BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Saat ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sudah sangat pesat. Pemanfaatan komputer sebagai alat bantu kerja manusia, khususnya sebagai media pengolah data, baik yang berskala kecil maupun yang berskala besar sekarang ini juga berkembang pesat ke arah yang positif. Hal ini didukung oleh faktor pendorong dan faktor keunggulan dari komputer itu sendiri. Faktor pendorong dapat berupa kemajuan teknologi di bidang informasi, serta kebutuhan dan tuntutan manusia yang menginginkan semua pekerjaan dan kebutuhannya dapat dilaksanakan dengan aman, cepat, dan akurat. Komputer memiliki keunggulan tersebut walaupun memang masih banyak kendala dan kelemahan yang diciptakan justru oleh sistem itu sendiri. Namun demikian, dengan memperbaiki ketebatasan dan kelemahan yang ada, proses komputerisasi di masa sekarang dan masa mendatang, tetap berjalan dan semakin berkembang. Komputerisasi adalah pemanfaatan komputer secara benar dan semaksimal mungkin, bukan sekedar sebagai pengganti mesin ketik. Hal ini harus ditunjang oleh hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (operator/pemakai computer). Untuk masa sekarang ini, ketiga faktor tersebut saling berkaitan dan harus terpenuhi semua agar dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal. Dalam kegiatan operasional maupun administratif, PT INCO harus memiliki persediaan untuk memperlancar aktivitas produksinya. Produksi yang besar memerlukan persediaan yang besar pula sehingga dalam pengadaannya membutuhkan departemen untuk menangani masalah ini. Masalah persediaan barang di PT INCO ditangani oleh sebuah departemen yang bernama Supply Chain 1
Management (SCM). SCM merupakan seperangkat pendekatan yang digunakan untuk mengefisienkan dan mengintegrasikan pemasok, pabrik, dan gudang penyimpanan, sehingga barang dapat diproduksi dan didistribusikan pada jumlah yang tepat, tempat yang tepat dan waktu yang tepat. SCM merupakan penghubung antar pengguna (Users) dan pemasok (Suppliers). SCM terbagi menjadi dua, yaitu Commercial Department dan Logistic and Warehousing Department. Barang yang masuk ke PT INCO ada yang dijadikan sebagai stok (stock item), ada juga yang langsung dikirimkan ke bagian yang meminta untuk langsung digunakan (direct charge). Jenis barang yang dimasukkan dan ditatausahakan sebagai barang persediaan adalah barang yang digunakan berulang kali oleh users. Barang yang jarang sekali digunakan dan dipesan tidak perlu dimasukkan ke dalam persediaan terlebih dahulu, biasanya barang ini akan langsung dibebankan ke bagian yang memintanya. Jenis barang yang ada dalam persediaan INCO berdasarkan Buyer adalah sebagai berikut : Bulk Item batubara, sulfur, High Speed Diesel (HSD) Mechanical besi, machine, motor, pipe, wire, mesh, transformer oil Electrical kabel Consumable stationery, food and beverage Mobile equipment component assemblies, spare parts General computer software & hardware dan suku cadangnya. Pencatatan persediaan dilakukan perusahaan melalui metode FIFO (First In First Out), dimana barang yang masuk pertama kali merupakan barang yang akan keluar lebih dulu. Untuk penentuan harga digunakan metode harga rata-rata, dimana harga barang yang baru merupakan rata-rata dari seluruh barang yang dibeli sebelumnya. Pengendalian persediaan di PT INCO dilakukan oleh bagian Inventory Control dan Cataloguer. Cataloguer mengizinkan user untuk menambah, merubah atau mengurangi jenis material ke dalam katalog melalui proses ADR (Add, Deletion and 2
Revision) dan menjaga informasi tersebut sehingga dapat dengan mudah diakses jika dibutuhkan. Inventory Control adalah bagian yang berfungsi untuk menentukan jumlah pembelian, setting parameter stock item, mempercepat kedatangan barang bila diperlukan, dan meninjau keberadaan barang stock item yang tidak dipergunakan serta memutuskan perlakuan terhadap barang yang bermasalah. Ada dua pertanyaan yang harus dijawab oleh Inventory Controller sehubungan dengan manajemen perusahaan, yaitu : Berapa banyak yang harus dipesan? Kapan harus memesan kembali? Untuk menjawab kedua pertanyaan di atas, seorang Inventory Controller harus bisa meramalkan persediaan barang untuk periode tertentu. Metode peramalan diharapkan dapat mengantisipasi masalah tersebut dengan cara menyediakan barang dalam jumlah yang cukup sehingga tidak terjadi penumpukan barang di warehouse dan mencegah terjadinya stockout (barang tidak ada saat dibutuhkan). 1.2 Perumusan Masalah Beberapa permasalahan yang menyangkut pembuatan program aplikasi adalah : 1. Pada titik manakah perusahaan harus melakukan pemesanan kembali suatu barang? 2. Berapa jumlah barang yang harus dipesan sehingga perusahaan tidak mengalami kelebihan barang ataupun stockout (barang tidak tersedia saat dibutuhkan)? 3. Bagaimana memilih metode forecasting yang paling tepat untuk menghitung ROP dan ROQ? UKDW 3
1.3 Batasan Masalah Aplikasi yang akan dibuat memiliki beberapa batasan, sebagai berikut : 1. Perancangan aplikasi dibatasi pada sistem pengendalian persediaan yaitu peramalan kebutuhan barang untuk periode selanjutnya berdasarkan data permintaan, dan penjadwalan pembelian barang ke pihak supplier untuk periode tersebut. 2. Data yang akan dikelola dibatasi pada usage history barang yang terdapat pada Mincom Ellipse per bulan selama satu tahun. 3. Barang yang diprediksi adalah yang termasuk dalam tipe Consumables. 4. Klasifikasi barang dilakukan berdasarkan ABC Classification. 5. Nilai Service Level berdasarkan Inventory Matrix Policy PT INCO Sorowako. 6. Perhitungan forecast error dilakukan dengan metode Mean Absolute Deviation (MAD). 1.4 Hipotesis Beberapa hipotesis yang akan diuji kebenarannya dalam penelitian ini adalah : 1. Metode forecasting yang dipilih merupakan metode yang terbaik untuk meramalkan kebutuhan barang tertentu. 2. Nilai ROP dan ROQ yang dihasilkan mempunyai hasil perhitungan yang akurat bila dibandingkan dengan hasil perhitungan manual menggunakan Ms. Excel. 1.5 Tujuan Penelitian Tujuan yang melandasi penelitian tugas akhir ini adalah untuk membangun sebuah sistem yang dapat menghitung nilai Reorder Point dan Reorder Quantity berdasarkan kelas barang dengan menggunakan metode peramalan terbaik. 4
1.6 Metode Penelitian Beberapa metode yang dilakukan dalam pengerjaan Tugas Akhir ini adalah: Studi Literatur Mempelajari teori-teori tentang peramalan (forecasting) dan material requirement planning melalui text book, e-book, dan artikel-artikel yang terdapat di internet maupun yang ada di perpustakaan Universitas Kristen Duta Wacana. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan melalui studi lapangan pada bagian Inventory & Cataloging SCM Department PT INCO Sorowako. Perancangan dan Pembuatan Aplikasi 1. Modul untuk menentukan kelas barang. 2. Modul untuk meramalkan jumlah permintaan barang periode yang akan datang. 3. Modul untuk pengendalian persediaan Pengujian Aplikasi Menguji program yang telah dibuat dan menganalisa hasil output dari program. 1.7 Sistematika Penulisan Bab pertama yaitu Pendahuluan berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, hipotesis, tujuan penelitian, metode/pendekatan penelitian, dan sistematika penulisan. Bab kedua yaitu Landasan Teori berisi tinjauan pustaka dan landasan teori yang diperlukan untuk penulisan tugas akhir, yaitu berupa teori-teori ABC Classification, Forecasting dan metode-metode yang digunakan untuk peramalan dalam tugas akhir, 5
yaitu Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, dan Trend Linear. Bab ketiga yaitu Perancangan Sistem berisi analisis dan perancangan sistem yang meliputi spesifikasi hardware, spesikasi software, spesifikasi fungsi sistem, aliran data, desain input dan output serta cara kerja sistem. Bab keempat yaitu Implementasi dan Analisis Sistem berisi implementasi sistem, meliputi pembahasan bentuk antar muka, potongan program, format input dan output, analisis terhadap program yang dibuat, tabel hasil program, grafik hasil program dan pembahasannya. Bab kelima yaitu Penutup berisi kesimpulan dari Tugas Akhir ini dan saran untuk pengembangan program pada masa yang akan datang. 6