Inititating Process Group PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT & PROJECT SCOPE MANAGEMENT Onah Siti Fatonah, S.Kom Dilakukan untuk mendefinisikan projek baru atau fase baru dari proyek yang sudah ada dengan mendapatkan otorisasi untuk memulai proyek. Mendefinisikan ruang lingkup proyek Memutuskan sumber daya finansial Mengidentifikasi stakeholder internal & eksternal Memilih manajer proyek Dokumentasi yang ikut disertakan dalam proses inisiasi proyek berisikan : 1. pernyataan ruang lingkup proyek 2. penyerahan proyek 3. durasi proyek 4. perkiraan sumber daya 1
Develop Project Charter Proses pengembangan sebuah dokumen yang secara resmi mengotorisasi proyek & mendokumentasikan persyaratan awal yang memenuhi kebutuhan & harapan stakeholders Dalam multi-fase proyek, proses ini digunakan untuk memvalidasi atau menyempurnakan keputusan yang dibuat selama proses iterasi sebelumnya Identify Stakeholders Proses mengidentifikasi orang-orang / organisasi yang terlibat dengan proyek, dan mendokumentasikan informasi-informasi yang relevan mengenai kepentingan & keterlibatan stakeholder yang berdampak pada keberhasilan proyek. 2
Planning Process Group Proses-proses yang diperlukan untuk menetapkan ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan dari proyek yang dilakukan. Proses perencanaan mengembangkan rencana manajemen proyek dan dokumen proyek yang akan digunakan untuk melaksanakan proyek tersebut. Develop Project Management Plan Proses mendokumentasikan tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, mempersiapkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan semua rencana perusahaan. Rencana manajemen proyek menjadi sumber utama informasi tentang bagaimana proyek akan direncanakan, dilaksanakan, dipantau dan dikontrol, dan ditutup. 3
Collect Requirements proses pendefinisian proyek dan persyaratan produk serta persyaratan rencana pengelolaan. Define Scope proses pengembangan proyek yang berisi penjelasan rinci tentang proyek dan produk. Create Work Breakdown Structure proses pengelompokan deliverable proyek dan pekerjaan proyek menjadi lebih kecil, agar lebih mudah dikelola. Executing Process Group Proses-proses yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek. Melibatkan koordinasi antara orang dan sumber daya, serta mengintegrasikan dan melakukan kegiatan proyek sesuai dengan rencana pengelolaan proyek 4
Direct & Manage Project Executing Proses melakukan pekerjaan yang didefinisikan dalam rencana pengelolaan proyek (project management plan) untuk mencapai tujuan proyek. Monitoring & Controlling Process Group Proses-proses yang diperlukan untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja dari proyek, serta mengidentifikasi area mana yang memerlukan perubahan rencana dan memulai rencana tersebut. Kinerja proyek diamati dan diukur secara teratur dan konsisten untuk mengidentifikasi varians dari rencana manajemen proyek. Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan antisipasi dari kemungkinan masalah yang muncul Pemantauan kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana manajemen proyek dan kinerja proyek Memantau faktor-faktor yang dapat mempengaruhi jalannya proyek dan mengubah kontrol integrasi proyek 5
Monitor & Control Project Work proses pelacakan, meninjau, dan mengatur kemajuan proyek untuk memenuhi tujuan yang telah didefinisikan dalam project management plan. Meliputi pemantauan status pelaporan, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Laporan kinerja memberikan informasi tentang kinerja proyek yang berkaitan dengan ruang lingkup, jadwal, biaya, sumber daya, kualitas, dan risiko, yang dapat digunakan sebagai masukan untuk proses lainnya. Perform Integrated Change Control Proses meninjau semua permintaan perubahan, menyetujui perubahan, dan mengelola perubahan untuk pengiriman hasil proyek, proses aset organisasi, dokumen proyek dokumen, dan rencana manajemen proyek. 6
Verify Scope Proses formalisasi penerimaan proyek yang telah selesai. Control Scope Proses pemantauan status dari proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan. Closing Process Group Proses-proses yang dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua kelompok proses proyek dan secara formal menutup proyek. Memverifikasi bahwa proses yang telah ditentukan selesai di semua kelompok/tahapan proses sebagaimana mestinya, dan secara resmi menetapkan bahwa fase proyek atau proyek telah selesai. Mendapatkan penerimaan oleh pelanggan atau sponsor Melakukan pasca-proyek atau fase-end review Merekam dampak dari proyek yang telah diselesaikan Dokumen learned Menerapkan pembaruan yang tepat untuk aset proses organisasi Arsip semua dokumen proyek yang relevan disimpan dalam Sistem Informasi Manajemen Proyek untuk digunakan sebagai data historis Menutup pengadaan proyek 7