BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah PT. Dunlopillo Indonesia PT. Dunlopillo Indonesia merupakan perusahaan manufaktur. Perusahaan ini bergerak di bidang industri pembuatan kasur Latex. Bahan bakunya berasal dari karet alam yang diolah melalui proses produksi hingga menjadi kasur Latex yang pertama di Indonesia dengan menggunakan teknologi Inggris melalui Dunlop Group. Perusahaan ini termasuk perusahaan asing yang berlokasi di United Kingdom dimana memiliki komposisi kepemilikkan saham 50% modal asing dan 50% modal dalam negeri. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 1 Maret 1979 dan diresmikan oleh Bapak Ir. Kusudiarso Hadinoto. Pada saat itu, beliau menjabat sebagai Direktur Jenderal Aneka Industri yang berlokasi pada Desa Harapan Jaya Bekasi, Jawa Barat. 0

1 3. Struktur Organisasi dan Jabatan Tugas dan Wewenang Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menggambarkan susunan fungsi dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi yang ada dalam suatu perusahaan. Dalam struktur organisasi yang baik terlihat adanya pemisahan wewenang dan tanggung jawab secara jelas sehingga setiap pegawai atau bawahan dapat mengetahui dengan jelas dimana kedudukannya dan kepada siapa harus bertanggung jawab. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain, hal ini disebabkan karena adanya bermacam-macam jenis usaha, besar kecilnya perusahaan, dan penyebaran wilayah operasi perusahaan.

Berikut ini adalah bentuk organisasi dalam PT. Dunlopillo Indonesia : Direktur Manager Personalia Manager Penjualan & Pemasaran Manager Produksi Manager Keuangan & Akuntansi Personalia Pemasaran Pembelian Penggajian Penjualan Produksi Piutang Pengiriman Penyelesaian Penagihan Gudang Persediaan Engineering Jurnal Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Dunlopillo Indonesia

3 Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing tingkatan adalah sebagai berikut : 1. Direktur Bertanggung jawab mengawasi dan menganalisa : Efisiensi Biaya Output Produksi Penjualan Cash Flow Korespondensi dengan pemegang saham ke Inggris. Manager Personalia Bertanggung jawab dalam mengawasi efektifitas para karyawannya dan memiliki wewenang terhadap perekrutan, penghentian, pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif dan upah, promosi dan penurunan pangkat dan penghentian karyawan dari pekerjaannya. 3. Manager Penjualan dan Pemasaran Bertanggung jawab terhadap naik-turunnya penjualan serta mengawasi dan menganalisa setiap transaksi penjualan yang terjadi.

4 4. Manager Produksi Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengontrol kegiatan produksi yang dilakukan, seperti : biaya produksi, output, barang jadi, pengadaan bahan baku serta perlengkapan agar produksi berjalan dengan baik. 5. Manager Keuangan dan Akuntansi Bertanggung jawab dalam mengawasi dan menganalisa laporan keuangan, cash flow, cost accounting dan korespondensi dengan Inggris sebagai pemegang saham mayoritas. 6. Personalia - Membuat kartu jam hadir dan kartu jam kerja. - Menghitung jam hadir dan jam kerja karyawan. - Bertanggung jawab mengenai segala hal yang berhubungan dengan karyawan. 7. Pemasaran - Melakukan riset pasar mengenai harga, kuantitas, kualitas dan keinginan pelanggan. - Melakukan penawaran terhadap pelanggan, baik pelanggan baru ataupun pelanggan lama.

5 8. Penjualan - Membuat Sales Order. - Meminta persetujuan kredit terhadap PO pelanggan kepada manager. - Membuat Invoice. - Bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan retur barang. - Membuat Surat Perintah Retur dan Credit Note atas retur barang dari pelanggan. 9. Pengiriman - Bertanggung jawab dalam mengirimkan barang kepada pelanggan sesuai invoice. - Membuat Delivery Note. 10. Pembelian - Menentukan nama supplier dalam melakukan pembelian barang. - Berfungsi untuk mengontrol pembelian bahan baku produksi. 11. Produksi - Bertanggung jawab atas barang baku dan barang dalam proses. - Betanggung jawab dalam menghasilkan barang sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

6 1. Penyelesaian - Bertanggung jawab pada hasil akhir dari produksi. - Mengkoordinasi karyawan dalam pembuatan desain dan pembungkusan. - Mengecek dan mengontrol produksi akhir sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. 13. Gudang - Menyediakan barang sesuai dengan yang tercantum pada sales order. - Menyerahkan barang kepada bagian pengiriman. - Bertugas menerima retur barang dan mencatatnya dalam kartu gudang. - Membuat Return Good. 14. Engineering - Bertanggung jawab atas mesin produksi, baik pemeliharaan dan perbaikkan yang dilakukan. 15. Penggajian - Menghitung jam hadir dan jam kerja karyawan yang bertujuan untuk menghitung gaji dan upah karyawan. - Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

7 16. Piutang - Melakukan pencatatan terjadinya transaksi-transaksi yang dapat mempengaruhi pertambahan atau pengurangan piutang ke dalam kartu piutang. 17. Penagihan - Bertanggung jawab untuk membuat surat tagih kepada pelanggan. - Menerima pembayaran dari pelanggan melalui penagihan. - Menyetorkan pembayaran yang diterima ke bank. - Membuat Official Receipt setelah pembayaran di anggap telah terjadi. 18. Persediaan - Mencatat harga pokok persediaan di dalam kartu persediaan. - Mencatat jumlah persediaan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi ke dalam kartu persediaan. 19. Jurnal - Melakukan pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. - Melakukan pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal retur penjualan. - Melakukan pencatatan transaksi penerimaan piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. - Menyusun laporan keuangan.

8 3.3 Tata Laksana Penjualan Kredit Perusahaan ini bergerak dalam bidang manufaktur sehingga sebagian besar transaksi penjualan dilakukan secara kredit. Tata laksana penjualan kredit dalam perusahaan ini antara lain : 1. Penjualan Menerima PO (Purchace Order) dari pelanggan. Meminta persetujuan kredit dari manajer penjualan dan pemasaran. Jika persetujuan kredit ditolak oleh manager, PO dikembalikan kepada pelanggan. Jika mendapatkan persetujuan kredit dari manager, bagian penjualan membuat SO (Sales Order) atas pesanan dari pelanggan yang terdiri dari rangkap. Lalu form PO diarsip menurut tanggal secara permanen. Melakukan pengetikan invoice yang terdiri dari 6 rangkap berdasarkan SO lembar ke-. SO lembar ke-1 dan ke- diarsip secara permanen berdasarkan nomor. Invoice dibuat berdasarkan Sales Order. Pengetikan Invoice harus mendapatkan pengecekan dan persetujuan oleh bagian akuntansi. Setelah Invoice disetujui dan ditanda tangani oleh bagian akuntansi,

9 - Invoice lembar ke-1, ke- dan ke-3 diserahkan pada bagian penagihan. - Invoice lembar ke-4 diarsip secara permanen menurut nomor. - Invoice lembar ke-5 dan ke-6 diserahkan pada bagian gudang.. Gudang Menerima Invoice lembar ke-5 dan ke-6 dari bagian penjualan. Menyiapkan dan mengeluarkan barang berdasarkan Invoice lembar ke-5 dan ke-6 serta atas persetujuan bagian akuntansi. Mencatat barang yang keluar dalam kartu gudang. Invoice lembar ke-5 diserahkan kepada bagian persediaan. Menyerahkan invoice lembar ke-6 bersamaan barang kepada bagian pengiriman. 3. Pengiriman Menerima barang dan Invoice lembar ke-6 dari bagian gudang. Berdasarkan invoice yang diterima, menerbitkan DN (Delivery Note) 3 rangkap : - Lembar ke-1 diserahkan pada bagian penagihan. - Lembar ke- diserahkan ke pelanggan beserta barang. - Lembar ke-3 di arsip secara permanen berdasarkan nomor beserta Invoice lembar ke-6.

30 3.4 Tata Laksana Penagihan dan Penerimaan Piutang Adapun tata laksana penagihan dan penerimaan piutang pada PT. Dunlopillo adalah sebagai berikut : 1. Penagihan Menerima Invoice lembar ke-1, ke- dan ke-3 dari bagian penjualan dan DN ke-1 dari bagian pengiriman. Melakukan perbandingan antara Invoice lembar ke-1, ke- dan ke-3 dengan DN lembar ke-1. DN lembar ke-1 dan Invoice lembar ke-1 dikirimkan ke pelanggan sebagai tagihan. Invoice lembar ke- diserahkan ke bagian piutang. Invoice lembar ke-3 diserahkan ke bagian jurnal. Menerima Giro Bilyet dan Surat Pemberitahuan atas pembayaran dari pelanggan. Menyetorkan Giro Bilyet ke bank. Menerima bukti setor dari bank. Menerbitkan OR (Offcial Receipt) berangkap : - Lembar ke-1 diserahkan kepada pelanggan sebagai pemberitahuan bahwa Giro telah kliring. - Lembar ke- diarsip berdasarkan Nomor secara permanen. Surat Pemberitahuan dikirimkan ke bagian piutang.

31 Bukti Setor dikirimkan ke bagian jurnal.. Piutang Menerima Invoice lembar ke- dari bagian penagihan. Melakukan pencatatan dalam kartu piutang. Invoice lembar ke- diarsip secara permanen berdasarkan nomor. Menerima Surat Pemberitahuan dari bagian penagihan. Melakukan pencatatan dalam kartu piutang sebagai pengurangan terhadap piutang. Surat Pemberitahuan diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 3. Persediaan Menerima Invoice lembar ke-5 dari bagian gudang. Melakukan pencatatan dalam kartu persediaan. Invoice lembar ke-5 diarsip secara permanen berdasarkan nomor 4. Jurnal Menerima Invoice lembar ke-3 dari bagian penagihan. Melakukan pencatatan dalam jurnal penjualan. Invoice lembar ke-3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor. Menerima bukti setor dari bagian penagihan. Melakukan pencatatan dalam jurnal penerimaan kas. Bukti setor diarsip secara permanen berdasarkan nomor.

3 3.5 Tata Laksana Retur Penjualan berikut : Tata laksana retur penjualan dalam perusahaan ini adalah sebagai 1. Penjualan Menerima pemberitahuan retur penjualan dari pelanggan. Membuat Surat Perintah Retur rangkap 3 : - Lembar ke-1 diarsip secara permanen berdasarkan nomor. - Lembar ke- dan 3 diserahkan ke bagian gudang. Menerima RG lembar ke-1 dari bagian gudang. Berdasarkan RG dibuat CN (Credit Note) yang berangkap 3 : - Lembar ke-1 diserahkan kepada pelanggan. - Lembar ke- dan lembar ke-3 diserahkan kepada bagian piutang.. Gudang Menerima Surat Perintah Retur lembar ke- dan ke-3 dari bagian penjualan. Menerima barang dan memeriksa barang yang dikembalikan. Menerbitkan RG (Return Good) yang berangkap 3 : - Lembar ke-1 diserahkan kepada bagian penjualan. - Lembar ke- dan Surat Perintah Retur ke- diarsip secara permanen berdasarkan nomor.

33 - Lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur ke-3 diserahkan ke bagian persediaan. Melakukan pencatatan ke dalam kartu gudang berdasarkan RG. 3. Piutang Menerima CN lembar ke- dan lembar ke-3 dari bagian penjualan. Melakukan pencatatan pada kartu piutang sebagai pengurangan terhadap piutang. CN lembar ke- dan lembar ke-3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 4. Persediaan Menerima RG lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur lembar ke-3 dari bagian gudang. Melakukan pengisian terhadap harga pokok barang. Melakukan pencatatan ke dalam kartu persediaan. RG lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur lembar ke-3 dikirimkan ke bagian jurnal. 5. Jurnal Menerima RG lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur lembar ke-3 dari bagian persediaan.

34 Melakukan pencatatan jurnal retur penjualan berdasarkan Surat Perintah Retur dan RG. Surat Perintah Retur lembar ke-3 dan RG lembar ke-3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor.

35 Penjualan Kredit Mulai 1 Menerima PO dari pelanggan SO 1 PO Meminta persetujuan kredit Membuat Invoice Cek limit kredit PO ditolak Purchase Order Meminta persetujuan Akun PO diterima Membuat SO Ke pelanggan Invoice 1 3 4 5 6 PO SO 1 N 4 1 T Ket : PO = Purchase Order SO = Sales Order Gambar 3. Flowchart Penjualan Kredit

36 Gudang Pengiriman 3 Bersamaan dengan barang Invoice 5 6 Invoice 6 Menyiapkan barang Buat DN Minta Persetujuan Akuntansi 3 Menyerah kan barang DN 1 Invoice 5 6 N 5 Bersamaan dengan barang Kartu Gudang 7 3 ke pelanggan Ket : DN = Delivery Note Gambar 3. Flowchart Penjualan Kredit ( Lanjutan )

37 Penagihan 4 5 Pelanggan 9 Invoice 1 3 DN 1 Menerima Giro Bilyet dan Surat Pemberitahuan Bukti Setor Surat Pemberitahuan Melakukan perbandingan Surat Pemberitahuan Giro Bilyet Membuat Official Receipt Invoice 1 DN 1 3 Menyetorkan Giro Bilyet ke Bank Bukti Setor Bukti Setor Surat Pemberitahuan OR 1 6 8 Ke Pelanggan 10 Ke Pelanggan 9 N 11 Ket : DN = Delivery Note OR = Official Receipt Gambar 3.3 Flowchart Penagihan dan Penerimaan Piutang

38 Piutang Persediaan 6 10 7 Invoice Surat Pemberitahuan Invoice 5 Kartu Piutang N Jurnal Penjualan N Kartu Persediaan N Gambar 3.3 Flowchart Penagihan dan Penerimaan Piutang ( Lanjutan )

39 Jurnal 8 11 Invoice 3 Bukti Setor Jurnal Penjualan N Jurnal Penerimaan Kas N Selesai Gambar 3.3 Flowchart Penagihan dan Penerimaan Piutang ( Lanjutan )

40 Penjualan Mulai Menerima pemberitahuan retur penjualan RG 1 Membuat SPR Membuat CN SPR 1 3 CN 1 3 Ke pelanggan 3 N 1 Ket : SPR = Surat Perintah Retur RG = Return Good CN = Credit Note Gambar 3.4 Flowchart Retur Penjualan

41 Gudang Piutang 1 3 SPR 3 CN 3 Menerima dan memeriksa barang Membuat RG RG 1 3 Kartu Piutang N N Kartu Gudang 4 Ket : SPR = Surat Perintah Retur RG = Return Good CN = Credit Note Gambar 3.4 Flowchart Retur Penjualan ( Lanjutan )

4 Persediaan Jurnal 4 5 SPR 3 RG 3 SPR 3 RG 3 Mengisi Harga Pokok Barang SPR 3 RG 3 Kartu Persediaan 5 Jurnal Retur Penjualan N Ket : SPR = Surat Perintah Retur RG = Return Good Selesai Gambar 3.4 Flowchart Retur Penjualan ( Lanjutan )

43 3.6 Masalah yang Dihadapi Masalah-masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Tidak tersedianya informasi mengenai perincian laporan piutang tak tertagih sehingga menimbulkan kesulitan bagi manajer dalam penentuan batas kredit.. Batas kredit tidak terkomputerisasi sehingga manager menghadapi banyak permintaan otorisasi kredit untuk pelanggan lama secara berulang-ulang. 3. Terjadi keterlambatan dalam pengolahan data karena sistem yang diterapkan perusahaan tersebut masih bersifat manual, komputer hanya digunakan untuk membuat surat atau berkas-berkas lainnya sehingga laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Adapun usulan pemecahan masalah dari masalah-masalah yang telah dikemukan diatas adalah sebagai berikut : 1. Menghasilkan laporan piutang tak tertagih yang bertujuan untuk memudahkan manajer dalam menentukan batas kredit untuk mengurangi resiko meningkatnya jumlah piutang tak tertagih yang dimiliki pelanggan.. Menghasilkan informasi batas kredit yang disimpan dalam master pelanggan.

44 3. Menghasilkan laporan yang akurat dan tepat waktu yang menunjang manajer dalam pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.