TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PE ILAIA PE ERAPA SISTEM FORMASI I SOURCI G DA OUTSOURCI G Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) Disusun oleh : Pandu Kurnia P056131812.E47 PROGRAM STUDI MA AJEME DA BIS IS SEKOLAH PASCASARJA A I STITUT PERTA IA BOGOR 2014
BAB I. PENDAHULUAN Seiring dengan kemajuan teknologi, maka manusia mulai mengenal suatu system yang dikenal sebagai Sistem Informasi (SI). Sistem Informasi ini pada awalnya hanya memegang peran kecil dalam suatu organisasi/perusahaan, akan tetapi saat ini system informasi memegang peranan yang sangat besar dalam beroperasinya suatu orgnisasi/perusahaan. Tidak hanya perusahaan yang bergerak dalam bidang komputer saya yang mengandalkan system informasi dalam kegiatan perusahaan nya, tapi semua bidang usaha juga sangat mengandalkan system informasi ini termasuk bidak konstruksi, ketentaraan, kedokteran, trnasportasi, dan lain lain. Keberhasilan pengembangan system informasi saat ini bahkan dapat dijadikan indicator dari kinerja organisasi/perusahaan yang menerapkan nya. Organisasi/perusahaan yang didukung teknologi informasi dan system informasi yang baik tentunya akan dipandang memiliki nilai tambah dibandingkan organisasi/perusahaan kompetitornya. Organisasi/perusahaan yang menerapkan system informasi yang baik juga biasanya akan memiliki nilai kepuasan konsumen yang lebih baik dibandingkan organisasi/perusahaan yang tidak menerapkan system informasi yang baik. Karena banyaknya keuntungan dari menerapkan system informasi yang baik, sehingga organisasi/perusahaan berlomba-lomba untuk meningkatkan konsentrasi dalam mengembangkan system informasinya. Akan tetapi pengembangan system informasi sendiri bukanlah hal yang mudah dan memerlukan sumber daya yang tidak kecil. Sumber daya yang dimaksud selain tenaga kerja juga dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang memadai. Kebutuhan sumber daya yang cukup besar tersebut terkadang menjadi kendala bagi beberapa organisasi/perusahaan dalam mengembangkan system organisasinya. Proses pengembangan system informasi sendiri terkadang hanya dalam waktu yang tidak lama, sehinggak organisasi/perusahaan berpikir berulang kali untuk berinvestasi meyediakan sumber daya untuk mengembangkan system informasi nya. Salah satu solusi yang banyak digunakan adal penggunaan jasa outsourcing untung mengembangkan system informasi. Bentuk jasa outsourcing tersebut bisa bermacam-macam, misalnya pengembangan system informasi, perawatan system informasi agar tetap update atau bahkan konversi system informasi. Apapun metoda yang digunakan dalam mengembangkan system informasi baik itu insource maupun outsource, masing masing memiliki keuntungan dan kerugian dalam penerapan nya. Tidak bisa dipukul rata mana yang terbaik karena masing masing dilihat kembali kepada keadaan dan keinginan dari organisasi/perusahaan tersebut. Makalah ini akan membahas secara singkat mengenai keuntungan dan kelemahan pengembangan system informasi secara insource dan outsource.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini.informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen. Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Sistem informasi manajemen memiliki tujuan: Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Karena pentingnya penerapan system informasi dalam suatu organisasi/perusahaan, maka setiap organisasi/perusahaan berusaha mengaplikasikan system informasi yang terbaru dan sesuai dengan bidang usahanya. Untuk menerapkan system informasi yang tepat maka dibutuhkan banyak sumber daya yang tepat. Tidak jarang ditemui organisasi/perusahaan terbentur oleh sumber daya yangdimiliki dalam mengembangkan system informasinya, sehingga dalam beberapa kasus organisasi/perusahaan tersebut harus mengambil keputusan dalam memilih pihak yang tepat untuk melaksanakan pengembangan system informasinya. Pilihan tersebut harus diambil dengan melihat kemampuan dan sumber daya yang dimiliki oleh masing masing organisasi/perusahaan dan melihat baik atau buruknya masing masing keputusan. Beberapa solusi yang belakangan ini populer adalah menunjuk pihak lain untuk menyediakan
system informasi secara outsource jika dinilai organisasi atau perusahaan tidak mampu atau tidak memiliki sumber daya yang memadai untuk menyediakan system informasi secara insource. Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang dugunakan untuk mengembangan sistem informasi dan operasional perusahaan. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Outsourcing adalah keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem infomasi perusahaan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki spesialisai dan ahli dalam bidang sistem informasi. Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Sedangkan menurut O Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
BAB IIII. PEMBAHASAN Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang dugunakan untuk mengembangan sistem informasi dan operasional perusahaan. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Beberapa keuntungan dari pengembangan system informasi secara insource: Umumnya system informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena dikembangan oleh karyawan sendiri Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan terhadap system informasi karena proses pengembangan nya dilakukan oleh karyawan perusahaan itu sendiri Perusahaan memiliki kendali terhadap aplikasi strqategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan system informasi Perusahaan dapat mengembakan kualitas sumber daya manusia karyawan nya karena adanya kesempatan untk membangun system nformasi perusahaan Perusahaan memiliki akses penuh dalam pengawasan pada proses pengembangan system dan keamanan data lebih terjamin Biaya yang lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan Sistem informasi yang dikembangkan dapat langsung diterapkan dan dilakukan perbaikan secara cepat jika diperlukan Dalam jangka panjang akan mampu meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan Selain keuntungan, terdapat juga kekurangan dalan pengembangan system informasi secara outsourcing, beberapa kekurangan tersebut antara lain: Membutuhkan waktu yang lama terutama jika diperlukan perbaikan dan atau modifikasi, sehingga konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan sumber daya manusia dalam perusahaan yang menguasai teknologi infformasi Adanya resiko kegagalan pengembangan system informasi Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh kemampuan perusahaan beradapatasi menghadapi perubahan tersebut sehingga bisa saja system informasi yang dikembangkan tidak update Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam mengembangkan system informasi
Dalam jangka pendek perusahaan belum dapat merasakan hasil dari pengembangan system informasi manajemen nya Kurangnya tenaga ahli dalam bidang system informasi bisa menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan system Pada umumnya penggunaan sumber daya system informasi perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi dalam bidang pengembangan system informasi. Outsourcing adalah keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem infomasi perusahaan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki spesialisai dan ahli dalam bidang sistem informasi. Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem infomasi dengan outsourcing adalah: Perusahaan tidak perlu berinvestasi dalam biaya teknologi karena menyerahkan pada pihak lain Meningkatkan focus bisnis perusahaan dengan skala lebih luas, tanpa perlu mengalokasikan sebagian sumber daya perusahaan untuk mengembangkan system informasi Dengan melakukan pengembangan system informasi menggunakan system outsourcing, maka perusahaan menjadi lebih fleksibel dan lebih dinamis. Perusahaan dapat dengan cepat melakukan perubahan untuk mengikuti keadaan Resiko pengembangan system informasi menjadi tanggung jawab pihak outsourcing Jasa yang diberrikan oleh pihak uotsuroce lebih berkualitas dibandingkan jika dikerjakan secara insource dan keuntungan jangka pendek dapat langsung dirasakan oleh perusahaan Pengembangan system informasi lebih cepat, efektif dan efisien karena dikerjakan oleh tenaga ahli Mendapatkan ide ide yang inovatif dan mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai kualitas dan reputasi yang baik Perusahaan tidak perlu melakukan transfer teknologi dan pengetahuan kepada pihak outsource Mengurangi resiko penggunaan sumber daya system informasi yang belum optimal dan meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak perlu ada aset untuk teknologi informasi Akan tetapi di balik banyaknya keuntungan-keuntungan pengembangan system informasi secara outsource, harus juga diperhatikan kekurangan kekurangan nya, antara lain: Perusahaan kehilangan kendali atau control terhadap system dan data
Menjadi sangant bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali system yang sedang berjalan terutama jjika ada kerusakan atau gangguan mendadak dalam system informasi tersebut Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak outsource kepada pihak perusahaan Dapat terjadi penyalahgunaan system informasi oleh pihak outsource Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan perusahaan bila ternyata terjadi ketidakcocokan system informasi yang dikembangkan Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena semua pengembangan system informasi diserahkan pada pihak outsource Jika kekuatan tawar ada di pihak outsource, maka perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu Perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk belajar membangun dan mengambakan system informasi
BAB IV. KESIMPULAN Untuk mengembangkan suatu system informasi yang tepat guna bagi suatu perusahaan bukanlah perkara mudah, karena di dalamnya ada beberapa hal yang menjadi kompromi dan harus dipikirkan secara betul. Sebelum memutuskan akan mengembangkan system informasi secara insource atau outsource maka perusahaan sebaiknya memahami sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, baik itu sumber daya manusia maupun perangkat keras dan perangkat lunak nya. Termasuk di dalam nya memahami kemampuan sumber daya manusia nya apakah memiliki kemampuan dalam pengembangan system informasi. Jika perusahaan mau berinvestasi cukup besar untuk mengembangkan system informasinya, system insource merupakan pilihan yang cukup baik, karena kerahasiaan data dapat terjamin, akan tetapi membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengembalikan investasi tersebut jika hanya dipergunakan pada saat pengembangan system informasi tersebut (dengan asumsi perusahaan bukan bergerak pada pengembangan system informasi) Pemilihan system outsource dapat dibilang solusi jika perusahaan tidak ingin berinvestasi pada sumber daya dan perangkat keras untuk pengembangan system informasi, akan tetapi masalah keamanan data menjadi hal yang harus diperhatikan secara lebih.
DAFTAR PUSTAKA Wikipedia. (2013, 6 Desember). Sistem Informasi Manajemen. Diperoleh 9 desember 2013, dari http://id.wikipedia.org/wiki/sistem_informasi_manajemen Sentranet Multimedia. Apa Itu Sistem Informasi Manajemen. Diperoleh 9 desember 2013, dari http://www.sentranet.co.id/component/content/article/46-ict-world/93-apa-itu-sisteminformasimanajemen.html Mochammad. 2011.Keuntungan dan kelemahan dari pengembangan system infformasi antara insourcing, outsourcing dan cosourcing. http://hotssports.blogspot.com/2011/02/keuntungandan-kelemahan-dari.html. Dewie O. 2013. Pengembangan system informasi secara outsourcinginsourcing dan cosourcing.http://dewieodiev.blogspot.com/2013/04/pengembangan-sistem-informasisecara.html