.2. DML ( Manipulation Language) Adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data. Dalam basis data perintah yang masuk kategori DML adalah: INSERT, UPDATE, SELECT, DELETE. 2.10. Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu dari bahasa pemograman visual yang saat ini banyak digunakan oleh programer baik pemula ataupun yang sudah mahir untuk membuat suatu program aplikasi karena penggunaan relatif lebih mudah dibandingkan bahasa non-visual misalnya seperti pascal, java, dan lain-lain. 3. TINJAUAN UMUM 3.1. Sejarah Singkat Sekolah SMK N 1 Girisubo gunungkidul Yogyakarta adalah sekolah menengah kejuruan yang berbasis IT. Didirikan pada tahun 2004 dengan SK pendirian no 143/kpts/2004, tepatnya pada tanggal 1 November 2004. Sekolah ini terletak di desa Jepitu, kecamatan Girisubo, Kabupaten Gunung Kidul dengan luas wilayah 10.235 dan luas bangunan sebesar 1137. Sejak awal didirikan, sekolah ini dikepalai oleh seorang kepala sekolah yaitu Drs. H. Mudji Muljatna, M.M. 3.2. Visi Sekolah Sebagai SMK Satu-satunya pilihan masyarakat tahun 2016 yang mampu mencetak sumber daya manusia terampil, mandiri, dan memiliki karakater budaya bangsa. 3.3. Misi Sekolah 1. Menghasilkan lulusan unggul di bidang ketrampilan, bersikap professional dibidangnya, dan dapat bersaing di pasar kerja 2. Memberikan ketrampilan yang sesuai dengan tuntutan dunia usaha/dunia industry. 3. Membekali lulusan agar memiliki jiwa kewirausahaan.
4. Mengamalkan budaya kerja cemerlang, dan berwawasan mutu. 5. Menyajikan iklim belajar berbasis kompetensi, religius, dan kecakapan hidup dengan nilai budaya bangsa. 6. Menyiapkan siswa sebagi asset masyarakat yang selalu mampu mengembangkan diri sejalan tuntutan perkembangan. 7. Menyediakan Sarana, prasarana dan lingkungan pelatihan yang sesuai kebutuhan industri 8. Meningkatkan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. seiring dengan perkembangan dunia usaha dan dunia industry 9. Menjalin Kerjasama dengan industri regional, nasional dan internasional dalam pelatihan dan penyerapan lulusan 10. Meningkatkan pelayanan Unit Produksi Sekolah 3.4. Flowchart Sistem Akademik Yang Berjalan Gambar 3.1 Sistem Flowchart yang Berjalan
4. PEMBAHASAN 4.1. Flowcahrt yang diusulkan Admin Guru Mengajar Mapel Nilai Presensi Siswa Admin Guru Mengaja r Mapel Nilai Presensi Siswa Admin Guru Menga jar Mapel Nilai Presen si Siswa Kelas Jurus an Cetak Cetak Cetak Cetak 6 5 4 3 2 1 Gambar 4.1 Flowchart Sistem Yang diusulkan 4.2. DFD ( Flow Diagram) Admin Kepala Sekolah Laporan Siswa Laporan Guru Laporan Kelas Laporan Mapel/ pengampu Laporan Presensi Input User Laporan Siswa Laporan Guru Laporan Kelas 0 Sistem Informasi Akademik Laporan Mapel/pengampu Laporan Presensi Input Siswa Input Gutu Input Kelas Input Mapel/ Pengampu Input Rekapan Presensi Laporan Nilai Input Nilai Siswa Guru Gambar 4. 2 Flow Diagram(DFD) Context Diagram
Kepsek Laporan Mapel/pengampu Laporan Presensi Input User Laporan Siswa Laporan Guru Laporan Kelas 3 Pengolahan Laporan Laporan Nilai siswa 1 Input Nilai Siswa Nilai Penginputan Nilai Guru Guru Siswa Biodata Guru Biodata Siswa 2 Pengaturan Aplikasi Input Rekap Presensi Input Mapel/Pengampu Input guru Input Siswa Input Kelas Kelas Mapel/ Pengampu Kelas Mata Pelajaran/ Pengampu Admin Rekapan Presensi Rekap Presensi 4.3. Relasi Antar Tabel Gambar 4. 3 Flow Diagram(DFD) Level 1 Gambar 4.4 Relasi Tabel
5. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Setelah melakukan serangkaian proses penelitian dari observasi sampai dengan pembuatan program maka tugas akhir dengan judul Perancangan Sistem Informasi Akademik pada SMK N 1 GIRISUBO Gunungkidul Yogyakarta ini dapat disimpulkan bahwa System informasi akademik pada institute pendidikan seperti SMK N 1 Girisubo Gunungkidul Yogyakarta sangat penting artinya sebagai bentuk penunjang akademik untuk meningkatkan kualitas pelayanandan kualitas pendidikan yang diselenggarakan. 5.2. Saran Program sistem informasi akademik yang telah diimplementasikan ini tidak akan berjalan dengan baik dan efisien apabila tidak didukung oleh pengoperasian yang benar dari pengguna program ini, untuk itu disarankan beberapa hal sebagai berikut: 1. Diharapkan ada pengembangan terhadap aplikasi untuk proses pengolahan nilai akhir atau rapot. 2. Peningkatan perangkat keras (hardware) yang lebih berkualitas serta perangkat pendukung yang baik. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Penerbit ANDI Keunggulan Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemograman Basis Menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta : ANDI OFFSET Al-Bahra BIN Ljamuddin, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit: Graha Ilmu H.M Jogiyanto, 2001. Analisa dan Desain-Sistem Informasi (pendekatan struktur), Yogyakarta: ANDI Sunyoto, Andi, 2007. Pemograman base dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : ANDI OFFSET Kusrini, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis, Yogyakarta : ANDI OFFSET