Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara proses Perlanjutan Tempoh Percubaan staf tetap. 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi notis pemberitahuan, penerimaan, pengesahan dan penamatan perkhidmatan staf yang tidak berjaya disahkan dalam perkhidmatan kerana gagal memenuhi syarat perkhidmatan yang ditetapkan dalam tempoh percubaaannya. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Warta Kerajaan Persekutuan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2001 Tajuk Dokumen Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 Tawaran Opsyen Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 Surat Pekeliling Perkhidmatan UPM Bilangan 3 Tahun 2011 Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan Prosedur dan Kaedah Pengesahan Dalam Perkhidmatan Bagi Pegawai di Universiti Putra Malaysia
Halaman: 2/10 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN PDP : Pengesahan Dalam Perkhidmatan PTP : Pelanjutan Tempoh Percubaan e-ihrams : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) Sistem Ops Sah! : Sistem Operasi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Ph.D : Doktor Falsafah PEND : Pendaftar KBPSM : Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KJ : Ketua Jabatan PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar PTJ : Pusat Tanggungjawab 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan Arahan Kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi Arahan Kerja ini.
Halaman: 3/10 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Cetak Senarai Staf Yang Telah Tamat Tempoh Percubaan Asal 7.2 Semak dan Sahkan Sedia dan Hantar Notis Tamat Tempoh Percubaan Asal atau yang Dilanjutkan Mohon Pelanjutan (Staf) Majukan Permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan ke Pejabat Pendaftar Terima, Semak dan Cap Borang 7.9 Tidak 7.8 Lanjutan di Hantar Laporan kepada Ketua BPSM sokong? Ya Dapatkan Kelulusan Pendaftar 7.10 Sediakan Surat Kelulusan Pelanjutan Kepada Staf 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.11 Rekod Tempoh Pelanjutan dalam Sistem e-ihrams 7.12 Buat Pemantauan 7.13 7.15 Hantar Laporan kepada Ketua BPSM Tidak Diperakukan? Ya 7.14 Laksanakan Proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan 7.16 Kemaskini Rekod 7.17 Tamat 7.18
Halaman: 4/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Cetak Senarai Staf Yang Telah Tamat Tempoh percubaan asal 7.2.1 Cetak dan semak senarai staf yang telah tamat tempoh percubaan pada minggu pertama setiap bulan melalui: i. Sistem Ops Sah! ii. Fail Pegawai 7.3 Semak dan Sahkan 7.3.1 Semak dan sahkan maklumat berikut melalui Fail Pegawai/Sistem e-ihrams Berkhidmat dalam tempoh percubaan antara antara satu (1) hingga tiga (3) tahun kecuali Pensyarah yang diberi syarat tambahan: Pensyarah Perubatan (Pelatih) perlu lulus Ijazah Sarjana Kepakaran dan telah mendapat kelulusan Senat. Tempoh maksimum mendapat Ijazah Sarjana Kepakaran adalah mengikut tempoh yang telah diluluskan oleh Universiti. Pelanjutan tempoh percubaan boleh diberi jika tempoh maksimum yang diluluskan tamat. (Laksana Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Percubaan). Hadir dengan jayanya Kursus Induksi. Lulus peperiksaan perkhidmatan bagi jawatan tertentu seperti yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan. Memulakan pengajian di peringkat Ph.D (Pensyarah Gred DS45). - Dalam tempoh satu (1) tahun dari tarikh surat tawaran.
Halaman: 5/10 - Tempoh maksimum mendapat Ijazah Sarjana adalah mengikut tempoh yang telah diluluskan oleh Universiti. Pelanjutan tempoh percubaan boleh diberi jika tempoh maksimum yang diluluskan tamat Rujuk: Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 Warta Kerajaan Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan) 2012 Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 (Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan) 7.4 Sedia dan Hantar Notis Tamat Tempoh percubaan asal atau yang dilanjutkan 7.4.1 Sedia dan hantar notis tamat tempoh percubaan asal atau yang dilanjutkan kepada staf melalui KJ. 7.5 Mohon Pelanjutan (Staf) 7.5.1 Buat permohonan pelanjutan tempoh percubaan dengan memuat turun Borang OPR/PEND/BR03/PELANJUTAN (Borang Permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan dari http://reg.upm.edu.my/spk_upm/, isi maklumat di Bahagian B dan dapatkan perakuan dari KJ selewat-lewatnya dalam tempoh 3 bulan selepas tamat tempoh percubaan asal 7.5.2 Tentukan PTP samada tanpa denda atau berdenda pada borang dilangkah 7.5.2. Pastikan; STAF KJ Pelanjutan Tanpa Denda pelanjutan
Halaman: 6/10 gagal disahkan dalam tempoh asal yang ditetapkan bukan disebabkan oleh tindakan tatatertib/kecuaian staf Pelanjutan Berdenda - pelanjutan kerana gagal disahkan dalam perkhidmatan disebabkan oleh kesilapan, kecuaian dan kelemahan staf 7.6 Majukan Permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan ke Pejabat Pendaftar 7.6.2 Majukan permohonan yang telah lengkap ke Pejabat Pendaftar 7.7 Terima, Semak dan Cap Borang 7.7.1 Terima, semak dan cap penerimaan borang permohonan seperti di para 7.6 7.7.2 Pastikan status permohonan oleh KJ samada tanpa denda atau berdenda 7.8 Lanjutan di sokong? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9 Pemohon 7.9 Hantar Laporan kepada Ketua BPSM 7.9.1 Buat surat melaporkan kepada Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk proses tamatkan perkhidmatan PT/ 7.10 Dapatkan Kelulusan Pendaftar 7.10.1 Hantar borang OPR/PEND/BRO3/PELANJUTAN (Borang Permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan) kepada Pendaftar untuk dapatkan kelulusan Pendaftar/ 7.11 Sediakan Surat Kelulusan Pelanjutan Kepada Staf
7.11.1 Sediakan surat kelulusan PTP kepada staf melalui KJ Halaman: 7/10 KJ/ 7.11.2 Buat salinan kepada Seksyen Saraan, Elaun dan Prestasi jika pelanjutan dengan berdenda dalam Fail Pegawai 7.12 Rekod Tempoh Pelanjutan Dalam Sistem e-ihrams 7.12.1 Rekod tempoh pelanjutan dalam Sistem e-ihrams 7.13 Buat Pemantauan 7.14 Diperakukan? 7.13.1 Ulang langkah 7.4 hingga 7.12 jika tempoh pelanjutan perlu dilanjutkan untuk kali kedua (kali terakhir) 7.13.2 Uruskan tindakan penamatan perkhidmatan jika masih tidak disahkan selepas tamat tempoh pelanjutan kali kedua. KBPSM melaksanakan keputusan tindakan 7.14.1 Jika ya, ikut langkah 7.16 PT/ 7.14.2 Jika tidak ikut langkah 7.15 7.15 Hantar Laporan kepada Ketua BPSM 7.15.1 Buat surat kepada Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk proses tamatkan perkhidmatan 7.16 Laksanakan Proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan 7.16.1 Dapatkan kelulusan daripada Pendaftar 7.16.2 Tetapkan tarikh PDP dan sahkan Pendaftar/
Halaman: 8/10 Rujuk: Surat Pekeliling Perkhidmatan UPM Bilangan 3 Tahun 2011 7.16.3 Cetak surat pengesahan untuk ditandatangan oleh Ketua Seksyen 7.16.4 Masukkan tarikh surat dan tarikh PDP ke dalam Sistem e-ihrams dalam tempoh 7 (tujuh) hari bekerja dari tarikh diluluskan oleh Pendaftar 7.16.5 Hantar surat pengesahan kepada staf melalui KPTJ/KJ 7.17 Kemaskini Rekod 7.18 Tamat 7.17.1 Rekod tempoh pelanjutan dalam sistem e- IHRAMS 7.17.2 Masukkan borang permohonan, keputusan permohonan dan surat kelulusan ke dalam fail pegawai PT/
Halaman: 9/10 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod / Alamat IP 1. UPM/(No. Staf) Fail Pegawai Notis Pemberitahuan Kelayakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Borang Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (OPR/PEND/BR03/PDP) yang lengkap Borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Mengikut Subseksyen 6a(1) Akta Pencen 1980 (Akta 239) (jika berkenaan) Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan Notis Pemberitahuan Tamat Tempoh percubaan asal Surat Kelulusan Pelanjutan Tempoh Percubaan Borang permohonan pelanjutan tempoh percubaan (OPR/PEND/BR03/PELANJUTAN) (jika ada) yang lengkap 2. e-ihrams Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems) Tanggungjawab Menyelenggara PT (P/O) Seksyen Pengurusan Rekod dan Data Pegawai Teknologi Maklumat idec Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar Sepanjang tempoh perkhidmatan idec Kuasa Melupus Pendaftar Arkib
Halaman: 10/10 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 OPR (PEND)- 5/2011 OPR (PEND) 1/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke- 231 Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 08/08/2011 WP 09/05/2012