MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) SPMI-UIM MM 01 01 Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI) Universitas Islam Madura Pamekasan SPMI-UIM/MM/01/01 Page 1 of 9
UNIVERSITAS ISLAM MADURA Alamat : Komplek PP. Miftahul Ulum Bettet Pamekasan Tlp. (0324) 321783, Fax. (0324) 321783 www.uim.ac.id MANUAL MUTU SPMI (Quality Manuals) Kode/No.: SPMI-UIM/001 Tanggal: Revisi: 01 Halaman 1 dari 23 2. MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS ISLAM MADURA Proses Penanggunjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Muhsi, MT Ketua LPMI 2. Pemeriksaan Supandi, M.PdI Warek I 3. Persetujuan Ahmad, S.Ag., M.Pd Rektor 4. Penetapan Ahmad, S.Ag., M.Pd Rektor 5. Pengendalian Supandi, M.PdI Warek I SPMI-UIM/MM/01/01 Page 2 of 9
Visi, Misi, dan Tujuan Universitas Islam Madura Visi: Visi Universitas Islam Madura adalah Menjadi Perguruan Tinggi unggul dan berdaya saing di tingkat Asia tahun 2045 yang berkarakter Islam Ahlus Sunnah Wal-Jamaah Misi: 1. Menyelenggarakan pendidikan akademik, vokasi dan profesi serta mengembangkan program-program studi yang bermutu dan menjadi rujukan masyarakat Asia dengan tata kelola pendidikan yang amanah, baik dan bersih (clean and good governance university) 2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang unggul dan bereputasi Asia. 3. Meningkatkan kualitas tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang kompeten sesuai dengan kebutuhan dan pengembangan kelembagaan. 4. Mencetak lulusan yang memiliki kemantapan aqidah, keagungan akhlak, professional dan kemampuan teknopreuner berkarakter Islam Ahlus Sunnah Wal-Jamaah. 5. Melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan Tujuan: budaya serta meningkatkan taraf kehidupan masyarakat Asia. Berdasarkan visi dan misi yang telah disebutkan, pada tahun 2045 Universitas Islam Madura bertujuan untuk: 1. Mewujudkan perguruan tinggi yang memiliki tata kelola yang baik, bersih, dan akuntabel dalam pelaksanaan otonomi perguruan tinggi. 2. Menghasilkan karya penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang unggul dan bereputasi Asia; 3. Terwujudnya profesionalitas tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang kompeten dan berintegritas sesuai dengan kebutuhan dan pengembangan kelembagaan; 4. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemantapan aqidah, keagungan akhlak, professional dan kemampuan teknopreuner yang berkarakter Islam Ahlus Sunnah Wal- Jamaah; SPMI-UIM/MM/01/01 Page 3 of 9
5. Menghasilkan publikasi ilmu pengetahuan, penemuan, teknologi yang mutakhir, seni, budaya yang dapat dipertanggungjawabkan untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat Asia. 2.1. Tujuan Manual 2.1.1. Tujuan Manual Penetapan Standar Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas Islam Madura (UIM). 2.1.2. Tujuan Manual Pelaksanaan Standar Untuk melaksanakan dan mengimplementasikan Standar Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM. 2.1.3. Tujuan Manual Evaluasi Standar Untuk melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM sehingga pelaksanaan isi standar tersebut dapat dikendalikan. 2.1.4. Tujuan Manual Pengendalian Standar Untuk mengendalikan pelaksanaan setiap standar Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM sehingga isi dari standar tersebut dapat tercapai/terpenuhi sesuai tujuannya. 2.1.5. Tujuan Manual Peningkatan Standar Untuk meningkatkan standar mutu secara berkelanjutan Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM. 2.2. Luas Lingkup Manual 2.2.1. Luas Lingkup Manual Penetapan Standar Ruang lingkup penjaminan mutu dijabarkan dalam berbagai dokumen mutu dan dokumen terkait lainnya yang merupakan bentuk terstruktur dari pelaksanaan kegiatan pendidikan tinggi yang baik. Keberadaan dan kelengkapan dokumen-dokumen mutu merupakan perangkat inti dari SPMI UIM. Pemenuhan standar, prosedur dan pelaksanaan pengawasan yang menuju pada peningkatan mutu dan kepatuhan pada standar-standar yang telah ditetapkan merupakan kegiatan inti dari SPMI UIM. Ruang lingkup ini merupakan lingkaran tertutup yang mengarah pada pencapaian keunggulan UIM. Manual ini berlaku ketika sebuah standard pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan untuk semua Standard Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM. 2.2.2. Luas Lingkup Manual Pelaksanaan Standar Ruang lingkup pelaksanaan satandar mutu SPMI UIM dijabarkan dalam berbagai dokumen mutu dan dokumen terkait lainnya yang merupakan bentuk terstruktur untuk pendidikan tinggi yang baik. Keberadaan dan kelengkapan dokumen-dokumen mutu merupakan perangkat inti dari SPMI UIM. SPMI-UIM/MM/01/01 Page 4 of 9
Manual ini berlaku ketika sebuah standard harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja pada semua tingkat untuk semua Standard Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM. 2.2.3. Luas Lingkup Manual Evaluasi Standar Ruang lingkup manual evaluasi standar mutu SPMI UIM dijabarkan dalam dokumen yang berisi target ketercapaian pelaksanaan dokumen standar mutu untuk kemudian akan dilihat tingkat ketercapaiannya. Manual ini berlaku ketika sebuah standar telah diimplementasikan dan dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja dan pada semua tingkat dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. 2.2.4. Luas Lingkup Manual Pengendalian Standar Ruang lingkup pengendalian satandar mutu SPMI UIM dijabarkan dalam berbagai dokumen mutu dan dokumen terkait lainnya yang merupakan bentuk terstruktur untuk pengendalian agar isi standar dapat tercapai. Manual ini berlaku ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus untuk semua Standard Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM. 2.2.5. Tujuan Manual Peningkatan Standar Ruang lingkup pengembangan satandar mutu SPMI UIM dijabarkan dalam berbagai dokumen mutu dan dokumen terkait lainnya yang merupakan hasil dari proses evalusi dan pengendalian standar mutu SPMI UIM sebelumnya yang perlu ditingkatkan mutunya. Manual ini berlaku ketika pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus berakhir, kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya untuk semua Standard Sistem Penjaminan Mutu Internal UIM. 2.3. Definisi Istilah a. Merancang standar adalah olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi / menjabarkan standar nasional pendidikan Tinggi dan penetapan berbagai standar lain yang mencirikanke khasan Universitas Islam Madura di bidang akademik dan non akademik. b. Merumuskan standar SPMI UIM adalah menuliskan setiap isi standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap untuk dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence dan Degree (ABCD). c. Menetapkan Standar adalah tindakan persetujuan, dan Pengesahan Standar SPMI UIM dinyatakan berlaku. SPMI-UIM/MM/01/01 Page 5 of 9
d. Uji Publik adalah uji untuk mendapatkan masukan yang dapat dilakukan melalui survey secara online pada pemangku kepentingan terkait. e. Evaluasi adalah melakukan pengukuran atas suatu proses atau suatu kegiatan agar diketahui apakah proses atau kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan isi Standar SPMI. f. Pemeriksaan adalah mengecek atau mengaudit secararinci semua aspek penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan secara berkala, untuk menyocokkan apakah semua penyelenggaraan pendidikan tinggi tersebut telah berjalan sesuai dengan isi Standar SPMI. g. Melaksanakan Standar dosen dan tenaga kependidikan adalah ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya. h. Manual adalah uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren. Bahan Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi i. Instruksi Kerja adalah rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas. j. Pengendalian adalah melakukan tindakan koreksi atas pelaksanaan Standar SPMI UIM sehingga penyimpangan/ kegagalan pemenuhan standar tersebut dapat diperbaiki. k. Tindakan koreksi adalah melakukan tindakan perbaikan sehingga ketercapaian/kegagalan pemenuhan isi Standar SPMI UIM dapat dipenuhi oleh pelaksana isi Standar tersebut. 2.4. Langkah-langkah atau Prosedur a. Prosedur Penetapan Standar SPMI 1) Tim Perumus Standar menjadikan visi dan misi institusi sebagai titik tolak dan tujuan akhir, mulai dari merancang hingga menetapkan standar SPMI UIM. 2) Tim Perumus Standar mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundangundangan yang relevan dengan SPMI. 3) Tim Perumus Standar mencatat dasar hukum atau syarat-syarat apa yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi, seperti Statuta, RIP, Renstra 4) Tim Perumus Standar melakukan evaluasi diri, antara lain dengan menggunakan SWOT analysis. 5) Tim Perumus Standar merumuskan draf awal standar yang bersangkutan dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence dan Degree (ABCD). 6) Unit Penjaminan Mutu melakukan uji publik/sosialisasi draf standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan umpan balik atau saran. SPMI-UIM/MM/01/01 Page 6 of 9
7) Tim Perumus Standar merumuskan kembali pernyataan standar dengan memperhatikan hasil sosialisasi. 8) Tim Perumus Standar melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan. 9) Rektor mengesahkan dan memberlakukan standar SPMI UIM melalui penetapan dalam bentuk keputusan Rektor. b. Prosedur Pelaksanaan Standar 1) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM melakukan persiapan evaluasi analisis kebutuhan standar mutu dengan mengacu pada RIP dan Rencana Strategi UIM. 2) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM menyusun standar mutu SMPI UIM sesuai dengan kebutuhan program studi dan institusi. 3) Wakil Rektor I mensosialisasikan SPMI UIM kepada pengelola program studi, seluruh dosen, tenaga kependidikan secara periodik dan konsisten. 4) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM menyiapkan dan menuliskan dokumen tertulis berupa: Prosedur kerja atau SoP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan standar SPMI UIM. 5) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan Standar SPMI UIM sebagai tolok ukur pencapaian. c. Prosedur Evaluasi Standar 1) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM melakukan pengukuran secara periodik, misalnya mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap ketercapaian isi semua Standar SPMI. 2) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM mencatat atau merekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan yang tidak sesuai dengan isi standar SPMI UIM. 3) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM mencatat pula bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen seperti prosedur kerja, instruksi kerja, dan formulir dari standar SPMI UIM yang telah dilaksanakan. 4) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar SPMI UIM gagal dicapai. 5) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hasil pengukuran di atas. 6) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM membuat laporkan hasil pengukuran ketercapaian isi Standar SPMI UIM kepada Pimpinan. 7) Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM membuat laporan ke Pusat Pangkalan data perguruan tinggi dan laporan tahunan disertai saran atau rekomendasi pengendalian. SPMI-UIM/MM/01/01 Page 7 of 9
Prosedur Pengendalian Standar 1. Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM melakukan pemeriksanaan dan mempelajari catatan hasil evaluasi yang dilakukan pada tahap sebelumnya, dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar SPMI UIM, atau apabila isi standar SPMI UIM tersebut gagal dicapai. 2. Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM mengambil tindakan korektif terhadap setiap penyimpangan/ kegagalan ketercapaian isi Standar SPMI UIM. 3. Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM mencatat atau merekam semua tindakan korektif yang akan diambil 4. Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM memantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut. 5. Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan di atas. 6. Setiap bagian yang terlibat dalam SPMI UIM melaporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan UIM, disertai saran atau rekomendasi Prosedur Peningkatan Standar 1. Wakil Rektor I dan Wakil Rektor II mempelajari laporan hasil pengendalian Standar SPMI UIM. 2. Wakil Rektor I dan Wakil Rektor II menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang Dekan, Kaprodi, Biro, Lembaga maupun Unit yang terlibat dalam pelaksanan dan evaluasi SPMI UIM. 3. Dekan, Kaprodi, Biro, Lembaga maupun Unit menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang semua elemen di bawahnya. 4. Elemen yang ada di bawah Dekan, Kaprodi, Biro, Lembaga maupun Unit mengevaluasi isi SPMI UIM dibawah koordinasi LPMI UIM. 5. Wakil Rektor I dan Wakil Rektor II melakukan revisi isi Standar SPMI UIM sehingga menjadi Standar SPMI UIM baru yang lebih tinggi daripada Standar SPMI UIM sebelumnya. 6. Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan Standar SPMI UIM yang lebih tinggi tersebut sebagai Standar SPMI UIM yang baru. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Manual P- Penetapan P- Pelaksanaan E- Evaluasi P- Pengendalian P- Peningkatan Rektor Wakil Rektor I Wakil Rektor II Ka Penj. Mutu Dekan KaProdi SPMI-UIM/MM/01/01 Page 8 of 9
Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa: 1. Daftar peraturan perundang-undangan tentang sistem pendidikan tinggi, guru dan dosen, SNPT dan SPMI. 2. Peraturan yang berlaku di Universitas Islam Madura 3. Kuisioner untuk studi pelacakan atau untuk survey 4. Formulir mutu 5. Prosedur kerja atau SoP 6. instruksi kerja 7. Prosedur Pengendalian Pelaksanaan Standar SPMI 8. Formulir Pengendalian Pelaksanaan Standar SPMI 9. Formulir Hasil Pengendalian Pelaksanaan Standar SPMI 10. Formulir Kontrak Kerja Dosen 11. Pengukuran Realisasi Sasaran Kerja Pegawai - SKP 12. Formulir Penilaian Perilaku kerja pegawai 13. Formulir Penilaian Perilaku Kerja Pegawai 14. Formulir Cuti Pegawai 15. Dokumen Laporan BKD 16. Dokumen Laporan SKP 17. Laporan absensi pegawai Referensi Undang-Undang No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Permenristek dikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Statuta Universitas Islam Madura Rencana Strategik Universitas Islam Madura. SPMI-UIM/MM/01/01 Page 9 of 9