PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU BENANG DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : LULUK LISTIAWATI D1513061 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
ii
iii
iv
MOTTO Hidup ini tidak boleh sederhana. Hidup ini harus hebat, kuat, luas, besar, dan bermanfaat. Yang sederhana itu adalah sikapnya. (Mario Teguh) Manusia tidak merancang untuk gagal, mereka gagal untuk merancang. (William J. Siegel) Mulai adalah kata yang penuh kekuatan. Cara terbaik untuk menyelesaikan sesuatu adalah mulai. Tapi juga mengherankan, pekerjaan apa yang dapat kita selesaikan kalau kita hanya memulainya. (Clifford Warren) Orang-orang yang sukses telah belajar membuat diri mereka melakukan hal yang harus dikerjakan ketika hal itu memang harus dikerjakan, entah mereka menyukainya atau tidak. (Aldus Huxley) v
PERSEMBAHAN Penulisan Tugas Akhir ini saya persembahkan untuk : 1. Kedua Orang Tua saya yang selalu memberikan kasih sayang, dukungan dan mendoakan kesuksessan saya. 2. Kakak saya yang selalu memberikan motivasi dan dukungan. 3. Sahabat-sahabatku dan teman-teman DIII Manajemen Administrasi angkatan 2013. 4. Seseorang selaku partner terbaik yang selalu membantu dan mendukung saya. 5. Almamater tercinta. vi
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayat dan inayah-nya kepada penulis hingga dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul Prosedur Pengadaan Bahan Baku Benang di PT. Kusumahadi Santosa. Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan professional Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.Selama penulisan ini, Penulis telah menerima bantuan, bimbingan dan petunjuk yang bermanfaat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Sri Wahyudi, S.Sos., M.Si., selaku dosen pembimbing yang telah memberikan banyak bimbingan dan arahan dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini. 2. Bapak Ali, M.Si., selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan selaku pembimbing akademik atas bimbingan dan pengarahan dalam menyelesaikan studi selama ini. 3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 4. Segenap dosen diploma III Manajemen Administrasi, yang telah membimbing dan memberikan ilmu selama perkuliahan. 5. Manager Logistik PT. Kusumahadi Santosa, Bapak Widyo Mugiyanto, SE.,yang telah memberikan bimbingan selama penulis melaksanakan magang. 6. Bapak Edy Siswanto selaku Kepala Seksi Personalia PT. Kusumahadi Santosa, atas ijin yang diberikan untuk melaksanakan kuliah kerja di PT. Kusumahadi Santosa. vii
7. Ibu Eni selaku Kepala Seksi Pengadaan di PT. Kusumahadi Santosa yang telah memberikan bimbingan selama melaksanakan magang. 8. Ibu Nina, Ibu Waljiati, Bapak Budi, Mas Fajri, segenap staff Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa atas dukungan, bimbingan dan bantuan dalam mengumpulkan data serta pemberian informasi kepada penulis. 9. Bapak terhebatku dan Ibuku tercinta yang tidak lelah memberi doa, kasih sayang, dan memberikan dukungan tiada hentinya hingga selesainya penyusunan Tugas Akhir ini. 10. Kakak dan kakak iparku atas dukungandan semangatnya. 11. Sahabat-sahabatku yang selalu memberikan dukungan, membantu, dan mendoakan kesuksesan penulis. 12. Teman-teman DIII Manajemen Administrasi angkatan 2013 yang telah memberikan dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir. 13. Seseorang yang selalu memberikan motivasi, perhatian dan dukungan selama menyelesaikan penulisan Tugas Akhir. 14. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penulisan Tugas Akhir yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Penulis berharap semoga laporan, Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak.meskipun penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang penulis miliki.oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kebaikan dan kesempurnaan laporan Tugas Akhir ini. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Surakarta, Mei2016 Penulis Luluk Listiawati viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... Error! Bookmark not defined. PENGESAHAN... Error! Bookmark not defined. PERNYATAAN... Error! Bookmark not defined. MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv ABSTRAK... xv BAB IPENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 6 A. Tinjauan Pustaka... 6 1. Prosedur... 6 2. Pengadaan... 8 ix
3. Bahan Baku... 13 B. Metode Pengamatan... 24 1. Lokasi Pengamatan... 24 2. Jenis Pengamatan... 24 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data... 24 4. Teknik Pengumpulan Data... 25 5. Teknik Analisis Data... 26 BAB III DESKRIPSI INSTANSI... 29 A. Sejarah PT. Kusumahadi Santosa... 29 B. Visi dan Misi PT. Kusumahadi Santosa... 31 C. Tupoksi PT. Kusumahadi Santosa... 31 D. Struktur Organisasi... 32 E Sumber Daya Manusia... 38 F. Sarana dan Prasarana... 39 G.Sistem Kerja... 40 H. Produksi dan Pemasaran... 43 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN... 45 A. Analisis Masalah... 45 B. Prosedur yang dilaksanakan PT. Kusumahadi Santosa dalam Pengadaan Bahan Baku Benang... 46 C. Kendala yang dihadapi dalam Prosedur Pengadaan Bahan Baku Benang. 57 D. Cara Mengatasi Kendala dalam Prosedur Pengadaan Bahan Baku Benang 58 BAB V PENUTUP... 59 A. Kesimpulan... 59 x
B. Saran... 60 DAFTAR PUSTAKA... 62 LAMPIRAN... 63 xi
DAFTAR GAMBAR 2.1 Perolehan Bahan Baku...17 2.2 Model Analisis Interaktif...27 3.1 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar...33 3.2Denah Lokasi PT. Kusumahadi Santosa Karanganya...34 xii
DAFTAR TABEL 1.1 Jadwal Penerimaan Bahan Baku Benang... 3 2.1 Simbol Flow chart...21 3.1 Jumlah Tenaga Kerja...39 3.2 Jam Kerja Tenaga Kerja Administrasi...41 3.3 Jam Kerja Normal...41 3.4 Pembagian Waktu Kerja...41 xiii
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Balasan Magang 2. Surat Tugas 3. Surat Keterangan 4. Form Penilaian Magang 5. Form Monitoring 6. Surat Permintaan Pembelian Barang 7. Surat Penawaran Harga 8. Pesanan Pembelian 9. Kontrak Penjualan 10. Delivery Order 11. Invoice 12. Faktur Pajak 13. Tanda Terima Barang 14. Laporan Penerimaan Barang xiv
ABSTRAK Luluk Listiawati, D1513061, PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU BENANG DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA, Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2016, 63 Halaman. PT. Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan industri tekstil yang kegiatan utamanya adalah mengolah bahan baku benang menjadi kain grey. Kegiatan produksi membutuhkan bahan baku yang diperlukan untuk menghasilkan kain. Perusahaan harus menyediakan bahan baku yang dibutuhkan agar kegiatan produksi dapat berjalan dengan lancar. Upaya untuk menyediakan bahan baku, pihak perusahaan melakukan pengadaan bahan baku benang sesuai dengan keinginan pelanggan, kebutuhan bahan baku mempertimbangkan kualitas dan harga bahan baku benang. Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengadaan bahan baku benang dan kendala yang dihadapi serta cara mengatasi kendala dalam prosedur pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi Santosa. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, dengan jenis pengamatan ini penulis memaparkan bagaimana prosedur pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi Santosa, Jaten, Karanganyar yang dituangkan berdasarkan fakta-fakta di lapangan. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan kasie pengadaan logistik dan beberapa staf departemen logistik, observasi di lapangan serta mengkaji dokumen dan arsip, untuk teknik analisis data meliputi reduksi data, sajian data, serta penarikan simpulan dan verifikasi. Berdasarkan hasil pengamatan menunjukkan bahwa prosedur pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi Santosa sudah baik. Prosedur yang dilaksanakan sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku, mulai dari permintaanpembelian, pencarian informasi harga dan supplier, pembelian bahan baku benang, dan penerimaan bahan baku benang. Prosedur pengadaan bahan baku benang dilaksanakan sesuai fungsi masing-masing bagian yang mempunyai tugas dan wewenang dalam pengadaan bahan baku benang. Dokumen dan catatan yang digunakan berupa formulir-formulir selama proses pengadaan bahan baku benang yang dicetak urut nomor yang sesuai dengan tanggal transaksi.namun masih ada kendala antara lain keterlambatan penerimaan bahan baku benang dan kuantitas bahan baku benang yang kurang.penulis memberikan saran yang dapat menjadi pertimbangan bagi perusahaan agar prosedur pengadaan bahan baku benang menjadi lebih baik, yaitu dengan berkomunikasi dengan supplier untuk mendapatkan informasi harga bahan baku benangterbaru minimal satu bulan sekalidan memberikan tindakan tegas kepada supplier sehingga tidak terjadi kendala keterlambatan dan penerimaan bahan baku yang kurang dari pesanan pembelian. xv