BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. VGA SCALE INDONESIA adalah distributor / supplier timbangan digital merk Jadever, LOCOSC & Vibra (Shinko Denshi Co, Ltd). Kategori produk yang ditawarkan pun sangat beraneka ragam, mulai dari timbangan analitikal yang biasa sering dipakai untuk keperluan laboratorium, timbangan duduk, timbangan emas, timbangan gantung, sampai timbangan truk atau truck scale. Dengan didukung oleh tim yang solid dan akumulasi pengalaman dari para personilnya serta jalinan kerjasama dengan beberapa perusahaan prinsipal menjadikan PT.VGA SCALE INDONESIA sebagai perusahaan yang berkembang dengan pesat. Selalu berinovasi dan memegang teguh etika dalam persaingan bisnis yang sehat adalah visi dari PT.VGA SCALE INDONESIA. Komunikasi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal, merupakan salah satu pilar yang membangun pondasi bisnis kokoh bagi PT.VGA SCALE INDONESIA. Saat ini PT. VGA SCALE INDONESIA yang berkantor pusat di Jakarta, sedang memperluas jaringan pemasarannya dengan mulai membuka kantor cabang di Surabaya dan Semarang. Misi di tahun-tahun mendatang adalah membuka lebih banyak kantor-kantor cabang di seluruh wilayah Indonesia. Selain memasarkan produk-produk timbangan digital, PT.VGA SCALE INDONESIA juga memberikan layanan service timbangan digital, kalibrasi serta surat ijin tera dari badan meteorologi. 44
45 Dengan menyadari segala kelebihan dan kekurangan yang ada, PT. VGA SCALE INDONESIA selalu terbuka untuk segala masukan atau saran yang membangun. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Sebagai perusahaan yang sedang berkembang, PT.VGA SCALE INDONESIA memiliki visi sebagai berikut : Selalu berinovasi dan memegang teguh etika dalam persaingan bisnis yang sehat Adapun misi dari PT.VGA SCALE INDONESIA adalah sebagai berikut : 1. Memperkenalkan keuntungan keuntungan pada penggunaan timbangan digital 2. Memperkenalkan seluas luasnya keseluruh lapisan pengguna alat ukur berat 3. Menjadikan timbangan digital kebutuhan utama bagi pengguna alat ukur 4. Memberikan pelayanan after sales secara optimal 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi merupakan hal penting dalam suatu perusahaan karena didalamnya terdapat susunan hubungan wewenang dan pertanggungjawaban dari pimpinan sampai masing masing divisi. dengan demikian dapat mempermudah dalam melaksanakan tugas.
46 Owner Directur Human Resource Development Finance and Acounting Gudang Marketing Finance Sales Teknisi Import Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT.VGA SCALE INDONESIA 3.4 Tugas dan Wewenang Tugas Dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Owner adalah pemilik perusahaan yang bertugas mengawasi jalannya keseluruhan operasional perusahaannya. Owner memiliki kewajiban : a. Mengawasi perkembangan perusahaan secara langsung b. Mengambil keputusan-keputusan penting dalam perusahaan c. Menerima dan memeriksa laporan operasional perusahaan 2. Directur adalah pemimpin operasional yang berlangsung dalam perusahaan. Directur memiliki kewajiban : a. Bertanggung jawab atas pengoperasionalan perusahaan b. Meningkatkan performa dan keuntungan perusahaan
47 c. Memberikan laporan operasional perusahaan kepada owner perusahaan 3. HRD memiliki kewajiban : a. Menganalisa posisi perkerjaan untuk karyawan baru b. Melakukan interview ataupun test untuk seleksi karyawan c. Melakukan pelatihan-pelatihan untuk karyawan d. Melakukan pengecekan kinerja karyawan e. Memberhentikan karyawan yang memiliki masalah pekerjaan 4. Marketing memiliki kewajiban : a. Melakukan pencatatan penjualan dan pembelian dalam perusahaan b. Bertanggung jawab atas pembuatan dan penyebaran brosur product c. Mengirimkan Sales untuk canvassing(kunjungan perusahaan) d. Menawarkan product e. Membuat event dan promosi-promosi product 5. Finance memiliki kewajiban : a. Membuat dan memberikan laporan keuangan kepada directur b. Membantu directur menetapkan anggaran perusahaan 6. Sales memiliki kewajiban : a. Memasarkan product b. Berkomunikasi langsung dengan customer c. Melakukan canvassing(kunjungan perusahaan) d. Melakukan check stock barang 7. Teknisi memiliki kewajiban : a. Mengecek kondisi product yang masuk dan keluar perusahaan
48 b. Menservice product yang bermasalah 8. Import memiliki kewajiban : a. Melakukan pengiriman product ke costumer b. Memberikan laporan ketersediaan product 3.5 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan 3.5.1 Prosedur Pemasaran dan Pemesanan dari Customer Barang- barang yang dijual ditampilkan di website, customer yang tertarik kemudian menghubungi perusahaan dengan telepon dan diterima oleh bagian marketing. Customer menghubungi perusahaan melalui telepon dan diberi informasi singkat mengenai barang yang ada di display, kemudian bagian marketing mencatat alamat customer dan mengirimkan sales untuk melakukan canvassing (kunjungan perusahaan) untuk memberi informasi secara detail dan konsultasi langsung mengenai barang yang diinginkan oleh customer. Customer yang ingin membeli produk kemudian dapat memesan melalui telepon atau email, setelah itu bagian sales akan mencatat datanya dan langsung membuat Purchase Order.
49 Gambar 3.1 Flow Chart Pemasaran dan Pemesanan dari Customer Flow Chart Pemasaran dan Pemesanan dari Customer Customer Marketing Sales Mulai Melihat info di web mengenai event dan promosi product Menyebar info event dan promosi melalui website Tertarik dengan produk? Tidak Ya Menghubungi perusahaan dengan telepon Menerima telapon dari customer Memberi informasi singkat mengenai pruduk yang ada di display Mencatat alamat customer Melakukan canvassing A
50 Gambar 3.1 Flow Chart Pemasaran dan Pemesanan dari Customer (lanjutan) Flow Chart Pemasaran dan Pemesanan dari Customer Customer Marketing Sales A Tidak Apakah Customer mau membeli produk? B Ya Memberikan informasi detail dan konsultasi mengenai barang
51 3.5.2 Prosedur Penjualan kepada Customer Setelah melakukan pemesanan, sales akan memberi kuitansi pemesanan kepada customer. Kemudian customer dapat membayarkan DP sesuai yang tertera pada kuitansi. Sales juga akan memberitahu apakah barang itu tersedia atau indent dan akan memberitahu customer perkiraan kedatangan barang itu. Barang yang sudah ada kemudian dikirim menuju alamat yang diinginkan customer. Gambar 3.2 Flow Chart Penjualan kepada Customer Flow Chart Penjualan kepada Customer Customer Sales B Melakukan pemesanan Mencetak kuitansi pemesanan Kuitansi pemesanan Membayar uang muka Check ketersediaan barang Apakah tersedia? Tidak Perkiraan barang datang Ya Memberitahu customer kapan barang datang C
52 3.5.3 Prosedur Pengiriman Barang ke Customer Sales akan meminta barang ke bagian gudang dengan membuat SO. Bagian gudang akan memerintahkan penyiapan barang yang dilakunkan oleh para teknisi. Jika barang yang diinginkan indent, maka perusahaan akan memesan barang kepada bagian import. Barang yang telah disiapkan lalu akan di checklist oleh bagian pengiriman, barang yang sudah lengkap sesuai permintaan akan dikirim langsung melalui dua jalur yaitu jalur expedisi untuk pengiriman diluar jakarta atau melalui bagian pengiriman untuk wilayah Jabodetabek. Gambar 3.3 Flow Chart Pengiriman Barang ke Customer Flow Chart Pengiriman Barang ke customer Sales Teknisi (gudang) Pengiriman C Membuat SO Menyiapkan barang D Tidak Apakah tersedia? Ya Check list barang yang sudah siap Mengirimkan product
53 3.5.4 Prosedur Pembelian Barang ke Supplier Saat barang di stok sudah habis atau stok tinggal sedikit maka sales akan membuat form permintaan kepada bagian import, kemudian bagian import harus memutuskan apakah form itu disetujui atau tidak, setelah disetujui maka bagian sales akan membuat PO dan dikirimkan ke Pabrik pusat yang berada di taiwan dan jepang, barang akan diterima sekitar 2 bulan setelah PO karena dikirimkan menggunakan kapal. Gambar 3.4 Flow Chart Pembelian Barang ke Supplier Flow Chart Chart Pembelian Barang ke Supplier Supplier Sales Import Teknisi D Membuat form permintaan stock Apakah form disetujui? Membuat PO Ya Tidak Mengirimkan PO ke pabrik pusat Mengirim barang Menerima kiriman barang dari supplier Check kondisi barang
54 3.5.5 Prosedur Kritik dan Saran Pelanggan yang sudah melakukan pembelian dapat langsung memberikan kritik dan saran secara langsung kepada sales masing- masing. Kemudian sales akan menampung kritik dan saran itu dan akan dibicarakan pada rapat. Gambar 3.5 Flow Chart Penjualan kepada Customer Flow Chart Penjualan kepada Customer Customer Sales Mulai Apakah merasa puas? Tidak Menerima kritik dan saran Ya Menampung saran untuk dibicarakan saat rapat
55 3.6 Analisis Kebutuhan Sistem Berdasarkan wawancara yang telah kami lakukan, kami menemukan bahwa sistem yang berjalan pada PT VGA SCALE INDONESIA masih menggunakan cara manual. Adapun kami merumuskan beberapa kekurangan yang dapat diperbaiki pada sistem yang berjalan sekarang ini, antara lain: 1. Dibutuhkan suatu aplikasi Sistem Basis Data untuk memudahkan pembuatan laporan yang tersusun secara sistematis kepada pengelola 2. Dibutuhkan suatu aplikasi Sistem Basis Data untuk menghubungkan semua proses bisnis yang berlangsung. 3. Dibutuhkan suatu aplikasi Sistem Basis Data untuk mempercepat proses pembelian, penjualan, dan stok barang pada perusahaan. 3.7 Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan yang ditemui PT VGA SCALE INDONESIA berkaitan dengan sistem yang sedang berjalan adalah: 1. Proses kerja masih menggunakan sistem manual mulai dari pencatatan dalam membuat sales order, purchase order, kuitansi, dan sebagainya, sehingga memperlambat kinerja perusahaan tersebut. 2. Kondisi stok barang yang ada digudang terkadang tidak sesuai dengan kondisi saat barang di cek. Hal ini dapat terjadi ketika barang yang telah dipesan belum dikirim namun terhitung kedalam stok barang yang tersedia di gudang.
56 3. Tidak adanya laporan pembelian, penjualan, dan stok barang yang tersusun secara sistematis 3.8 Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada, maka dapat dirumuskan solusi pemecahan masalah sebagai berikut: 1. Membuat aplikasi basis data berbasis web yang terintegrasi dapat membantu admin dalam mengelola data yang ada yang digunakan dalam mambuat laporan. 2. Penyimpanan data dari dokumen-dokumen fisik menjadi terkomputerisasi ke dalam database. 3. Membuat tampilan aplikasi yang mudah digunakan dan tidak membingungkan.