MANUAL MUTU INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI AL-KAMAL. Hal : 1/ 30. No. Dok: LPM.02. No. Rev : 0 Berlaku: Januari 2018

Transkripsi

1 Hal : 1/ 30 MANUAL MUTU INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI AL-KAMAL

2 KATA PENGANTAR Hal : 2/ 30 Penjaminan mutu adalah suatu proses penetapan, pemenuhan, evaluasi, pengendalian, dan pengembangan mutu secara konsisten dan berkelanjutan berdasarkan kondisi dan keunikan internal perguruan tinggi masing-masing. Seluruh proses tersebut harus terdokumentasi dengan baik untuk menjadi rujukan pelaksanaan dan evaluasi penjaminan mutunya. Buku Manual Mutuu ini merupakan bukti komitmen ISTA dalam mendukung dan melaksanakan mutu secara terarah di seluruh aspek, baik akademik maupun non akademik dalam rangka mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran perguruan tinggi. Buku manual mutu ini merupakan kelanjutan dari dokumen SPMI sesuai ketentuan yang disyaratkan oleh Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016, buku manual mutu ini tidak bersifat statis dan bias, direvisi kapan saja bila ditinjau perlu atau setidaknya ditinjau ulang untuk perbaikan secara berkelanjutan. Fungsi dari buku manual mutu sebagai panduan bagi para pejabat struktural dan/atau unit khusus SPMI, maupun dosen serta non-dosen, dalam melaksanakan SPMI untuk mewujudkan budaya mutu serta petunjuk pencapaian dan peningkatan kriteria, standar, tujuan, atau cita-cita perguruan tinggi. Perlu komitmen dari seluruh pemangku kepentingan secara konsisten bersama-sama dalam mengimplementasikan penjaminan mutu sesuai dengan buku manual mutu ini. ucapan terima kasih atas dukungan, peran serta dan kerjasamanya sehingga buku Manual Mutu ini bisa diselesaikan.

3 DAFTAR ISI Hal : 3/ 30 Lembar Penetapann Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. BAB II. BAB III. BAB IV. BAB V. BAB VI. BAB VII. BAB VIII. Referensi Pendahuluan Visi, Misi Dan Tujuan ISTA Luas Lingkup Manual SPMI Manual Penetapan Standar SPMI Manual Pelaksanaan Standar SPMI Manual Evaluasi Standar SPMI Manual Pengendalian Standar SPMI Manual Peningkatan Standar SPMI.. 27

4 Hal : 4/ 30 A. Latar Belakang BAB I PENDAHULUAN Di era globalisasi saat ini terjadi perubahan signifikan pada lingkungan Pendidikan Tinggi di Indonesia. Perubahan lingkungan Pendidikan Tinggi ini lebih cepat dibandingkan dengan kemampuan Perguruan Tinggi Nasional untuk meresponnya. Pasar dan persaingan pendidikan tinggi menjadi lebih ketat, baik pada sisi input maupun sisi output. Keadaan ini menunjukkan bahwa tuntutann lingkungan dan persaingan pendidikan tinggi di Indonesia semakin kompleks dan dinamis, padahal sumber daya yang dimiliki Perguruan Tinggi Nasional relatif beragam dan terbatas. Perguruan Tinggi di Indonesia, saatat ini dan yang akan datang, menghadapi permasalahan rendahnya tingkat kelayakan strategis yang bersumber dari adanya kesenjangan antara tuntutan lingkungan dan persaingan dengan sumber daya internalnya. Daya saing sejumlah Perguruan Tinggi di Indonesia dalam persaingan pendidikan tinggi cenderung menurun sehingga mengancam keunggulan posisi dan keberlanjutan Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Fenomena masalah di atas dihadapi juga oleh Institut Sains Dan Teknologi Al-Kamal (ISTA). Karena itu, ISTA perlu meredefinisi strateginya yang difokuskan pada upaya mengurangi kesenjangan antara tuntutan lingkungan dan persaingan dengan sumber daya internalnya, sekaligus meningkatkan daya saingnya baik di pasar Jabotabek maupun nasional. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap mutu sumber daya manusia, proses, dan fasilitas fisik melalui suatu sistem penjaminan mutu. Sistem Penjaminan Mutu Internal, selanjutnya disebut SPMI, merupakan bagian dari manajemen ISTA yang tidak terpisahkan dengan tanggung jawab rektorat, pimpinan fakultas, pimpinan program studi, pimpinan unit, pimpinan biro sebagai pengelola manajemen. Disain dan implementasi SPMI ISTA didasarkan pada konsep Standar Nasional Perguruan Tinggi (SN PT), dengan berorientasi pada Misi, Visi dan Tujuan ISTA. SPMI dirancang dan dilaksanakan untuk menjaminn penerapan Sistem Penjaminan Mutu pada bidang pendidikan dan pengajaran/akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Renstra, Kebijakan Mutu, dan Renop yang ditetapkan. Penerapan

5 Hal : 5/ 30 SPMI di tingkat rektorat, fakultas, program studi, biro dan unit-unit dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma, Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual yang berlaku di ISTA, untuk memenuhi harapan persyaratan dan kepuasan pelanggan dan stakeholders ISTA. Semua data merupakan tanggung jawab personal untuk mengelolanya sesuai dengan tingkatan manajemen, serta segala data dan informasi yang perlu diketahui oleh personal merupakan tanggung jawab setiap rektorat, pimpinan fakultas, program studi, biro dan unit-unit untuk menyampaikannya secara rinci dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman, interpretasi, salah persepsi maupun salah asumsi. Manual SPMI merupakan dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dievaluasi, dikendalikan dan dikembangkan/ditingkatkan mutunya dalam berbagai Standar SPMI secaraa berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara pendidikan tinggi di ISTA sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. B. Tujuan Dan Maksud Manual SPMI Manual SPMI merupakan pedoman dalam penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatann standar-standar pelayanan pendidikan baik di bidang akademik maupun non akademik di lingkungan ISTA (Rektorat, Fakultas, Program Studi, Biro dan Lembaga) sesuai dengan visi dan misi ISTA. Adapun tujuan dari manual SPMI ISTA sebagai berikut: 1. Merancang, merumuskan dan menetapkan Standar SPMI. 2. Melaksanakan atau memenuhi Standar SPMI. 3. Mengendalikan pelaksanaan Standar SPMI. 4. Secara berkelanjutan meningkatkan mutu Standar SPMI ketika tercapainya atau berakhirnya siklus masing-masing standar. Adapun maksud manual SPMI ISTA sebagai berikut : 1. Petunjuk bagaimana merancang dan menyusun, menetapkan, melaksanakan/ memenuhi, mengendalikan dan mengembangkan/meningkatkan Standar SPMI. 2. Pemandu para pejabat struktural dan atau seluruh unit kerja pada semua bagian baik karyawan akademik dan karyawan non akademik dalam melaksanakan SPMI sesuai

6 Hal : 6/ 30 dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu. 3. Petunjuk bagaimana kriteria, standar dan sasaran dikembangkann ditetapkan dalam Standar SPMI dikendalikan dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan. C. Definisi Istilah Definisi istilah dalam Manual/Prosedur SPMI ISTA diperlukan untuk memudahkan dan menyamakan persepsi tentang istilah-istilah yang digunakan dalam Manual SPMI. Definisi istilah dalam Manual SPMI, antara lain : 1. Mutu Keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaann atau persyaratan yang ditetapkan stakeholder, baik yang tersurat (dalam bentuk pedoman) maupun yang tersirat. 2. Pejaminan Mutu Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pihak-pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan. 3. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Kegiatan sistemik penjaminan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi (internally driven), dalam rangka pengawasan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berkelanjutan (continuous improvement). 4. Kebijakan Pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari institusi tentang suatu hal. 5. Kebijakan SPMI Dokumen tertulis yang berisi garis besar penjelasan tentang bagaimana SPMI di ISTA ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dikendalikan dan dikembangkan/ ditingkatkan dalam penyelenggaraann pelayanan pendidikan sehingga budaya mutu dapat tercapai.

7 Hal : 7/ Manual SPMI Dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai panduan bagaimana penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/ peningkatan standar SPMI diimplementasikan. 7. Standar SPMI Dokumen tertulis yang berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi tentang sesuatu yang harus dicapai atau dipenuhi. 8. Merancang Standar SPMI Olah pikir untuk menghasilkan standar SPMI tentang semua hal yang dibutuhkan untuk mengembangkann mutu ISTA. Kegiatan ini berupa penjabaran 24 SN Dikti, dan penetapan Standar Dikti berupa Standar bidang akademik dan Standar bidang non akademik. 9. Merumuskan Standar SPMI Menuliskan isi setiap standar dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh menggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence dan Degree). 10. Menetapkan Standar SPMI Tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku. 11. Melaksanakan Standar SPMI Ukuran, spesifikasi, patokan aturan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiaannya. 12. Standar Operasional Prosedur (SOP) Uraian tentang urutan atau langkah-langkah untuk mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren. 13. Instruksi Kerja Rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas 14. Formulir (Borang) Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar Operasional Prosedur (SOP).

8 Hal : 8/ Monitoring Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraann pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang telah ditetapkan. 16. Evaluasi Standar SPMI Melakukan pengukuran atas suatu proses atau suatu kegiatan agar diketahui apakah proses atau kegiatan tersebut sesuai dengan isi standar SPMI. 17. Pemeriksaan Mengecek atau mengaudit secara rinci semua aspek penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan secara berkala, untuk menyocokkan apakah semua penyelenggaraan pendidikan tinggi tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar SPMI. 18. Pengendalian Melakukan tindakann koreksi atas pelaksanaan Standar SPMI sehingga penyimpanan/kegagalan pemenuhan Standar SPMI dapat diperbaiki. 19. Tindakan Koreksi Melakukan tindakan perbaikan sehingga ketercapaian/kegagalan pemenuhan isi Standar SPMI dapat dipenuhi oleh pelaksana isi Standar SPMI. 20. Pengembangan atau peningkatan standar Upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar SPMI yang dilakukan secara periodik berdasarkan siklus standar secara berkelanjutan. 21. Evaluasi Standar SPMI Tindakan menilai isi standar SPMI didasarkan, antara lain, pada: a. Hasil pelaksanaan isi Standar SPMI waktu sebelumnnya b. Perkembangan situasi dan kondisi ISTA, tuntutan pemangku kepentingan ISTA dan masyarakat pada umumnya. c. Relevansinya dengan Visi dan Misi ISTA.

9 Hal : 9/ Siklus Standar Durasi atau masa berlakunya standar SPMI dengan aspek yang telah diatur di dalamnya. 23. Dampak Menggambarkan apakah yang dilakukan menghasilkan perubahan dari kondisi awal ke kondisi baru seperti yang telah ditetapkan sebelumnya. 24. Audit Internal Kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsi mengukur dan mengevaluasi SPMI di ISTA dengan cara menyediakan analisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan SPMI yang dilakukan oleh Auditor Internal ISTA untuk memeriksa apakah seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap unit kerja di lingkungan ISTA. 25. Rekomendasi Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit yang diaudit untuk ditindaklanjuti. 26. Kaji Ulang Menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit internal sebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan (Continuous Quality Improvement). 27. Benchmarking Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu.

10 Hal : 10/ 30 BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI AL-KAMAL Pengembangan dan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Institut Sains dan Teknologi Al-Kamal (ISTA) tidak terlepas dari visi yang ingin dicapai. Visi ISTA adalah: Pada tahun 2020, menjadi perguruan tinggi yang unggul dalam rumpun Ilmu Pengetahuan Alam, Teknologi dan Seni (IPTEKS) yang dilandasi keimanan dan ketakwaan (IMTAQ) kepada Tuhan Yang Maha Esa pada jenjang Sarjana (S1) di Provinsi DKI Jakarta. Untuk mencapai visi tersebut, ISTA mempunyai misi adalah sebagai berikut: 1. Menyelenggarakan pendidikan sarjana yang bermutu dengan sistem manajemen pendidikan tinggi yang profesional berbasis transparansi dan akuntabilitas. 2. Mengembangkan pendidikan sarjana yang adaptif dan sejalan dengan perkembangan keilmuan, perubahan sosial dan dinamika pembangunan yang berlandaskan keimanan dan ketakwaan di Provinsi DKI Jakarta. 3. Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi dan pemangku kepentingan lainnya di tingkat nasional dalam penyelenggaraan pendidikan. 4. Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat guna menopang pendidikan dan kemajuan ilmu pengetahuan bagi para pemangku kepentingan. 5. Melaksanakan manajemen pendidikan dengan menerapkan prinsipp penjaminan mutu (quality assurance). Sesuai dengan Visi dan Misi yang ditetapkan di atas, sasaran yang ditargetkan adalah: 1. Tercapainya penyelenggaraan pendidikan sarjana yang bermutu dengan sistem manajemen pendidikan tinggi yang profesional berbasis transparansi dan akuntabilitas. 2. Tercapainya pengembangan pendidikan sarjana yang adaptif dan sejalan dengan perkembangan keilmuan, perubahan sosial dan dinamika pembangunan yang berlandaskan keimanan dan ketakwaan di tingkat lokal dan nasional.

11 Hal : 11/ Terbangun kerjasama dengan perguruan tinggi dan pemangku kepentingan. 4. Terlaksananya penelitian dan pengabdian kepada masyarakat guna menopang pendidikan dan kemajuan ilmu pengetahuan bagi para pemangku kepentingan. 5. Terlaksananya manajemen pendidikan dengan menerapkan prinsipp penjaminan mutu (quality assurance).

12 Hal : 12/ 30 BAB III LUAS LINGKUP MANUAL SPMI Luas lingkup Manual SPMI berlaku mulai dari Rektorat, Fakultas hingga Program Studi, Biro dan Lembaga yang ada di lingkungan ISTA dan digunakan atau berlaku untuk semua standar yaitu: 1. Ketika sebuah standar pertama kali dibuat maka dirancang, dirumuskan dan ditetapkan. 2. Ketika sebuah standar telah ditetapkan maka dilaksanakann dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja pada semua bagian. 3. Ketika pelaksanaan isi standar berjalan, diperlukan pemantauann atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secara rutin dan terus menerus. 4. Ketika pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus berakhir atau tercapai maka kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya. Siklus setiap standar dapat ditentukan secara seragam atau berbeda-beda. Misalnya satu siklus s adalah semesteran, tahunan, atau 5 tahunan. Pada dasarnya Manual SPMI ISTA berkaitan penetapan, pelaksanaan, evaluasi pengendalian dan peningkatann Standar SPMI diimplementasikan di ista. a. Tahap Penetapan Standar SPMI Tahap penetapan standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI bidang akademik dan non-akademik di ISTA dirancang, disusun, dan dirumuskan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) beserta Tim Ad Hoc, serta masukan unit kerja di lingkungan ISTA, hingga Standar SPMI ditetapkan dan disahkan oleh Rektor. b. Tahap Pelaksanaan Standar SPMI Tahap pelaksanaan/pemenuhan standar merupakan tahapan ketika isi seluruh standar diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di tingkat Institut, Fakultas, Program Studi, Lembaga dan Biro termasuk di dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan, karyawan non-dosen, mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing. Pelaksanaan standar SPMI mengacu pada sikluss manajemen SPMI

13 Hal : 13/ 30 ISTA yang diawali dengan satu siklus kegiatan SPMI dalam waktu tahun kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya. c. Tahap Evaluasi Standar SPMI Tahap Evaluasi standar merupakan tahapan ketika seluruh isi standar yang dilaksanakan di seluruh di tingkat Institut, Fakultas, Program Studi, Lembaga dan Biro termasuk di dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan, karyawan non-dosen, mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya memerlukan pemantauann atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secara rutin dan terus-menerus. Pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan/pemenuhan SPMI dilakukan oleh unit kerja dan Tim Monitoring dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal, dengan tujuan agar pelaksanaan SPMI tidak menyimpang dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan. Pengawasan atau pemantauan dilakukan secara paralel atau bersamaan dengan pelaksanaan/pemenuhan Standar SPMI. Evaluasi atau penilaian hasil implementasi SPMI yang dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja bersama dengan LPM untuk mengukur ketercapaian dan kesesuaian hasil pelaksanaan dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan. Selanjutnya, dilaporkan kepada pimpinan ISTA. d. Tahap Pengendalian Standar Tahap pengendalian standar merupakan merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi. Hal ini berarti tindak lanjut tersebut dapat dilakukan terhadap hasil evaluasi diri, audit internal, maupun atas hasil akreditasi. Jika hasil evaluasi menunjukkann bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai dengan apa yang direncanakan sehingga dipastikan isi standar akan terpenuhi, langkah pengendaliannya hanya berupa upaya agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya. Sebaliknya, jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan, kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian isi standar atau tujuan/sasaran/rencana, harus dilakukan langkah pengendalian. Langkah pengendalian ini berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan perintah/kriteria/sasaran di dalam standar.

14 Hal : 14/ 30 e. Tahap Peningkatan Standar Tahap pengembangan/peningkatan Standar SPMI merupakan tahapan ketika pelaksanaan Standar SPMI dalam siklus kalender akademik telah dikaji ulang untuk ditingkatkan mutunya, dan ditetapkan Standar SPMI baru untuk dilaksanakan pada siklus dan tahun akademik berikutnya. Penentuan pengembangan/peningkatan Standar SPMI di tahun berikutnnya didasarkan pada hasil Audit Internal yang dilaksanakan oleh LPM, Tim Monitoring dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal dengan melakukan pemeriksaan dan mengaudit pelaksanaan Standar SPMI di seluruh unit kerja serta benchmarking. Selanjutnya, melaporkan hasil audit, serta memberikan rekomendasi kepada unit yang bersangkutan dan melaporkan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti guna peningkatan mutuu dan penetapan standar mutu baru.

15 Hal : 15/ 30 BAB IV MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI Manual penetapan Standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI dirancang, dirumuskan oleh Tim Adhoc ditetapkan oleh Rektor melalui persetujuan Senat Akademik dan disahkan oleh Yayasan. Standar SPMI berisi tentang pernyataan kualitatif dan/atau kuantitatif yang dapat diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh pelaksana penjaminan mutu di seluruh unit kerja di lingkungan ISTA. A. Tujuan Manual Penetapan Standar SPMI Standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka mewujudkan visi dan misi ISTA. Acuan dasar tersebut meliputi kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi di ISTA agar dapat meningkatkan kinerja dalam memberikan pelayanan pendidikan. Penetapan Standar SPMI dimaksudkan pula sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di tingkat Institut, Fakultas, Program Studi, Lembaga dan Biro dalam upaya peningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di Institut Sains dan Teknologi Al-Kamal. B. Ruang Lingkup Penetapan Standar Secara umum luas lingkup manual penetapan Standar SPMI mencakup aspek kegiatan pendidikan tinggi yang meliputi penjaminan mutu akademik dan non-akademik sebagai dasar implementasi SPMI di seluruh unit kerja penyelenggaraan pendidikan di Institut Sains dan Teknologi Al-Kamal (ISTA). Standar SPMI yang ditetapkan mencakup pernyataan kualitatif dan atau kuantitatif yang dapat diukur pencapaiann atau pemenuhannya oleh seluruh unit kerja sebagai pelaksana penjaminan mutu di ISTA yang disertai dengan indikator pencapaian dengan mengacu pada perundang-undangan yang berlaku.

16 Hal : 16/ 30 Manual penetapan standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI pertama kali dirancang, dirumuskan dan ditetapkan dan berlaku untuk semua standar sampai disahkan oleh Rektor. C. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI Penetapan Standar SPMI dilakukan melalui suatu langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : 1. Menjadikan Visi dan Misii ISTA sebagai titik tolak dan tujuan akhir dari mulai merancang sampai menetapkan standar. 2. Mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek standar SPMI. 3. Mencatat norma-norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundangstandarnya terhadap undangan yang tidak dapat diabaikan. 4. Melaksanakan studi pelacakan tentang aspek yang hendak dibuat kepentingan penyelenggaraan pendidikan di ISTA. 5. Merumuskan awal standar dengan menggunakan rumus ABCD (Audience, Behavior, Competence dan Degree). 6. Melakukan uji publik dengan mensosialisasikan standar dalam rapat pleno atau seminar di lingkungan ISTA untuk mendapatkan masukan. 7. Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar dengan memperhatikan masukan dari unit kerja di ISTA. 8. Melakukan pengendaliann dan verifikasi tentang pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan. 9. Mensahkan dalam bentuk surat keputusan Rektor. Secara garis besar, tahapan penetapan Standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar 4.1 sebagai berikut:

17 Hal : 17/ 30 Analisa Kebutuhan Standar Mutu Pengumpulan Dokumen Internal & Ekternal Perumusan Standar SPMI Pengujian Standar SPMI Pengesahan Standar SPMI Tahapan proses penetapan standar mutu : LPM Membentuk tim Ad Hoc Penyusunan Standar SPMI Tim Ad Hoc melakukan analisis kebutuhan standar mutu mengacu pada Visi, Misi ISTA, UU No. 12 Tahun 2012, PP No. 19 Tahun 2005, Renstra dan kebijakan Mutu ISTA. LPM dan Tim Ad Hoc melakukan pengumpulan dokumen terkait dengan penetapan standar SPM berupa: - Dokumen internal berupa peraturan-peraturan yang berlaku di ISTA - Dokumen eksternal: UU dan PP pemerintah tentang SPMI-PT, SNP dan lain-lain. LPM dan tim Ad Hoc melakukan perumusan draf standar SPMI mengacu visi, misi tujuan, Renstra serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Draf standar SPMI dipresentasikan dalam rapat pleno dengan para penjamin mutu dan pimpinan ISTA untuk mendapatkan masukan dan umpan balik (bila ada) untuk penyempurnaan standar SPMI. Hasil penyempurnaan standar SPMI, SOP dan Borang dilaporkan kepada pimpinan ISTA untuk mendapatkan pengesahan.

18 Hal : 18/ 30 Rektor mengeluarkan surat keputusan tentang Standar SPMI sebagai pedoman dalam pelaksanaan standar SPMI seluruh unit kerja ISTA. D. Kualifikasi Pejabat Yang Menetapkan Standar SPMI Tim SPMI Perguruan Tinggi atau Unit khusus SPMI sebagai perancang dan koordinator, dengan melibatkan pimpinan ISTA dan semua unit, serta para dosen, masing- masing sesuai dengan tugas, kewenangan dan bidang keahliannya.

19 Hal : 19/ 30 BAB V MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SPMI Pelaksanaan/Pemenuhan standar adalah ukuran, spesifikasi, patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar yang harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya. Pemenuhan Standar SPMI menghasilkan suatu kegiatan yang seluruh isi standar dilaksanakan dengann mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan dalam usaha pemenuhan dan pencapaiaan, tujuan dan sasaran Standar SPMI yang telah ditetapkan. A. Tujuan Manual Pelaksanaan Standar SPMI Standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka mewujudkan visi dan misi ISTA. Acuan dasar tersebut meliputi kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi di ISTA agar dapat meningkatkan kinerja dalam memberikan pelayanan pendidikan dan Penetapan Standar SPMI dimaksudkan pula sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di tingkat Institut, Fakultas, Program Studi, Lembaga dan Biro dalam upaya peningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di Institut Sains dan Teknologi Al-Kamal. B. Ruang Lingkup Pelaksanaan Standar Pelaksanaan standar diperlukan sebagai pemenuhan implementasi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat Institut, Fakultas, Program Studi, Lembaga dan Biro dalam upaya meningkatkan kinerja dalam rangka peningkatan proses penyelenggaran dan peningkatan mutu serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di ISTA secara terusmenerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di ISTA.

20 Hal : 20/ 30 C. Langkah-langkah Pelaksanaan Standar SPMI Pemenuhan Standar SPMI dilakukan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : 1. Melakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi Standar SPMI. 2. Menyiapkan dan menuliskan dokumen tertulis berupa Prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi Standar SPMI. 3. Melakukan sosialisasi isi Standar SPMI kepada seluruh dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, secaraa periodik dan konsisten. 4. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan Standar SPMI sebagai tolok ukur pencapaian. Secara garis besar tahapan Pelaksanaan Standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar 5.1 sebagai berikut: Persiapan Teknis dan Administratif Penyusunan SOP, Borang Instruksi Kerja Sosialisasi Standar SPMI Pelaksanaan Standar SPMI Tahapan proses penetapan standar LPM melakukan persiapan teknis dan administratif untuk keperluan pelaksanaan isi standar. LPM melakukan koordinasi dengan seluruh Unit Kerja ISTA. LPM dan Tim Ad Hoc menyusun SOP dan Borang yang terkait dengan masing-masing standar SPMI.

21 Hal : 21/ 30 Pimpinan ISTA beserta LPM menyelenggarakan sosialisasi standar mutu berikut SOP dan borang kepada seluruh unit kerja baik bidang akademik maupun non akademik serta tenaga akademik dan non akademik termasuk mahasiswa. Seluruh unit kerja di ISTA melaksanakan Standar SPMI dengan berpedoman pada Isi Standar, SOP dan borang yang telah ditetapkan. D. Kualifikasi Pejabat Yang Melaksanakan Standar SPMI Pihak yang harus melaksanakan Standar adalah: 1. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, dan/atau 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh Standar SPMI yang bersangkutan. 3. Mereka yang secara eksplisit disebut didalam pernyataan Standar SPMI yang bersangkutan.

22 Hal : 22/ 30 BAB VI MANUAL EVALUASI STANDAR SPMI Evaluasi Standar SPMI merupakan tindakan konkrit yang berisi kegiatan untuk mengevaluasi pemenuhan Standar SPMI dengan cara mengamati suatu proses, atau suatu kegiatan penyelenggaraan pendidikan di seluruh unit kerja untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan yang dilaksanakan unit kerja berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dalam isi standar SPMI yang ditetapkan. A. Tujuan Manual Evaluasi Standar SPMI Evaluasi Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengann standar SPMI yang telah ditetapkan sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi. Pengendalian Standar SPMI sebagai sarana dalam upaya meningkatkan kinerja peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu, serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di ISTA secara terus-menerus dan berkelanjutan. Pengendalian Standar SPMI juga merupakan manajemen kendali mutu untuk mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodik dan menjaga keberlanjutan kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI. B. Ruang Lingkup Evaluasi Standar Secara umum evaluasi standar SPMI merupakan tindakan menilai pelaksanaan/pemenuhan isi standar oleh seluruh tingkatan mulai dari Institut, Fakultas, Program Studi, Lembaga dan Biro. Evaluasi Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI yang dilaksanakan memerlukan monitoring/pemantauan dan pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secara periodik dan terus menerus. Evaluasi SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu siklus penjaminan mutu internal, waktu evaluasi standar minimal setiap 1 (satu) tahun sekali, setiap hari, setiap bulan dalam tahun kalender akademik pada seluruh unit kerja di lingkungan ISTA, yang dilaksanakann baik dengan cara monitoring, pengawasan dan evaluasi maupun Audit Internal.

23 Hal : 23/ 30 C. Langkah-langkah Evaluasi Standar SPMI Pelaksanaan Standar SPMI dapat diukur dengan Monitoring dan Evaluasi, dan Audit Internal. Penilaian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : 1. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanann atau semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengann program kerja yang telah ditetapkan. 2. Menilai atau mengukur ketercapaian pelaksanaan standar SPMI yang dijalankan oleh institusi, fakultas, prodi dan unit-unit lain. 3. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang hal-ha yang menyangkut evaluasi standar kepada LPM. Secara garis besar tahapan evaluasi Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi digambarkan dalam gambar 6.1 sebagai berikut: Monitoring dan Evaluasi Pengkuran Ketercapaian Pelaksanaan standar SPMI Penyusunan Laporan Tahapan proses evaluasi standar : Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan atau monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Standar SPMI. Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja, apakah fakta dilapangan telah sesuai dengan apa yang dituliskan pada standar.

24 Hal : 24/ 30 Tim Monitoring dan Evaluasi mengukur pelaksanaan Standar SPMI dan kelengkapan dokumen SPMI. Tim Monitoring dan Evaluasi membuat laporan tertulis tentang hasil monitoring dan evaluasi disampaikan kepada Pimpinan Unit Kerja dan LPM. LPM menindaklanjuti hasil laporan dan membuat laporan tertulis kepada Rektor. D. Kualifikasi Pejabat Yang Mengevaluasi Standar SPMI Pihak-pihak yang harus menjalankan Evaluasi Standar SPMI adalah: 1. LPM, Gugus Penjaminan Mutu, Gugus Kendali Mutu, Tim Monitoring dan Evaluasi serta Tim Audit Internal. 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan. 3. Pihak-pihak yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan.

25 Hal : 25/ 30 BAB VII MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI Pengendalian Standar Dikti, yaitu kegiatan analisis penyebab standar yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi yang tidak tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi. A. Tujuan Manual Pengendalian Standar SPMI Pengendalian Mutu adalah untuk mengendalikan pelaksanaan sehingga isi standar SPMI dapat tercapai/terpenuhi isi standar SPMI B. Ruang Lingkup Pengendalian Standar Pengendalian Standar SPMI ketika pelaksanaan isi standar SPMI dievaluasi pada tahap sebelumnya, ternyata diperlukan tindakan pengendalian berupa koreksi agar standar SPMI terpenuhi. Pengendalian SPMI dilaksanakan apabila hasil dari evaluasi dan monitoring telah selesai dilaksanakan, tanggung jawab masing-masing unit dan LPM untuk memonitoring tahap pelaksanaan pengendalian, waktu pengendalian disesuaikan dengan target yang diinginkan oleh unit yang mengerjakan dengan melakukan konsilidasi dengan LPM serta unit terkait lainya, bila diperlukan waktu target dapat tentukan dalam tingkat rapat rektorat. C. Langkah-langkah Pengendalian Standar SPMI Pengendalian Standar SPMI dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Memeriksa hasil evaluasi pelaksanaan standar SPMI 2. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI. 3. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja dan formulir/borang dari setiap standar yang telah dilaksanakan. 4. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai.

26 Hal : 26/ Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar. 6. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif. 7. Melakukan pemantauan terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk melihat apakah penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai dengan isi standar. Secara garis besar tahapan Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi digambarkan dalam gambar 7.1 sebagai berikut: Memeriksa hasil evaluasi pelaksanaan SPMI Pencatatan temuan kesalahan dan penyimpangan Pengambilan tindakan korektif terhadap penyimpangan Pelaksanaan Standar SPMI Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan tindakan koreksi baik terhadap setiap penyimpangan pelaksanaan standar SPMI maupun ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI. Tim Monitoring dan evaluasi mengadakan rapat dengan tim Penjaminan Mutu untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen. D. Kualifikasi Pejabat Yang Mengendalikan Standar SPMI Pihak-pihak yang harus menjalankan pengendalian Standar SPMI adalah: 1. LPM, Gugus Penjaminan Mutu, Gugus Kendali Mutu, Tim Monitoring dan Evaluasi serta Tim Audit Internal. 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan. 3. Pihak-pihak yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan.

27 Hal : 27/ 30 BAB VIII MANUAL PENINGKATAN STANDAR SPMI Peningkatan Standar adalah pemanfaatan hasil monitoring, evaluasi dan audit internal setelah dilakukan tindakan koreksi. Bila implementasi koreksi tersebut sesuai dengan ketentuan standar yang telah ditetapkan, maka tahap selanjutnya dengann berdasarkan pada siklus SPMI, dilakukan pengembangan/ peningkatan standar secara berkelanjutan (Continuous Improvement). 1. Tujuan Manual Peningkatan Standar SPMI Pengembangan/Peningkatan standar SPMI bertujuan untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap berakhirnya siklus masing-masing standar SPMI yang telah ditetapkan. Selain itu juga untuk diversifikasi standar, untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan standar yang diimplementasikan di lingkungan ISTA. 2. Ruang Lingkup Peningkatan Standar Pengembangan/Peningkatan Standar SPMI diperlukan ketika pelaksanaan isi dari setiap Standar SPMI dalam satu sikluss berakhir dan Standar SPMI dapat ditingkatkann mutunya. Terdapat dua macam peningkatan mutuu yaitu peningkatan mutu untuk mencapai standar SPMI yang ditetapkan, dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatan standar mutuu yang telah dicapai melalui benchmarking. Peningkatan mutu dilaksanakan berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi serta audit internal berupa rekomendasi sebagai acuan untuk pengembangan/peningkatan mutu secara berkelanjutan dengan mengikuti metode Plan-Do-Check-Action (PDCA). Sedangkan melalui benchmarking untuk mengetahui telah seberapa jauh standar SPMI yang diimplementasikan dibandingkan dengan standar yang lebih baik. Oleh karena itu dalam pengembangan/peningkatan standar SPMI bisa dilakukan melalui benchmarking dengan institusi atau perguruan tinggi lain. 3. Langkah-langkah Peningkatan Standar SPMI Pengembangan/Peningkatan Standar SPMI dilakukan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :

28 Hal : 28/ Mempelajari laporan hasil pengendalian standar, sebagai upaya perbaikan dan pengembangan/peningkatan mutu dari setiap isi standar SPMI yang telah ditetapkan dan dilaksanakan secara periodik. 2. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk membahas laporan hasil monitoring dan evaluasi serta hasil audit internal dengan para pejabat struktural yang terkait dengan Standar SPMI. 3. Melaksanakan evaluasi isii standar berdasarkan: Hasil pelaksanaann isi standar pada periode waktu sebelumnya. Perkembangan situasi dan kondisi institut serta unit terkait atau dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa dan alumni yang melaksanakann isi standar serta tuntutan kepentingan institusi dan stakeholder. Relevansinya dengan visi, misi dan tujuan ISTA. 4. Melaksanakan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar dan melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhan standar telah tercapai, pengembangan/peningkatan mutu dilakukan dengan Benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI. Secara garis besar tahapan pengembangan/peningkatan Standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar 7.1 : Evaluasi Peninjauan Hasil Montiroting dan Evaluasi Kaji Ulang dan Tindak lanjut Benchmarking Penetapan Standar Baru

29 Hal : 29/ 30 Pimpinan ISTA (Rektor beserta para Wakil Rektor) dan LPM mempelajari dan melakukan peninjauan terhadap hasil laporan Tim Monitoring dan Evaluasi serta Tim Audit Internal. Pimpinan ISTA dan LPM menyelenggarakan rapat atau forum diskusii membahas laporan monitoring dan evaluasi serta hasil audit Internal dengan Auditi dan atau para pejabat struktural yang terkait dengan standar SPMI. Pimpinan ISTAdan LPM melaksanakan evaluasi laporan hasil monitoring dan evaluasi serta audit internal. Pimpinan ISTAdan LPM melaksanakan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar. LPM (Bagian Manajemen Mutu) melakukan rumusan standar baru mutu melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI. untuk peningkatan LPM (Bagian Manajemen Mutu) melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhann standar telah tercapai, pengembangan/ /peningkatan mutu dilakukan dengan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI. D. Kualifikasi Pejabat Peningkatan Standar SPMI Pihak-pihak yang harus menjalankan pengembangan/peningkatan Standar SPMI adalah: 1. Pimpinan ISTA, LPM, Tim Monotoring dan Evaluasi, Tim Audit Internal sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan. 3. Pihak-pihak yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan.

30 DAFTAR PUSTAKA Hal : 30/ 30 Pedoman Pengelolaan Standar Mutu Perguruan Tinggi, 2006, Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi-Departemen Pendidikan Nasional. Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi-Departemen Pendidikan Nasional. Praktek Baik Dalam Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, 2008 Departemen Pendidikan Nasional Direkorat Pendidikan Tinggi. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Sistem Penjaminan Mutu Internal, 2010, Bahan Pelatihan, Tim Pengembang SPMI-PT Direkorat Jenderal Pendidikan Tinggi-Departemen Pendidikan Nasional. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. Undang-undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.