PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK SISTEM ANGGARAN DAN REALISASI BERBASIS WEB PADA PT. XYZ Achmad Hafiyyan Faza email@hafiyyanfaza.com Bandoro Dimasutami J dimasbandoro@yahoo.co.id Muhamad Heyckal muhammadheyckal@gmail.com Honni, S.Kom., MM ABSTRAK Dalam perancangan basis data untuk sistem anggaran dan realisasi berbasis web pada PT. XYZ ini ialah untuk mengintegrasikan data yang dibuat dan memudahkan dari proses penginputan anggaran dan realisasi hingga proses monitoring data dengan aplikasi yang bisa dijalankan tanpa harus melakukan instalasi. Untuk memenuhi kebutuhan pada penulisan skripsi perancangan basis data ini, kami menggunakan metode penulisan skripsi seperti wawancara, studi pustaka, metode analisis, dan metode perancangan. Dari hasil metode-metode tersebut, kita masih menemukan kekurangan pada proses pembuatan anggaran dan realisasi sebelumnya, antara lain penyimpanan data yang belum terpusat, kesulitan dalam monitoring kinerja karyawan, dan pembuatan laporan yang kurang efisien. Kesimpulannya PT. XYZ memerlukan rancangan basis data untuk menyediakan penyimpanan data yang terpusat agar data yang sedang dimanipulasi saling terintegrasi satu sama lain, dan juga sebuah user interface berbasis web agar aplikasi lebih mudah diakses dimana saja. (MAB) Kata Kunci: Basis Data, Rancangan, Anggaran, Realisasi, Sistem. ABSTRACT In this web based database design for budgeting and realization at PT.XYZ is to integrating the data which has been made and to make an easier the process of input budget and realization as far as data monitoring process with an application than can be executed without an installation. To answer the needed in this essay, we use some method like interview, literature, analysis method, and design method. Out of result that methods, we still find flaws in the budget and realization process of the previous, among others centralized data storage yet, difficulties in monitoring employee performance, and less efficient report generation. The conclusion is PT.XYZ need database design to provide centralizes data storage that data is being manipulated mutually integrates with each other, and also a web based user interface application to more easily accessed anywhere. (MAB) Keywords: Database, Design, Budget, Realization, System. 1
PENDAHULUAN Dari penggunaan komputer yang semakin meningkat, maka sebuah perusahaan mempunyai data operasional yang harus disimpan dalam jumlah yang besar. Sehingga perusahaan harus memiliki sebuah penyimpanan data atau basis data. Yang mana basis data menurut Juha Vitikka (2009, p24) adalah sebuah bagian penting dari probe DB, digunakan untuk menyimpan data yang datang dari sebuah probe network. Itu pun harus dapat menjadi sumber atau arsip data perusahaan guna menghasilkan informasi yang informatif dari banyaknya data yang telah tersimpan tersebut bagi perusahaan. Topik yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah perancangan basis data untuk sistem anggraran dan realisasi berbasis web pada PT. XYZ sebagai tempat studi kasus. Perancangan basis data adalah suatu proses pembuatan suatu perancangan database untuk mendukung kegiatan operasional dan tujuan perusahaan (Connolly dan Begg:, 2009). Dan disana terdapat 3 fase perancangan, antara lain perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang bank swasta dan sedang membutuhkan sebuah perancangan basis data untuk sistem membuat anggaran dan realisasi guna mengoperasikan program kerja dari seluruh unit kerja mereka dalam satu tahun. Masalah pokok yang dihadapi ialah perusahaan masih belum mempunyai tempat penyimpanan data yang terpusat ketika proses sedang berjalan, dan juga perusahaan membutuhkan sistem yang bisa memberikan informasi lebih detil dalam hal pembuatan anggaran dan realisasi seperti adanya penjabaran tentang penggunaan dana yang telah direncanakan. Lalu untuk menyelesaikan dan meningkatkan kemudahan proses pembuatan anggaran dan realisasi yang diminta, maka akan dibangun suatu basis data untuk sistem anggaran dan realisasi berbasis web untuk perusahaan ini. Dengan solusi ini, PT. XYZ akan mendapatkan kemudahan dalam menginput data anggaran dan realisasi mereka tanpa harus melakukan instalasi. Sistem berbasis web dan perancangan basis data ini diharapkan dapat memberikan keefektifan mutu data, efisiensi waktu maupun proses pengerjaan, dan monitoring kinerja serta data berjalan dengan baik bagi perusahaan ini. Jalannya program akan sebagai berikut; dengan masukan berupa data-data anggaran yang akan digunakan perusahaan untuk tahun depan, maka sistem akan memberikan perbandingan dengan data anggaran tahun sebelumnya dan memberikan informasi tentang pemakaian yang sebenarnya atas anggaran yang telah direncanakan selama setahun, sehingga dapat menjadi pendukung seorang middle manajer dalam mengambil keputusan pembuatan anggaran untuk di realisasikan pada perusahaan. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode wawancara, studi pustaka, metode analisis, dan metode perancangan. Metode wawancara yang digunakan adalah wawancara terstruktur guna mengetahui proses perancanaan anggaran dan realisasi dari awal hingga akhir pada perusahaan dalam satu tahun program kerja. Studi pustaka yang dilakukan dalam penulisan ini yaitu mengumpulkan informasi dari buku yang terkait dengan penulisan skripsi ini seperti tentang anggaran, akuntansi, realisasi, dan bahasa pemrograman yang digunakan dalam membuat aplikasi. Metode analisis yang dilakukan dalam penulisan ini yaitu melakukan analisa terhadap hasil wawancara dengan pihak perusahaan, dan melakukan analisa sistem anggaran dan realisasi dari perencanaan basis data, definisi sistem, dan analisis dan pengumpulan kebutuhan. Metode perancangan yang akan dilakukan yaitu merancang basis data dengan perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal, serta merancang human interface berbasis web. 2
Langkah-langkah yang kami lakukan adalah sebagai berikut : Database planning System definition Requirements collection and analysis DBMS selection (Optional) Database design Application design Prototyping (Optional) Implementation Data conversion and loading Testing Operational Maintenance Pada evaluasi, itu sudah dilakukan pada perancangan basis data untuk sistem anggaran dan realisasi berbasis web pada PT. XYZ telah ditujukan agar mendapatkan hasil yang lebih baik sesuai harapan pengguna. Berikut hasil evaluasi dari kelebihan hingga kekurangan pada sistem kelebihan anggaran dan realisasi yang telah kami rancang, yaitu kelebihan dan kekurangan. Kelebihan-kelebihannya adalah masalah sudah terselesaikan dengan lengkapnya fitur untuk pembuatan anggaran dan realiasi seperti halaman penginputan data dan menampilkannya dalam tabel besar, kebutuhan sistem tidak terlalu tinggi, sehingga cocok untuk spesifikasi komputer di perusahaan, memberikan keleluasaan sang manajer untuk mengawasi kinerja karyawannya, dan tampilan sudah familiar seperti tampilan Ms. Excel yang biasa digunakan sebelumnya. Sedangkan kekurangannya adalah masih belum bisa terintegrasi dengan sistem perusahaan yang sudah ada, serta untuk data pengguna selain kata sandi, belum bisa diubah melalui sistem, dan hanya dapat dimanipulasi pada DBMS seperti pembuatan akun user baru. HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan analisis masalah, ada beberapa permasalahan yang terjadi dalam sistem anggaran dan realisasi pada PT. XYZ. Sehingga telah diusulkan pemecahan permasalahan, yaitu sebuah sistem berbasis web agar user dapat menggunakan sistem di komputernya masing-masing tanpa instalasi dan hanya 3
memerlukan sebuah browser karena sistem sudah terdistribusi dari komputer server, menggunakan basis data yang terpusat agar setiap para staff dan manajer dapat mengakses dan mencari informasi secara cepat dan akurat, dan menyediakan fitur-fitur untuk memberikan kemudahan dalam membuat anggaran dan realisasi seperti akan dibuatnya format penginputan data yang familiar seperti sistem sebelumnya. Pada perancangan basis data ini, kami telah melalui 3 tahapan fase pada perancangan basis data, yaitu konseptual, logikal dan fisikal. 3 arti fase tersbut menurut (Connolly dan Begg, 2009) antara lain: Perancangan basis data konseptual adalah proses pembuatan suatu model dari informasi yang dikumpulkan dalam suatu perusahaan berdasarkan kebutuhan perusahaan tersebut. Perancangan basis data logikal adalah proses pembuatan suatu model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan data model yang spesifik akan tetapi tidak bergantung pada sistem manajemen basis data dan pertimbangan fisik khusus lainnya.dan perancangan basis data fisikal adalah suatu proses yang menghasilkan gambaran dari implementasi basis data di dalam penyimpanan kedua (secondary storage). Setelah melewati perancangan basis data, kami sudah bisa mengidentifikasikan entitas, kebutuhan disk, dan hubungan antar entitas-entitas yang menghasilkan ERD akhir seperti di bawah ini. Gambar 1 ERD 4
Pembahasan diatas dimaksudkan untuk mencakup tujuan lain seperti menghasilkan laporan keuangan pada seorang manajer pada perusahaan ini yang juga membutuhkan laporan keseluruhan dengan jumlah dari semua akun dalam jurnal besar seperti anggaran, prognosa, dan realisasi. Berikut user interface yang telah kami buat sebagai aplikasi untuk basis data ini. Tampilan Rekapitulasi Anggaran Seluruh Unit Kerja Gambar 2 Tampilan Rekapitulasi Anggaran Seluruh Unit Kerja 5
Tampilan Grafik Garis Gambar 3 Tampilan Grafik Garis Tampilan Grafik Batang Gambar 4 Tampilan Grafik Batang 6
Tampilan Grafik Pie SIMPULAN DAN SARAN Gambar 5 Tampilan Grafik Pie Kesimpulan Setelah melakukan analisis, perancangan basis data, implementasi dan evaluasi mengenai proses sistem anggaran dan realisasi pada PT. XYZ, hasil yang diperoleh antara lain: - Penyimpanan data dalam proses pembuatan anggaran dan realisasi sudah terstruktur dalam basis data - Membangun sistem berbasis web dengan user interface yang memudahkan pengguna dalam melakukan proses input data serta mencegah kesalahan pada pembuatan anggaran dan realisasi - Membangun proses pembuatan anggaran dan realisasi menjadi lebih efektif. Contohnya seperti tidak perlunya bertatap muka antar seorang staff dengan manajer ketika sebuah anggaran membutuhkan persetujuan untuk disahkan - Memudahkan proses monitoring perusahaan dalam mengawasi kinerja divisi-divisinya - Dapat menampilkan laporan secara detil maupun grafik yang memang sudah dirancang untuk enduser untuk memberikan keputusan bisnis. 7
Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, kami menyarankan PT. XYZ untuk melakukan saran-saran sebagai berikut: - Melakukan pengecekan pada basis data secara berkala seperti back-up data - Melakukan pelatihan pada pengguna-pengguna yang akan menggunakan sistem agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan - Perusahaan bisa mengembangkan desain web jika ingin melakukan inovasi untuk user interface yang baru - Perusahaan bisa menghubungkan sistem ini pada sistem-sistem perusahaan PT. XYZ lainnya agar masuk ke dalam sistem ruang lingkup enterprise REFERENSI O Brien, James A, Marakas, George, 2005. Introduction to Information Systems.McGraw Hill., USA. Connolly, Thomas M, Carolyn Begg, 2009. Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management.5 th Edition.Addion Wesley, England. Munandar, 2010. Budgeting: Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja. Edisi Kedua. BPFE, Yogyakarta. Indrajani, S.Kom., MM, 2011. Perancangan Basis Data dalam All in 1. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. RIWAYAT PENULIS Achmad Hafiyyan Faza, Jakarta 8 Oktober 1991. Strata 1/S1 Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi tahun 2013. Bandoro Dimasutami J, Jakarta 31 Juli 1991. Strata 1/S1 Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi tahun 2013. Muhamad Heyckal, Jakarta 7 Mei 1991. Strata 1/S1 Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi tahun 2013 8