ASET DAN MUKA SURAT 1/12 ASET DAN Disediakan oleh Diluluskan oleh Nama Dr.SHARIFAH FETOM BT SYED ZAIN Nama DATO MISRAH BIN IBRAHIM Jawatan KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh 1JULAI 2008 Tarikh 1JULAI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
ASET DAN MUKA SURAT 2/12 ASET DAN 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan 1.1. Setiap aset yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti mengikut pesanan. 1.2 Memastikan wujud pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini bagi memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi mematuhi tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan mengikut Pekeliling Perbendaharan Bil.5 Tahun 2007 dan Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 3.2 Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor 4.0 DEFINISI 4.1. Istilah 4.1.1. Aset bermaksud harta benda kepunyaan/milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli dengan wang Kerajaan atau yang diterima melalui sumbangan/hadiah atau yang diperolehi melalui proses perundangan. 4.1.2. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
ASET DAN MUKA SURAT 3/12 4.1.3 Harta Modal adalah aset alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu serta memerlukan penyelenggaraan yang berjadual. 4.1.4 Inventori adalah aset alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. 4.1.5. Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. 4.1.6. Pegawai bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. 4.1.7. Pelupusan ialah satu proses bagi mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 4.1.8. Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. 4.1.9. Hapus kira bermaksud satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. 4.1.10. Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementeraian atau Ketua Pengarah Jabatan. 4.1.11. Ketua Jabatan bermaksud ketua sesuatu Bahagian atau Institut.
ASET DAN MUKA SURAT 4/12 4.2 Singkatan PPG Pengarah Bahagian Pendidikan Guru TPPG P TP KPP PA PYL KPT PT(S) PAP Timbalan Pengarah Pendidikan Guru Pengarah Institut Perguruan Timbalan Pengarah Institut Perguruan Ketua Penolong Pengarah Pegawai Aset Penyelia Ketua Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir (Stor) Pembantu Am Pejabat 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PPG/P 1. Bertanggungjawab memastikan- PA 2. Bertanggungjawab 1.1 Penubuhan Unit Pengurusan Aset, perlantikan Pegawai Aset/Pegawai Pemeriksa/Lembaga Pemeriksa/Jawatankuasa Penyiasat 1.2 Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan(JPKAK) 1.3 Laporan harta modal/pemeriksaan harta modal dan inventori/pelupusan/tindakan surcaj dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya(kew. PA-8). 2.1 Mengurus semua aset alih mengikut tatacara yang telah ditetapkan. 2.2 Mengurus perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat
ASET DAN MUKA SURAT 5/12 2.3 Mengurusetia mesyuarat JPKAK JPKAK 3. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan dan mengemukakan laporan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA). ASET ALIH PT(S) 4. Penerimaan Aset Alih 4.1. Bertanggungjawab memeriksa setiap barang yang diterima dari pembekal menepati spesifikasi yang ditetapkan. 4.2. Memastikan kualiti dan kuantiti barang yang diterima mengikut Pesanan Tempatan. 4.3. Memastikan aset yang diterima dalam keadaan baik sempurna dan selamat digunakan. 4.4. Menyedia borang KEW.PA-1 bagi barang/peralatan yang didapati rosak dan tidak cukup. PT(S) 5. Pendaftaran Aset 5.1. Memastikan setiap barang yang diterima didaftarkan pada - a. Kad Harta Modal ( KEW.PA-2 ) dan KEW.PA-4 b. Daftar Inventori (KEW.PA-3) dan KEW.PA-5 5.2. Memastikan butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 diisi dengan lengkap, tepat dan kemaskini serta ditandatangani oleh Ketua Jabatan dan Pengguna/Penyelia di lokasi itu. 5.3. Memastikan semua barang didaftarkan ke borang berikut 5.3.1. Daftar Harta Modal a) KEW.PA-2
ASET DAN MUKA SURAT 6/12 b) KEW.PA-2 (BAHAGIAN B) c) KEW.PA-4 d) KEW.PA-6 e) KEW.PA-7 f) KEW. PA-8 5.3.2. Daftar Inventori a) KEW.PA-3 b) KEW.PA-5 c) KEW.PA-6 d) KEW.PA-7 e) KEW.PA-8 PT(S)/PAP 6. Memastikan semua aset yang diterima di labelkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. 7. Memastikan setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran. PT(S)/PYL PT(S)/PAP 8. Merekod setiap pergerakan aset yang dipinjam atau penempatan sementara pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) 9. Memastikan setiap borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras. 10. Memastikan kedua-dua borang di atas berserta Buku KEW.PA-6 disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci. PA PA 11. Memastikan senarai aset mengikut lokasi disediakan dalam dua (2) salinan dengan menggunakan Borang KEW.PA-7. Satu salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai berkenaan. 12. Bertanggungjawab menyediakan Laporan tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 dan mengemukakan ke BPPA sebelum 28 Feb tahun berikutnya. Bagi IPG hendaklah mengemukakan ke BPG sebelum 15 Feb.
ASET DAN MUKA SURAT 7/12 PT(S) ALAT TULIS PEJABAT 13. Penerimaan Barang 13.1. Bertanggungjawab memastikan barang-barang yang diterima daripada pembekal dalam keadaan baik dan mengikut kuantiti seperti dalam pesanan tempatan sebelum di rekod dalam Kad Kawalan Stok (Kad J3). 13.2. Bertanggungjawab merekod semua Pengeluaran barang dari stor dalam Kad Petak (Kad J4) 14. Penyimpanan Barang 14.1. Memastikan barang-barang yang diterima dari pembekal disimpan dengan kemas dan teratur dengan menggunakan ruang secara optima. 14.2. Memastikan barang-barang yang menarik dan senang dicuri disimpan di dalam kabinet berkunci 15. Pengeluaran Barang Dari Stor Ke Unit-Unit di BPG/Jabatan- Jabatan di IPG 15.1. Memastikan borang LAM-PUP-06-01 diisi dalam dua (2) salinan oleh pemohon dan telah mendapat kelulusan Pegawai Pelulus sebelum mengeluarkan barang. Satu salinan disimpan dalam fail dan satu(1) lagi disimpan oleh penerima. 15.2. Memastikan barang-barang yang dipohon dalam jumlah kuantiti yang munasabah dan direkod dalam Kad Petak (Kad J4). PA/PEK/PE/KPT PT(S) 16. Meluluskan permohonan bagi pengeluar barang-barang dari setor. 17. Pengiraan stok 17.1. Memastikan pengiraan stok dilakukan oleh PAP dari masa kesemasa 17.2. Memastikan baki fizikal bersamaan dengan baki yang direkodkan dalam Kad Petak (Kad Petak) PA/PT(S) 18. Verifikasi Stok 18.1. Menguruskan Perlantikan Lembaga Pemverifikasi
ASET DAN MUKA SURAT 8/12 Stok. 18.2. Memastikan verifikasi stok dilaksanakan dalam tempoh yang telah ditetapkan. 18.3. Memastikan Senarai Verifikasi Stok (Kew. 300 S) disediakan dalam dua (2) salinan dan ditandatangani oleh Pemverifikasi Stok. 18.4. Memastikan Sijil Verifikasi Stok (Kew 300T) disediakan oleh Pemverifikasi Stok dan diluluskan oleh PPG/P. 18.5. Memastikan Senarai Verifikasi Stok (Kew.300-S), Laporan Verifikasi Stok (Kew.300-UI), jika berkaitan, dan Sijil Verifikasi Stok (Kew.300-T) dikemukakan ke BPPA tidak lewat dari 28 Feb. Tahun berikutnya. Bagi IPG hendaklah mengemukakan ke BPG sebelum 15 Feb. PS 19. Membuat lawatan mengejut ke stor bagi tujuan verifikasi stok. 20. Menyediakan dua (2) salinan Laporan Verifikasi Stok (KEW 300-S) berserta dapatan dan syor-syor penambahbaikan untuk dikemukakan kepada PPG/P. PPG/P PA 21. Memastikan syor-syor Pemverifikasi Stok seperti dalam Laporan Verifikasi Stok (KEW 300-S) diambil tindakan. 22. Pelupusan 22.1. Bertanggungjawab mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16, jika perlu. 22.2. Mengenal pasti aset yang hendak dilupuskan dan menyediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17). 22.3. Bertanggungjawab mendapatkan perakuan Lembaga Pemeriksa pada KEW.PA-17 22.4. Bertanggungjawab menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur 22.5. Mengemukakan permohonan pelupusan kepada BPPA. Permohonan daripada IPG perlu dihantar melalui BPG. 22.6. Memaklumkan kelulusan pelupusan yang diterima
ASET DAN MUKA SURAT 9/12 daripada BPPA kepada IPG untuk tindakan pelupusan. 22.7. Memohon pelanjutan tempoh atau kaedah pelupusan daripada BPPA melalui BPG, jika berkaitan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan semula. 22.8. Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan. 22.9. Memastikan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset (KEW.PA-18) ditandatangani oleh saksi. 22.10. Memastikan Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) di perolehi bagi semua pelupusan dan mengemukakan kepada BPPA. Bagi IPG hendaklah mengemukakan melalui BPG. 22.11. Memastikan Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) dihantar ke Urusetia Aset Alih Kerajaan (BPPA) sebelum 28 Februari tahun berikut. 22.12. Memastikan pelupusan yang telah diluluskan dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan. PA 23. Kehilangan Dan Hapus Kira 23.1. Bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan di BPG/IPG 23.2. Melaporkan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan dan membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari tempoh kehilangan diketahui. 23.3. Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan dan mengemukakan kepada Pegawai Pengawal bersama salinan laporan polis 23.4. Menyedia dan mengemukakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-30) kepada Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh perlantikan Jawatankuasa Penyiasat. 23.5. Bertanggunjawab mengemukakan semua dokumen berkaitan kepada Urusetia Kehilangan dan Hapus
ASET DAN MUKA SURAT 10/12 Kira. 23.6. Bertanggungjawab memaklumkan keputusan yang diterima daripada Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira kepada IPG. 23.7. Bertanggungjawab menggemukan Sijil Hapus Kira (KEW.PA-31) kepada urusetia dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.
ASET DAN MUKA SURAT 11/12 6.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Laporan Penerimaan Daftar Harta Modal Bhg. A Daftar Harta Modal Bhg. B Daftar Inventori Senarai Daftar Harta Modal Senarai Daftar Inventori Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Senarai Aset Alih Kerajaan Laporan Tahunan Harta Modal Lampiran Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA 1 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -2 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA-2 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA 3 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA 4 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA 5 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA 6 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA 7 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA8 10. Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA-15 11. Perakuan Pelupusan Aset Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA-16 12. Laporan Lembaga Pemeriksa 13. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -17 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -18 14. Sijil Pelupusan Aset Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -19 15. Laporan Tahunan Aset Alih Kerajaan 16. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan 17. Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -20 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -28 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -29
ASET DAN MUKA SURAT 12/12 Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan 18. 19. Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan Lampiran Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA.30 Stor BPG/IPG 7 tahun KEW.PA -31 20. Kad Kawalan Stok (3) Stor BPG/IPG 7 tahun (KEW.300 J3-Pin.1/89) 21. Kad Petak (Lampiran 92) Stor BPG/IPG 7 tahun (KEW.300 -J4) 22. Borang Pesanan Barang Stor Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP 06-01