MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PERMOHONAN ATAS TALIAN MODUL DIVIDEN UNTUK PENGGUNA KOPERASI VERSI 1.0

MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PERMOHONAN ATAS TALIAN MODUL DIVIDEN UNTUK PENGGUNA KOPERASI VERSI 1.0

ISI KANDUNGAN ISI KANDUNGAN... i SENARAI RAJAH... ii 2.1 Muka Depan... 2 2.2 Borang Permohonan... 3 2.2.1 Terma dan Syarat... 4 2.2.2 Maklumat Asas Permohonan... 5 2.2.3 Maklumat Permohonan Lanjut 1... 7 2.2.4 Maklumat Permohonan Lanjut 2... 9 2.2.5 Pengesahan dan Perakuan Permohonan... 10 2.2.6 Permohonan Selesai... 11 2.3 Semakan Permohonan... 12 2.3.1 Semakan Penyediaan... 13 2.3.2 Semakan Baru... 15 2.3.3 Semakan Sedang Diproses... 16 2.3.4 Semakan Selesai... 17 2.4 Emel Notifikasi... 19 i

SENARAI RAJAH Rajah 2.1-1 Muka Depan... 2 Rajah 2.2-1 Borang Permohonan... 3 Rajah 2.2.1-1 Terma dan Syarat... 4 Rajah 2.2.2-1 Maklumat Asas Permohonan... 5 Rajah 2.2.3-1 Maklumat Permohonan Lanjut 1... 7 Rajah 2.2.4-1 Maklumat Permohonan Lanjut 2... 9 Rajah 2.2.5-1 Pengesahan dan Perakuan Permohonan... 10 Rajah 2.2.6-1 Permohonan Selesai... 11 Rajah 2.3-1 Semakan Permohonan... 12 Rajah 2.3.1-1 Status Permohonan... 13 Rajah 2.3.1-2 Untuk Dikemaskini... 13 Rajah 2.3.1-3 Pembatalan dan Penghapusan Rekod... 14 Rajah 2.3.1-4 Semakan Maklumat Permohonan Dividen... 14 Rajah 2.3.2-1 Status Permohonan... 15 Rajah 2.3.2-2 Semakan Maklumat Permohonan Dividen... 15 Rajah 2.3.3-1 Status Permohonan... 16 Rajah 2.3.3-2 Semakan Permohonan Dividen... 16 Rajah 2.3.4-1 Status Permohonan... 17 Rajah 2.3.4-2 Semakan Permohonan Dividen... 17 Rajah 2.3.4-3 Surat Kelulusan... 18 Rajah 2.4-1 Rajah 2.4 Emel Notifikasi... 19 ii

Bab 1 1.0 PENGENALAN Sistem Permohonan Atas Talian bagi Modul Dividen adalah permohonan yang akan digunapakai oleh Pihak Koperasi untuk memohon permohonan secara atas talian tanpa perlu mengisi borang dan menghantar dokumen ke pejabat SKM yang terdekat. Pihak Koperasi hanya perlu menyediakan dokumen dan mengisi maklumat-maklumat yang diperlukan diruangan yang disediakan. Dengan adanya permohonan atas talian ini, Pihak Koperasi boleh menyemak status permohonan atas talian dan sekali gus mencetak surat kelulusan permohonan tanpa perlu menunggu surat dipos dari pihak SKM. Untuk memudahkan Pihak Koperasi mencapai semua maklumat ini dan memperolehi info status dengan cepat, sistem akan menghantar notifikasi kepada Pihak Koperasi bahawa kelulusan telah diperolehi. Oleh itu, Pihak Koperasi perlulah memasukkan emel yang aktif untuk memudahkan penerimaan maklumat. 1

Bab 2 2.0 PERMOHONAN DIVIDEN Setelah Pihak Koperasi memasuki permohonan atas talian, Pihak Koperasi boleh mencapai semua modul yang ditawarkan oleh sistem atas talian ini. Manual pengguna ini akan menerangkan berkaitan dengan pengunaan modul dividen. 2.1 Muka Depan Rajah 2.1-1 Muka Depan 2

Rajah 2.1-1 merupakan muka depan bagi Sistem Aplikasi Atas Talian. Ia memaparkan maklumat-maklumat seperti berikut : a. Nama dan No Daftar Koperasi; b. Senarai-senarai permohonan bagi semua modul yang ditawarkan iaitu Permohonan Honorarium, Dividen, Aduan dan juga Penubuhan Koperasi; c. Borang Permohonan; d. Semakan Permohonan; dan e. Bantuan untuk penggunaan sistem. 2.2 Borang Permohonan Rajah 2.2-1 Borang Permohonan Rajah 2.2-1 merupakan borang permohonan yang ditawarkan oleh sistem kepada pihak koperasi. Borang permohonan yang ditawarkan seperti berikut : a. Borang Permohonan Penubuhan Koperasi; b. Borang Aduan Terhadap Koperasi; c. Borang Permohonan Honorarium; dan d. Borang Permohonan Dividen. Manual ini akan menerangkan lebih lanjut berkaitan Permohonan Dividen. 3

2.2.1 Terma dan Syarat Rajah 2.2.1-1 Terma dan Syarat Rajah 2.2.1-1 merupakan terma dan syarat permohonan dividen. Pihak Koperasi perlu memilih tahun kewangan serta membaca syarat-syarat permohonan yang telah ditetapkan oleh pihak SKM. Setelah pihak koperasi bersetuju dengan syarat yang telah ditetapkan dan memilih tahun kewangan untuk permohonan, Pihak Koperasi boleh menanda di kotak perakuan permohonan. Jika koperasi tidak memilih tahun kewangan atau menanda di kotak perakuan atau kedua-duanya sekali, Pihak Koperasi tidak boleh pergi ke mukasurat seterusnya. 4

2.2.2 Maklumat Asas Permohonan Rajah 2.2.2-1 Maklumat Asas Permohonan Rajah 2.2.2-1 merupakan maklumat asas permohonan yang perlu disi oleh Pihak Koperasi. Antara maklumat permohanan yang perlu diisi ialah: i. Jenis Permohonan Dividen Pihak Koperasi perlu memilih jenis permohonan dividen yang dipohon. Antara jenis permohonan dividen yang ditawarkan oleh Pihak SKM : a. Arahan SKM Bil. 1/2011 Melebihi 10%; b. Arahan SKM Bil. 1/2011 Co-opBank; c. Seksyen 57(5)(b) Akta Koperasi 1993 Menggunakan Mana-mana Sumber; 5

d. Seksyen 57(8) Akta Koperasi 1993 Mempunyai Kerugian Terkumpul ii. Jumlah Perolehan / Pusingan Perniagaan Pihak Koperasi perlu mengisi jumlah perolehan atau pusingan perniagaan dari akaun teraudit. iii. Keputusan Dividen dari Mesyuarat Agong Pihak Koperasi perlu mengisi peratus dan jumlah divden permohonan koperasi mengikut jenis modal syer, modal yuran dan syer bonus. Jika ia hanya melibatkan modal syer sahaja, maklumay bagi modal yuran dan syer bonus di isi dengan nilai 0. iv. Mesyuarat Agong Pihak Koperasi perlu mengisi tarikh mesyuarat agong yang telah dilaksanakan. Pihak Koperasi perlu mengisi Nama Pencadang Bayaran Dividen. Pihak Koperasi perlu mengisi No ahli Pencadang Dividen. Pihak Koperasi perlu mengisi No Kad Pengenalan Pecadang Dividen Pihak Koperasi perlu mengisi Nama Penyokong Bayaran Dividen Pihak Koperasi perlu mengisi No Ahli Penyokong Bayaran Dividen Pihak Koperasi perlu mengisi No Kad Pengenalan Bayaran Dividen v. Catatan Pihak Koperasi boleh mengisi apa-apa catatan berkaitan dengan jumlah permohonan dividen. Setelah borang maklumat asas permohonan telah siap diisi, Pihak Koperasi boleh menekan seterusnya. 6

2.2.3 Maklumat Permohonan Lanjut 1 Rajah 2.2.3-1 Maklumat Permohonan Lanjut 1 Rajah 2.2.3-1 merupakan maklumat tambahan yang perlu diisi oleh Pihak Koperasi. Antara maklumat yang diperlukan ialah : i. Baki Wang di Bank Yang Terkini Pihak Koperasi perlu mengisi maklumat penyata baki wang di bank tangan paling terkini atau sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum dari tarikh permohonan dibuat. 7

ii. Baki Deposit Tetap / Pelaburan Mudharabah (Tidak Bercanggah) Pihak Koperasi perlu mengisi maklumat penyata baki deposit tetap / pelaburan mudharabah (tidak bercanggah) paling terkini atau sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum dari tarikh permohonan dibuat. vi. Jumlah Bank Terkini dan Baki Deposit Tetap Pihak Koperasi perlu menekan butang kira untuk mendapatkan jumlah bank terkini dan baki deposit tetap yang telah dimasukkan. iii. Kerberhutangan Dengan SKM Pihak Koperasi perlu mengisi maklumat penyata keberhutangan dengan SKM. Tarikh bayaran yang dibuat perlulah tarikh yang paling terkini atau sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum dari tarikh permohonan dibuat. iv. Pinjaman SKM Pihak Koperasi perlu mengisi maklumat kesemua pinjaman yang telah dilakukan oleh mengisi maklumat penyata. Tarikh bayaran yang dibuat perlulah tarikh yang paling terkini atau sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum dari tarikh permohonan dibuat. v. Jumlah Keberhutangan dan Pinjaman Dengan SKM Pihak Koperasi perlu menekan butang kira untuk mendapatkan jumlah keberhutangan dan pinjaman dengan SKM Setelah borang permohonan Lanjut 1 telah siap diisi, Pihak Koperasi boleh menekan seterusnya. 8

2.2.4 Maklumat Permohonan Lanjut 2 Rajah 2.2.4-1 Maklumat Permohonan Lanjut 2 Rajah 2.2.4-1 merupakan maklumat tambahan yang perlu diisi oleh Pihak Koperasi. Antara maklumat yang perlu diisi ialah : i. Cadangan Dividen 3 Tahun Lalu Mengikut Mesyuarat Agong Pihak Koperasi perlu mengisi maklumat ini untuk tahun pertama permohonan sahaja. Pada tahun-tahun yang seterusnya jika koperasi memohon secara berkala, maklumat ini akan dipaparkan secara automatik. ii. Dividen Yang Diluluskan Untuk 3 Tahun Lalu Pihak Koperasi perlu mengisi maklumat ini untuk tahun pertama permohonan sahaja. Pada tahun-tahun yang seterusnya jika koperasi memohon secara berkala, maklumat ini akan dipaparkan secara automatik. 9

iii. Pegawai Koperasi Yang Boleh Dihubungi Pihak Koperasi perlu mengisi maklumat ini. Jika ada sebarang kemusyikan Pegawai SKM boleh menghubungi Pihak Koperasi untuk mendapatkan maklumat lanjut atau pertanyaan berkaitan akaun koperasi. Email yang dimasukkan perlulah email yang aktif. Ini bertujuan koperasi boleh mendapatkan notifikasi dari sistem status dari masa ke semasa tanpa perlu memasuki sistem. Setelah Borang Permohonan Lanjut 2 telah siap diisi, Pihak Koperasi boleh menekan butang seterusnya. 2.2.5 Pengesahan dan Perakuan Permohonan Rajah 2.2.5-1 Pengesahan dan Perakuan Permohonan Rajah 2.2.5-1 merupakan pengesahan dan perakuan permohonan yang perlu dilakukan oleh Pihak Koperasi. Pada pengesahan dan perakuan permohonan, Pihak Koperasi boleh melaksanakan perkara seperti : 10

i. Pihak Koperasi boleh menyemak setiap borang yang telah ii. iii. disiap diisi dan juga menekan butang untuk kemuka seterusnya; Pihak Koperasi boleh mencetak borang permohonan dengan menekan ; atau Pihak Koperasi juga boleh menyimpan dokumen sama ada dalam bentuk pdf, html atau lain-lain dengan memilih di dan menekan butang. iv. Pihak Koperasi perlu menanda di ruangan kepastian sama ada maklumat yang Pihak Koperasi masukkan adalah maklumat yang tepat dan benar. v. Setelah Pihak Koperasi berpuas hati dengan maklumat yang telah diisi, maka Pihak Koperasi boleh menekan butang hantar. 2.2.6 Permohonan Selesai Rajah 2.2.6-1 Permohonan Selesai Rajah 2.2.6-1 menunjukkan permohonan telah berjaya di hantar. Sistem akan menyatakan tempat pemprosesan permohonan sama ada negeri seliaan / ibu pejabat beserta alamat dan no untuk dihubungi tempat pemprosesan. 11

2.3 Semakan Permohonan Rajah 2.3-1 Semakan Permohonan Rajah 2.3-1 merupakan semakan permohonan yang boleh dilakukan oleh Pihak Koperasi. Semakan permohonan yang boleh dilakukan ialah: a. Permohonan Penubuhan Koperasi; b. Permohonan Aduan Terhadap Koperasi; c. Permohonan Honorarium; dan d. Permohonan Dividen. Manual ini akan menerangkan lebih lanjut berkaitan Semakan Dividen. Ada 4 jenis status yang akan dipaparkan iaitu : i. Penyediaan; ii. Baru; iii. Sedang Diproses; dan iv. Selesai 12

2.3.1 Semakan Penyediaan Rajah 2.3.1-1 Status Permohonan Rajah 2.3.1-1 merupakan semakan status permohonan koperasi bagi peringkat penyediaan. Status penyediaan merupakan borang permohonan yang belum dihantar oleh Pihak Koperasi kepada Pihak SKM untuk diproses. Dalam status penyediaan, Pihak Koperasi boleh melakukan 3 aktiviti, iaitu : i. Pihak Koperasi boleh menekan butang untuk mengemaskini permohonan dan juga menghantar permohonan untuk diproses. Rajah 2.3.1-2 merupakan antaramuka setelah butang tersebut ditekan. Rajah 2.3.1-2 Untuk Dikemaskini 13

ii. Pihak Koperasi boleh membatal dan menghapuskan permohonan yang belum dihantar dengan menekan butang. Apabila Pihak Koperasi menekan butang tersebut, Pihak Koperasi akan mendapat paparan seperti di Rajah 2.3.1-3 untuk kepastian pembatalan dan penghapusan permohonan. Rajah 2.3.1-3 Pembatalan dan Penghapusan Rekod iii. Pihak Koperasi boleh menyemak permohonan dengan menekan butang. Dimana, Pihak Koperasi boleh menyemak maklumat yang telah diisi seperti Rajah 2.3.1-4 Rajah 2.3.1-4 Semakan Maklumat Permohonan Dividen Setelah Pihak Koperasi, menghantar permohonan maka sebarang aktiviti untuk pengubahan dan penghapusan permohonan tidak lagi boleh dilakukan seperti di para 2.3.2. 14

2.3.2 Semakan Baru Rajah 2.3.2-1 Status Permohonan Rajah 2.3.2-1 merupakan status permohonan berstatus BARU. Status baru ini merupakan status setelah permohonan berjaya dihantar ke pihak SKM yang memproses permohonan. Setelah permohonan berjaya dihantar, Pihak Koperasi hanya boleh menyemak permohonan dengan menekan butang. Setelah butang tersebut ditekan Pihak Koperasi akan memperolehi paparan seperti di Rajah 2.3.2-2. Dimana, pihak koperasi boleh mencetak, melihat dan menyimpan borang permohonan yang telah dihantar. Setelah Pihak SKM mula memproses permohonan, status akan bertukar seperti di para 2.3.3. Rajah 2.3.2-2 Semakan Maklumat Permohonan Dividen 15

2.3.3 Semakan Sedang Diproses Rajah 2.3.3-1 Status Permohonan Rajah 2.3.3-1 menunjukkan status permohonan sedang diproses oleh Pihak SKM. Status ini menerangkan bahawa permohonan sedang diproses oleh Pihak SKM. Sehubungan dengan itu, Pihak Koperasi hanya boleh menyemak permohonan dengan menekan butang. Setelah butang tersebut ditekan, paparan di Rajah 2.3.3-2 akan dipaparkan. Dimana, Pihak Koperasi boleh mencetak, melihat dan menyimpan borang permohonan yang telah dihantar. Rajah 2.3.3-2 Semakan Permohonan Dividen 16

2.3.4 Semakan Selesai Rajah 2.3.4-1 Status Permohonan Rajah 2.3.4-1 memaparkan status permohonan berstatus SELESAI. Status ini bermakna permohonan telah siap diproses. Pihak Koperasi boleh mencetak surat kelulusan tanpa perlu menunggu Pihak SKM mengepos surat kelulusan. Tekan butang untuk menyemak status permohonan dan sekali gus menyemak surat kelulusan. Setelah butang tersebut ditekan, Rajah 2.3.4-2 akan dipaparkan. Rajah 2.3.4-2 Semakan Permohonan Dividen 17

Pihak Koperasi boleh menekan pada untuk memaparkan surat kelulusan. Setalah gambarajah tersebuh ditekan, Rajah 2.3.4-3 akan dipaparkan. Di dalam surat kelulusan akan memaparkan jumlah kelulusan yang telah diperolehi oleh Pihak Koperasi. Pihak Koperasi boleh mencetak atau menyimpan surat kelulusan ini untuk tujuan pengagihan wang dividen kepada Ahli Kopeasi. Rajah 2.3.4-3 Surat Kelulusan 18

2.4 Emel Notifikasi Rajah 2.4-1 Rajah 2.4 Emel Notifikasi Rajah 2.4-1 merupakan notifikasi emel yang akan diperolehi oleh Pihak Koperasi setelah permohonan selesai diproses. Pihak Koperasi boleh menekan url yang diberikan dan status permohonan seperti di para 2.3.4 akan dipaparkan. 19