MOTTO. Allah tidak akan mengubah keadaan suatu kaum sampai mereka mengubah keadaan mereka sendiri. (QS. Ar-Ra d : 11)

Transkripsi

1

2

3

4 MOTTO Allah pencipta langit dan bumi, dan bila Dia berkehendak (untuk menciptakan) sesuatu, maka (cukuplah) Dia hanya mengatakan kepadanya, Jadilah lalu jadilah ia. Manjadda wa Jadda. (QS. Al-Baqorah 117) Allah tidak akan mengubah keadaan suatu kaum sampai mereka mengubah keadaan mereka sendiri. (QS. Ar-Ra d : 11) Percaya bahwa hidup itu pantas dijalani dan kepercayaan anda akan membantu anda membuat kenyataan hidup anda William James Satu-satunya hal yang harus kau takuti adalah ketakutan itu sendiri Franklin D.Roosevelt Tentukan pilihan yang kamu mau, dan perjuangkan apa yang kamu inginkan. Everything is gonna be okay. (Penulis) v

5 PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada : Bapak saya tercinta yang senantiasa memberikan semangat, menjadi motivasi saya, selalu mengingatkan saya, dan tak lupa memberikan do a kepada saya. Ibu saya tercinta yang telah mengasuh, mendidik, membimbing, memberikan semangat dan motivasi, selalu sabar kepada saya, dan selalu memberikan do a kepada saya. Bapak dan Ibu dosen yang telah mendukung dan memberikan ilmunya kepada saya. Teman teman dan sahabat yang telah memberikan semangat, warna, cerita dan canda tawa Keluarga besar saya Almamater tercinta vi

6 KATA PENGANTAR Bismillahirohmanirrohim Assalamu alaikum warohmatullahi wabarakatuh Ahamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT atas rahmat dan hidayat-nya, serta do a restu dan dukungan dari berbagai pihak yang senantiasa menyertai penulis dalam perjalanan kuliah, melaksanakan Kuliah Kerja Magang, hingga Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan judul SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL PADA GUDANG LOGISTIK DI PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR AREA MADIUN sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Terseleaikannya Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, tidak salah kiranya bila penulis mengucapkan rasa terima kasih dan penghargaan kepada : 1. Bapak Jamil, S.sos, MM selaku dosen pembimbing yang dengan sabar telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini. 2. Bapak Herwan Parwiyanto S.Sos., M.Si selaku dosen penguji 3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S selaku pembimbing akademik 6. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik khususnya Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi 7. Bapak Agung Hari Susilo dan Bapak Kuswanto selaku Kepala dan Admin Gudang yang telah memberikan bimbingan dan ilmu selama Kuliah Kerja Magang di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Madiun. vii

7 8. Mas Agista Akbar yang telah membantu dan membimbing dalam penentuan judul dan penyelesaian Tugas Akhir ini. 9. Bapak Priyo Wurianto selaku Manajer yang telah memberikan ijin dan semua staf serta karyawan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Madiun. 10. Kedua orang tua saya yang telah memberikan kasih sayang, semangat, motivasi dan do a. 11. Teman teman Kuliah Kerja Magang di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Madiun. 12. Teman teman Manajemen Administrasi 2014 kelas A, terima kasih atas motivasi dan dukungan kalian. 13. Teman teman kost dan sekampung halaman Srikandi, Hanum, Dhona dan mbak mbak kost serta semua nember kost New arifah terima kasih atas kebersamaan dan dukungan kalian. 14. Dimas Tegar Mahardhika yang telah menemani, memberikan semangat, dan dukungan. 15. Keluarga Pramuka UNS terima kasih atas kebersamaan dan banyak ilmu yang telah diberikan. 16. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan dorongan, saran, ide - ide sampai terselesaikannya Tugas Akhir ini. Penulis menyadari, penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan, waktu, dan pengalaman. Untuk itu kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir sangat penulis harapkan. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan semua pihak yang membaca Tugas Akhir ini. Wassalamu alaikum Warohmatullahi wabarakatuh. Surakarta, 4 Mei 2017 Penulis viii

8 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xi DAFTAR BAGAN... xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv ABSTRAK... xv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Pengamatan... 3 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 5 A. Tinjauan Pustaka Sistem Pengendalian Persediaan Material Sistem Pengendalian Persediaan Gudang Pengertian System Aplication And Product (SAP) B. Metode Pengamatan... ` 17 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Berdirinya Perusahaan ix

9 B. Logo Perusahaan C. Profil dan Lokasi Perusahaan D. Visi dan Misi Perusahaan E. Struktur Organisasi F. Tugas dan Fungsi Jabatan BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Sistem Pengendalian Persediaan Material Pada Gudang Logistik Administrasi Pengelolaan Material Pemeriksaan Fisik (Stock Opname) B. Kendala Sistem Pengendalian Persediaan Material BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran Daftar Pustaka Lampiran Lampiran x

10 DAFTAR TABEL Tabel 3.1. Jumlah Pegawai PT. PLN (Persero) Area Madiun xi

11 DAFTAR BAGAN Bagan 3.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Area Madiun Bagan 3.2 Material Logistik Bagan 4.1 Pelaksanaan Pemeriksaan Fisik (Stock Opname) xii

12 DAFAR GAMBAR Gambar 1.1 Logo PT. PLN (Persero) Gambar 1.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal Gambar 1.3 Petir atau Kilat Gambar 1.4 Tiga Gelombang Gambar Login pada SAP bagian Logistik / Material Gambar Puschasing Dokumen Gambar Goods Receips Purchase Order Gambar Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Barang Gambar Menyimpan & mencetak slip Berita Acara Pemeriksaan Gambar Masuk pada Pembuatan Akun Persediaan Barang Gambar Pembuatan Slip Persediaan Barang Gambar Mencetak Slip Persediaan Barang Gambar Login pada SAP bagian Logistik / Material Gambar Proses Goods Issue Pengeluaran Barang Gambar Pengisian Slip Pengeluaran Barang Gambar Tampilan Menu Laporan Persediaan Barang Gambar Tampilan Laporan Persediaan Barang Gambar Lembar Perhitungan Fisik xiii

13 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Pedoman Wawancara Lampiran 2 Surat Tugas Lampiran 3 Form Monitoring Magang Lampiran 4 Form Penilaian Magang Lampiran 5 Form Presensi magang Lampiran 6 Surat Keterangan Selesai Magang Lampiran 7 Surat Jalan Penerimaan Barang Lampiran 8 Nomor Purchase Order Barang Lampiran 9 Slip Karantina, Berita Acara Pemeriksaan Barang, dan Persediaan Barang Lampiran 10 Slip Reservasi Pemesanan Barang dan Pengeluaran Barang Lampiran 11 Kode 7 (Bon Sementara) Lampiran 12 Surat Jalan Pengeluaran Barang Lampiran 13 Kode 3 (Pengembalian Barang) Lampiran 14 Monitoring Penerimaan Material Lampiran 15 Monitoring Material Distribusi Utama (MDU) Lampiran 16 Laporan Pergerakan Barang Lampiran 17 Monitoring Pemeriksaan Material Persediaan Tahun 2012 xiv

14 ABSTRAK ENDANG SULASTRI D Sistem Pengendalian Persediaan Material Pada Gudang Logistik Di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Madiun. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta. Tahun halaman. Berbagai kegiatan pergudangan perlu mendapat perhatian karena sebagian aset perusahaan tertanam di dalamnya. Maka dari itu, pengendalian terhadap persediaan barang sangat penting untuk dilakukan. Pada PT. PLN (Persero) distribusi Jawa Timur Area Madiun, pencatatan administrasi merupakan dasar pengendalian dan dilaksanakan pemeriksaan fisik untuk memastikan persediaan material. Bagian logistik PT. PLN (Persero) Area Madiun telah melaksanakan kegiatan administrasi pergudangan dengan menggunakan sistem informasi yaitu SAP. Tidak jarang masih sering terjadi ketidaksamaan informasi dan ketidakcocokan antara pencatatan dan jumlah fisik barang, sehingga membuat informasi yang ada di gudang tidak efektif dan efisien. Dengan demikian, perlu adanya pengendalian persediaan material untuk mengontrol dan memonitor jumlah, kualitas, dan pergerakan material tersebut. Dalam melakukan pengamatan ini penulis menggunakan metode pengamatan observasi berperan aktif. Dimana pengamat tidak hanya perperan pasif sebagai pengamat, tetap memainkan peran yang memungkinkan dalam situasi yang berkaitan dengan pengamatan yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Hasil pengamatan ditekankan pada pemaparan objektif dan dijelaskan secara deskriptif tentang keadaan yang sebenarnya, sehingga akan diperoleh informasi yang utuh sesuai dengan gambaran realita yang ada.. Menurut hasil pengamatan mengenai sistem pengendalian persediaan material pada gudang logistik PT. PLN (Persero) Area Madiun bahwa pengendalian dilakukan dengan melalui administrasi pengelolaan material dan dipastikan dengan pemeriksaan fisik. Kegiatan administrasi telah mengunakan sistem informasi yaitu System Aplication And Product in Data Prosessing (SAP). Kegiatan administrasi gudang yang berpengaruh pada pengendalian persediaan material diantaranya penerimaan, pengeluaran dan pengembalian material. Dalam pelaksanaannya, sistem pengendalian persediaan material tersebut juga mengamali beberapa kendala. Berdasarkan hasil pengamatan bahwa ada kendala yang muncul, maka sebaiknya bagian gudang lebih sering memantau proses release barang, mengunakan kode 7 hanya untuk pengeluran barang yang sangat penting dan mendesak, memaksimalkan pelaksanaan administrasi gudang dengan baik serta dilakukan pemeriksaan fisik secara berkala sehingga persediaan material pada gudang dapat terkontrol dengan baik. Kata Kunci : Gudang Logistik, Pengendalian, Persediaan, Sistem xv