Halaman: 1 / 6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Arahan kerja ini bertujuan untuk menerangkan proses permohonan Kad Pintar dilaksanakan. Skop Arahan Kerja ini merangkumi semua urusan permohonan kad pintar untuk Staf, Pelajar, Staf Sambilan, RA,GRF dan ENU. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen UPM/PGR/MK/001 1. Manual Kualiti - 2. Surat Tawaran UPM/OPR/BKU/AT01/SOP 4. 5. 6. Tajuk Dokumen - 3. Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia Arahan Tetap Operasi (S.O.P) Pekeliling Pendaftar Bilangan 2.Tahun 2006 Minit mesyuarat JPU ke 239 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : PYM - Pegawai Yang Meluluskan PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PAR - Pembantu Am Rendah PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab RA - Research Assistant GRF - Graduate Research Fellow ENU - Enumerator Pemohon - Staf, Pelajar, Staf Sambilan, RA,GRF,ENU 5.0 TANGGUNGJAWAB PYM, PT(P/O), PAR, Pemohon dan PYB yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan Arahan Kerja Permohonan Kad Pintar ini dilaksanakan.
Halaman: 2 / 6 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima dan Semak Borang 7.2 Tidak Lengkap? 7.3 Ya Kelulusan 7.4 Lulus 7.5 Ya Sediakan Kad 7.6 Serahkan Kad 7.7 Tidak Rekod/Fail 7.8 Tamat 7.9
Halaman: 3 / 6 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Dan Semak Borang 7.2.1 Butir butir yang perlu disemak adalah seperti berikut: (a) Staf: Borang Permohonan Kad Staf (OPR/BKU/BR01/KAD STAF) (i) Semak surat tawaran dari pemohon untuk pengesahan (ii) Gambar ukuran pasport latarbelakang MERAH (1 keping). (b) Pelajar: Borang Permohonan Kad Pelajar (OPR/BKU/BR01/KAD PELAJAR) (i) Semak surat tawaran dari pemohon untuk pengesahan (ii) Gambar ukuran pasport latarbelakang BIRU (1 keping). (c) Staf Sambilan/RA/GRF/ENU:Borang Permohonan Kad Kampus (OPR/BKU/BR01/KAD KAMPUS) (i) Semak surat tawaran dari pemohon untuk pengesahan (ii) Gambar ukuran pasport latarbelakang HJIAU (1 keping). (iii) Semak Resit Pembayaran.
Halaman: 4 / 6 7.2.2 Pembayaran. (a) Arahkan pemohon untuk membuat pembayaran di kaunter Bendahari terlebih dahulu untuk pemohonan kad berikut: Pemohon (i) Bagi permohonan Kad Kampus (Staf Sambilan /RA/ GRF/ENU) (ii) Bagi permohonan gantian semua Kad Pintar. 7.3 Lengkap? (b) Semak resit pembayaran dan membuat pengesahan pembayaran dengan mencatatkan nombor siri resit pembayaran pada borang permohonan. 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4 7.3.1 Jika tidak, ikut langkah 7.2 7.4 Kelulusan 7.4.1 Borang permohonan yang telah lengkap hendaklah dimajukan kepada PYM untuk mendapatkan kelulusan. PYM 7.5 Lulus? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9 7.6 Sediakan Kad 7.6.1 Taip butir-butir pemohon di Kad Pintar mengikut borang permohonan. 7.7 Serahkan Kad 7.7.1 Serahkan kad kepada pemohon. Pemohon
Halaman: 5 / 6 7.8 Rekod / Fail 7.8.1 Rekodkan penyerahan kad ke dalam Buku Rekod Kad Pintar 7.8.2 Failkan borang permohonan. 7.9 Tamat
Halaman: 6 / 6 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/BKU/600-4/5/5 Kad Pintar PYB Bilik Dokumen dan Rekod PGH Borang Permohonan Kad Staf (OPR/BKU/BR01/KAD STAF ) Borang Permohonan Kad Pelajar (OPR/BKU/BR01/KAD PELAJAR) Borang Permohonan Kad Kampus (OPR/BKU/BR01/KAD KAMPUS) 1 tahun 2 Buku Rekod Kad Pintar PYB Bilik Dokumen dan Rekod PGH 3 tahun 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 6/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan BKU bil 4/2011 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa PGH WP 03/01/2011 PGH WP 30/01/2012 02 02 13/2013 MSKPP Bil 1/2013 PGH WP 30/04/2013 02 03 7/2015 MSKPP Bil 2/2015 PGH WP 26/08/2015 02 04 1/2016 MSKPP Bil 1/2016 TPKD TWP 01/07/2016