Pemerintah Kabupaten Gorontalo Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435881052 Limboto Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nomor SOP 01/SOP/BKP/2013 Tanggal Pembuatan Januari 2013 Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Pebruari 2013 Disahkan Oleh Nama SOP Kepala Kab. Gorontalo Alur Surat Masuk dan Keluar Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011 Keterkaitan Peringatan Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat. Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran Peralatan / Perlengkapan Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat keluar. Buku ekspedisi surat/lembar tanda terima surat Dosir Pencatatan dan Pendataan Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar Buku ekspedisi surat/tanda terima surat
Prosedur Alur Surat Masuk dan Surat Keluar Kab. Gorontalo No Kegiatan 1. Menerima dan mengagenda berkas/ surat masuk baik secara langsung oleh pemohon atau disposisi Bupati/Asisten dari Sespri Bupati/Asisten sekaligus melengkapi dengan lembar disposisi 2. Meneruskan kepada Kaban untuk diberi disposisi Agendaris Pelaksana Sekban Kaban Bidang Sub Bagian Mutu baku Kelengkapan Waktu Out put Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi Berkas / surat masuk Lembar disposisi 3 Berkas / surat masuk yang siap di disposisi 5 Surat yang diteruskan ke Kaban Ket. Mencatat isi disposisi dan tujuan surat/berkas tersebut dan menditribusikan sesuai disposisi. Mencatat di papan agenda kegiatan apabila surat berupa pemberitahuan acara/undangan serta mengarsip surat sesuai jenis surat. 5. Menandatangani tanda terima surat/ berkas yang diserahkan agendaris 6 Permintaan nomor dan tanggal surat keluar yang telah ditandatangani 7 Pemberian nomor dan tanggal surat keluar sekaligus memintakan kopian surat tersebut untuk diarsipkan Berkas / surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat masuk Berkas/surat masuk Papan agenda Spidol Dosir 5 Isi disposisi yang sudah tercatat dan terdistribusi 5 Surat yg sdh diarsipkan Buku ekspedisi surat 2 Surat masuk sudah terdistribusi Surat keluar yang sudah ditandatangani Buku agenda surat keluar. 2 Menit Surat keluar yang siap diagenda 3 Menit Surat keluar yang siap dikirim SOP Pengarsipan
Pemerintah Kabupaten Gorontalo Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435881052 Limboto Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nomor SOP 02/SOP/BKP/2013 Tanggal Pembuatan Januari 2013 Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Pebruari 2013 Disahkan Oleh Nama SOP Kepala Kab. Gorontalo Pelaksanaan Rapat Pegawai Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011 Keterkaitan SOP peminjaman asset SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa Peringatan Rapat merupakan wahana dalam penyempaian dan penyatuan pendapat dan pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan Rapat. Memiliki kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan laporan hasil rapat Peralatan / Perlengkapan Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan Pencatatan dan Pendataan Buku notulen rapat.
Prosedur Pelaksanaan Rapat Pegawai No Kegiatan 1. Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapat bersama seluruh staf. 2 Memerintah dan mengkoordinasikan untuk mempersiapkan ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 3 Membersihkan/mengatur ruangan rapat, soud system, dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 4 Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada 5 Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/ ATK rapat bila perlu, notulen rapat, undangan rapat bila perlu. 6 Mengundang semua pegawai BKP untuk mengikuti rapat. 7 Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran peserta rapat 8 Melaporkan kepada Kaban bahwa rapat siap dimulai 9. Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai BKP. Semua pembahasan dalam rapat dicatat oleh notulen rapat. 10 Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat Pelaksana Sekban Kasubag Waker Bendahara Staf admin Kelengkapan Jadwal pelaksanaan kegiatan Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan Ruangan rapat, sound system, konsumsi Daftar hadir, ATM/ ATK rapat, notulen rapat, undangan Surat Undangan Rapat atau lisan Kesiapan peserta rapat Kesiapan rapat Notulen rapat Alat membersihkan ruangan rapat Mutu baku Wakt u 2 5 15 30 15 10 5 5 2 jam 15 Out put Persiapan rapat Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan Ruangan rapat, sound system, konsumsi Daftar hadir, ATK rapat, notulen rapat, undangan Tanda terima surat dan konsumsi rapat Kesiapan peserta rapat Kesiapan rapat Notulen hasil rapat Ruangan rapat bersih Ket SOP peminjaman asset BKP SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa Rapat ini adalah rapat internal, bisa dengan surat resmi atau lisan
Pemerintah Kabupaten Gorontalo Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435881052 Limboto Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nomor SOP 03/SOP/BKP/2013 Tanggal Pembuatan Januari 2013 Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Pebruari 2013 Disahkan Oleh Nama SOP Kepala Kab. Gorontalo Penyusunan Daftar PNS Kabupaten Gorontalo Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011 Keterkaitan SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pencarian Data dan Informasi Peringatan Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan lancar. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam penyusunan Nominatif dan Daftar Urutan Kepangkatan PNS. Memiliki kemampuan dalam menganalisis data kepegawaian Peralatan / Perlengkapan Berkas PNS berupa SK CPNS,SK Kenaikan Pangkat,SK Mutasi atau Jabatan, Ijazah, sertifikat diklat,akta kelahiran. Format PNS Pencatatan dan Pendataan Bundelan nominatif dan DUK PNS.
Prosedur Penyusunan Daftar PNS Kabupaten Gorontalo No Kegiatan 1. Memerintahkan penyusunan Daftar 2. Menyiapkan dan menganalisis datadata PNS tentang SK Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat dll 3. Membuat konsep Daftar PNS 4. Mengetik Konsep Daftar PNS 5. Validasi Konsep Daftar PNS 6. Persetujuan Konsep Daftar PNS 7. Pengajuan Daftar Nominatif dan DUK untuk ditandatangani 8. Penandatanganan Daftar PNS 9. Pembuatan surat pengantar pengiriman dan penomoran surat 10. Pengiriman Daftar Nominatif dan DUK ke BKD Diklat. Kasubag Analis Kepeg Pelaksana Oprator Koputer Tidak Mutu baku Sekban Kaban Kelengkapan Waktu Out put Ya Surat Permintaan PNS SK Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat Hasil Analisis data PNS Badan Ketahanan Pangan Konsep Daftar Konsep Daftar Konsep Daftar Daftar Nominatif dan DUK Daftar Nominatif dan DUK Konsep surat pengantar dan buku agenda surat keluar Daftar Nominatif dan DUK 5 Disposisi Surat permintaan 2 hari Hasil Analisis data PNS Badan Ketahanan Pangan 1 hari Konsep Daftar 2 jam Konsep Daftar 1 jam Konsep Daftar Ket SOP alur surat masuk dan keluar SOP Pencarian data dan informasi 1 jam Disposisi persetujuan konsep 20 Daftar Nominatif dan DUK 30 Daftar Nominatif dan DUK 20 Surat Pengantar SOP alur surat masuk dan keluar 30 Dokumen Daftar SOP pengarsipan
Pemerintah Kabupaten Gorontalo Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435881052 Limboto Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nomor SOP 04/SOP/BKP/2013 Tanggal Pembuatan Januari 2013 Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Pebruari 2013 Disahkan Oleh Nama SOP Kepala Kab. Gorontalo Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011 Keterkaitan SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pengangkatan dlm job Struktural SOP Pelantikan dan serah terima jabatan Peringatan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas sebagai dasar pembayaran tunjangan jabatan dan kelengkapan administrasi kenaikan pangkat. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pembayaran tunjangan dan kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam pengurusan pernyataan pelantikan dan pernyataan. Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian Peralatan / Perlengkapan SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah. Format Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas Buku agenda surat keluar Pencatatan dan Pendataan Buku Pencatatan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas.
Prosedur Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas No Kegiatan 1. Pemasukan berkas oleh pemohon 2. Verifikasi kelengkapan berkas dan pencatatan dalam buku register 3. Membuat konsep, pengetikan dan pencetakan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas 4. Validasi konsep surat pernyataan pelantikan / 5. Penandatanganan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas 6. Pemberian nomor dan tanggal surat pernyataan pelantikan / pernyataan dan mendokumentasikan 7. Pendistribusian / penyerahan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Pemohon Analis Kepeg Tidak Pelaksana Mutu baku Oprator Kasubag Sekban Kelengkapan Waktu Out put Koputer Ya SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah Konsep surat pernyataan pelantikan/ pernyataan Konsep surat pernyataan pelantikan / pernyataan surat pernyataan pelantikan / pernyataan Buku agenda surat keluar, surat pernyataan pelantikan / pernyataan Surat pernyataan pelantikan / pernyataan 2 5 10 3 5 5 2 Berkas persyaratan/ kelengkapan Berkas persyaratan/ kelengkapan yang memenuhi syarat Konsep surat pernyataan pelantikan / pernyataan Konsep surat pernyataan pelantikan/ Surat pernyataan pelantikan / pernyataan Surat pernyataan pelantikan / pernyataan Surat pernyataan pelantikan / pernyataan Ket SOP Pengangkatan dlm job Struktural dan SOP Pelantikan dan serah terima jabatan SOP Alur surat masuk keluar dan SOP pengarsipan
Pemerintah Kabupaten Gorontalo Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435881052 Limboto Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nomor SOP 07/SOP/BKP /2013 Tanggal Pembuatan Januari 2013 Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Pebruari 2013 Disahkan Oleh Nama SOP Kepala Kab. Gorontalo Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian (DP3) Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011 Keterkaitan SOP Alur Surat Masuk dan Keluar Peringatan Legalisir Dokumen Kepegawaian menerangkan bahwa legalisir Dokumen Kepegawaian tersebut dibutuhkan CPNS/PNS sebagai persyaratan dalam kepengurusan administrasi Kepegawaian (Kenaikan Pangkat dan Berkala). Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses kepengurusan administrasi Kepegawaian oleh PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam pemberian Legalisir Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3). Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian Peralatan / Perlengkapan Dokumen asli dan Foto copy Dokumen dilegalisir (DP3). Buku agenda surat keluar Pencatatan dan Pendataan Buku Pencatatan berkas legalisir.
Prosedur Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian No Kegiatan 1. Pemasukan berkas oleh pemohon 2. Verifikasi keabsahan Dokumen Kepegawaian yang akan dilegalisir 3. Pencatatan dalam buku register dan proses legalisasi berkas 4. Penandatanganan berkas yang legalisir 5. Pemberian nomor dan tanggal legalisasi berkas dan mendokumentasikan 6. Penyerahan Dokumen dilegalisir Pemohon Tidak Analis Kepeg Pelaksana Mutu baku Ket Arsiparis Kasubag Kelengkapan Waktu Out put Ya Dokumen Asli dan Foto copy Dokumen dilegalisir Dokumen Asli dan Foto copy Dokumen dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir 2 Berkas persyaratan/ kelengkapan 5 Berkas persyaratan/ kelengkapan yang memenuhi syarat 2 Dokumen dilegalisir 3 Dokumen dilegalisir 2 Dokumen telah dilegalisir 2 Dokumen telah dilegalisir SOP Alur surat masuk keluar dan SOP pengarsipan