BAB 3 OBYEK PENELITIAN 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1: Struktur Organisasi PT. United Komunikasi Mandiri Sumber: Dokumen perusahaan PT. United Komunikasi Mandiri 25
26 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. United Komunikasi Mandiri adalah sebuah perusahaan public relations consultant yang didirikan oleh Cynthia Iskandar. Perusahaan ini resmi berdiri pada tanggal 8 Agustus 2008. Perusahaan yang berusia hampir empat tahun ini khusus menangani klien-klien dalam bidang IT seperti computer dan software. Walaupun masih merupakan perusahaan muda, namun PT. United Komunikasi Mandiri Public Relations sudah cukup berpengalaman dan professional. Cynthia Iskandar yang merupakan pendiri dari perusahaan ini mempunyai latar belakang sebagai PR Manajer PT. Microsoft selama 10 tahun. Dengan demikina, kinerja yang professional dan berpengalaman menjadi dasar dari PT. United Komunikasi Mandiri Public Relations Consultant. 3.2 Prosedur yang Berlaku 3.2.1 Visi Misi Perusahaan Visi PT. United Komunikasi Mandiri adalah menjadi sebuah Public Relations Konsultan yang berkualitas dan memasyarakatkan peran public relations bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia. Misi PT. United Komunikasi Mandiri adalah memberikan pelayanan secara total agar misi dan visi client kami dapat tercapai.
27 3.2.2 Job Description a. General Manager Cynthia Iskandar yang merupakan GM dari Public Relations Consultant merupakan pengambil keputusan utama dan mengelola klien baru yang merupakan tanggung jawabnya. Ketika bisnis sudah didapat, maka GM akan menunjuk account executive pada Public Relations Department untuk mengelola klien dan sebagai penanggung jawab mengenai semua kepentingan klien. b. Public Relations Department Public Relations Department terdiri dari account executive yang bertanggung jawab untuk mengelola sepenuhnya permintaan klien yang berhubungan dengan kegiatan public relations. Berbagai persiapan mengenai event yang akan diselenggarakan oleh klien merupakan tanggung jawab account executive sepenuhnya. Tanggung jawab lainnya adalah meeting dengan klien dalam menentukan content untuk pressrelease, menentukan konsep untuk event yang akan dilaksanakan, dan memenuhi segala sesuatu yang dibutuhkan oleh klien. Sedangkan untuk media relations bertanggung jawab untuk mengundang media untuk hadir pada event yang diadakan. Selain itu bertanggung jawab untuk menjalin hubungan baik dengan media, salah satunya dengan mengirimkan karangan bunga saat media tersebut merayakan hari jadinya atau mengundang media untuk mengikuti media gathering.
28 c. Monitoring/Reporting Kegiatan monitoring dilakukan sehari setelah event dilakukan untuk memantau media mana saja yang telah menampilkan berita mengenai event yang diadakan, biasanya tulisan yang memuat mengenai berita tersebut disebut dengan nama coverage. Monitoring tetap dilakukan hingga sebulan lamanya untuk media yang berada diluar Jakarta dan untuk media yang berada di Jakarta dapat dilakukan hingga dua bulan karena ada beberapa majalah atau tabloid yang terbit hanya sebulan sekali. Monitoring terhadap competitor juga dilakukan untuk memantau kegiatan apa saja yang telah dilakukan oleh mereka sehingga dapat dijadikan masukan bagi PT. United Komunikasi Mandiri untuk melakukan kegiatan yang lebih baik dibandingkan dengan competitor. d. General Affair General affair bertugas untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan yang berupa melakukan pembayaran untuk semua biaya yang telah dikeluarkan. General affair juga bertindak sebagai HRD (Human Resources Department) di United Communications. 3.2.3 Jasa yang Ditawarkan Ada dua jasa yang ditawarkan oleh PT. United Komunikasi Mandiri Public Relations Consultant, yaitu: a. Media Relations
29 Menjaga hubungan baik dengan media merupakan salah satu tugas PT. United Komunikasi Mandiri. Pendekatan personal ataupun berbagai aktivitas lain seperti makan siang bersama editor, media visit, serta media gathering merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjaga hubungan baik dengan media. Hal tersebut sedikit banyak akan mempengaruhi pemberitaan di media. b. Event Management Jasa event management ini merupakan kelanjutan dari media relations. Event yang biasa ditangani oleh PT. United Komunikasi Mandiri kurang lebih sangat berhubungan dengan pihak media. Event yang akan diadakan, ditangani oleh account executive yang bersangkutan. Kegiatan tersebut mencakup tempat, konsumsi, serta konsep acara. 3.2.4 Proses Kerja di PT. United Komunikasi Mandiri PT. United Komunikasi Mandiri sering mengadakan event sebagai salah satu alat publikasi dengan mengundang media yang bertujuan untuk mencapai target audience dan target market. Dalam hal ini, account executive memegang peranan penting dalam persiapan event yang dilaksanakan. Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh account executive dalam memperisapkan event sebagai berikut: 1. Announce dari Public Relations Manager Perusahaan Klien
30 Public relations Manajer perusahaan klien memberitahukan mengenai event yang akan diselenggarakan kepada account executive yang selanjutnya diinformasikan mengenai project owner. Untuk klien yang memiliki perusahaan cabang di Indonesia, setiap event yang diselenggarakan selalu mempunyai project owner. Project owner adalah orang yang memegang tanggung jawab untuk event yang diselenggarakan, dan project owner setiap event selalu berbeda karena disesuaikan dengan pemegang event perusahaan klien. Setelah mengetahui project owner, maka account executive sudah mengetahui dengan siapa dia akan bekerja sama dalam mempersiapkan event. Selanjutnya account executive melakukan komunikasi mengenai event yang diselenggarakan. 2. Develop Invitation Setelah dilakukan pemberitahuan oleh Public relations Manajer perusahaan klien mengenai event yang akan dilaksanakan, maka account executive akan membuat undangan kepada media yang akan diundang atau tamu-tamu yang akan diundang. Banyaknya tamu yang diundang disesuaikan dengan konsep acara. Invitation yang telah dibuat kemudian dikirimkan kepada PR Manajer perusahaan klien atau project owner untuk mendapatkan approval atau disetujui. 3. Media List Media memegang peranan penting dalam suatu event karena dengan adanya rekan-rekan media, maka akan tercapai publikasi atau banyak
31 muncul mengenai pemberitaan event tersebut atau yang sering disebut dengan coverage pada media mainstream maupun media online. Publikasi yang baik akan memberikan dampak yang baik dengan penciptaan image yang baik bagi perusahaan klien. Maka dalam tahap ini account executive membuat media list yang merupakan daftar media yang akan diundang dalam event yang akan diadakan. 4. Répondez s il vous plait (RSVP) RSVP adalah proses penyebaran undangan kepada target undangan yang biasanya merupakan rekan-rekan media. Invitation yang telah dibuat, selanjutnya dikirimkan melalui email ataupun fax, lalu bagian media relations akan menghubungi media dan tamu undangan untuk mendapatkan konfirmasi kehadiran. 5. Press Release, Fact sheet, dan Bio Account executive wajib menyiapkan press release dan fact sheet. Press release berisi mengenai sekilas informasi tentang sekilas produk dan pernyataan dari perusahaan. Dalam press release juga disertai pernyataan dari pihak ketiga (orang atau perusahaan partner yang telah memakai produk tersebut). Press release selanjutnya dikirim kepada media dan menjadi bahan pemberitaan untuk dimuat di media. Sedangkan fact sheet merupakan artikel yang memuat mengenai fakta-fakta tentang produk. Jika event menampilkan spokesperson atau pembicara yang terkenal atau memegang jabatan dan peranan penting, maka bio berisi mengenai data diri
32 pembicara. Kemudian media kit yang berisi fact sheet, press release, dan bio dimasukkan ke dalam goody bag beserta souvenir. Hal tersebut dipersiapkan untuk diberikan kepada rekan media saat event berlangsung. 6. Logistik Tempat dan konsumsi biasanya diserahkan kepada event organizer, namun terkadang PT. United Komunikasi Mandiri juga turut serta dalam tanggung jawab logistic event. Kebutuhan logistic dalam event yang akan diselenggarakan meliputi tempat, konsumsi, souvenir, keperluan teknis event, transportasi, serta akomodasi. 7. Budgeting Perencanaan keuangan dalam event sangat penting dibuat. Rincian budgeting melingkupi semua kebutuhan dalam event dan harga yang dicantumkan dalam budgeting harus aktual. Budgeting yang telah dibuat selanjutnya dikirimkan kepada PR Manajer perusahaan klien untuk mendapatkan approval atau persetujuan. 8. Backdrop and Banner Desain backdrop dan banner yang dikirimkan oleh PR Manajer klien, lalu diserahkan kepada partner kerja PT. United Komunikasi Mandiri untuk dibuat. Account executive harus dengan seksama memastikan waktu perkiraan hal tersebut dibuat.
33 9. Update RSVP Seteleah account executive melakukan konfirmasi undangan melalui telepon kepada para media dan tamu undangan, lalu account executive memberitahukan hal tersebut kepada PR Manajer perusahaan klien mengenai berapa banyak media yang telah melakukan konfirmasi kehadiran untuk event tersebut. 10. Pada saat event Ketika event diselenggarakan sebaiknya account executive dan tim berada dilokasi satu jam sebelum acara dimulai, lalu media relations memasukkan media kit dan souvenir kedalam goody bag yang akan dibagikan kepada media dan tamu. Media relations akan menjaga meja registrasi untuk melayani registrasi tamu undangan serta media. Selain itu kotak kartu nama juga diletakkan di atas meja registrasi agar para media dan tamu undangan dapat meletakkan kartu namanya pada kotak tersebut. Hal tersebut dilakukan untuk menjaga kontak dengan tamu undangan maupun rekan media yang dating saat event berlangsung. Saat acara hampir mulai, media relations wajib menelpon media dan tamu undangan yang belum hadir untuk konfirmasi kehadiran. Dalam suatu event biasanya disajikan coffee break atau lunch yang dapat dinikmati oleh tamu undangan sebelum acara berlangsung dan itu merupakan tugas media relations untuk mempersilahkan undangan menikmati hidangan. Ketika event berlangsung, account executive dan tim juga harus melakukan dokumentasi melalui foto maupun recorder. Record dari event
34 yang berlangsung berfungsi sebagai back up data event, sehingga ketika ada media yang menulis mengenai pernyataan yang salah mengenai event tersebut, maka klien memiliki bukti. Setelah event selesai, account executive harus memastikan bahwa seluruh komponen dan peralatan yang digunakan telah dibereskan, dan tamu-tamu undangan serta klien telah pulang. 11. Selesai Event Sehari setelah event selesai, bagian monitoring melakukan quick update mengenai event yang telah dilaksanakan. Pemberitaan dapat dicari melalui media online dan surat kabar ataupun majalah. 12. Post Moterm (PMR) PMR merupakan laporan detail mengenai event yang telah berlangsung. Apabila event telah diadakan diluar Jakarta, batas pengerjaan PMR sebulan lamanya, sedangkan apabila event yang telah diadakan berada di Jakarta maka batas pengerjaan PMR hingga dua bulan lamanya. PMR selanjutnya akan dikirimkan kepada klien yang berada di kantor pusat baik di Indonesia maupun yang berada di luar negeri. a. Event details Mencakup tempat, waktu pelaksanaan, media absen, low light, dan high light, foto beserta keterangannya, news clipping yang disertakan dengan penulisan nama media, tanggal terbit, dan judul. High light berisi mengenai evaluasi positif dari event yang telah dilaksanakan,
35 sedangkan low light berisikan mengenai evaluasi negative mengenai event tersebut. b. Summary Berisikan mengenai ringkasan berita mengenai event yang telah dilaksanakan dengan ditulis dalam bahasa inggris. 3.3 Metode Pengumpulan Data Peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif untuk mengetahui lebih dalam mengenai strategi yang dilakukan oleh PT. United Komunikasi Mandiri sebagai public relations dari produk Veolo Smart Android Hub. Penelitian kualitatif bertujuan untuk mendapat pemahaman yang sifatnya umum terhadap kenyataan sosial dari perspektif partisipan. Pemahaman tersebut tidak ditentukan terlebih dahulu, tetapi diperoleh setelah melakukan analisis terhadap kenyataan sosial yang menjadi fokus penelitian, dan kemudian ditarik suatu kesimpulan berupa pemahaman umum tentang kenyataan-kenyataan tersebut (Ruslan, 2010: 215). Pendekatan deskriptif yang dilakukan oleh peneliti bertujuan untuk menggambarkan karakteristik mengenai objek yang diteliti tanpa melakukan landasan teori yang terlalu rumit ataupun dengan hipotesis tertentu, namun cukup dengan meneliti mengenai suatu gejala.
36 3.3.1 Observasi Kegiatan mengumpulkan data yang peneliti pilih lewat observasi, bertujuan untuk memahami mengenai kegiatan atau perilaku kerja PT. United Komunikasi Mandiri dalam mengadakan suatu event, bagaimana proses mengimplementasikan strategi public relations yang telah ditetapkan agar publik mengetahui dan sadar mengenai kehadiran sebuah produk, mengamati apa yang dilakukan oleh public relations setelah event tersebut berakhir, dan juga melihat apa yang perlu dilakukan oleh public relations dalam menjalin hubungan baik dengan para media agar pesan yang ingin disampaikan ke publik dapat dilakukan dengan baik. Mengamati dari proses public relations yang dijalankan oleh PT. United Komunikasi Mandiri agar strategi yang telah ditetapkan terimplementasikan dengan baik, peneliti dapat melihat apakah proses tersebut sudah efektif berjalan atau pesan yang ingin disampaikan ke publik masih belum maksimal. Untuk membahas mengenai judul yang dipilih, peneliti bertindak sebagai nonparticipant observation (Ruslan, 2010: 35), yaitu peneliti melakukan observasi dan pengumpulan data dan informasi, tanpa melibatkan diri, atau tidak menjadi bagian dari lingkungan sosial/organisasi yang diamati.
37 3.3.2 Wawancara (Interview) Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang peneliti pilih dengan cara bertemu langsung dengan para informan atau narasumber untuk mendiskusikan atau mengkomunikasikan mengenai permasalahan yang peneliti bahas. Hasil wawancara dari informan tersebut dapat digunakan oleh peneliti sebagai data primer untuk menelusuri lebih lanjut mengenai topik permasalahan yang peneliti bahas. Ada beberapa informan yang peneliti pilih sebagai narasumber untuk penelitian ini, yaitu: 1. Product Manager PT. Astrindo Starvision yang merupakan distributor dari produk Veolo Smart Android Hub dan merupakan client dari PT. United Komunikasi Mandiri, dipilih sebagai informan karena dianggap menguasai materi produk Veolo Smart Android Hub beserta strategi untuk memperkenalkan produk tersebut kepada publik. 2. General Manager PT. United Komunikasi Mandiri sebagai penyedia jasa konsultan public relations karena dianggap dapat mewakili seluruh kegiatan yang berhubungan dengan praktek public relations serta pengimplementasian dari strategi public relations yang telah dijalankan. 3. Jurnalis dari media online dipilih sebagai informan karena dianggap sebagai pihak eksternal yang dapat memberikan pendapat mengenai produk Veolo Smart Android Hub secara objektif dari sudut pandang
38 yang berbeda. Alasan lainnya karena dapat mewakili media lainnya yang juga telah melakukan review produk dan membandingkan dengan produk lain yang sejenis. 3.3.3 Metode Kepustakaan Tujuan peneliti melakukan metode kepustakaan adalah mendapatkan informasi yang dapat dijadikan acuan atau landasan untuk memahami secara mendalam mengenai permasalahan yang dibahas. Sumber metode kepustakaan terdiri dari: 1. Riset perpustakaan (library research) Mencari data atau informasi riset melalui membaca dan mencatat buku-buku referensi dan bahan-bahan publikasi yang tersedia di perpustakaan yang berkaitan dengan topik. 2. Dokumentasi Dokumentasi yang peneliti peroleh dijadikan sebagai data sekunder untuk menunjang peneliti membahas mengenai permasalahan yang diteliti. Dokumentasi atau data sekunder ini berupa: 1. Foto dengan narasumber 2. Gambaran produk Veolo Smart Android Hub. 3. Coverage atau berita yang muncul di berbagai media menuliskan mengenai Veolo Smart Android Hub.
39 3.4 Permasalahan yang Ada Permasalahan yang timbul dari pengimplementasian strategi public relations pada produk Veolo Smart Android Hub adalah apakah strategi yang diterapkan telah berjalan dengan efektif dan pesan yang disampaikan ke publik telah diterima dengan baik atau kurang. Selain itu, strategi yang telah dijalankan tersebut tetap memerlukan evaluasi yang dapat dijadikan masukan bagi penggagas strategi berikutnya untuk membuat yang lebih baik lagi agar tujuan akhirnya memberikan hasil yang memuaskan, terutama publik dapat menangkap pesan yang disampaikan dengan jelas. Berdasarkan jurnal karangan Elsye Rumondang Damanik tahun 2011 (Damanik: 2011), publik yang dimaksud adalah kategori konsumen yang telah berhasil memecahkan permasalahan akan kebutuhannya terhadap suatu produk atau jasa yang dianggap akan membuatnya lebih baik. Publik ini disebut dengan customer. Strategi public relations dilakukan untuk mendapatkan perhatian dari publik mengenai Veolo Smart Android Hub, dan tentunya membutuhkan medium atau saluran yang tepat agar pesan dan tujuan yang ingin disampaikan ke publik dapat sampai dengan efektif. Berdasarkan jurnal karangan Aryanti Puspokusumo tahun 2011 (Puspokusumo: 2011) menuliskan bahwa media adalah faktor penting bagi public relations karena berfungsi sebagai jembatan antara pihak perusahaan dengan publiknya untuk menyampaikan pesan. Pemilihan media yang tepat merupakan salah satu faktor yang penting karena harus disesuaikan dengan target market yang dituju. Hal ini sangat menentukan pandangan publik terhadap positioning perusahaan tersebut.
40 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Veolo Smart Android Hub ingin dikenal publik lewat strategi public relations yang dijalankan lewat press-conference launching produk dengan mengundang berbagai media untuk hadir meliput kegiatan tersebut dan diharapkan dapat menulis pemberitaan yang positif mengenai Veolo Smart Android Hub. Public relations dianggap efektif untuk memperkenalkan sebuah produk baru kepada khalayak luas dan dilakukan secara berkelanjutan dan public relations berperan sebagai komunikator atau penghubung antara publik dengan PT. Astrindo Starvision sebagai distributor Veolo Smart Android Hub. Namun, apabila strategi public relations masih dirasa belum cukup efektif bagi publik untuk mengetahui dan membeli Veolo Smart Android Hub, upaya lain yang dapat dilakukan adalah melalui kegiatan periklanan. Veolo Smart Android Hub mengiklankan produknya secara masif agar semua publik dari berbagai macam kalangan dapat tahu bahwa ada produk inovasi baru yang hadir bagi masyarakat awam. Dengan melakukan kegiatan periklanan secara masif, tentunya membutuhkan biaya yang lebih banyak dan harus dijalankan secara terus-menerus agar publik tetap aware atau tetap mengetahui bahwa Veolo Smart Android Hub masih tetap ada.