ANALISA LAYANAN KHUSUS PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA MELALUI POS DAN PERPANJANGAN MELALUI TELEPON DI PERPUSTAKAAN KEMDIKBUD RI DI JAKARTA

Transkripsi

1 ANALISA LAYANAN KHUSUS PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA MELALUI POS DAN PERPANJANGAN MELALUI TELEPON DI PERPUSTAKAAN KEMDIKBUD RI DI JAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Melengkapi Tugas Tugas dan Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Sebutan Gelar Vokasi Ahli Madya (A. Md) Bidang Ilmu Perpustakaan DIAS PRIHUTAMI D PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013

2 ANALISA LAYANAN KHUSUS PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA MELALUI POS DAN PERPANJANGAN MELALUI TELEPON DI PERPUSTAKAAN KEMDIKBUD RI DI JAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Melengkapi Tugas Tugas dan Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Sebutan Gelar Vokasi Ahli Madya (A. Md) Bidang Ilmu Perpustakaan DIAS PRIHUTAMI D PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013

3 SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan di bawah ini: NAMA : Dias Prihutami NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL : Analisa Layanan Khusus Pengembalian Bahan Pustaka Melalui Pos dan Perpanjangan Melalui Telepon di Perpustakaan Kemdikbud RI di Jakarta PEMBIMBING : Muhammad Sholihin, S. Ag., S. IP TANGGAL DIUJI : 11 Juni 2013 Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar benar karya saya sendiri. Apabila kemudian hari terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya. Surakarta, 11 Juni 2013 Dias Prihutami D

4 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini: NAMA : DIAS PRIHUTAMI NIM : D Program Studi : Diploma III Perpustakaan Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Jenis Karya : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: Analisa Layanan Khusus Pengembalian Bahan Pustaka Melalui Pos dan Perpanjangan Melalui Telepon di Perpustakaan Kemdikbud RI di Jakarta/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 11 Juni 2013 Yang Membuat Pernyataan DIAS PRIHUTAMI D

5 PERSETUJUAN Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hari : Jumat Tanggal : 31 Mei 2013 Dosen Pembimbing, Muhammad Sholihin, S. Ag., S. IP NIP:

6 PENGESAHAN ANALISA LAYANAN KHUSUS PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA MELALUI POS DAN PERPANJANGAN MELALUI TELEPON DI PERPUSTAKAAN KEMDIKBUD RI DI JAKARTA Yang dipersiapkan dan disusun oleh: DIAS PRIHUTAMI D Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji pada Tanggal 11 Juni 2013 Dan dinyatakan telah memenuhi syarat Susunan Dewan Penguji Penguji I Penguji II Drs. Budihardjo, M. Si Muhammad Sholihin, S. Ag., S. IP NIP: NIP: Surakarta, 13 Juni 2013 Mengesahkan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Dekan, Prof. Drs. Pawito, Ph. D NIP:

7

8 MOTTO

9 PERSEMBAHAN Karya sederhana ini kupersembahkan untuk: 1. Allah SWT yang senantiasa mencurahkan nikmat kesempatan, kesehatan, dan kecerdasan kepadaku. 2. Nabi Muhammad SAW yang selalu menjadi penuntun jalan hidup seluruh umat-nya. 3. Ibu dan Ayahku tercinta yang selalu mendoakan, memberi dukungan baik materi maupun non materi, dan yang selalu percaya kepadaku. 4. Adikku Daniel, karena dia aku harus lebih baik dan harus mampu menjadi contoh yang baik. 5. Guru guru, saudara, dan sahabat sahabatku. 6. Almamaterku tercinta.

10

11 ABSTRAK Dias Prihutami, D , Analisa Layanan Khusus Pengembalian Bahan Pustaka Melalui Pos dan Perpanjangan Melalui Telepon di Perpustakaan Kemdikbud RI di Jakarta. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta. Tugas Akhir ini membahas tentang layanan khusus pengembalian bahan pustaka melalui pos dan perpanjangan melalui telepon yang ada di Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI di Jakarta. Topik pembahasan Tugas Akhir ini meliputi sistem layanan Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Standard Operating Procedures (SOP) pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka, proses pengembalian bahan pustaka melalui pos dan perpanjangan melalui telepon, serta kelemahan dan kelebihan dari layanan khusus pengembalian bahan pustaka melalui pos dan perpanjangan melalui telepon di Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Untuk mengembangkan tulisan, Penulis melakukan observasi, studi pustaka, dokumentasi, serta melakukan wawancara pada dua orang pustakawan dan tiga orang pemustaka di Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan kebudayaan. Setelah data terkumpul dan dilakukan pembahasan dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan merupakan perpustakaan khusus yang menerapkan dua layanan yaitu layanan umum dengan penerapan pelayanan terbuka (open access) dan layanan khusus dengan penerapan pada layanan pengembalian bahan pustaka melalui pos dan perpanjangan melalui telepon. Perlu adanya Standard Operating Procedures (SOP) yang mengatur layanan pengembalian bahan pustaka secara keseluruhan dengan lebih jelas karena belum adanya SOP yang mengatur kegiatan pengembalian bahan pustaka melalui pos. Layanan khusus pengembalian bahan pustaka melalui pos dan perpanjangan melalui telepon ini perlu juga diterapkan pada perpustakaanperpustakaan yang lain. Hal ini karena pengembalian bahan pustaka melalui pos dan perpanjangan melalui telepon dapat mempermudah proses layanan kegiatan perpustakaan, menguntungkan pemustaka (menghemat tenaga, biaya, dan waktu) sehingga dapat memberikan nilai lebih pada kepuasan yang dirasakan oleh pemustaka. Kata kunci: Layanan khusus perpustakaan, pengembalian bahan pustaka melalui pos, perpanjangan melalui telepon, layanan perpustakaan, Standard Operating Procedures (SOP), Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

12 ABSTRACT Dias Prihutami, D , Special Service Analysis of the Collection Return by Mail and Extend by Telephone at RI Education and Culture Ministry in Jakarta. The Final Project. Diploma III Study Programme of Library Science, Social Science and Politics Science Faculty, Sebelas Maret University, Surakarta. The Final Project is discussing about the colletion return by mail and extend by telephone of library special service. The topics of the Final Project is service system of the Education and Culture Ministry Library, the returns and extend Standard Operating Procedures (SOP), the process of the collection return service via postal system and the extend service via phone, weakness and excess of the special services of the collection return service via postal system and the extend service via phone in the Education and Culture Ministry Library. To develop writing, the writer does observation, library research, documentation, and did an interview on the two librarians and three users of the Education and Culture Ministry Library. Having accumulated data and performed discussion can be concluded that the Education and Culture Ministry Library is a special library to apply two service that is both a public service with the implementation of the open access and a special service with the implementation for the collection return service via postal system and the extend service via phone. Should the Standard Operating Procedures (SOP) that regulates the all of collection return service with a clearer for not regulating the activities of broth through the return service via postal system. A special service of the collection return service via postal system and the extend service via phone this should also apply in the other libraries. Because, the collection return service via postal system and the extend service via phone able to make easier the library service process, the profitable for user (save energy, a cost, and time) so that it can give more values to satisfaction felt by user. Key words: the library special service, the collection return service via postal system, the extend service via phone, the library service, Standard Operating Procedures (SOP), the Education and Culture Ministry Library

13 KATA PENGANTAR Puji syukur Alhamdullilah Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala nikmat kesempatan, kesehatan, dan kecerdasan, sehingga Penulis mampu menyelesai Pengembalian Bahan Pustaka Melalui Pos dan Perpanjangan Melalui Telepon di Penulisan Tugas akhir ini disusun untuk melengkapi tugas tugas dan memenuhi syarat guna menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta serta guna memperoleh sebutan gelar vokasi Ahli Madya (A. Md) bidang Ilmu Perpustakaan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini Penulis sadar bahwa Penulis tidak akan mampu menyelesikan Tugas Akhir tanpa bantuan dan pertisipasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada: 1. Kedua orangtua yang telah memberikan dukungan baik materi maupun non materi, selalu percaya kepada penulis, dan selalu mengajarkan bagaimana bersahabat dengan kehidupan hingga Penulis bisa sampai sekarang ini.

14 2. Muhammad Sholihin, S. Ag., S. IP. selaku pembimbing dan Penguji II Tugas Akhir ini yang dengan sabar dan telaten selalu memberikan ilmunya, pengalaman, motivasi, bimbingan, dan juga arahan hingga penulisan Tugas Akhir ini selesai. 3. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Drs. Haryanto, M. Lib. selaku Ketua Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada Penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 5. Drs. Budihardjo, M. Si selaku Penguji I Tugas Akhir. 6. Drs. Widodo, M. Soc. Sc. selaku Pembimbing Akademik (PA) yang selalu memberikan nasehat, motivasi, dan banyak membantu kelancaran Penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 7. Bapak/ Ibu pegawai Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang telah memberikan bimbingan, arahan, berbagi ilmu, dan pengalamannya, serta telah banyak membantu Penulis dalam pelaksanaan KKP dan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 8. Bapak/ Ibu Dosen DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak membantu dan memberikan ilmunya sehingga Penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.

15 9. Seluruh teman-teman DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Angkatan 2010 yang telah membantu dan telah berjuang bersama dalam menyelesaikan Tugas Akhir. 10. Semua pihak yang tidak bisa Penulis sebutkan satu per satu yang telah banyak membantu penyelesaian Tugas Akhir ini. Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat Penulis harapkan. Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan. Surakarta, Mei 2013 Penulis

16 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN... ii HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... iii HALAMAN PERSETUJUAN... iv HALAMAN PENGESAHAN... v MOTTO... vi PERSEMBAHAN... vii ABSTRAK... viii KATA PENGANTAR... x DAFTAR ISI... xiii DAFTAR GAMBAR... xvi DAFTAR LAMPIRAN... xviii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Penulisan... 3

17 1.4 Metode Penulisan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Landasan Teori BAB III GAMBARAN UMUM PERUSTAKAAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 3.1 Sejarah Berdirinya Perpustakaan Visi dan Misi Struktur Organisasi Sumber Daya Manusia Koleksi Perpustakaan Fasilitas dan Sarana Prasarana Perpustakaan Layanan Perpustakaan Kegiatan Perpustakaan Anggaran Perpustakaan BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Layanan Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Standard Operating Procedures (SOP) Pengembalian dan Perpanjangan Bahan Pustaka di Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan... 50

18 4.3 Proses Layanan Khusus Pengembalian Bahan Pustaka Melalui Pos dan Perpanjangan Melalui Telepon Kelemahan dan Kelebihan Layanan Khusus Pengembalian Bahan Pustaka Melalui Pos dan Perpanjangan Melalui Telepon... 82

19 BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

20 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Tampilan Librarian Login Gambar 2 Tampilan Kolom Username dan Password Gambar 3 Tampilan Librarian Login Gambar 4 Tampilan Menu Admin Gambar 5 Tampilan Menu Circulation Gambar 6 Tampilan Kolom Member ID Gambar 7 Tampilan Kolom Member ID Gambar 8 Tampilan Member Transaction Gambar 9 Tampilan Member Transaction Gambar 10 Tampilan Kolom Dialog Proses Pengembalian Gambar 11 Tampilan Kolom Dialog Proses Pengembalian Gambar 12 Tampilan Member Transaction Gambar 13 Tampilan Member Transaction Gambar 14 Tampilan Kolom Dialog Finish Transaction Gambar 15 Tampilan Menu Circulation Gambar 16 Tampilan Librarian Login Gambar 17 Tampilan Kolom Username dan Password Gambar 18 Tampilan Librarian Login Gambar 19 Tampilan Menu Admin... 73

21 Gambar 20 Tampilan Menu Circulation Gambar 21 Tampilan Kolom Member ID Gambar 22 Tampilan Kolom Member ID Gambar 23 Tampilan Member Transaction Gambar 24 Tampilan Member Transaction Gambar 25 Tampilan Member Transaction Gambar 26 Tampilan Member Transaction Gambar 27 Tampilan Member Transaction Gambar 28 Tampilan Member Transaction Gambar 29 Tampilan Kolom Dialog Proses Perpanjangan Gambar 30 Tampilan Kolom Dialog Proses Perpanjangan Gambar 31 Tampilan Member Transaction Gambar 32 Tampilan Member Transaction Gambar 33 Tampilan Kolom Dialog Finish Transaction Gambar 34 Tampilan Menu Circulation... 81

22 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Lampiran 12 Lampiran 13 Lampiran 14 Lampiran 15 Lampiran 16 Lampiran 17 Lampiran 18 Hasil Wawancara Bukti Pengembalian Bahan Pustaka Melalui Pos Surat Jawaban Izin KKP Surat Tugas KKP Laporan Periodik Minggu Ke I Laporan Periodik Minggu Ke II Laporan Periodik Minggu Ke III Laporan Periodik Minggu Ke IV Laporan Periodik Minggu Ke V Laporan Periodik Minggu Ke VI Catatan Harian Kerja Mahasiswa Jadwal Konsultasi KKP Absensi KKP Form Penilaian KKP Surat Keterangan Pelaksanaan KKP Gedung Perpustakaan Kemdikbud Bagian Bagcheck Perpustakaan Kemdikbud Bagian Sirkulasi Perpustakaan Kemdikbud

23 Lampiran 19 Lampiran 20 Lampiran 21 Lampiran 22 Lampiran 23 Lampiran 24 Lampiran 25 Ruang Baca Perpustakaan Kemdikbud Bahan Pustaka Buku Perpustakaan Kemdikbud Ruang Koleksi Anak Ruang Audiovisual Perpustakaan Kemdikbud Bahan Pustaka Jurnal dan Local Reference (LR) Bahan Pustaka Koran dan Majalah Display Bahan Pustaka Baru dan Security Gate