PROSES DIGITALISASI KOLEKSI LANGKA DI DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan Oleh : Tetuko Widiantoro D1810098 PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2013 to user i
ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini, NAMA : Tetuko Widiantoro NIM : D1810098 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL : PROSES DIGITALISASI KOLEKSI LANGKA DI DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA PEMBIMBING : Drs. H. Marsudi, M.S. TANGGAL DIUJI : 25 Juni 2013 Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya. Surakarta, 15 Juni 2013 Tetuko Widiantoro NIM. D1810098 iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA NIM Program Studi Fakultas Jenis Karya : Tetuko Widiantoro : D1810098 : Perpustakaan : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: PROSES DIGITALISASI KOLEKSI LANGKA DI DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 5 Juni 2013 Yang membuat pernyataan Tetuko Widiantoro NIM. D1810098 iv
v
MOTTO Bekerjalah bagaikan tak butuh uang. Mencintailah bagaikan tak pernah disakiti. Menarilah bagaikan tak seorangpun sedang menonton. (Martin Luther King) vi
PERSEMBAHAN Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk : 1. Ayah, Ibu dan Adik. 2. Bapak dan Ibu dosen D3 Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Teman-teman seperjuangan di UII (Eka, Juharul, Rizky) 4. Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2010. 5. Almamater Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Ami yang selalu memberi semangat. 7. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu. vii
ABSTRAK Tetuko Widiantoro, D1810098, 2013. PROSES DIGITALISASI KOLEKSI LANGKA DI DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA.Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Perpustakaan sebagai sentral pengetahuan tidak lepas dari fungsi untuk menyediakan sarana informasi dan ilmu pengetahuan. Kita dapat melihat ruangan perpustakaan begitu banyak koleksi dari berbagai bidang ilmu pengetahuan. Bahkan banyak dari koleksi ini terlihat usang karena dimakan usia. Akan sangat disayangkan apabila ilmu-ilmu yang terkandung di dalam buku-buku tersebut hilang karena penyimpanan dan perawatan yang kurang baik. Digitalisasi koleksi langka perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap permasalahan tersebut. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah; 1) Untuk mengetahui bagaimana proses digitalisasi koleksi langka di Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta. 2) Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam proses digitalisasi koleksi langka di Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta. 3) Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam proses digitalisasi koleksi langka di Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, studi pustaka, dokumenter, berperan serta, metode sampling, dan metode deskriptif. Tugas Akhir ini menyimpulkan bahwa: 1) Dalam penerapannya proses digitalisasi koleksi langka dilakukan melalui 4 tahapan yaitu: Pemilihan dan seleksi bahan pustaka, proses scanning, proses editing, dan proses penyimpanan. 2) Hambatan dalam penerapan proses digitalisasi koleksi langka yaitu kurangnya staff dan SDM yang dapat melakukan editing, hasil scan yang salah tidak dapat dihapus secara langsung, dan sulitnya melakukan scan pada buku yang tebal. 3) Upaya untuk mengatasi hambatan dalam proses digitalisasi koleksi langka yaitu dengan mengadakan pelatihan dalam hal digitalisasi koleksi yang berupa pelatihan tata cara melakukan scanning, editing dan perawatan koleksi digital, seleksi halaman yang gagal saat di scan dapat dilakukan saat proses editing, dan petugas yang melakukan scan pada buku tebal harus lebih teliti. Saran yang dapat penulis sampaikan diantaranya adalah: 1) Diadakan pelatihan atau seminar tentang perpustakaan digital. 2) Untuk mengatasi keterbatasan SDM sebaiknya perlu diadakan perekrutan tenaga paruh waktu untuk membantu dan memaksimalkan kinerja. Kata Kunci: Digitalisasi, Proses Digitalisasi, Perpustakaan viii
KATA PENGANTAR Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia selama penulis mengerjakan Tugas Akhir. 2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 5. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M.Si selaku penguji Tugas Akhir. 6. Bapak Drs. Widyantoro, M.Si. selaku pembimbing akademik. ix
7. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 8. Bapak Dr. Ir. Farham Hm. Saleh, MSIE selaku Direktur Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek kerja Pusdokinfo di Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta. 9. Bapak Gaip Suwasono, SIP selaku pembimbing KKP di Direktorat Perpustakaan UII yang telah membantu menyelesaikan Tugas Akhir. 10. Seluruh staff Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta. 11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis menyelesaikan tugas akhir ini. Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya membangun terhadap Tugas Akhir ini akan saya terima dengan senang hati. Akhir kata, penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan Surakarta, 6 Juni 2013 Penulis x
DAFTAR PUSTAKA HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PERNYATAAN... iii HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... iv HALAMAN PENGESAHAN... v MOTTO... vi PERSEMBAHAN... vii ABSTRAK... viii KATA PENGANTAR... ix DAFTAR ISI... xi DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR BAGAN... xvi DAFTAR TABEL... xvii DAFTAR LAMPIRAN... xviii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan... 4 D. Pelaksanaan... 4 E. Metode Pengumpulan Data... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Perpustakaan... 8 1. PengertianPerpustakaan commit... to user 8 xi
2. Tujuan Kepustakawanan... 9 B. Perpustakaan Perguruan Tinggi... 10 1. PengertianPerpustakaan Perguruan Tinggi... 10 2. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tingggi... 11 3. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi... 12 4. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi... 12 C. Teknologi Informasi... 13 1. Perpustakaan Digital... 14 D. Proses Pengelolaan Dokumen Elektronik... 15 1. Pemilihan atau Seleksi BahanPustaka... 15 2. Proses Scanning... 16 3. Proses Editing... 19 4. Proses Penyimpanan Data... 21 E. Perangkat Digitalisasi Koleksi Langka... 21 1. Perangkat Keras (hardware)... 21 2. Perangkat Lunak (software)... 22 F. Pengertian Naskah Kuno dan Koleksi Langka... 22 BAB III GAMBARAN UMUM DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA A. Sejarah Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta... 25 B. Visi dan Misi Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarrta... 26 1. Visi... 26 2. Misi... 27 C. Tujuan dan Fungsi Direktorat commit Perpustakaan to user UII Yogyakarta... 26 xii
D. Fasillitas... 27 1. Sarana dan Prasarana... 27 2. Teknologi... 28 3. Ruang Baca... 29 E. Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta... 30 1. Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan... 31 2. Divisi Informasi Teknologi dan Jaringan... 32 3. Divisi Pelayanan Teknis... 33 4. Divisi Pelayanan Pemakai... 33 5. Divisi Rumah Tangga dan Perbekalan... 34 F. Koleksi Perpustakaan... 39 G. Keanggotaan Perpustakaan... 40 H. Sumber Dana... 42 I. Gedung Perpustakaan... 42 J. Sarana dan Prasarana... 45 K. Tata Tertib Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta... 49 L. Layanan Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta... 51 BAB IV PEMBAHASAN A. Analisis Masalah... 66 B. Digitalisasi Koleksi Langka di Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta. 67 1. Pemilihan atau Seleksi Bahan Pustaka... 67 2. Proses Scanning... 69 3. Proses Editing... 74 4. Proses Penyimpanan... 80 xiii
C. Hambatan dalam Proses Digitalisasi Koleksi Langka di Direktorat Perpustakaan UII... 81 D. Upaya Untuk Mengatasi Hambatan Hambatan dalam Proses Digitalisasi Koleksi Langka di Direktorat Perpustakaan UII... 81 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... 82 B. Saran... 84 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Tampilan membuat dokumen baru... 68 Gambar 2 Penempatan buku... 69 Gambar 3 Hasil scan... 70 Gambar 4 Hasil proses crop otomatis... 71 Gambar 5 Membuka yang akan di edit... 73 Gambar 6 Tampilan editing... 74 Gambar 7 Proses editing... 76 Gambar 8 Proses mengubah file menjadi format PDF... 77 xv
DAFTAR BAGAN Bagan 1 Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta... 30 Bagan 2 Denah Penggunaan Ruangan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta... 42 xvi
DAFTAR TABEL Tabel 1 Daftar Karyawan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Berdasarkan Divisi (per Bagian)... 35 Tabel 2 Daftar Koleksi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta... 39 Tabel 3 Sarana dan Prasarana Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta... 45 xvii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Tugas Lampiran 2 Laporan Periodik KKP Lampiran 3 Form Penilaian KKP Lampiran 4 Absensi KKP Lampiran 5 Gambar Scanner Lampiran 6 Gambar Islamic Library Lampiran 7 Gambar Contoh Buku Langka Lampiran 8 Gambar Lembar Kerja Prosessing xviii