L 1 LAMPIRAN WAWANCARA 1. Bisa menceritakan sejarah PT. Lucky Print Abadi? Sejarah perusahaan dapat dilihat pada Company Profile yang telah kami berikan kepada kalian 2. Produk apa yang diproduksi PT. Lucky Print Abadi? Produk yang diproduksi dan dijual kepada pelanggan PT. Lucky Print Abadi adalah kain bercorak. Kain dijual dalam ukuran yard. 3. Apakah pada PT. Lucky Print Abadi terdapat SCM (supply chain management)? Iya, karena kami manufacturing secara tidak langsung proses bisnis kami menyentuh yang namanya SCM, walaupun di perusahaan kami tidak menyebutnya SCM secara langsung. 4. Apakah anda memiliki sistem e-scm (Electronic Supply Chain Management)? Hmm..apakah e-scm itu? Saya baru mendengar istilah itu. Kami tidak memiliki itu. 5. Apakah anda memiliki sistem informasi dalam SCM sedang berjalan? Tidak, kami tidak memiliki sistem informasi. Tapi kami mempunyai yang namanya program/aplikasi yang berfungsi untuk memasukkan data dan membuat
L 2 laporan pada masing-masing divisi. Kami tidak bisa menyebutnya sistem informasi karena database pada program-program kami tidak saling berhubungan (tidak terintegrasi). 6. Siapa yang mengembangkan program/aplikasi tersebut? Divisi IT perusahaan kami. 7. Apakah anda menemukan masalah dalam sistem SCM berjalan? 1. Waktu yang dibutuhkan bagian ini untuk mengetahui informasi status pesanan biasanya memakan banyak waktu (kurang lebih satu jam). 2. Terlambatnya pemenuhan permintaan pelanggan yang kadang terjadi (pesanan dalam jumlah besar). 8. Pernahkan anda mendengar yang namanya e-business? Pernah, Amazon, Carefour, wal-mart melakukannya, betul? 9. Apakah anda tertarik menerapkan e-business pada perusahaan anda? Tertarik, saya telah membaca sejarah e-business ketiga perusahaan tersebut.
L 3 10. Mengapa perusahaan anda tidak mulai mengembangkannya? Saya baru saja berpikir tentang menerapkan e-business pada perusahaan ini. 11. Apakah semua divisi dalam PT. Lucky Print Abadi telah memiliki komputer dan jaringan? Iya, kami membutuhkannya tentu saja untuk menjalankan aplikasi kami seharihari. Untuk jaringan juga kami telah memilikinya karena kami membutuhkannya untuk email internal sehari-hari. 12. Oh, jadi hubungan antar divisi dilakukan dengan email internal? Iya, begitulah. Akan saya perlihatkan kepada anda sekarang bagaimana kami saling berkomunikasi dengan email internal. 13. Apakah pemasok anda telah memiliki komputer? Hmm, iya, sebagian besar. Karena komunikasi kami dengan pemasok juga menggunakan email selain telepon dan fax. 14. Bagaimana dengan pelanggan anda? Sama dengan pertanyaan mengenai pemasok. Iya sebagian besar.
L 4 15. Bagaimana proses pemesanan pelanggan kepada PT. Lucky Print Abadi? 1. Pesanan pelanggan ditulis di formulir pemesanan. 2. Bagian Marketing memberikan pesanan rancangan pelanggan ke bagian Designer untuk dibuat rancangan. 3. Designer memberikan hasil rancangan yang diinginkan pelanggan ke bagian Marketing. 4. Designer menyimpan hasil rancangannya ke database design baru. 5. Pelanggan menerima hasil rancangan dari bagian Marketing. 6. Pelanggan menyetujui hasil rancangan yang dibuat oleh designer. 7. Bagian Marketing konfirmasi ke designer bahwa rancangan telah diterima oleh pelanggan. 8. Rancangan di simpan di database terintegrasi dimana didalam database tersebut tersimpan data pelanggan dan kode design yang telah diterima pelanggan. Selanjutnya tinggal menunggu kesepakatan antara pelanggan dan bagian Marketing untuk memproduksi rancangan tersebut. 9. Bagian Marketing melakukan penawaran harga dengan pelanggan. 10. Pelanggan menerima kesepakatan harga yang ditawarkan oleh bagian Marketing. 11. Kesepakatan transaksi dibuat dalam surat kontrak dimana isi surat kontrak telah mendapat persetujuan dari pihak pelanggan dan pihak perusahaan. 12. Bagian Marketing memberikan faktur penjualan kepada Pelanggan. 13. Bagian Marketing memberikan faktur penjualan kepada Bagian Finance.
L 5 14. Rancangan disimpan di database design akhir, dimana rancangan tersebut akan diproduksi. 15. Designer memberikan rancangan ke engraver untuk melakukan color separation sebelum diproduksi. Pada bagian color separation, akan ditetapkan banyaknya warna yang akan digunakan untuk memproduksi rancangan tersebut dan telah sesuai dengan yang diinginkan pelanggan. 16. Bagian PPC mengambil rancangan dari database design akhir untuk dibuat perencanaan produksi. 16. Bagaimana proses pemesanan PT. Lucky Print Abadi kepada pemasok bahan baku produksi? 1. Bagian PPC memberikan order produksi ke bagian PIPC untuk menyiapkan bahan baku yang dibutuhkan dalam produksi. 2. Bagian Produksi memberikan Bukti Barang Keluar ke bagian gudang untuk mengambil bahan baku untuk produksi. 3. Bagian PIPC mengecek stok di database bahan baku. 4. Jika bahan baku tidak tersedia, maka bagian PIPC akan membuat Permohonan Pembelian (PP) dengan mendapat otorisasi Manajer Gudang terlebih dahulu. 5. Permohonan Pembelian (PP) telah disetujui oleh Manajer PIPC.
L 6 6. Bagian PIPC memberikan PP ke bagian purchasing untuk memesan bahan baku. 7. Pemasok memberikan daftar harga bahan baku yang dijual. 8. Bagian Purchasing melakukan penawaran harga bahan baku dengan Pemasok. 9. Jika telah terjadi kesepakatan, maka bagian Purchasing akan membuat Purchase Order ke pemasok. 10. Bagian Purchasing akan memberikan Purchase Order ke bagian Finance sebagai bukti transaksi pembelian dengan pemasok. 11. Pemasok akan menyiapkan barang kemudian mengirimkannya ke bagian PIPC perusahaan yang disertai surat jalan. 12. Bagian PIPC mengecek adanya kerusakan bahan baku, kemudian bila ditemukan ada terjadinya kerusakan, maka bagian PIPC akan meretur barang dan membuat Quality complaint yang berisi kerusakan-kerusakan yang ada. 13. Pemasok menggantikan barang yang diretur oleh perusahaan yang disertai surat jalan. 14. Bagian PIPC menyetok bahan baku yang diterima dari pemasok. 15. Jika bahan baku telah tersedia, maka bagian PIPC langsung memberikan bahan baku yang diperlukan ke bagian Produksi.
L 7 16. Setelah Bagian Produksi menerima bahan baku, maka bagian PIPC membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB) ke bagian Purchasing, dan Finance. 17. Pemasok memberikan kwitansi ke bagian Finance. 18. Bagian Finance memberikan Tanda Terima Kwitansi ke pemasok yang menandakan bahwa kwitansi telah diterima. 19. Setelah pembayaran lunas, maka pemasok akan membuat Bukti Bayar kepada bagian Finance. 20. Bagian Finance membuat Tanda Bukti Bayar untuk pemasok bahwa bukti bayar telah diterima. 17. Bagaimana proses produksi PT. Lucky Print Abadi? 1. Engraver memberikan rancangan yang akan diproduksi ke bagian PPC. 2. Bagian Marketing memberikan Order Produksi ke bagian PPC untuk merencanakan penjadwalan produksi. 3. Bagian PPC memberikan Order Produksi ke bagian PIPC untuk mempersiapkan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi. 4. PPC memberikan jadwal produksi ke bagian Weaving dan Finishing. Proses weaving dimulai dari proses benang menjadi kain. Proses finishing dimulai dari kain menjadi kain yang bercorak.
L 8 5. Bagian Weaving memberikan Bukti Barang Keluar untuk mengambil bahan baku yang dibutuhkan untuk menjalankan produksi. 6. Bagian Finishing memberikan Bukti Barang Keluar untuk mengambil bahan baku yang dibutuhkan untuk menjalankan produksi. 7. Bagian PIPC memberikan bahan baku ke bagian Weaving. 8. Bagian PIPC memberikan bahan baku ke bagian Finishing. 9. Setelah barang telah diproduksi, maka QA akan menginspeksi kualitas dari barang tersebut. 10. Setelah diinspeksi, QA akan menyerahkan barang tersebut beserta OP ke bagian PIPC. 18. Bagaimana proses distribusi PT. Lucky Print Abadi? 1. Bagian Marketing memberikan Delivery Order ke bagian PIPC, yang berisi tanggal pengiriman barang ke pelanggan. 2. Bagian PIPC mengecek stok barang pesanan yang dikirim ke pelanggan. 3. Bagian PIPC mempersiapkan pengeluaran barang. 4. Bagian PIPC memberikan barang ke delivery tim untuk dikirim ke pelanggan. 5. Sebelum barang dikirim, delivery tim akan membuat perencanaan rute pengirimannya terlebih dahulu untuk menghemat biaya dan waktu.
L 9 6. Setelah bagian Distribusi membuat planning delivery, maka barang beserta kwitansi akan dikirim. 7. Bagian Distribusi menyerahkan pesanan pelanggan beserta kwitansi yang harus dilunasi sesuai dengan kesepakatan perusahaan dengan pelanggan. 8. Jika ada barang yang rusak, maka Pelanggan dapat mengembalikan barang yang disertai Quality Complaint atas barang yang telah dipesan. 9. Setelah pelanggan menerima barang yang diretur, pelanggan membuat Tanda Terima Kwitansi kepada bagian Finance. 10. Bagian Finance memberikan Bukti Bayar ke pelanggan setelah pembayaran lunas. 11. Pelanggan memberikan Tanda Terima Bukti Bayar kepada bagian Finance. 19. Apakah anda selalu menjual barang kepada distributor? Tidak selalu, ada yang langsung ke pelanggan akhir seperti konveksi dan toko kain besar. 20. Kami tidak melihat bagian distibusi dalam struktur organisasi? Distribusi merupakan tugas dari PIPC.
L 10 21. Jadi, PIPC bertugas untuk apa saja? Secara umum, Menyimpan dan mengontrol bahan baku dan produk jadi, merencanakan produksi (PPC/product plannning control) dan mendistribusikan produk jadi (merencanakan pengiriman dan mengirim). 22. Kapan jam operasional perusahaan ini? Hari senin sampai hari sabtu mulai dari jam 8 pagi sampai 5 sore. 23. Bagaimana proses retur pelanggan perusahaan ini? Jika ingin melakukan retur, pelanggan harus mengisi form quality complaint. Kami akan segera memproduksi produk baru yang sama sesuai pesanan awal pelanggan. Retur sangat jarang dilakukan pelanggan, karena kami memiliki tim quality assurance. 24. Bagaimana proses retur supplier perusahaan ini? Dengan mengisi form quality complaint. Pemasok harus segera mengirimkan bahan baku baru sesegera mungkin. Retur sangat jarang kami lakukan, karena antara kami dengan pemasok telah memiliki komitmen. 25. Mengenai komitmen, misalnya untuk bahan baku kimia a, apakah perusahaan ini menggunakan sistem pemasok tetap untuk bahan baku kimia itu?
L 11 Iya. Jika pemasok tetap tidak bisa memenuhi permintaan kami, pencarian pemasok bahan baku kimia a yang lain akan dilakukan. 26. Bagaimana proses produksi weaving dan finishing PT. Lucky Print Abadi? Saya akan mengajak kalian berkeliling menyaksikan proses weaving dan finishing. Proses weaving mengubah benang menjadi grey. Pada proses weaving, scheduling dilakukan pada tahap-tahap warping, winding, sizing, reaching, tenun, inspect dan packing. Mesin yang ada pada bagian weaving PT. Lucky Print Abadi sekarang dikategorikan menjadi 2 yaitu mesin pendek (50 inci) dan panjang (63 inci). Proses finishing mengubah grey menjadi kain jadi, kemudian dicetak untuk mendapatkan kain jadi yang bercorak. Pada proses finishing yang disebut printing reactive (kualitas ekspor) melewati tahap-tahap bakar bulu, continuous, setting (mengukur kain), mercer (penyerapan bahan kimia), cuci, setting ulang, printing, steam (pengeringan), cuci, finish, sanforice (menciutkan), inspect, rolling dan packing. Setiap harinya, PT. Lucky Print Abadi memproduksi rata-rata 47.000 yard kain jadi yang akan didistribusikan ke pelanggan (1 inci kain memerlukan 68 helai benang). Penjualan kepada pelanggan dilakukan dalam bentuk roll (1 roll berjumlah 90-120 yard).
L 12 27. Apakah ada rumus dalam produksi anda? Jumlah kimia a = Jumlah kimia a diperlukan per yard. quantity OP Lama Produksi mesin a = quantity OP / Kapasitas produksi mesin a perjam Waktu mulai tahap warping= A A= Waktu realisasi selesai produksi tahap warping pada OP paling akhir Waktu selesai tahap warping = Waktu mulai tahap warping + Lama produksi B= Waktu selesai mesin sebelumnya Waktu mulai tahap x = B Waktu selesai tahap x = Waktu Mulai tahap x + Lama produksi 28. Apakah aplikasi sekarang dapat menghasilkan jadwal produksi? Tidak secanggih itu. Masih manual, dikerjakan oleh seorang capacity planner (PPIC). 29. Apakah ada rumus dalam menentukan lead time pemasok, ROP stok bahan baku, MAX stok bahan baku?
L 13 Tidak ada. Untuk lead time kami tentukan sendiri berdasarkan histori transaksi pembelian setahun terakhir. Untuk ROP dan MAX stok bahan baku juga kami tentukan sendiri berdasarkan histori penjualan setahun terakhir dan lead time pemasok bersangkutan. 30. Apakah ada rumus dalam menentukan kendaraan dan rencana distribusi? Tidak ada. Tergantung kebutuhan dan situasi. 31. Kami tidak begitu jelas dengan tugas engraver, apa bedanya dengan designer? Engraver memiliki tugas untuk melakukan color separation, penentuan jenis kain (ada 73 jenis kain yang disediakan PT. Lucky Print Abadi), penentuan warna dan banyak warna yang akan dipakai dalam mesin printing. Designer bertugas untuk merancang rancangan. Keduanya adalah bagian dari Sales / Marketing. 32. Apa beda antara PIPC dan PPIC? Keduanya sama yaitu product inventory and planning control dan product planning and inventory control. Kami di industri garmen biasa menyebutnya dengan PIPC.
L 14 33. Bahan baku apa saja yang dipakai untuk memproduksi kain? Bahan baku untuk melakukan produksi adalah bahan kimia (kurang lebih 500 jenis) dan material (benang). 34. Bagaimana cara PT. Lucky Print Abadi dalam menentukan rancangan yang akan dibuat dan ditawarkan ke pasar? Dengan melakukan riset pasar langsung ke pelanggan di wilayah jakarta, dengan membaca majalah dan menonton channel televisi bersifat fashion, dan mencari di internet 35. Bisakah pelanggan memberikan rancangan yang mereka inginkan untuk diproduksi? Bisa, dalam menentukan rancangan yang akan diproduksi pelanggan dapat memilih dari catalog perusahaan, memberikan rancangan sendiri dan meminta designer perusahaan untuk merancang sesuai spesifikasi yang diinginkan. 36. Apakah pelanggan dapat memonitor status pesanannya dalam sistem berjalan? Tidak dapat, pelanggan hanya tahu barangnya harus sudah sampai pada saat tanggal yang telah ditentukan dalam surat kontrak 37. Bagaimana cara melakukan evaluasi kinerja pemasok?
L 15 Dengan melihat ketepatan waktu pemasok dalam pengiriman bahan baku, kualitas bahan baku yang dikirim apakah sesuai pesanan dan harga. 38. Pembayaran dilakukan setelah barang diterima terlebih dahulu atau sebaliknya? Pembayaran perusahaan terhadap pemasok dilakukan setelah barang diterima di gudang dan tidak ada quality complaint (cacat/kesalahan). Pembayaran pelanggan terhadap perusahaan dilakukan setelah barang diterima pelanggan dan tidak ada quality complaint (cacat/kesalahan). Jangka waktu pembayaran diatur dalam surat kontrak dan tunai.
Lampiran Sitemap L16
L17
L18 Lampiran Interface Gambar L.1 Login
Gambar L.2 About L19
Gambar L.3 News L20
Gambar L.4 Sitemap L21
Gambar L.5 Buat Rancangan Pesanan (designer) L22
Gambar L.6 Tambah dan Manage Design (designer) L23
L24 Gambar L.7 Terima Pesanan (designer) Gambar L.8 View Design Catalog(designer)
Gambar L.9 Buat Delivery Order (marketing) L25
Gambar L.10 Buat Faktur Jual (marketing) L26
Gambar L.11 Buat Order Produksi (marketing) L27
Gambar L.12 Buat Pesanan Customer (marketing) L28
Gambar L.13 Buat Surat Kontrak (marketing) L29
Gambar L.14 Laporan Penjualan Pelanggan (marketing) L30
Gambar L.15 Lihat Design Catalog (marketing) L31
Gambar L.16 Manage Customer (marketing) L32
Gambar L.17 Status Faktur Jual (marketing) L33
Gambar L.18 Tambah Customer (marketing) L34
L35 Ta Gambar L.19 Tambah dan Manage Produk (marketing)
Gambar L.20 Terima Pesanan Customer (marketing) L36
Gambar L.21 Ubah Pesanan Customer (marketing) L37
Gambar L.22 View Bahan Baku (Marketing) L38
Gambar L.23 View Mesin (marketing) L39
Gambar L.24 Buat Bukti Penerimaan Barang (gudang) L40
Gambar L.25 Buat Permohonan Pembelian (gudang) L41
Gambar L.26 Buat PP Finishing (gudang) L42
Gambar L.27 Buat PP Weaving (gudang) L43
Gambar L.28 Buat Quality Complaint supplier (gudang) L44
Gambar L.29 Cari Bahan Baku (gudang) L45
Gambar L.30 Cek Status Complaint (gudang) L46
Gambar L.31 Otorisasi Permohonan Pembelian (gudang) L47
Gambar L.32 Tambah dan Manage Bahan Baku (gudang) L48
Gambar L.33 Tambah dan Manage Gudang (gudang) L49
Gambar L.34 Tambah dan Manage Mesin (gudang) L50
Gambar L.35 Terima Bukti Barang Keluar (gudang) L51
Gambar L.36 Terima Order Produksi (gudang) L52
Gambar L.37 Terima Quality Complaint (gudang) L53
Gambar L.38 Terima Rancangan dan Engrave (gudang) L54
Gambar L.39 View Bahan Baku (gudang) L55
Gambar L.40 View Mesin (gudang) L56
Gambar L.41 Buat Purchase Order (purchasing) L57
Gambar L.42 Laporan Pembelian dan Supplier (purchasing) L58
Gambar L.43 Manage Supplier (purchasing) L59
Gambar L.44 Tambah Supplier (purchasing) L60
Gambar L.45 Terima Bukti Penerimaan Barang (purchasing) L61
Gambar L.46 Terima Permohonan Pembelian (purchasing) L62
Gambar L.47 Terima Status PO (purchasing) L63
Gambar L.48 Buat Bukti Bayar Customer (finance) L64
Gambar L.49 Buat kwitansi Customer (finance) L65
Gambar L.50 Laporan Pembayaran (finance) L66
Gambar L.51 Terima Bukti Bayar supplier (finance) L67
Gambar L.52 Terima Bukti Penerimaan Barang (finance) L68
Gambar L.53 Terima Faktur Jual Customer (finance) L69
Gambar L.54 Terima Kwitansi supplier (finance) L70
Gambar L.55 Terima Purchase Order (finance) L71