Standar XIII Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas PGRI Semarang

Transkripsi

1 i

2 ii

3 SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 101/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : Bahwa dalam rangka melaksanakan kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Manual SPMI; Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; iii

4 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH tanggal 18 Agustus Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan M E M U T U S K A N Menetapkan : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG iv

5 Pertama : Kedua : Manual SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Di tetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. v

6 SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 102/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Standar SPMI; b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Standar SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI vi

7 Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH tanggal 18 Agustus Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan M E M U T U S K A N Menetapkan : Pertama : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI Standar SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini vii

8 Kedua : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Di tetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. viii

9 SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR : 103/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI UniversitasPGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Prosedur Tetap SPMI. b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor. 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI ix

10 Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH tanggal 18 Agustus Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa Jabatan MEMUTUSKAN Menetapkan : Pertama : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; x

11 Kedua : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Di tetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kapala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang xi

12 DAFTAR ISI STANDAR PENGELOLAAN A. MANUAL 1. Manual Penetapan Standar Audit Mutu Internal Manual Pelaksanaan Standar Audit Mutu Internal Manual Pengendalian Standar Audit Mutu Internal Manual Pengembangan Standar Audit Mutu Internal B. STANDAR Audit Mutu Akademik Internal C. PROTAP EMI D. FORMULIR 4.1. Formulir Jadwal Evaluasi Mutu Internal Formulir Audit Check List dan Audit Plan Formulir Permintaan Tindakan Koreksi Formulir Observasi Formulir Catatan Auditor (Auditor Note) xii

13 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Pntp/Std 10/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PENETAPAN STANDAR AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 1

14 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Standar audit mutu ini digunakan ketika akan menyusun, merancang, menatapkan standar audit mutu internal di Universitas PGRI Semarang. 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Penggunaan manual penetapan standar ini berlaku ketika standar audit mutu hendak dirancang, dirumuskan, ditetapkan, dan digunakan untuk audit mutu internal di lingkungan Universitas PGRI Semarang 4. Definisi Istilah 1. Merancang standar adalah olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini berupa elaborasi/penjabaran dan penelaahan 8 standar nasional pendidikan dan tuntutan kebutuhan institusional lain menjadi berbagai standar lain menjadi berbagai aspek secara lebih rinci ; 2. Merumuskan standar adalah menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, dan Degree sehingga kinerjanya terukur. 5. Langkah-langkah atau Prosedur 1. Menjadikan visi misi dan tujuan Universitas PGRI Semarang sebagai dasar dan tujuan akhir, yang digunakan ketika mulai merancang, menetapkan standar, dan menggunakannya. 2. Menjadikan 6 (enam) tata nilai dan budaya kerja di Universitas PGRI Semarang menjadi spirit dalam memulai dari merancang hingga menetapkan standar. 2

15 3. Mengumpulkan semua peraturan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku di Universitas PGRI Semarang yang terkait dengan audit mutu internal. 4. Mempelajari semua peraturan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku di Universitas PGRI Semrang yang terkait dengan audit mutu internal. 5. Mencatat dan mendokumentasikan aturan-aturan yang berlaku di Universitas PGRI Semarang. 6. Menggunakan metode SWOT atau metode lain yang berkaitan dengan audit standar mutu internal guna melakukan evaluasi diri. 7. Lembaga Penjaminan Mutu menghimpun informasi yang digunakan untuk audit mutu internal. 8. Merumuskan draft awal standar yang bersangkutan dengan menggunakan rumus ABCD. 9. LPM melakukan sosialisasi draft standar yang telah terkumpul dengan mengundang wakil rektor I, dekan, wakil dekan I, kaprodi, dan perwakilan mahasiswa setiap program studi. 10. Merumuskan kembali data yang telah terkumpul dengan memperhatikan hasil no Mengecek kembali, memverifikasi pernyataan standar tersebut untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal ataupun kesalahan penulisan. 12. Mengesahkan dan memberlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk keputusan 3

16 6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap 1. Wakil rektor I 2. Lembaga Penjaminan Mutu Universitas PGRI Semarang 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa protap AMAI, protap review internal borang akreditasi prodi, protap monev SPMI, dan protap monev pembelajaran, monev standar kerjasama, monev standar informasi, monev standar keuangan, monev standar akademik 8. Referensi 1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional 2. Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi 3. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. Permendiknas No. 60 tahun 1999 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan 6. Aturan SPMI Dikti 4

17 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Plksn/Std 10/002 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PELAKSANAAN STANDAR AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 5

18 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk melaksanakan standar audit mutu Universitas PGRI Semarang 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual pelaksanaan standar 1. Standar Audit Mutu ini dilaksanakan di seluruh kegiatan akademik dan di seluruh unit kerja pada semua aspek yang ada di Universitas PGRI Semarang. 2. Untuk standar I (Audit Mutu) 4. Definisi Istilah 1. Melaksanakan standar adalah ukuran, spesifikasi, dan patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar visi misi yang harus dipatuhi, dikerjakan, dan dipenuhi pencapaiannya. 2. Prosedur tetap adalah uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, koheren serta dilengkapi dengan alur untuk memudahkan pemahaman semua pihak yang akan melaksanakan prosedur tersebut. 3. Instruksi kerja adalah rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas. 5. Langkah-langkah atau prosedur 1. Melakukan persiapan teknis dan administratif yang dibutuhkan dalam pelaksanaan standar audit mutu internal Universitas PGRI Semarang. 2. Mensosialisasikan isi standar audit mutu ini kepada seluruh civitas akademika dan seluruh pemangku kepentingan yang berhubungan dengan 6

19 Universitas PGRI Semarang melalui berbagai media. 3. Menyiapkan dan menuliskan dokumen berupa prosedur tetap (protap), instruksi kerja, borang/formulir/angket/checklist, dan dokumen rekaman sejenis lainnya sesuai dengan isi standar audit mutu. 4. Melakukan koordinasi tim Lembaga Penjaminan Mutu dengan tim auditor internal. 5. Melaksanakan kegiatan audit mutu, review internal borang akreditasi prodi serta monev SPMI dengan menggunakan standar sebagai tolok ukur pencapaiannya. 6. Kualifikasi 1. Wakil rektor I Pejabat/Petugas 2. Tim auditor internal yang menjalankan 3. Pimpinan prodi Prosedur Tetap 4. Lembaga Penjaminan Mutu Universitas PGRI Semarang 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa protap audit mutu, review internal borang akreditasi prodi dan monev SPMI 8. Referensi 1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional 2. Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi 3. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. Permendiknas No. 60 tahun 1999 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan 6. Aturan SPMI Dikti 7

20 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Pndl/Std 10/003 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PENGENDALIAN STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 8

21 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Digunakan untuk mengendalikan pelaksanaan standar audit mutu akademik internal di Universitas PGRI Semarang sehingga standar ini tercapai dan terpenuhi. 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Standar audit mutu ini digunakan ketika diperlukan pemantauan, pengawasan, pengecekan, pemeriksaan, monitoring dan evaluasi yang dilakukan secara rutin dan terus menerus. 4. Definisi Istilah 1. Monitoring atau pemantauan adalah mengamati suatu proses atau kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam standar. 2. Evaluasi adalah kegiatan yang dimaksudkan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 3. Audit atau pemeriksaan adalah kegiatan untuk memeriksa atau mengaudit semua aspek dari penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar audit mutu akademik. 4. Audit mutu adalah kegiatan sistemik dan terstruktur untuk mengetahui ketidaksesuaian dengan standar yang telah ditetapkan 9

22 5. Langkah-langkah atau Prosedur 5. Monitoring dan evaluasi SPMI adalah kegiatan sistemik dan terstruktur untuk memantau dan mengevaluasi struktur organisasi, dokumen, dan pelaksanaan SPMI di Universitas PGRI Semarang 6. Review internal borang akreditasi prodi adalah kegiatan untuk menelaah isian borang akreditasi dan bukti fisiknya oleh tim reviewer internal Universitas PGRI Semarang untuk kemudian diberikan pendapat atas hasil review tersebut. 1. Melakukan pemantauan dan pengawasan secara rutin dalam periode satu semester terhadap isi standar audit mutu dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan. 2. Mencatat dan mendokumentasikan temuan-temuan berupa penyimpangan, kelalaian, ketidaklengkapan dokumen, kesalahan atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar audit mutu. 3. Mendata kembali alasan atau penyebab kesalahan isi standar audit mutu, bila standar tersebut gagal dicapai. 4. Mengoreksi setiap kesalahan yang terjadi. 5. Mencatat dan mendokumentasikan kesalahan-kesalahan yang terjadi. 6. Memantau kembali secara rutin dan terus menerus tindakan pendataan, pendokumentasian dan agar penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan standar audit mutu intenal. 7. Melaporkan secara tertulis dan periodik semua hal yang telah dilakukan terkait dengan pengendalian audit mutu internal. 10

23 8. Melaporkan hasil pengendalian standar itu kepada pimpinan universitas disertai saran dengan saran dan rekomendasi. 6. Kualifikasi 1. Wakil rektor I Pejabat/Petugas 2. Tim auditor internal yang menjalankan 3. Pimpinan prodi Prosedur Tetap 4. Lembaga Penjaminan Mutu Universitas PGRI Semarang 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa: 1. Porsedur tetap (protap) monev pelaksanaan AMAI 2. Formulir/borang temuan hasil pemeriksaan/audit atas implementasi AMAI 8. Referensi 1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional 2. Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi 3. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. Permendiknas No. 60 tahun 1999 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan 6. Aturan SPMI Dikti 11

24 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Pengemb/Std 7/004 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PENGEMBANGAN STANDAR AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 12

25 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan atas standar audit mutu setiap berakhirnya siklus standar ini 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual pengembangan standar ini berlaku : 1. Ketika siklus standar audit mutu berakhir 3 tahun dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya 2. Untuk standar X (Audit Mutu Internal) 4. Definisi Istilah 1. Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar secara periodik, terus menerus dan berkelanjutan 2. Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar Audit Mutu Internal yang antara lain didasarkan pada : a. implementasi monev pembelajaran pada semua prodi di Universitas PGRI Semarang, monev SPMI, Audit Mutu Akademik Internal, dan review internal borang akreditasi prodi. b. Perkembangan situasi dan kondisi Universitas PGRI Semarang, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan, masyarakat pada umumnya serta lahirnya kebijakan baru dari pemerintah tentang pendidikan tinggi c. Perkembangan terbaru tentang metode audit 13

26 5. Langkah-langkah atau Prosedur 6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap 3. Siklus standar adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diaturnya. 4. Bencmarking/ patok duga adalah kegiatan untuk mencari referensi/pengalaman pembanding dari institusi lain tentang praktik baik implementasi AMAI dan strategi pencapaiannya. Kegiatan ini bisa berupa studi banding ke institusi lain atau mendatangkan narasumber ke Universitas PGRI Semarang. 1. Mempelajari laporan hasil evaluasi implementasi Audit Mutu Akademik Internal. 2. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan/menelaah hasil evaluasi implementasi audit mutu akademik internal dengan mengundang wakil rektor I, LPM, tim auditor internal, pimpinan fakultas dan prodi dan perwakilan mahasiswa. 3. Monitoring dan evaluasi isi standar audit mutu internal. 4. Melakukan revisi isi standar audit mutu internal sehingga menjadi standar yang baru. 5. Mengikuti langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar. 6. Mengesahkan standar baru dalam bentuk keputusan atau penetapan. 1. Wakil Rektor I 2. Lembaga Penjamin Mutu Universitas PGRI Semarang 14

27 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir yang berkaitan dengan standar audit mutu internal. 8. Referensi 1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional 2. Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi 3. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. Permendiknas No. 60 tahun 1999 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan 6. Aturan SPMI Dikti 15

28 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG STANDAR SPMI Kode/No : Std 10/AMAI/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : STANDAR X AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 16

29 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Rasional Standar Penjaminan Mutu 2014 UU Pendidikan Tinggi No XII Tahun 2012 PP No XIV Tahun 2014 Permen Standar Nasional PT No 49 Tahun Subyek/Pihak yang bertanggung jawab untuk mencapai/ memenuhi standar 1. Rektor 2. Wakil rector 3. Ketua lembaga 4. Dekan, UPT, kaprodi, dosen, karyawan, dan mahasiswa 4. Definisi Istilah Audit mutu akademik internal Universitas PGRI Semarang adalah pemeriksaan proses yang merupakan bagian dari kegiatan penjaminan mutu dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini dirancang untuk : 1. Memberikan nilai tambah untuk memperbaiki kinerja operasional akademik 2. Mengentahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu, dan standar SPMI efektif 3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri 5. Pernyataan Isi 1. Rektor Universitas PGRI Semarang menerbitkan surat keputusan tentang tim 17

30 Standar auditor internal selambat-lambatnya 1 bulan sebelum jadwal AMAI 2. Auditor mutu akademik internal adalah dosen tetap yang pernah mengikuti pelatihan AMAI dan dibuktikan dengan pemilikan sertifikat sebagai auditor Akademik internal, dosen tetap yang pernah menjabat sebagai wakil rektor I, dekan, dan yang duduk di kelembagaan penjaminan mutu baik tingkat fakultas maupun universitas 3. Auditor internal dalam kegiatan audit harus patuh pada kode etik yang didasarkan pada prinsip saling menghargai, menjaga kerahasiaan klien, berorientasi pada penguatan klien (empowerment), menjaga kewibawaan sebagai auditor, melakukan kegiatan audit secara terstruktur dan secara bersama-sama melakukan perbaikan secara berkelanjutan. 4. LPM mengkoordinasikan pelaksanaan audit bersama tim auditor internal serta melaksanakan rapat persiapan 1 minggu sebelum audit berlangsung 5. Tim auditor akademik internal mempersiapkan borang AMAI 1 minggu sebelum audit berlangsung 6. Tim auditor akademik internal menyusun laporan AMAI 2 minggu setelah pelaksanaan audit dan melaporkannya kepada rektor. 6. Strategi 1. LPM menyusun rencana pengembangan SDM auditor akademik internal secara berkelanjutan 2. LPM menyusun jadwal AMAI dalam siklus penjaminan mutu tahunan 3. LPM melakukan sosialisasi AMAI untuk seluruh sivitas akademika sebelum AMAI dilaksanakan 6. Indikator Terlaksananya AMAI pada seluruh prodi di Universitas PGRI Semarang, baik secara 18

31 terjadwal maupun atas permintaan prodi. 7. Dokumen terkait 1. Dokumen SPMI Universitas PGRI Semarang, terdiri dari kebijakan SPMI, standar SPMI, manual SPMI, prosedur tetap (protap), dan formulir 2. Statuta Universitas PGRI Semarang 3. Renstra Universitas PGRI Semarang 4. Renop 5. Peraturan akademik Universitas PGRI Semarang 6. Peraturan kepegawaian Universitas PGRI Semarang 8. Referensi 1. UU No. 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional 2. Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi 3. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. Permendiknas No. 60 tahun 1999 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan 6. Aturan SPMI Dikti 19

32 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG PROTAP SPMI Kode/No : Protap/EMI/Std 10/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : PROTAP EMI 1. Tujuan Menjamin kepatuhan terhadap pelaksanaan standar akademik yang telah ditetapkan secara tepat, efektif serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik tersebut 2. Ruang Lingkup : Standar Mutu Proses Pembelajaran 3. Standar a. Rektor Universitas PGRI Semarang menerbitkan Surat Keputusan tentang Tim Auditor Internal selambat-lambatnya 1 bulan sebelum jadwal EMI b. Auditor Mutu Akademik Internal adalah dosen tetap yang pernah mengikuti pelatihan EMI dan dibuktikan dengan pemilikan sertifikat sebagai Evaluasi Mutu Internal. c. Auditor Internal dalam kegiatan audit harus patuh pada kode etik yang didasarkan pada prinsip saling menghargai, menjaga kerahasiaan klien, berorientasi pada penguatan klien (empowerment), menjaga kewibawaan sebagai auditor, dan secara bersama-sama melakukan perbaikan secara berkelanjutan. 20

33 d. LPM mengkoordinasikan pelaksanaan audit bersama Tim Auditor Internal serta melaksanakan rapat persiapan 1 minggu sebelum audit berlangsung e. Tim Auditor Evaluasi Mutu Internal mempersiapkan borang-borang EMI 1 minggu sebelum audit berlangsung f. Tim Auditor Akademik Internal menyusun laporan EMI 2 minggu setelah pelaksanaan audit dan melaporkannya kepada Rektor. 4. Definisi a. Audit Evaluasi Mutu Internal adalah audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri. b. Auditor adalah seseorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu c. Teraudit (Auditee) adalah suatu organisasi yang diaudit d. Klien adalah seseorang atau organisasi yang meminta audit 5. Prosedur a. Umum Tim 1). Tim Audit Mutu Akademik Internal dibentuk berdasarkan SK Rektor untuk melakukan audit pada semua program studi 2). Auditor harus memenuhi syarat kompetensi sebagai auditor akademik internal yang dibuktikan dengan sertifikat EMI 3). Kegiatan EMI dilaksanakan oleh tim yang setidak-tidaknya terdiri dari 2 orang, 1 orang sebagai ketua tim dan 1 orang lainnya sebagai anggota 4). Ketua Tim bertanggung jawab atas pelaksanaan audit 21

34 5). Audit Mutu Akademik Internal (EMI) dilaksanakan secara periodik (minimal 1 tahun sekali) atau didasarkan atas pertimbangan tertentu. b. Pelaksanaan EMI 1). Ketua program studi melalui dekan mengajukan permohonan audit kepada ketua LPM dengan menyebutkan lingkup audit 2). Ketua LPM mempelajari permohonan audit dan kemudian ditindaklanjuti dengan permohonan SK tim auditor akademik internal kepada rektor 3). Tim audit membuat jadwal audit dan menyampaikannya kepada Kaprodi melalui Dekan 4). Tim Audit melakukan rapat persiapan audit (opening meeting) dengan koordinator Ketua LPM 5). Audit dilakukan secara Desk Evaluation untuk tahapan audit sistem dan dengan cara visitasi langsung untuk audit kepatuhan 6). Tim Auditor menyampaikan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) kepada auditee atas temuan audit yang berkategori KTS (Ketidaksesuaian) dengan membuat kesepakatan tentang tanggal penyelesaian KTS tersebut dengan Auditee 7). Tim Auditor menelaah Tindakan Koreksi yang telah dilakukan oleh Auditee 8). Tim Auditor Internal melakukan rapat Penutupan (Closing Meeting) setelah proses audit selesai dan menyusun kerangka laporan audit 9). Ketua Tim Auditor memaparkan hasil audit dengan dihadiri oleh anggota tim audit, ketua LPM dan rektor. 10). Tim audit menyusun laporan hasil audit setelah kegiatan selesai dan menyampaikannya kepada rektor. 11). LPM mendistribusikan laporan audit kepada rektor, wakil rektor I, tim auditor internal dan auditee 22

35 6. Referensi a. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional b. Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi c. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan d. Peraturan pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. e. Permendiknas No. 60 tahun 1999 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan f. Aturan SPMI Dikti 7. Alur Kerja No Rincian kegiatan Dekan/ Kaprodi Ketua LPMU Tim Audit 1 Ketua program studi melalui dekan mengajukan permohonan audit kepada ketua LPM dengan menyebutkan lingkup audit 1 2 Ketua LPM mempelajari permohonan audit dan kemudian ditindaklanjuti dengan permohonan SK tim kepada rektor 3 Tim audit membuat jadwal audit dan menyampaikannya kepada kaprodi melalui dekan 3b 2 3a 23

36 4 Tim Audit melakukan rapat persiapan audit ( opening meeting) dengan koordinator Ketua LPM 5 Audit dilakukan secara desk evaluation untuk tahapan audit sistem dan dengan cara visitasi langsung untuk audit kepatuhan 6 Tim Auditor menyampaikan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) kepada auditee atas temuan audit yang berkategori KTS (ketidaksesuaian) dengan membuat kesepakatan tentang tanggal penyelesaian KTS tersebut dengan Auditee 7 Tim auditor menelaah tindakan koreksi yang telah dilakukan oleh auditee 8 Tim auditor internal melakukan rapat penutupan (closing meeting) setelah proses audit selesai dan menyusun kerangka laporan audit

37 9 Ketua tim auditor memaparkan hasil audit dengan dihadiri oleh anggota tim audit, Ketua LPM dan Rektor 10 Tim audit menyusun laporan hasil audit setelah kegiatan selesai dan menyampaikannya kepada Rektor LPM mendistribusikan laporan audit kepada Rektor, Wakil Rektor I, tim auditor internal dan auditee 11 25

38 E.M.I Jadwal Evaluasi Mutu Internal Nomor: No Hari/Tanggal Jam Auditee Auditor 26

39 E.M.I Audit Check List & Audit Plan Evaluasi Mutu Internal Nomor: Nomor Dokumen : Tanggal Pembuatan : Status Revisi : Halaman : Auditor : Tanggal : Auditee : No Daftar Periksa Berkaitan dengan Dokumen Komentar Perlu diterbitkan CAR OB No CAR/OB 27

40 28

41 E.M.I Permintaan Tindakan Koreksi Evaluasi Mutu Internal Nomor: Nomor Dokumen : Tanggal Pembuatan : Status Revisi : Halaman : Auditor : Tanggal : Auditee : PTK No. : Temuan: Tanda Tangan Auditor Tanda Tangan Auditee 29

42 Analisa Akar masalah: Tindakan Perbaikan: Perbaikan: 30

43 Dikembalikan oleh: Tanggal: Verifikasi/Pembuktian Temuan Temuan dapat diterima? No PTK baru Tanda Tangan Auditor Ya Tidak 31

44 E.M.I Observasi Evaluasi Mutu Internal Nomor: Nomor Dokumen : Tanggal Pembuatan : Status Revisi : Halaman : Auditor : Tanggal : Auditee : OAI No. : Temuan: Tanda Tangan Auditor : Tanda Tangan Auditee : 32

45 Detail dari tindakan koreksi dilakukan atau diusulkan: Tanda Tangan Auditee: Batas waktu Pelaksanaan Perbaikan sampai dengan tanggal : Tindakan Koreksi ditinjau dan ditegaskan, bahwa telah memuaskan Perbaikan dapat diterima? coret yang tidak perlu) YA /TIDAK Tanda Tangan Auditor Tanggal 33

46 E.M.I Catatan Auditor (Auditor Note) Evaluasi Mutu Internal Nomor: Dokumen Catatan CAR/OB 34

47 35

48 Nomor: Cover Kata Pengantar (Ketua Tim Auditor) FORMULIR LAPORAN EVALUASI MUTU INTERNAL (EMI) Lembar Pengesahan (Ditandatangani oleh Ketua Tim Auditor, Ketua LPM, dan Rektor) Daftar Isi Bab I Pendahuluan A. Latar Belakang B. Tujuan Audit C. Tipe Audit D. Lingkup Audit E. Deskripsi Auditee 36

49 Bab II Hasil Kegiatan Audit Bab III Analisis Hasil Audit Bab IV Penutup A. Kesimpulan B. Rekomendasi Daftar Borang/Formulir Notulensi Rapat Persiapan dan Penutupan Berita Acara Rapat Daftar Hadir Rapat Dokumentasi Kegiatan 37

50 38