MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI (JKJK) UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KALI KE-7

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI (JKJK) UNIVERSITI UTRA MALAYSIA KALI KE7 Tarikh : 20 Januari 2012 Masa : 9.00 pagi Tempat : Dewan Senat, Tingkat 1, Bangungan entadbiran Universiti utra Malaysia Kehadiran : Lampiran A MINIT AGENDA TINDAKAN endahuluan Kata Aluan engerusi engerusi (a) mengucapkan terima kasih di atas kehadiran ahli Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Universiti utra Malaysia ke mesyuarat kali ke7. Makluman (b) menyampaikan salam takzim daripada endaftar UM yang tidak dapat mempengerusikan mesyuarat pada kali ini. (c) mengalukan kehadiran AC Abdul Razak bin Abdul Ghafur sebagai engarah Keselamatan UM yang baharu. Minit 7.1 Mengesahkan Minit Mesyuarat yang lepas Minit Mesyuarat kali ke6 yang diadakan pada 15 November 2011 disahkan dengan pindaan pada senarai kehadiran iaitu: (a) Encik Rosmi Othman dimasukkan dalam senarai ahli yang hadir. (b) Encik Nalong anak Buda dimasukkan dalam senarai ahli yang tidak hadir dan mewakilkan Cik Norbayah Ahmad. Minit 7.2 erkara Berbangkit Minit 6.3 (c) : Laporan Status enutupan Ketakuran Audit SIRIM Mesyuarat mengambil perhatian supaya eneraju roses atau TJ mengambil tindakan ke atas manamana peluang penambahbaikan (OFI) audit SIRIM yang belum diambil TW /TW TJ Minit Mesyuarat JKJK UM Kali Ke7 1

MINIT AGENDA TINDAKAN tindakan. Minit 7.3 Carta erbatuan Sistem engurusan Kualiti Tahun 2012 Mesyuarat (a) mengambil maklum mengenai Carta erbatuan Aktiviti Sistem engurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 UM bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan SK. Makluman (b) mengambil maklum sebanyak 70 peratus usat Tanggungjawab (TJ) telah memberi maklum balas kepada Bahagian Jaminan Kualiti mengenai dokumen luar sepertimana yang tersenarai dalam prosedur di TJ. Dalam hal ini, dokumen luar dalam bentuk salinan keras(hardcopy) perlu disediakan oleh TJ jika disenaraikan dalam manamana prosedur di TJ. TW /TW TJ (c) mengambil maklum tentang Sistem engurusan Keselamatan Maklumat (MS ISO 27000:2005) akan dilaksanakan oleh UM pada tahun 2012. Walau bagaimanapun, pelaksanaan ISO ini tidak melibatkan semua TJ. Makluman Minit 7.4 elantikan Ketua Juruaudit Dalam dan Timbalan Ketua Juruaudit Dalam Mesyuarat bersetuju memberi mandat kepada Ketua Bahagian Jaminan Kualiti supaya membincang dan memutuskan pelantikan Ketua Juruaudit Dalam dan Timbalan Ketua Juruaudit Dalam menerusi Mesyuarat Bersama Juruaudit UM yang akan diadakan pada 31 Januari 2012. Ketua BJK Minit 7.5 elantikan enyelaras Audit dan Timbalan enyelaras Audit Mesyuarat (a) bersetuju menimbang dan meluluskan cadangan melantik enyelaras Audit dan Timbalan enyelaras Audit bagi memantapkan perjalanan SK dan persediaan menghadapi audit ensijilan Semula oleh SIRIM. (Rujuk : Kertas JKJK074) Ketua BJK (b) bersetuju supaya perkara ke6 dalam terma rujukan Ketua BJK Minit Mesyuarat JKJK UM Kali Ke7 2

MINIT AGENDA TINDAKAN Timbalan enyelaras Audit dipinda kepada memberi bimbingan berkaitan dengan pelaksanaan audit dan semakan kendiri di peringkat TJ (jika perlu). (c) bersetuju bahawa staf sokongan/staf pelaksana boleh dilantik sebagai Timbalan enyelaras Audit. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Wakil engurusan selepas mendapat pencalonan daripada TJ. Ketua BJK Minit 7.6 Cadangan embentangan encapaian Objektif Kualiti eringkat Fungsian dan Aras Mesyuarat (a) bersetuju menimbang dan meluluskan cadangan pembentangan bagi pengukuran dan pencapaian objektif kualiti peringkat fungsian dan aras pada Mesyuarat JKJK UM. (Rujuk : Kertas JKJK075) Ketua BJK (b) bersetuju agenda objektif kualiti peringkat fungsian dan aras dibentangkan sebanyak dua(2) kali setahun dalam Mesyuarat JKJK UM. Ketua BJK/TW /TW TJ Minit 7.7 Cadangan indaan Dokumen Skop engurusan Mesyuarat (a) meluluskan cadangan pindaan dokumen (Skop engurusan) sepertimana ringkasan pindaan di Lampiran 1 berkuatkuasa pada 30 Januari 2012. indaan ini dibuat selaras dengan Standard MS ISO 9001: 2008 versi Bahasa Melayu. Ketua BJK/KD (b) (c) mengambil maklum bahawa pindaan pengukuran objektif kualiti UM bagi tahun 2012 tertakluk kepada kelulusan daripada pihak engurusan UM. mendapati terdapat borang yang didaftarkan dalam SK tetapi tidak digunakan. Sehubungan itu, manamana borang yang tidak aktif perlu disemak semula atau digugurkan. Makluman TW /TW TJ Minit Mesyuarat JKJK UM Kali Ke7 3

MINIT AGENDA TINDAKAN Minit 7.8 Laporan Status elaksanaan, engekalan dan enambahbaikan Sistem engurusan Kualiti Mesyuarat (a) dimaklumkan bahawa terdapat TJ yang tidak melaksanakan kalibrasi peralatan makmal disebabkan ketiadan peruntukan. Sehubungan itu, mesyuarat mensyorkan TJ yang mempunyai masalah berkenaan hendaklah menghantar maklumat kepada pejabat TNC(I) supaya masalah ini dapat dimajukan kepada pihak engurusan UM. (b) mengambil maklum bahawa ejabat TNC(HEA) menstruktur semula organisasi SK dengan menempatkan prosedur yang sebelum ini di bawah kolej kediaman kepada ejabat TNC(HEA) disamping mengekalkan TW eneraju roses dan TW Kolej. TW TNC(I)/TW TJ Makluman Minit 7.9 Halhal lain Mesyuarat mengambil makluman bahawa logo ISO akan digunakan selepas penyataan pada annex diterima oleh SIRIM. Dalam hal ini, Bahagian Komunikasi Korporat dimohon menyelaraskan penggunaan logo ISO pada letterhead supaya seragam untuk semua TJ. Ketua BJK/ MARCOMM enutup enangguhan Mesyuarat engerusi mengucapkan ribuan terima kasih sekali lagi kepada semua ahli mesyuarat yang hadir dan mengharapkan kerjasama daripada semua TJ bagi memastikan aktiviti SK berjalan lancar. Beliau mengingatkan ahli supaya menjadikan SK sebagai budaya dan bersedia menghadapi Audit enilaian Semula oleh SIRIM pada bulan Jun 2012. Makluman Mesyuarat tamat pada jam 12.00 tengahari. Minit Mesyuarat JKJK UM Kali Ke7 4

LAMIRAN A SENARAI KEHADIRAN Tarikh : 20 Januari 2012 Masa : 9.00 pagi Tempat : Dewan Senat, Tingkat 1, Bangungan entadbiran Universiti utra Malaysia Kehadiran 1. Tn. Hj. Hashim Md Shari engerusi 2. Tn. Hj. Rosdi Wah 3. n. Chek Zan Kasah 4. Mustaffa Hj. Dollah 5. Tn. Hj. Jamsari Tamsir 6. En. Amran Samek 7. n. Rohani Abdul Latiff 8. n. Rosmala Abd. Rahim 9. En. Rosmi Othman 10. En. Mohd Faizal Daud 11. n. Noorizai Mohamad Nor 12. En. Mohd Faudzir Abu Bakar 13. En. Amran Zakaria 14. Tn. Hj. Ghani Hashim 15. En. Abd. Razak Ahmad 16. AC Abdul Razak Abdul Ghafur 17. En. Azman Ambia 18. En. Mohd Ya sak Masod 19. En. Ramli bin Sulung 20. En. Mustafa Che Ali 21. En. Jul Bakar Tajudin 22. n. Zuraidah Ahmad 23. Tn. Hj. Mohd Aris Fadzillah Abdullah 24. Tn. Hj. Mhd. Hussin Abdul Rahim 25. Tn. Hj. Norrashikin Yahya 26. En. Amiruddin Abd Aziz 27. En. Mohammad Azlan Ali Basah 28. Encik Nalong Anak Buda 29. Encik Hisyamuddin Hashim 30. Tn. Hj. A ni Hamzah 31. n. Wan Rohani Wan Mohamed 32. En. Jamalludin Mohd Yatim 33. En. Wan Zaharuddin Wan Abdullah 34. En. Saheh Said 35. En. Mohd Khairi Hassan 36. En. Mohamad Saroto Sairan 37. Cik Nor Azizah Tamsi 38. n. Noraihan Noordin Minit Mesyuarat JKJK UM Kali Ke7 5

39. n. Rahmawati Umar (Wakil Sekolah engajian Siswazah) 40. En. Mohd Izwan Muhamad (Wakil Fakulti Kejuruteraan) 41. n. Siti Hajar Alias (Wakil Fakulti Sains) 42. En. Abd. Rahim Utar (Wakil Fakulti Rekabentuk dan Senibina) 43. n Azlinda Hj. Md Zaid (Wakil Fakulti erubatan dan Sains Kesihatan) 44. Cik Siti Rohani Muhamad (Wakil IU) 45. n. Wan Fara Shuhadah Wan Mustaffa (Wakil IKDM) 46. n Nor Afida Miskam (Wakil ej. Keselamatan dan Kesihatan ekerjaan) 47. En. Mat Razi Abdullah encatat Tidak hadir (dengan kenyataan) 1. Dato Wan Azman Wan Omar 2. uan Nor Adida Abdul Khalid 3. En. Suhaifi Sulaiman 4. n. Hamidah Meseran 5. Ust. Alzasha Illiyyin Zainal Alam 6. En. Shari Shawarudin andak Osman 7. n. Fairuz Muchtar 8. En. Ab. Malek Simon 9. En. Muhazam Mansor 10. Tn. Hj. Ruslan Mohammad 11. Tn. Hj. Latif Anwar 12. Tn. Hj. Anuar Hj. Ahmad 13. En. Ahmad Nizam Abdullah 14. En. Mohd Khairi Hasan Minit Mesyuarat JKJK UM Kali Ke7 6

Lampiran 1 KELULUSAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CD) ermohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CD) mendapat kelulusan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti Universiti Kali Ke7 berkuat kuasa pada: 30/01/2012 ernyataan indaan/baharu No. emilik roses CD Asal Baru GR: 1/2012 engurusan Kualiti rosedur Kawalan Dokumen (UM/GR/001) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Kawalan Dokumen: Manual Kualiti, rosedur, dalam bentuk Salinan Keras dan Salinan Lembut yang diedarkan kepada pegawai yang tersenarai dalam Senarai Edaran Utama Dokumen Tidak Terkawal: Salinan Keras Manual Kualiti atau rosedur yang dihasilkan untuk edaran kepada pegawai atau pihak luar yang tidak tersenarai dalam Senarai Edaran Dokumen Terkawal rosedur Kawalan Dokumen (UM/GR/001) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Kawalan Dokumen: Manual Kualiti, rosedur, Arahan Kerja dan Garis anduan yang terpapar secara online. Dokumen Tidak Terkawal: Salinan Keras Manual Kualiti, rosedur, Arahan Kerja dan Garis anduan yang dicetak inda / Baharu (B)/ Gugur (G) Salinan Asal: Dokumendokumen bercetak yang asli di mana darinya salinan boleh dihasilkan Salinan bercetak: Dokumendokumen pendua dari Salinan Asal dalam Salinan Asal: Dokumendokumen bercetak yang disimpan di Bilik Dokumen dan Rekod UM 7/54 (G)

bentuk bercetak Salinan Lembut: Dokumendokumen... secara elektronik. Dokumen juga dalam bentuk DVDR. engesahan dokumen ini secara tandatangan tidak diperlukan. Salinan Lembut: Dokumendokumen... secara elektronik. engesahan dokumen ini secara tandatangan tidak diperlukan. Senarai Utama Dokumen Terkawal: Senarai dokumen sistem kualiti yang diterima pakai DVDR: Digital Vesertile DiskRecordable YB: egawai yang bertanggungjawab menyedia dokumen... bertanggungjawab. 5.0 TANGGUNGJAWAB KD/TKD bertanggungjawab... yang disediakan, disimpan dan diedarkan dalam bentuk media elektronik, KD bertanggungjawab memastikan bahawa: 6.0 CARTA ALIR 7.13 Buat Kawalan Edaran Senarai Utama Dokumen Terkawal: Senarai dokumen sistem kualiti yang didaftar dan diterima pakai YB: egawai yang bertanggungjawab (pemilik proses) menyedia dokumen... bertanggungjawab. 5.0 TANGGUNGJAWAB KD/TKD bertanggungjawab... yang disediakan dan disimpan dalam bentuk media elektronik, KD bertanggungjawab memastikan bahawa: 6.0 CARTA ALIR 7.13 Buat Kawalan Edaran/aparan 7.14 Muatnaik Dokumen (G) 8/54

7.14 Edarkan Dokumen 7.0 ROSES TERERINCI 7.4 Kawal enggunaan Dokumen Luaran roses 7.4.2 7.0 ROSES TERERINCI 7.4 Kawal enggunaan Dokumen Luaran Menggabungkan proses kerja 7.4.2 dan 7.4.3 roses 7.4.3 Tambahan proses kerja 7.4.3 Edarkan dokumen rujukan luar yang dikenalpasti dengan merujuk kepada Senarai Edaran Dokumen Terkawal (GR/SE01/TERKAWAL). (B) roses 7.4.4, 7.4.5 dan 7.4.6 ruangan tanggungjawab: KD / TKD / YB roses 7.5.3 (d) Skop Dokumen contoh: Sokongan (SOK) engurusan elanggan (EL);... enentukuran dan Verifikasi eralatan (CAL); roses 7.4.4,7.4.5 dan 7.4.6 ruangan tanggungjawab:kd /TKD /TW TJ roses 7.5.3 (d) Skop Dokumen contoh: Sokongan (SOK) engurusan elanggan (EL);... enentukuran dan Verifikasi eralatan (CAL); engurusan dan Keselamatan Makmal (LAB). roses 7.6.1 roses 7.6.1 Skop Dokumen Diserahkan kepada KD/TKD Skop Dokumen Diserahkan kepada KD/TKD (/B) 9/54

(c) Sokongan (c) Sokongan enentukuran dan Verifikasi eralatan TKD ejabat Timbalan Naib Canselor (enyelidikan dan Inovasi) enentukuran dan enentusahan eralatan engurusan Makmal TKD ejabat Timbalan Naib Canselor (enyelidikan dan Inovasi) TKD ejabat Naib Canselor roses 7.8 Bawa... engurusan eneraju roses/mesyuarat Semakan engurusan/mesyuarat Semakan Keberkesanan roses untuk semakan dan kelulusan. 7.13 Buat Kawalan Edaran proses 7.13.1 Kawal semua softcopy dokumen yang akan diedarkan. Softcopy dokumen disalinkan dalam DVDR sebelum dilabelkan. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu: a) Dokumen Terkawal. Gugur keseluruhan (i) dan (ii) yg asal b) Dokumen Tidak Terkawal. Gugur keseluruhan ayat roses 7.8 Bawa... Mesyuarat engurusan eneraju roses/mesyuarat Kajian Semula engurusan/mesyuarat Semakan Keberkesanan roses untuk semakan dan kelulusan. 7.13 Buat Kawalan Edaran/aparan proses 7.13.1 Kawal semua softcopy dokumen yang akan diedarkan/dipaparkan. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu: a) Dokumen Terkawal. Dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem engurusan Kualiti. (b) Dokumen Tidak Terkawal. Dokumen dicetak daripada laman SK yang mempunyai latarbelakang (watermark) DOKUMEN TIDAK TERKAWAL (c) Dokumen Luput. Cap DOKUMEN 10/54

(b) Dokumen Luput. Cap DOKUMEN LUUT... Salinan Asal dokumen bercetak. roses 7.13.2 proses (a) digugurkan keseluruhan roses 7.13.4 Gugur keseluruhan proses 7.14 Edarkan/Muatnaik Dokumen Gugur keseluruhan proses 7.14.1 hingga 7.14.4 proses 7.14.5 Muat naik (upload) dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem engurusan Kualiti (http://reg.upm.edu.my/spk_upm). 7.17 Lupus/Arkibkan Dokumen Gugur proses 7.17.2 8.0 REKOD KUALITI ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod bil. 1. UM/1004/1 Kawalan Dokumen etikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen bil 3. UM/ 1004/1/1 Log engedaran dan enarikan Balik Dokumen Terkawal LUUT... Salinan Asal di Bilik Dokumen dan Rekod UM. roses 7.13.2 proses (a) dan (b) 7.14 Muatnaik Dokumen proses 7.14.1 Muat naik (upload) dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem engurusan Kualiti 7.17 Lupus/Arkibkan Dokumen roses 7.17.1 8.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod bil. 1. UM/1004/1 Kawalan Dokumen etikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen skop engurusan Gugur keseluruhan proses rekod kualiti bil.3 (G/) (G) (/G) (G/) (G) 11/54

rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh (UM/GR/003) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 1.0 TUJUAN rosedur... terhadap produk atau perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan yang ditetapkan. 2.0 SKO rosedur... perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan/kriteria Sistem engurusan Kualiti yang ditetapkan. 6.0 CARTA ALIR 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh 7.3 Lengkapkan Kenyataan Ketidakpatuhan 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh proses 7.2.1 Kesan produk/perkhidmatan yang Tidak atuh menerusi: (Contoh kaedah kawalan produk /perkhidmatan yang Tidak atuh adalah sebagaimana lampiran) rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur (UM/GR/003) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 1.0 TUJUAN rosedur... terhadap produk atau perkhidmatan yang tak akur terhadap keperluan yang ditetapkan. 2.0 SKO rosedur... perkhidmatan yang tak akur terhadap keperluan/kriteria Sistem engurusan Kualiti yang ditetapkan. 6.0 CARTA ALIR 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur 7.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur proses 7.2.1 Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (Contoh kaedah kawalan produk /perkhidmatan yang tak akur adalah sebagaimana lampiran) 12/54

7.3 engkapkan Kenyataan Ketidakpatuhan proses 7.3.1 gugurkan keseluruhan proses proses 7.3.2 Lengkapkan penyataan/perincian Ketidakpatuhan yang ditemui ke dalam Borang Ketidakpatuhan (GR /BR03/KK) atau Borang Maklumbalas elanggan, jika Ketidakpatuhan... elanggan). 7.4 Laksanakan Kawalan proses 7.4.1 Laksanakan kawalan Ketidakpatuhan produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan Ketidakpatuhan yang dikesan. (d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang berpotensi daripada sesuatu Ketidakpatuhan setelah...digunakan. 7.5 erah borang kepada Urus Setia proses 7.5.1 Serah borang yang mengandungi keterangan Ketidakpatuhan kepada... 7.3 engkapkan Kenyataan Ketakakuran proses 7.3.1 Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang ketakakuran (GR /BR03/KK) atau Borang Maklumbalas elanggan, jika ketakakuran... elanggan). 7.4 Laksanakan Kawalan proses 7.4.1 Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan. (d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah... digunakan. 7.5 erah borang kepada Urus Setia proses7.5.1 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada... (UM/GR/005). (G/) 13/54

(UM/GR/005). 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1 UM/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tidak atuh Borang Ketidakpatuhan (GR /BR03/KK) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2 UM/(kod TJ)/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tidak atuh (nama TJ) Borang Ketidakpatuhan (GR /BR03/KK) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya LAMIRAN : KAEDAH ELAKSANAAN KAWALAN RODUK/ERKHIDMATAN YANG TIDAK ATUH KAEDAH 1: Ambil tindakan dengan menghapuskan 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1 UM/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur Borang ketakakuran (GR /BR03/KK) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2 UM/(kod TJ)/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur (nama TJ) Borang ketakakuran (GR /BR03/KK) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya LAMIRAN : KAEDAH ELAKSANAAN KAWALAN RODUK/ERKHIDMATAN YANG TAK AKUR KAEDAH 1: Ambil tindakan dengan 14/54

Ketidakpatuhan yang dikesan KAEDAH 4: Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang berpotensi daripada sesuatu ketidakpatuhan setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan menghapuskan ketakakuran yang dikesan KAEDAH 4: Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan 15/54

rosedur Audit Dalaman (UM/GR/004) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 25/04/2011 2.0 SKO rosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan Audit. 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN KS : Ketua Seksyen Audit Kualiti 6.0 CARTA ALIR 7.9 Ada Ketidakpatuhan 7.13 Hantar Borang Kepada KS 7.0 ROSES TERERINCI 7.3 Rancang AD roses (7.3.1 7.3.6) dan 7.4 ruangan tanggungjawab KS 7.6 Buat ersediaan AD rosedur Audit Dalaman (UM/GR/004) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 2.0 SKO rosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan aktiviti susulan Audit. 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN AD : enyelaras Audit TAD : Timbalan enyelaras Audit 6.0 CARTA ALIR 7.9 Ada Ketakakuran 7.13 Hantar Borang Kepada AD 7.0 ROSES TERERINCI 7.3 Rancang AD roses (7.3.1 7.3.6) dan 7.4 ruangan tanggungjawab dipinda AD 7.5 Buat ersediaan AD (/G) roses 7.5.1 ruangan tanggungjawab KS roses 7.5.1 ruangan tanggungjawab dipinda 16/54

roses 7.5.3 Baca laporan AD... terhadap ketidakpatuhan dan peluang... tersebut (jika ada). roses 7.5.5 gugurkan keseluruhan proses dan tanggungjawab 7.7 Laksana AD roses 7.6.2 ruangan tanggungjawab KS roses 7.6.2 (b) Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) roses 7.6.3 ruangan tanggungjawab KJAD/ KS roses 7.6.5 (a) Audit di... Borang Nota Audit Dalaman (GR/BR04/AD 04) atau Borang Senarai Semak Audit Dalaman (GR/BR04/AD 06). (b) Adakan erbincangan....rekodkan ketidakpatuhan (jika ada) ke dalam Borang ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan... Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI). roses 7.6.7 gugurkan keseluruhan proses dan tanggungjawab 7.7 Sedia Laporan AD/TAD roses 7.5.3 Baca laporan AD... terhadap ketakakuran dan peluang... tersebut (jika ada). 7.7 Laksana AD roses 7.6.2 ruangan tanggungjawab dipinda AD/TAD roses 7.6.2 (b) Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) roses 7.6.3 ruangan tanggungjawab KJAD/ AD roses 7.6.5 (a) Audit di... Borang Nota Audit Dalaman (GR/BR04/AD 04 (b) Adakan perbincangan....rekodkan ketakakuran (jika ada) ke dalam Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) dan... Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI). 17/54 (G) (/G)

roses 7.7.1 gugurkan keseluruhan proses dan tanggungjawab roses 7.7.2 Sedia... kepada KS mengikut kumpulan... terakhir audit. 7.8 Terima dan Edar roses 7.8.1 dan 7.8.2 digabungkan menjadi 1 proses sahaja roses 7.8.3 Edar salinan Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI) kepada eneraju roses. Tanggungjawab proses 7.8.17.8.3 KS 7.9 Ada Ketidakpatuhan? Tanggungjawab proses 7.9.1 Auditi /KS Tanggungjawab proses 7.9.2 KS 7.10 Laksanakan Tindakan 7.7 Sedia Laporan roses 7.7.1 Sedia... kepada AD mengikut kumpulan... terakhir audit. 7.8 Terima dan Edar roses 7.8.1 Terima Laporan AD, Borang ketakakuran (GR/BR03/KK),... semua ketakakuran dan eluang enambahbaikan. Rekodkan semua ketakakuran dan eluang enambahbaikan. roses 7.8.2 Edar salinan Borang Ketakakuran (GR/BR03/KK) dan Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI) kepada eneraju roses. Tanggungjawab proses 7.1.87.8.2 dipindan kepada AD 7.9 Ada Ketakakuran? Tanggungjawab proses 7.9.1 Auditi /AD/TAD Tanggungjawab proses 7.9.2 AD 7.10 Laksanakan Tindakan 18/54

Tanggungjawab proses 7.10.1 dan 7.10.2 Auditi / KS / eneraju roses/ TW TJ 7.11 Laksanakan Susulan Audit roses 7.11.1 Laksanakan... dalam Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK). 7.12 Memuaskan? roses 7.12.1 Jika ya, tutup Ketidakpatuhan dan rekodkan hasil audit susulan pada ruangan berkaitan dalam Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan ikut langkah 7.13. roses 7.12.1 Jika tidak, minta Auditi / KS / eneraju roses / TW TJ /mengenalpasti... langkah 7.10. Tanggungjawab proses 7.10.1 dan 7.10.2 Auditi / eneraju roses/ TW TJ/AD/TAD 7.11 Laksanakan Susulan Audit roses 7.11.1 Laksanakan... dalam Borang ketakakuran (GR/BR03/KK). 7.12 Memuaskan? roses 7.12.1 Jika ya, tutup ketakakuran dan rekodkan hasil audit susulan pada ruangan berkaitan dalam Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) dan ikut langkah 7.13. roses 7.12.1 Jika tidak, minta Auditi / eneraju roses / TW TJ / AD mengenalpasti... langkah 7.10. 7.13 Hantar Borang Kepada KS roses 7.13.1 Hantar Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan... untuk dimajukan kepada KS. 7.13 Kemaskini enemuan 7.13 Hantar Borang Kepada AD roses 7.13.1 Hantar Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) dan...untuk dimajukan kepada AD. 7.13 Kemaskini enemuan roses 7.14.1 Kemaskini semua ketakakuran dan peluang penambahbaikan dan buat (/G) 19/54

roses 7.14.1 Kemaskini semua ketidakpatuhan dalam Senarai Utama Status Tindakan embetulan (GR/SU05/SULTB) dan peluang penambahbaikan ke dalam Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR/SU07/SUOFI). roses 7.14.2 dan roses 7.14.3 digugurkan roses 7.14.4 ruangan tanggungjawab KS roses 7.14.5 Bentangkan...Mesyuarat Semakan engurusan atau manamana mesyuarat berkaitan di TJ. Tanggungjawab KS / TW/eneraju roses laporan status audit keseluruhan serta dapatkan pengesahan W. roses 7.14.2 ruangan tanggungjawab AD roses 7.14.3 Bentangkan...Mesyuarat Kajian Semula engurusan atau manamana mesyuarat berkaitan di TJ. Tanggungjawab W / TW/eneraju roses 20/54

8.0 REKOD KUALITI Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 1 UM/100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Surat elantikan KS, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD TJ Borang Senarai Semak Audit Dalaman (GR/BR04/AD 06) Borang ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) Senarai Utama Status Tindakan embetulan (GR/SU05/SULTB) Senarai Utama Status eluang Cadangan enambahbaikan (GR/SU07/SUOFI) Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara KS Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 2 UM/(kod TJ)/ 100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 8.0 REKOD KUALITI Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 1 UM/100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Surat elantikan AD, TAD, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD TJ Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara AD Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 2 UM/(kod TJ)/ 100/4/4 (/G) Salinan Borang ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) Salinan Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI) Salinan Senarai Utama Status Tindakan embetulan (GR/SU05/SULTB) Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Surat elantikan TAD dan JAD TJ Salinan Senarai Utama Status Tindakan embetulan Salinan Senarai Utama Status eluang 21/54

Salinan Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR/SU07/SUOFI) enambahbaikan Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara TW TJ Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara TAD 22/54

rosedur Tindakan embetulan (UM/GR/005) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 rosedur Tindakan embetulan (UM/GR/005) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UM/GR/00 3 UM/GR/00 8 SOK/EL/AK01 /MB TJ rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tidak atuh rosedur Mesyuarat Semakan engurusan Arahan Kerja engendalian Maklum Balas elanggan (Secara terus kepada TJ) UM/GR/00 3 UM/GR/00 8 rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur rosedur Mesyuarat Kajian Semula engurusan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN YB: egawai... KU, TK, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 6.0 CARTA ALIR 7.3 Rekod enerimaan Laporan Ketidakpatuhan 7.6 Tentukan unca enyebab Ketidakpatuhan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AD : enyelaras Audit YB: egawai... KU, TK, Ketua entadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). TAD: Timbalan enyelaras Audit 6.0 CARTA ALIR 7.3 Rekod enerimaan Laporan ketakakuran 7.6 Tentukan unca enyebab ketakakuran 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan embetulan roses 7.2.1 Terima maklumat katidakpatuhan 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan embetulan 23/54

ROESDUR TINDAKAN ENCEGAHAN UM/GR/006 No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 1.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan tindakan yang perlu diambil bagi mengelakkan ketidakpatuhan berpotensi daripada berlaku. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua tindakan pencegahan ke atas ketidakpatuhan berpotensi dalam Sistem engurusan Kualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Berkaitan Minit Mesyuarat Semakan engurusan Induk Berkaitan Minit Mesyuarat Semakan engurusan TJ ROESDUR TINDAKAN ENCEGAHAN UM/GR/006 No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 1.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan tindakan yang perlu diambil bagi mengelakkan ketakakuran yang mungkin timbul. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua tindakan pencegahan ke atas ketakakuran yang mungkin timbul dalam Sistem engurusan Kualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Laporan encapaian Objektif Kualiti UM Laporan encapaian Objektif Kualiti peringkat fungsian dan aras Minit Mesyuarat Kajian Berkaitan Semula engurusan 24/54

4.0 TERMONOLOGI/SINGKATAN YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pencegahan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 6.0 CARTA ALIR 7.5 Tentukan unca enyebab Ketidakpatuhan Berpontensi 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan encegahan proses 7.2.1 Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan encegahan melalui sumbersumber berikut: proses 7.2.1 (a) cadangan pelanggan (Rujuk rosedur engendalian Maklum Balas elanggan); proses 7.2.1 (b) Audit dalaman (Rujuk rosedur Audit Dalaman); proses 7.2.1 (c) Kajian Kepuasan elanggan (Rujuk Arahan Kerja Kajian Kepuasan elanggan); 4.0 TERMONOLOGI/SINGKATAN YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pencegahan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK, Ketua entadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 6.0 CARTA AIR 7.5 Tentukan unca enyebab Ketakakuran yang Berpotensi 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan encegahan proses 7.2.1 Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan encegahan (GR/BR06/LTC) melalui sumbersumber berikut: proses 7.2.1 (a) Laporan maklumbalas pelanggan ruangan tanggungjawab ditambah KU/TK proses 7.2.1 (b) Laporan Audit dalaman proses 7.2.1 (c) Laporan Kajian Kepuasan elanggan 25/54

proses 7.2.1.(e) Audit luaran (contoh: SIRIM) melalui borang Opportunities For Improvement (OFI); prose 7.2.1 (f) gugur keseluruhan proses (f) 7.5 Tentukan unca enyebab Ketidakpatuhan Berpotensi proses 7.5.1 Tentukan punca penyebab Ketidakpatuhan berpotensi menerusi teknik yang bersesuaian, sebaikbaiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan. contohnya Gambarajah Ishikawa, 5 Why, Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) proses 7.5.2 gugurkan keseluruhan proses. 7.6 Laksanakan Tindakan encegahan proses 7.6.1 tentukan cadangan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak Ketidakpatuhan daripada berlaku. 7.11 Laporan proses 7.11.2 gugur keseluruhan proses proses 7.11.3 Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam Mesyuarat proses 7.2.1 (d) ruangan tanggungjawab ditambah eneraju roses/tw proses 7.2.1.(e) Audit luaran (contoh: SIRIM) 7.5 Tentukan unca enyebab Ketakakuran yang Berpotensi proses 7.5.1 Tentukan punca penyebab ketakakuran yang mungkin timbul menerusi teknik yang bersesuaian, sebaikbaiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan. 7.6 Laksanakan Tindakan encegahan proses 7.6.1 Buat penilaian dan tentukan cadangan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran daripada berlaku. 7.11 Laporan (/G) 26/54

Semakan engurusan dengan merujuk kepada rosedur Mesyuarat Semakan engurusan atau manamana mesyuarat berkenaan 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.1 UM/100/4/6 Tindakan encegahan (Induk) Laporan laporan berkaitan Borang Tindakan encegahan yang telah disahkan keberkesanannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.2 UM/(kod TJ)/100/4/6 Tindakan encegahan (nama TJ) Laporan laporan berkaitan proses 7.11.2 Bentangkan status tindakan pencegahan dalam Mesyuarat Kajian Semula engurusan dengan merujuk kepada rosedur Mesyuarat Kajian Semula engurusan 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.1 UM/100/4/6 Tindakan encegahan (Induk) Laporan status tindakan pencegahan Borang Tindakan encegahan yang telah disahkan keberkesanannya bagi proses engurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.2 UM/(kod TJ)/100/4/6 Tindakan encegahan (nama TJ) Laporan status tindakan pencegahan 27/54

ROESDUR ELUANG ENAMBAHBAIKAN (UM/GR/007) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UM/GR /003 UM/GR /008 SOK/EL/ AK01/MB TJ Tajuk Dokumen rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tidak atuh rosedur Mesyuarat Semakan engurusan Arahan Kerja engendalian Maklum Balas elanggan (Secara terus kepada TJ) ROESDUR ELUANG ENAMBAHBAIKAN (UM/GR/007) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UM/GR /003 UM/GR /008 Tajuk Dokumen rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur rosedur Mesyuarat Kajian Semula engurusan 28/54

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN MS : Mesyuarat Semakan engurusan YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pembetulan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK,Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 7.2 Terima Maklumat Untuk eluang enambahbaikan proses 7.2.1 (e) digugurkan keseluruhan proses proses 7.2.1 (f) Cadangan daripada... (Rujuk rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh). 4.0 TERMONOLOG/SINGKATAN MKS: Mesyuarat Kajian Semula engurusan AD : enyelaras Audit YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pembetulan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK, Ketua entadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). TAD: Timbalan enyelaras Audit 7.2 Terima Maklumat Untuk eluang enambahbaikan proses 7.2.1 (a) ruangan tanggungjawab ditambah KU/TK proses 7.2.1 (b) ruangan tanggungjawab ditambah AD/TAD proses 7.2.1 (c) ruangan tanggungjawab ditambah AD/TAD proses 7.2.1 (d) ruangan tanggungjawab ditambah KU/TK proses 7.2.1 (e) Cadangan daripada... (Rujuk rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur). ruangan tanggungjawab ditambah TW/Urus (B) (G) (B) 29/54

Setia TJ proses 7.2.1 (g) proses 7.2.1 (f) ruangan tanggungjawab ditambah TW/Urus Setia TJ 7.3 Rekod enerimaan eluang enambahbaikan proses 7.3.1 Rekodkan penerimaan borang eluang enambahbaikan ke dalam Log eluang enambahbaikan (GR /BL07/LOGOFI). ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ 7.4 Kenalpasti YB dan Serah Borang untuk Tindakan proses 7.4.1 ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ proses 7.4.2 ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ 7.9 Serah dan Kemaskini Laporan proses 7.9.1 Serah borang berkaitan yang telah 7.3 Rekod enerimaan eluang enambahbaikan proses 7.3.1 Rekodkan penerimaan borang eluang enambahbaikan ke dalam Log eluang enambahbaikan (GR /BL07/LOGOFI) kecuali laporan daripada audit dalaman dan audit badan pensijilan. ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ KU / TK 7.4 Kenalpasti YB dan Serah Borang untuk Tindakan proses 7.4.1 ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ AD/KU / TAD/TK proses 7.4.2 ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ AD/KU / TAD/TK 7.9 Serah dan Kemaskini Laporan 30/54

lengkap kepada Urus Setia Induk/Urus Setia TJ. proses 7.9.2 ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ. proses 7.9.3 digugurkan keseluruhan proses 7.10 Laporan proses 7.10.1 ruangan tanggungjawab TW proses 7.10.2 digugurkan keseluruhan proses proses 7.10.3 Bentangkan status peluang penambahbaikan keseluruhan dalam MS dan manamana mesyuarat berkenaan. 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1UM/100/4/7 eluang enambahbaikan (Induk) Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR /SU07/SUOFI) keseluruhan Laporanlaporan berkaitan Borang eluang enambahbaikan yang telah proses 7.9.1 Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk/Urus Setia TJ / KU / TK. proses 7.9.2 ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ /KU / TK 7.10 Laporan proses 7.10.1 ruangan tanggungjawab TW / AD /KU proses 7.10.2 Bentangkan status peluang penambahbaikan dalam MKS dan manamana mesyuarat berkenaan. 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1UM/100/4/7 eluang enambahbaikan (Induk) Laporanlaporan status penambahbaikan keseluruhan berkaitan 31/54 (G) (G) (/G)

disahkan keberkesanan tindakannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2UM/(kod TJ)/100/4/7 eluang enambahbaikan (nama TJ) Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR /SU07/SUOFI) TJ Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara Bil.3 KD/ TW TJ Borang eluang enambahbaikan bagi proses engurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2UM/(kod TJ)/100/4/7 eluang enambahbaikan (nama TJ) Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara Bil.3 KBJK/ TW TJ 32/54

ROESDUR MESYUARAT SEMAKAN ENGURUSAN (UM/GR/008) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 ROESDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA ENGURUSAN (UM/GR/008) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 1.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan tatacara untuk melaksanakan Mesyuarat Semakan pengurusan pada tempoh yang dirancang. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan Mesyuarat Semakan pengurusan yang diadakan 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN MS: Mesyuarat Semakan engurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, W dan ahli MS bertanggungjawab... Sistem engurusan Kualiti. 7.0 ROSES TERERINCI roses 7.2.1 Lantik / lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli MS. Ahli MS terdiri daripada Naib Canselor,... dan TW TJ. roses 7.2.2 Rancang perlaksanaan MS sekurangkurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan roses 7.2.3 Rujuk Minit MS yang terdahulu..., jika berkaitan. astikan MS dilaksanakan 1.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan tatacara untuk melaksanakan Mesyuarat kajian semula pengurusan pada tempoh yang dirancang. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan Mesyuarat kajian semula pengurusan yang diadakan 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN MKS: Mesyuarat kajian semula pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, W dan ahli MKS bertanggungjawab... Sistem engurusan Kualiti. 7.0 ROSES TERERINCI roses 7.2.1 Lantik / lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli MKS. Ahli MKS terdiri daripada Naib Canselor,... dan TW TJ. roses 7.2.2 Rancang perlaksanaan MKS sekurangkurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan roses 7.2.3 Rujuk Minit MKS yang terdahulu..., jika berkaitan. astikan MKS dilaksanakan selepas... kepuasan 33/54

BORANG CADANGAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (GR/BR01/CD) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 08/08/2011 B. UNTUK KEGUNAAN EJABAT ENERAJU ROSES () BORANG CADANGAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (GR/BR01/CD) No Isu: 02, No. Semakan 03, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 B. UNTUK KEGUNAAN EJABAT ENERAJU ROSES () No. 2. Tindakan eneraju roses Senarai Semak a. Lengkapkan No. CD: GR / U : S, S, Y / SOK: EL, KEW, ICT, LAT, YG, BUM, CAL, OSH / OR ( ) * / (kod TJ) (bil) (tahun) i. Semak dokumen pindaan pada laman sesawang SK UM setelah tarikh kuatkuasa dokumen. Statu s 2. Tindakan eneraju roses Senarai Semak a. Lengkapkan No. CD: GR /U/SOK/OR ( ) * / (kod TJ) (bil) (tahun) i. Semak dokumen pindaan pada laman sesawang SK UM setelah tarikh kuatkuasa dokumen (setelah CD dikembalikan). Tarikh dipulangkan (diisi oleh KD) Statu s C. UNTUK KEGUNAAN EGAWAI KAWALAN DOKUMEN (KD) Tarikh enerimaan borang daripada TKD : C. UNTUK KEGUNAAN EGAWAI KAWALAN DOKUMEN (KD) Tarikh enerimaan borang daripada TKD : 34/54 B

Lengkap Tidak Lengkap (Tarikh dipulangkan semula kepada TKD roses kerja bagi hj digugurkan sepenuhnya k. Kembalikan borang CD yang telah lengkap beserta Senarai Utama yang telah disahkan kepada TKD untuk simpanan Rekod Kualiti * Nota DVDR : Digital Versertile Recordable MS : Mesyuarat Semakan engurusan BORANG KETIDAKATUHAN GR/BR03/KK No Isu: 02, No. Semakan 00, h. Kembalikan borang CD yang telah lengkap beserta Senarai Utama yang telah disahkan kepada TKD untuk simpanan Rekod Kualiti D. RUNGAN INI HAYA DIISI JIKA CD TIDAK LENGKA 1. Tarikh TJ terima dokumen yang tidak lengkap Tarikh CD lengkap dipulangkan kepada KD * Nota MKS : Mesyuarat Kajian Semula engurusan U: S, S, Y SOK: EL, KEW, ICT, LAT, YG, BUM, CAL, OSH, LAB BORANG KETAKAKURAN GR/BR03/KK No Isu: 02, No. Semakan 01, G B /B/G 35/54

tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 UNTUK DIISI OLEH JURUAUDIT / STAF C. Keterangan Ketidakpatuhan ii. enemuan ketidakpatuhan: UNTUK DIISI OLEH EGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 UNTUK DIISI OLEH JURUAUDIT / STAF C. Keterangan Ketakakuran ii. enemuan ketakakuran: UNTUK DIISI OLEH EGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB Tambahan perkataan: SILA ABAIKAN RUANGAN D BAGI ROSES AUDIT DALAMAN E. Laksanakan Tindakan embetulan ii. Cadangan Tindakan pembetulan ENGESAHAN OLEH * Juruaudit/Ketua TJ/ W/ TW F. engesahan Keberkesanan Tindakan embetulan TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup, pengesahan semula pada: (jika perlu) / Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan. DITERIMA engesahan tindakan berkesan dan Ketidakpatuhan ditutup E. Laksanakan Tindakan embetulan ii. Tindakan pembetulan ENGESAHAN OLEH * Juruaudit/Ketua TJ/ W/ TW/BJK F. engesahan Keberkesanan Tindakan embetulan TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup, pengesahan semula pada: (jika perlu) / Ketakakuran baharu dikeluarkan. DITERIMA engesahan tindakan berkesan dan Ketakakuran ditutup 36/54

* Nota : BORANG TINDAKAN ENCEGAHAN GR/BR06/LTC No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 DIISI OLEH EGAWAI YANG MELAOR/MENCADANG C. Sumber: OFI Audit Dalaman OFI Audit SIRIM Semakan Kepatuhan roduk/erkhidmatan D. enyataan / Isu / Masalah Berpotensi E. unca enyebab Ketidakpatuhan Berpotensi BORANG ELUANG ENAMBAHBAIKAN GR/BR07/OFI No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 DIISI OLEH EGAWAI YANG MENCADANG * Nota : BJK Bahagian Jaminan Kualiti TJ usat Tanggungjawab BORANG TINDAKAN ENCEGAHAN GR/BR06/LTC No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 DIISI OLEH EGAWAI YANG MELAOR/MENCADANG C. Sumber: Audit Dalaman Audit SIRIM Semakan Keakuran roduk/erkhidmatan D. enyataan / Isu / Masalah yang mungkin timbul E. unca enyebab BORANG ELUANG ENAMBAHBAIKAN GR/BR07/OFI No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 DIISI OLEH EGAWAI YANG MENCADANG Tambahan perkataan pada ruangan A A. roses : 37/54

B. SUMBER: Audit SIRIM Maklumbalas elanggan C. Kenyataan eluang enambahbaikan ENGESAHAN OLEH * KETUA TJ/ ENYELIA KEADA YB/JAD B. SUMBER: Kajian Kepuasan elanggan C. Kenyataan eluang enambahbaikan elapor, (tandatangan) Nama: ENGESAHAN OLEH * KETUA TJ/ ENYELIA KEADA YB/JAD/BJK *Nota : OFI: Cadangan enambahbaikan *Nota : OFI: eluang enambahbaikan 38/54

GARIS ANDUAN EMBERIAN KOD DOKUMEN SISTEM ENGURUSAN KUALITI (GR/G01/KOD) No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 Nota *: (a) Kod eneraju roses: ix. (c) Kod TJ (Semua TJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan usat Asasi Sains ertanian): xiii. IC usat Antarabangsa (digugurkan kerana perubahan infarastruktur UM) Borang Senarai Semak Audit Dalaman GR /BR04/AD 06 No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 25/04/2011 GARIS ANDUAN EMBERIAN KOD DOKUMEN SISTEM ENGURUSAN KUALITI (GR/G01/KOD) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 Nota *: (a) Kod eneraju roses: ix. LAB engurusan Dan Keselamatan Makmal (/G) (c) Kod TJ (Semua TJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan usat Asasi Sains ertanian): (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK 39/54

Senarai Utama Status Tindakan embetulan GR /SU05/SULTB No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK Senarai Utama eluang enambahbaikan GR /SU04/SUOFI No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK Log engedaran dan enarikan Balik Dokumen GR /BL01/LOGDOK No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK BORANG ERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN (Kod Dokumen: GR/BR04/AD 01) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 25/4/2011 Disediakan Oleh: BORANG ERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN (Kod Dokumen: GR/BR04/AD 01) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 Disediakan Oleh: 40/54

Tandatangan Ketua Seksyen Audit Kualit Tandatangan enyelaras Audit BORANG JADUAL AUDIT DALAMAN (Kod Dokumen: GR/BR04/AD 02) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 25/4/2011 Disediakan Oleh: BORANG JADUAL AUDIT DALAMAN (Kod Dokumen: GR/BR04/AD 02) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 Disediakan Oleh: CD GR: 2/2012 Bahagian Jaminan Kualiti UM Tandatangan Ketua Seksyen Audit Kualiti Manual Kualiti (UM/GR/MK) No. Semakan: 02, No. Isu: 02 Tarikh Kuatkuasa: 15/09/2011 Tandatangan enyelaras Audit Manual Kualiti (UM/GR/MK) No. Semakan: 03, No. Isu: 02 Tarikh Kuatkuasa: 30/01/2012 (1) perkataan Ketidakpatuhan Tukar kepada Ketakakuran (2) perkataan berpotensi Tukar kepada yang mungkin timbul (3) erkataan Mesyuarat Semakan engurusan Tukar kepada Mesyuarat Kajian Semula engurusan (4) erkataan Semakan engurusan Tukar kepada Kajian Semula engurusan (5) erkataan Input Semakan Tukar kepada Input Kajian Semula (6) erkataan Ouput Semakan Tukar kepada Output Kajian Semula (7) erkataan Kompetenan Tukar kepada Kekompetenan (8) erkataan Infrastruktur Tukar kepada rasarana 41/54

(9) erkataan Realisasi Tukar kepada enghasilan (10) erkataan Verifikasi Tukar kepada enentusahan (11) 4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3 Kawalan Dokumen Semua... disenggara secara sistematik. Dokumen SK boleh diakses menerusi Laman sesawang SK bagi tujuan dibaca sahaja dan dirujuk dalam pelaksanaan proses kecuali borang yang telah dikenalpasti. indaan hanya boleh dibuat oleh egawai Kawalan Dokumen sahaja dan / pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata laluan. erincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah. (12) 4.2.4 Kawalan Rekod erkataan disenggarakan (13) 5.4.1 Objektif Kualiti ihak engurusan telah mengenal pasti objektif Kualiti UM (Rujuk Lampiran 6a). engukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan dasar kualiti. ada fungsi dan aras yang relevan, objektif kualiti juga diwujudkan (Rujuk Lampiran 6b). elan Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian TJ masingmasing. Semua... diselenggara secara sistematik. Dokumen SK boleh diakses menerusi laman sesawang SK bagi tujuan dibaca atau dicetak untuk rujukan. indaan dokumen pada laman sesawang hanya boleh dibuat oleh egawai Kawalan Dokumen atau pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata laluan. erincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah. 4.2.4 Kawalan Rekod Ditukar kepada diselenggarakan 5.4.1 Objektif Kualiti ihak engurusan telah mengenal pasti objektif Kualiti UM (Rujuk Lampiran 6). engukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan dasar kualiti. ada fungsi dan aras yang relevan, objektif kualiti juga diwujudkan. elan Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian TJ masingmasing. 42/54

(14) 5.5.2 Wakil engurusan engurusan UM telah melantik endaftar,... Jawatankuasa engurusan UM sebagai Wakil engurusan. egawai erkhidmatan dan rofesional (&) dari pelbagai gred telah dilantik sebagai Timbalan Wakil engurusan di peringkat TJ/peneraju proses bagi membantu Wakil engurusan. (15) 5.6.1 Am Semakan pengurusan... keberkesanan SK. Semakan ini juga merangkumi... (16) 5.6.2 Input Kajian Semula (17) 5.6.3 Hasil Semakan engurusan (18) 6.2.1 Am UM telah memastikan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap kepatuhan perkhidmatan, kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian. Seterusnya, memastikan semua pegawai menerima latihan yang sesuai dan berkaitan dengan peringkat kemahiran dan kerja yang dilaksanakan. (19) 6.2. 2 Kompetenan, Latihan dan Kesedaran UM telah: a. me nentukan kompetensi staf... kepatuhan perkhidmatan, b. me mberi... memenuhi kompetensi yang diperlukan, jika berkenaan 5.5.2 Wakil engurusan engurusan UM telah melantik endaftar... Jawatankuasa engurusan UM sebagai Wakil engurusan. egawai engurusan dan rofesional telah dilantik sebagai Timbalan Wakil engurusan di peringkat TJ/peneraju proses bagi membantu Wakil engurusan. 5.6.1 Am Kajian semula pengurusan... keberkesanan SK. Kajian semula ini juga merangkumi... 5.6.2 Input Kajian Semula 5.6.3 Output Kajian Semula engurusan 6.2.1 Am UM telah memastikan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap keakuran perkhidmatan, kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian. Seterusnya, memastikan semua pegawai menerima latihan yang sesuai dan berkaitan dengan peringkat kemahiran dan kerja yang dilaksanakan. 6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran UM telah: a. menentukan kekompetenan staf... keakuran perkhidmatan, b. memberi...memenuhi kekompetenan yang diperlukan, jika berkenaan, 43/54

(20) 6.3 Infrastruktur UM telah menentu, menyedia dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan terhadap keperluan produk dan perkhidmatan. Infrastruktur di UM meliputi: (21) 6.4 ersekitaran Kerja UM telah menentukan dan menguruskan persekitaran kerja yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan ekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. (22) 7.0 REALISASI ERKHIDMATAN 7.1 erancangan Realisasi erkhidmatan UM... untuk merealisasi perkhidmatan. erancangan... merancang realisasi... perkara berikut: c. keperluan aktiviti verifikasi, pengesahan,... tersebut, dan d. keperluan... realisasi proses dan... ditetapkan. (23) 7.3.1 erancangan Reka Bentuk dan embangunan Semasa perancangan dilakukan UM telah menentukan peringkat reka bentuk, melakukan semakan, verifikasi dan pengesahan yang berkaitan di setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan. 6.3 rasarana UM telah menentu, menyedia dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan produk dan perkhidmatan. rasarana di UM meliputi: 6.4 ersekitaran Kerja UM telah menentukan dan menguruskan persekitaran kerja yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan ekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. 7.0 ENGHASILAN ERKHIDMATAN 7.1 erancangan enghasilan erkhidmatan UM... untuk menghasilkan perkhidmatan. erancangan... merancang penghasilan... perkara berikut: c. keperluan aktiviti penentusahan, pengesahan,... tersebut, dan d. keperluan... penghasilan proses dan... ditetapkan. 7.3.1 erancangan Reka Bentuk dan embangunan Semasa perancangan dilakukan UM telah menentukan peringkat reka bentuk, melakukan semakan, penentusahan dan pengesahan yang berkaitan di setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan 44/54

(24) 7.3.3 Output Reka Bentuk dan embangunan UM telah mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan di verifikasi dengan keperluan input reka bentuk. Output... (25) 7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan embangunan..rekod mengenai semakan, keputusan dan tindakan yang penting hendaklah dipelihara. 7.3.3 Output Reka Bentuk dan embangunan UM telah mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan ditentusahkan dengan keperluan input reka bentuk. Output... 7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan embangunan..rekod mengenai semakan, keputusan dan tindaka yang penting hendaklah diselenggara. (26) 7.3.5 Verifikasi Reka Bentuk dan embangunan UM telah membuat verifikasi ke atas reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan untuk memastikan output memenuhi keperluan input reka bentuk dan pembangunan (Lampiran 9). Rekod mengenai keputusan verifikasi dipelihara sebagai rekod kualiti. (27) 7.3.6 engesahan Reka Bentuk dan embangunan UM telah... perkhidmatan seperti dalam Lampiran 9. Rekod mengenai hasil pengesahan... penting hendaklah dipelihara. 7.3.5 enentusahan Reka Bentuk dan embangunan UM telah membuat penentusahan ke atas reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan untuk memastikan output memenuhi keperluan input reka bentuk dan pembangunan (Lampiran 9). Rekod mengenai keputusan penentusahan diselenggara sebagai rekod kualiti. 7.3.6 engesahan Reka Bentuk dan embangunan UM telah... perkhidmatan seperti dalam Lampiran 9. Rekod mengenai keputusan pengesahan... penting hendaklah diselenggara. 45/54