BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. impor dan penjualan ikan beku (frozen fish) dimana ikan-ikan yang telah masuk

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Sejarah Perusahaan PT. Berkah Bahari merupakan perusahaan yang bergerak di bidang impor dan penjualan ikan beku (frozen fish) dimana ikan-ikan yang telah masuk ke Indonesia akan dijual kembali atau akan didistribusikan ke daerah Jakarta maupun luar Jakarta seperti daerah Jawa dan Sumatra. Perusahaan ini tidak hanya menjual ikan-ikan impor tetapi juga menjual ikan-ikan lokal yang diperoleh dari hasil tangkapan nelayan yang biasanya didapat dari kota Ambon. Namun, sumber utama ikan beku yang dijual berasal dari impor yang dibeli dari beberapa negara seperti negara Cina, Pakistan, Argentina dan Malaysia. Sedangkan, ikan beku (frozen fish) yang dijual biasanya adalah ikan salem, kembung, layang benggol, lemuru, cumi-cumi dan tongkol. Ikan-ikan tersebut biasanya dijual dalam satuan karton ataupun kilogram (kg). Pada awalnya perusahaan ini didirikan dengan nama CV. Sanjaya Fishery. Perusahaan ini berdiri di lokasi Pelabuhan Nizam Zahman yang terletak di Jalan Kakap Blok Heritage Kav. 2-3 (Mercu Suar) Muara Baru Ujung, Jakarta. CV. Sanjaya Fishery didirikan pada bulan Oktober 2011. Seiring dengan berjalan waktu, perusahaan ini semakin maju sehingga mengubah diri menjadi PT. Berkah Bahari pada tanggal 27 Januari 2012 dengan nomor Surat Izin Usaha Perdagangan 00341-02/PB/1.824.271. Untuk membantu usahanya, PT. Berkah Bahari bekerja sama dengan PT. Coldstorindo Jaya Perkasa (CJP) dalam hal penyimpanan ikan beku dalam coldroom demi menjaga kesegaran ikan. 49

50 3.2. Organisasi Perusahaan 3.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi PT. Berkah Bahari Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Berkah Bahari 3.2.2. Uraian Tugas dan Wewenang 1. Komisaris a) Tugas : 1) menjalin hubungan kerja sama bisnis dengan pihak pengimpor. 2) menjalin hubungan kerja sama bisnis dengan pihak penyedia ikan lokal. 3) menyediakan modal, sarana dan prasarana perusahaan. b) Wewenang : 1) menerima laporan keuangan setiap bulan. 2) mengangkat dan memberhentikan Direktur dan Direktur Utama 2. Direktur Utama a) Tugas : 1) mengembangkan sumber - sumber pendapatan serta kekayaan perusahaan.

51 2) menyampaikan laporan kinerja perusahaan kepada Komisaris b) Wewenang : 1) menetapkan kebijakan strategis perusahaan. 2) mewakili perusahaan apabila akan berhubungan dengan pihak lain (seperti pihak supplier dan pelanggan). 3. Direktur a) Tugas : 1) menentukan target dan strategi pemasaran. 2) melakukan pengawasan dan pengendalian di bidang keuangan. 3) memutuskan penundaan maupun pelaksanaan kegiatan impor di perusahaan. 4) menyetor penerimaan uang tunai dari penjualan ke rekening bank perusahaan. b) Wewenang : 1) mengangkat dan memberhentikan pegawai. 2) menerima laporan harian. 3) meengatur alokasi kas kecil di perusahaan. 4. Marketing a) Tugas : 1) menjaga hubungan baik dengan pelanggan 2) menjalankan fungsi promosi barang 3) memerintahkan pengeluaran barang dari coldroom 4) membuat Surat Jalan

52 b) Wewenang : 1) mendapat informasi stok serta harga barang 2) menentukan potongan harga berdasarkan hasil negosiasi dengan pelanggan 5. Accounting a) Tugas : 1) membuat jurnal dan laporan keuangan 2) mengelola kas perusahaan 3) membuat Rekap Penjualan Barang b) Wewenang : 1) mengelola akun e-banking perusahaan 2) mengotorisasi pembayaran melalui transfer bank 6. Kasir a) Tugas : 1) menerima pembayaran pelanggan 2) menghitung total penerimaan kas harian 3) membuat Rekap Penerimaan Kas b) Wewenang : 1) memegang kas kecil perusahaan 2) mengotorisasi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas 7. Stok a) Tugas : 1) mencatat stok masuk dan keluar barang dari coldroom 2) menyiapkan dan mengemas barang

53 b) Wewenang : 1) melakukan otorisasi terhadap Surat Jalan 2) membuat permintaan pembelian kepada bagian importir apabila ada salah satu barang yang mencapai ROP (Re Order Point) 8. Nota / Quality Control a) Tugas : 1) membuat Nota Penjualan 2) melakukan pengecekan kualitas barang impor 3) memastikan proses bisnis berjalan sesuai prosedur 4) mengawasi proses penjualan dari sisi kualitas maupun harga barang b) Wewenang : 1) menerima atau menolak barang impor 2) melaporkan masalah yang terjadi terkait kualitas produk dan kualitas layanan pelanggan kepada Direktur 9. Dokumen Impor b) Tugas : 1) mengurus dokumen registrasi untuk impor 2) mengkomunikasikan urusan teknis dengan pengimpor 3) memperbarui data supplier yang ada c) Wewenang : 1) mengotorisasi dokumen impor 2) melakukan klaim barang kepada pihak supplier

54 3.3. Analisis Sistem Berjalan 3.3.1. Prosedur Sistem Berjalan 1) Prosedur Menerima Pesanan 1. Pelanggan memesan barang ke Bagian Marketing. 2. Jika barang tersedia, Bagian Marketing akan memberikan konfirmasi pesanan ke Bagian Nota secara lisan. 2) Prosedur Membuat Tagihan 3. Bagian Nota yang telah menerima konfirmasi pesanan akan membuat Nota Penjualan sebanyak 4 rangkap. a. Rangkap ke 1 dan 2 akan diberikan kepada Bagian Marketing. b. Rangkap ke 3 akan diberikan kepada Kasir c. Rangkap ke 4 akan diarsip oleh Bagian Nota 4. Bagian Marketing akan menandatangani Nota Penjualan dan memberikan Nota Penjualan rangkap ke 1 kepada pelanggan 3) Prosedur Mempersiapkan Pengeluaran Barang 5. Bagian Marketing membuat Memo Keluar Barang sebanyak 4 rangkap. a. Rangkap ke 1 dan 2 diberikan kepada Bagian Stok b. Rangkap ke 3 akan diberikan kepada Bagian Akuntansi c. Rangkap ke 4 akan diarsip oleh Bagian Marketing 4) Prosedur Mengeluarkan Barang 6. Bagian Stok memberikan Memo Keluar Barang rangkap ke 2 kepada Bagian Gudang PT. CJP 7. Bagian Stok bersama Bagian Gudang CJP mengeluarkan barang

55 5) Prosedur Menyerahkan Barang 8. Bagian Marketing membuat Surat Jalan sebanyak 3 rangkap dan memberikan Surat Jalan ke Bagian Stok. 9. Bagian Stok mengecek dan mengembalikan Surat Jalan ke Bagian Marketing 10. Ketika pelanggan datang mengambil barang maka : a. Bagian Marketing memberikan Surat Jalan dan meminta tanda tangan kepada pelanggan atau petugas yang mengambil barang. b. Bagian Stok menyerahkan barang atau memasukkan barang ke kendaraan pelanggan dan mengarsip Surat Jalan rangkap ke 3 yang sudah ditandatangani pelanggan. 6) Prosedur Menerima Pembayaran 11. Pelanggan membayar menggunakan uang tunai, cek / giro atau memberikan konfirmasi transfer bank. 12. Kasir membuat Bukti Kas Masuk (untuk pembayaran dengan uang tunai) atau membuat Bukti Bank Masuk (untuk pembayaran melalui media bank) sebanyak 2 rangkap. a. Rangkap ke 1 akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. b. Rangkap ke 2 akan diarsip oleh Kasir. 7) Prosedur Membuat Rekap Penerimaan Kas 13. Kasir memasukkan data Bukti Kas Masuk dan Bukti Bank Masuk ke dalam file Rekap Penerimaan Kas melalui program Microsoft Excel dan mencetak Rekap Penerimaan Kas.

56 14. Kasir menyerahkan uang hasil penjualan dan Rekap Penerimaan Kas ke Direktur. 8) Prosedur Menyetor Uang Hasil Penjualan ke Bank 15. Direktur menyetor uang hasil penjualan ke bank. 16. Direktur membawa slip setoran dari bank 17. Direktur memberikan slip setoran bank ke Bagian Akuntansi. 9) Prosedur Membuat Jurnal 18. Bagian Akuntansi membuat jurnal berdasarkan Bukti Kas Masuk, Bukti Bank Masuk dan slip setoran. 10) Prosedur Merekap Penjualan 19. Bagian Akuntansi membuat Rekap Penjualan barang berdasarkan Memo Keluar Barang. 20. Bagian Akuntansi menyerahkan Rekap Penjualan Barang kepada Direktur. 3.3.2. Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan

57 3.3.3. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan oleh PT. Berkah Bahari terdiri dari 4 rangkap yang memiliki warna yang berbeda dimana rangkap ke 1 berwarna putih, rangkap ke 2 berwarna merah, rangkap ke 3 berwarna kuning dan rangkap ke 4 berwarna biru. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Berkah Bahari yaitu : 1. Nota Penjualan Nota Penjualan merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Nota untuk mencatat pesanan pelanggan sekaligus memberikan data tagihan yang harus dibayar pelanggan atas barang yang dibeli. Format Nota Penjualan dapat dilihat di Lampiran L1. 2. Memo Keluar Barang Memo Keluar Barang merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Marketing. Memo Keluar Barang digunakan sebagai acuan untuk mengeluarkan barang dari cold room. Format Memo Keluar Barang dapat dilihat di Lampiran L1. 3. Surat Jalan Surat Jalan merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Marketing dan disetujui oleh Bagian Stok. Surat Jalan dibuat sebagai bukti telah diserahkannya barang yang tepat dan lengkap kepada pelanggan. Surat Jalan hanya dianggap sebagai dokumen pelengkap karena perusahaan tidak mengirim barang melainkan pelanggan yang mengambil barang dengan menyediakan kendaraannya sendiri. Format Surat Jalan dapat dilihat di Lampiran L2.

58 4. Bukti Kas Masuk Bukti Kas Masuk merupakan dokumen yang dibuat oleh Kasir yang digunakan untuk mencatat pembayaran pelanggan yang dilakukan dengan uang tunai. Format Bukti Kas Masuk dapat dilihat di Lampiran L2. 5. Bukti Bank Masuk Bukti Bank Masuk merupakan dokumen yang dibuat oleh Kasir yang digunakan untuk mencatat pembayaran pelanggan yang dilakukan dengan memberikan cek, giro atau melalui transfer bank. Format Bukti Bank Masuk dapat dilihat di Lampiran L3. 3.3.4. Jurnal yang Digunakan Jurnal dibuat oleh Bagian Akuntansi dalam bentuk jurnal umum yang dicatat ke file Microsoft Excel. Dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas, jurnal dibuat berdasarkan Bukti Kas Masuk, Bukti Bank Masuk dan slip setoran. Jurnal dibuat dengan format berikut : 1. Berdasarkan Bukti Kas Masuk Tabel 3.1 Format Jurnal untuk Bukti Kas Masuk Tanggal Kode Akun Akun Debet Kredit hh/bb/yyyy 111 Kas xxxxxx 412 Penjualan xxxxxx 2. Berdasarkan Bukti Bank Masuk Tabel 3.2 Format Jurnal untuk Bukti Bank Masuk Tanggal Kode Akun Akun Debet Kredit hh/bb/yyyy 112 Bank xxxxxx 412 Penjualan xxxxxx 3. Berdasarkan slip setoran (dari setoran uang penjualan ke bank) Tabel 3.3 Format Jurnal untuk Slip Setoran Tanggal Kode Akun Akun Debet Kredit hh/bb/yyyy 112 Bank xxxxxx 111 Kas xxxxxx

59 3.3.5. Laporan yang Dihasilkan Dari sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas, PT. Berkah Bahari menghasilkan 2 jenis laporan harian (rekap), yaitu : 1. Rekap Penerimaan Kas Rekap Penerimaan Kas dibuat oleh Kasir berdasarkan Bukti Kas Masuk dan Bukti Bank Masuk. Rekap Penerimaan Kas digunakan untuk melaporkan jumlah penerimaan kas yang diterima perusahaan dari penjualan setiap harinya. Format Rekap Penerimaan Kas dapat dilihat di Lampiran L4. 2. Rekap Penjualan Barang Rekap Penjualan Barang dibuat oleh Bagian Akuntansi berdasarkan Memo Keluar Barang. Rekap Penjualan Barang digunakan untuk melaporkan jumlah barang yang terjual setiap harinya. Format Rekap Penjualan Barang dapat dilihat di Lampiran L5. 3.3.6. Unit Terkait Berikut ini adalah bagian-bagian terkait yang berperan dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Berkah Bahari : 1) Bagian Marketing Bagian Marketing bertugas untuk menerima pesanan pelanggan dan membuat Memo Keluar Barang dan Surat Jalan. 2) Bagian Nota / Quality Control Bagian Nota / Quality Control bertugas untuk membuat Nota Penjualan untuk memastikan harga yang disepakati oleh pelanggan dan Bagian Marketing masih sesuai dengan kebijakan perusahaan.

60 3) Kasir Kasir bertugas untuk menerima pembayaran dan membuat Bukti Kas Masuk dan Bukti Bank Masuk. Kasir juga membuat Rekap Penerimaan Kas di akhir hari. 4) Bagian Stok Bagian Stok berhubungan dengan fungsi pengawasan stok barang di cold room yang disewa perusahaan dari PT. CJP. Bagian Stok bertugas untuk menyiapkan barang dan menandatangani Surat Jalan. 5) Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi bertugas untuk mengotorisasi pembayaran yang dilakukan dengan cara transfer bank dengan mengecek akun e- banking perusahaan, membuat jurnal dan membuat Rekap Penjualan Barang. 3.3.7. Event Table Tabel 3.4 Event Table Sistem Berjalan Internal agent No. Event assuming Start When Activities in the event responsibility 1. menerima Bagian pelanggan 1) mengecek ketersediaan pesanan Marketing memesan barang. barang 2) menginformasikan melalui ketersediaan stok dan telepon atau harga barang jika datang barang ada; menolak langsung pesanan jika tidak ada.

61 3) melakukan negosiasi harga. 4) mengkonfirmasi pesanan ke Bagian Nota. 2. membuat Bagian Nota menerima 1) membuat Nota tagihan konfirmasi Penjualan sebanyak 4 pesanan dari rangkap. Bagian 2) memberikan Nota Marketing Penjualan rangkap ke 1 dan 2 kepada Bagian Marketing dan rangkap ke 3 kepada Kasir. 3) mengarsip Nota Penjualan rangkap ke 4. 3. mempersiapkan Bagian pelanggan 1) menerima Nota pengeluaran Marketing segera Penjualan rangkap ke 1 barang mengambil dan 2 dari Bagian Nota. barang 2) memberikan Nota Penjualan rangkap ke 1 kepada pelanggan. 3) membuat Memo Keluar Barang sebanyak 4 rangkap.

62 4) memberikan Memo Keluar Barang rangkap ke 1 dan 2 kepada Bagian Stok. 5) memberikan Memo Keluar Barang rangkap ke 3 kepada BagianAkuntansi. 6) mengarsip Memo Keluar Barang rangkap ke 4. 4. mengeluarkan Bagian Stok ada perintah 1) menerima Memo barang mengeluarkan Keluar Barang rangkap barang ke 1 dan 2 dari Bagian Marketing. 2) memberikan Memo Keluar Barang rangkap ke 2 kepada Bagian Gudang PT. CJP. 3) menerima barang dari Gudang PT. CJP. 4) mengemas barang. 5. menyerahkan Bagian pelanggan 1) membuat Surat Jalan barang Marketing ingin sebanyak 3 rangkap. mengambil

63 barang 2) menyerahkan Surat Jalan 3 rangkap ke Bagian Stok. 3) menerima Surat Jalan yang sudah ditandatangani oleh Bagian Stok. 4) memberikan Surat Jalan rangkap ke 1dan 2 kepada pelanggan. 5) mengawasi proses penyerahan barang oleh Bagian Stok. 6) memberikan Surat Jalan rangkap ke 3 untuk diarsip oleh bagian Stok 6. menerima Kasir Pelanggan 1) menerima Nota pembayaran membayar Penjualan rangkap ke 3 dari Bagian Nota. 2) menerima pembayaran berupa uang tunai, cek, giro atau konfirmasi transfer dan meminta otorisasi transfer ke Bagian Akuntansi

64 3) membuat Bukti Kas Masuk atau Bukti Bank Masuk sebanyak 2 rangkap. 4) memberikan Bukti Kas Masuk atau Bukti Bank Masuk rangkap ke 1 kepada Bagian Akuntansi. 5) mengarsip Bukti Kas Masuk atau Bukti Bank Masuk rangkap ke 2. 7. merekap Kasir sudah akhir 1) entri data penerimaan penerimaan kas hari kas ke komputer 2) memastikan uang yang diterima sesuai dengan hasil rekap 3) menyimpan Rekap Penerimaan Kas 4) mencetak Rekap Penerimaan Kas 5) memberikan uang tunai hasil penjualan dan Rekap Penerimaan Kas pada Direktur.

65 8. menyetor uang Direktur sudah 1) menyetor uang ke bank hasil penjualan menerima 2) menyimpan slip setoran ke bank uang hasil 3) memberikan slip setoran penjualan ke Bagian Akuntansi. 9. membuat jurnal Bagian Akuntansi setiap menerima bukti transaksi 1) menerima Bukti Kas Masuk, Bukti Bank Masuk atau slip setoran bank. 2) mencatat transaksi ke file jurnal. 3) menyimpan file jurnal. 10 merekap Bagian sudah akhir 1) menerima Memo Keluar penjualan Akuntansi hari Barang rangkap ke 3 dari Bagian Marketing. 2) entri data penjualan barang berdasarkan Memo Keluar Barang. 3) mencetak Rekap Penjualan Barang. 4) memberikan Rekap Penjualan Barang kepada Direktur.

66 3.3.8. Overview Activity Diagram Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan

67 3.3.9. Workflow Table Actor Tabel 3.5 Workflow Table Sistem Berjalan Activity EVENT : MENERIMA PESANAN Pelanggan Bagian Marketing 1. memesan barang 2. mengecek ketersediaan barang 3. menginformasikan ketersediaan stok dan harga barang 4. negosiasi harga Pelanggan Bagian Marketing 5. setuju dengan harga 6. konfirmasi pesanan ke Bagian Nota EVENT : MEMBUAT TAGIHAN Bagian Nota 7. menerima konfirmasi pesanan dari Bagian Marketing 8. membuat Nota Penjualan sebanyak 4 rangkap 9. memberikan Nota Penjualan rangkap ke 1 kepada Pelanggan 10. memberikan Nota Penjualan rangkap ke 2 kepada Bagian Marketing 11. memberikan Nota Penjualan rangkap ke 3 kepada Kasir 12. mengarsip Nota Penjualan rangkap ke 4 EVENT : MEMPERSIAPKAN PENGELUARAN BARANG Bagian Marketing 13. menerima Nota Penjualan rangkap ke 2 14. membuat Memo Keluar Barang sebanyak 4 rangkap 15. memberikan Memo Keluar Barang rangkap ke 1 dan 2 kepada Bagian Stok

68 16. memberikan Memo Keluar Barang rangkap ke 3 ke Bagian Akuntansi 17. mengarsip Memo Keluar Barang rangkap ke 4 EVENT : MENGELUARKAN BARANG Bagian Stok 18. menerima Memo Keluar Barang rangkap ke 1 dan 2 19. memberikan Memo Keluar Barang rangkap ke 2 kepada Bagian Gudang PT. CJP Bagian Gudang 20. menerima Memo Keluar Barang CJP 21. mengeluarkan barang Bagian Stok 22. mengemas barang EVENT : MENYERAHKAN BARANG Bagian Marketing 23. membuat Surat Jalan sebanyak 3 rangkap 24. memberikan Surat Jalan kepada Bagian Stok untuk ditandatangani Bagian Stok 25. mengecek Surat Jalan 26. menerima Surat Jalan yang telah tertandatangani oleh Bagian Marketing Bagian Stok 27. memberikan Surat Jalan kepada pelanggan untuk ditandatangani Pelanggan 28. mendatangani Surat Jalan 29. menerima Surat Jalan yang telah tertandatangani oleh Bagian Marketing Pelanggan 30. memberikan Surat Jalan rangkap ke 1 dan 2 kepada Pelanggan

69 Bagian Stok Bagian Marketing 31. memberikan barang 32. mengawasi proses penyerahan barang oleh Bagian Stok Pelanggan 33. menerima barang dan Surat Jalan rangkap ke 1 dan 2 Bagian Stok 34. mengarsip Surat Jalan rangkap ke 3 EVENT : MENERIMA PEMBAYARAN Kasir 35. menerima Nota Penjualan rangkap ke 3 Pelanggan Kasir 36. membayar 37. Jika dengan transfer bank, menerima konfirmasi pembayaran Bagian Akuntansi Kasir 38. Mengecek akun e-banking perusahaan 39. Menerima Konfirmasi uang masuk ke rekening perusahaan 40. Jika dengan uang tunai, membuat Bukti Kas Masuk sebanyak 2 rangkap 41. Jika dengan Cek/giro atau transfer,membuat Bukti Bank Masuk sebanyak 2 rangkap 42. memberikan Bukti Kas Masuk atau Bukti Bank Masuk rangkap ke 1 ke Bagian Akuntansi 43. mengarsip Bukti Kas Masuk dan Bukti Bank Masuk rangkap ke 2 EVENT : MEREKAP PENERIMAAN KAS Kasir 44. menghitung jumlah uang tunai yang diterima 45. entri data penerimaan kas Komputer Kasir 46. menghitung total penerimaan kas 47. mencocokkan uang tunai dengan hasil perhitungan

70 48. menekan tombol Save Komputer Kasir Komputer 49. menyimpan Rekap Penerimaan Kas 50. menekan tombol Print 51. mencetak Rekap Penerimaan Kas 52. memberikan uang hasil penjualan dan Rekap Kasir Penerimaan Kas kepada Direktur EVENT : MENYETOR UANG HASIL PENJUALAN KE BANK 53. menerima uang hasil penjualan dan Rekap Penerimaan Direktur Kas 54. menyetor uang hasil penjualan ke bank 55. menyimpan slip setoran dari bank 56. memberikan slip setoran ke Bagian Akuntansi EVENT : MEMBUAT JURNAL 57. menerima Bukti Kas Masuk, Bukti Bank Masuk atau Bagian Akuntansi Slip Setoran Bank 58. membuka file Jurnal dalam Microsoft Excel 59. entri jurnal 60. menekan tombol Save Komputer 61. menyimpan Jurnal EVENT : MEREKAP PENJUALAN Bagian Akuntansi 62. menerima Memo Keluar Barang rangkap ke 3 63. entri data barang yang terjual 64. menekan tombol Save

71 Komputer Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Direktur 65. menyimpan Rekap Penjualan Barang 66. menekan tombol Print 67. mencetak Rekap Penjualan Barang 68. memberikan Rekap Penjualan Barang ke Direktur 69. menerima Rekap Penjualan Barang 3.3.10. Detailed Activity Diagram (DAD) 3.3.10.1. DAD Event Menerima Pesanan Pelanggan Bagian Marketing 1. memesan barang {Daftar Barang} 2. mengecek ketersediaan barang [barang ada?] [tidak ada] [ada] 3. menginformasikan ketersediaan jumlah stok dan harga barang 4. negosiasi harga 5. setuju dengan harga 6. konfirmasi pesanan ke Bagian Nota Gambar 3.4 DAD Menerima Pesanan

72 3.3.10.2. DAD Event Membuat Tagihan Gambar 3.5 DAD Membuat Tagihan

73 3.3.10.3. DAD Event Mempersiapkan Pengeluaran Barang Gambar 3.6 DAD Mempersiapkan Pengeluaran Barang

74 3.3.10.4. DAD Event Mengeluarkan Barang Gambar 3.7 DAD Mengeluarkan Barang 3.3.10.5. DAD Event Menyerahkan Barang Gambar 3.8 DAD Menyerahkan Barang

75 3.3.10.6. DAD Event Menerima Pembayaran Gambar 3.9 DAD Menerima Pembayaran

76 3.3.10.7. DAD Event Merekap Penerimaan Kas Gambar 3.10 DAD Merekap Penerimaan Kas

77 3.3.10.8. DAD Event Menyetor Uang Hasil Penjualan ke Bank Gambar 3.11 DAD Menyetor Uang Hasil Penjualan ke Bank 3.3.10.9. DAD Event Membuat Jurnal Gambar 3.12 DAD Membuat Jurnal

78 3.3.10.10. DAD Event Merekap Penjualan Gambar 3.13 DAD Merekap Penjualan

79 3.4. Hasil Analisis Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1 Analisis Masalah dan Solusi Sebelum dapat menemukan masalah dilakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang disajikan dalam tabel hasil temuan. Tabel 3.6 Tabel Hasil Temuan Sistem Berjalan No. Temuan Sebab Akibat Solusi 1. Pesanan tidak Pesanan dicatat Bagian Marketing Pesanan dicatat ke dicatat oleh oleh Bagian Nota harus mengingat dalam dokumen Bagian ke dalam Nota pesanan terlebih khusus dulu Marketing ketika Penjualan dahulu sebelum sebelum diberikan menerima menginformasikan ke Bagian Nota. pesanan. ke Bagian Nota. 2. Tidak ada Kebijakan kuota Ketika barang Mencatat pesanan pencatatan impor pada jenis sudah ada, yang belum bisa pesanan back barang tertentu perusahaan tidak dipenuhi tapi order padahal sering dibatasi tahu harus dengan status stok barang oleh pemerintah. menawarkan pesanan yang tertentu terbatas. kepada pelanggan berbeda. yang mana. 3. Pelanggan tidak Penerimaan kas Tidak ada bukti Memberikan diberikan bukti dicatat ke dalam dalam bentuk Bukti Pembayaran pembayaran Bukti Kas Masuk dokumen bagi kepada pelanggan ketika sudah dan Bukti Bank pelanggan yang sebagai tanda sudah membayar. Masuk sebagai sudah membayar. terima bukti internal pembayaran

80 4. Isi Surat Jalan Surat Jalan Data di Surat Membuat format tidak memberikan dianggap hanya Jalan terbatas Surat Jalan yang informasi yang sebagai dokumen pada nama dan lebih detail lengkap tentang pelengkap karena jumlah barang. dengan detail barang. tidak ada proses menambahkan pengiriman. ukuran barang. 5. Nama dan alamat Tidak ada acuan Rentan terjadi Data pelanggan pelanggan yang yang jelas ketidaksesuaian yang diperlukan dicatat dalam mengenai data pencatatan data untuk kegiatan dokumen transaksi pelanggan. pelanggan dalam penjualan tidak lengkap. dokumen transaksi. terutama nama dan alamat harus dicatat secara lengkap. 6. Sulit memastikan Stok barang yang Sering terjadi Stok barang yang ketersediaan sudah terjual kesalahan sudah dipesan barang yang bisa diperbaharui perhitungan yang seharusnya dipesan pelanggan. dengan menulis berdampak pada langsung stok baru di catatan data stok yang ada dikurangi ketika stok oleh Bagian di catatan tidak Nota Penjualan Stok ketika sesuai dengan stok dibuat. menerima Memo sebenarnya di Keluar Barang. gudang (coldroom) PT. CJP.

81 7. Tidak ada aturan Potongan Kebijakan Menerapkan pemberian didapatkan dari potongan yang aturan diskon potongan hasil negosiasi didapat dari hasil berupa pembagian penjualan yang Bagian Marketing negosiasi range nilai konsisten. dan pelanggan. transaksi penjualan dengan masing-masing persentasenya yang sesuai. 8. Manajemen tidak Perusahaan hanya Kuota impor yang Membuat laporan memiliki informasi membuat Rekap terbatas tidak bisa ringkasan untuk mengambil Penjualan Barang dimanfaatkan penjualan per keputusan terkait yang hanya maksimal. barang agar dapat impor barang. menyajikan data diketahui jenis penjualan barang barang tertentu harian. yang sering terjual 9. Pembuatan jurnal Data transaksi Rentan terjadi Menerapkan dan rekap masih dicatat kesalahan Sistem Informasi dilakukan dengan secara manual ke pencatatan jurnal Akuntansi (SIA) mengentri satu per dalam template ataupun penyajian Penjualan dan satu data yang ada dokumen kertas. rekap. Penerimaan Kas ke dalam komputer yang dapat melalui aplikasi membuat jurnal Microsoft Excel dan laporan secara otomatis.

82 Dari tabel hasil temuan yang disajikan dapat diketahui bahwa terjadi berbagai masalah dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Berkah Bahari. Masalah tersebut berupa : 1. Kesalahan teknis prosedur Kesalahan teknis prosedur dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Berkah Bahari berupa tidak adanya pencatatan pesanan sebelum dibuat tagihan, tidak adanya tanda terima pembayaran untuk pelanggan dan tidak adanya aturan diskon yang konsisten. Masalah tersebut dapat diselesaikan dengan merancang prosedur baru dengan menambahkan aktivitas pencatatan pesanan, mengubah dokumen Bukti Kas Masuk dan Bukti Bank Masuk menjadi Bukti Pembayaran dan mengubah prosedur pemberian potongan penjualan dengan aturan yang lebih pasti dan konsisten. 2. Kesalahan format dokumen Kesalahan format dokumen pada Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Berkah Bahari terlihat dari adanya kekurangan detail data barang pada Surat Jalan. Masalah tersebut dapat diselesaikan dengan mengubah format dokumen yang diterapkan pada rancangan form untuk sistem baru. 3. Ketidaksesuaian jumlah stok di gudang dan di catatan Ketidaksesuaian stok dapat berpengaruh pada kegiatan pengecekan ketersediaan barang sebelum menerima pesanan. Masalah tersebut dapat diselesaikan dengan menerapkan fungsi update stok otomatis ketika dibuatnya Nota Penjualan.

83 4. Tidak adanya informasi yang cukup bagi manajemen untuk mengambil keputusan. Pembuatan laporan dengan mengentri data satu per satu dirasa memakan waktu yang lama sehingga perusahaan merasa tidak perlu membuat laporan selain rekap penjualan barang dan penerimaan kas. Akibatnya, manajemen tidak memiliki informasi yang lebih detail tentang penjualan seperti barang apa yang lebih laku terjual. Padahal, kuota impor untuk pembelian ikan beku dari luar negeri terbatas dan perlu dimanfaatkan dengan bijak. Oleh karena itu masalah tersebut harus diselesaikan dengan menerapkan SIA yang dapat menghasilkan laporan yang dapat mendukung perusahaan untuk menentukan kebijakan pembelian maupun penjualan barang. 3.4.2 Identifikasi Kebutuhan Sistem Baru 1. Kebutuhan akan data Tabel 3.7 Tabel Kebutuhan Data Sistem Baru No Sasaran Kebutuhan Detail Kebutuhan 1 Mencatat pesanan yang belum bisa dipenuhi maupun yang sudah bisa dipenuhi. Form Memo Pesanan dengan status tunggu, proses dan batal. Status tunggu untuk mencatat pesanan yang belum bisa dipenuhi, status proses untuk pesanan yang bisa dipenuhi dan status batal untuk pesanan yang tidak jadi dilanjutkan setelah status tunggu.

84 2 Mengelola data Form Pendataan Data Barang dan Pelanggan barang dan Barang dan Form yang telah disimpan dapat di- pelanggan. Pendataaan update dan diakses ketika Pelanggan. dibutuhkan dalam berbagai form transaksi. 3 Memfasilitasi Form Cek Stok Pencarian dilakukan akses ke data persediaan barang. 4 Menyederhanakan Barang dengan fungsi pencarian. Form Bukti berdasarkan nama barang karena ada banyak jenis barang sehingga kode barang dianggap terlalu rumit untuk diingat. Untuk menggantikan Bukti dokumen yang Pembayaran Kas Masuk dan Bukti Bank digunakan untuk mencatat pembayaran pelanggan. 5 Memfasilitasi pencatatan setoran kas ke bank. menggantikan Bukti Kas Masuk dan Bukti Bank Masuk. Form Memo Setoran Bank. Masuk, terdapat 3 jenis pilihan pembayaran yang dapat dipilih di Form Bukti Pembayaran yaitu uang tunai, cek / giro dan transfer. Form Memo Setoran Bank dapat langsung meng-update jurnal.

85 2. Kebutuhan akan informasi Tabel 3.8 Tabel Kebutuhan Informasi Sistem Baru No. Sasaran Kebutuhan Detail Kebutuhan 1. Mengotomatisasi pembuatan jurnal Laporan Jurnal Jurnal akan dibuat mengikuti format jurnal umum yang biasa 2. Memfasiltasi pembuatan Format laporan disesuaikan dibuat oleh Bagian Akuntansi. Membuat dua format laporan yang disesuaikan dengan format rekap laporan. juga dengan sehingga dapat membantu proses 3. Mendukung manajemen dalam format rekap. Laporan terkait kegiatan pembuatan rekap. Laporan terkait penjualan terdiri dari Laporan Ringkasan Penjualan hal pengambilan penjualan dan per Barang dan Laporan keputusan. 4. Menampilkan informasi pendukung. penerimaan kas Laporan pendukung Ringkasan Penjualan per Pelanggan. Laporan terkait penerimaan kas terdiri dari Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Setoran Bank. Terdapat beberapa laporan pendukung seperti Laporan Daftar Barang, Laporan Daftar Pelanggan, Laporan Pesanan Tunggu dan Batal

86 3. Kebutuhan akan pengendalian Tabel 3.9 Tabel Kebutuhan Pengendalian Sistem Baru 1. Membatasi hak Form Login Sebelum dapat mengakses sistem, akses sistem oleh tiap bagian / unit terkait. dengan username, password dan pengguna harus melalui Form Login. Tiap bagian akan memiliki hak akses yang berbeda sesuai jenis Form bagian, dengan kebutuhan. Karyawan harus mendaftar dan memilih Karyawan. username dan password dengan 2. Mendeteksi mencantumkan mengisi Form Pendataan Karyawan. ID Karyawan yang didapat dari kesalahan yang ID Karyawan data login akan tertera di setiap dibuat oleh di setiap bukti form transaksi yang dibuat. karyawan ketika transaksi. membuat bukti transaksi. 3. Mencegah update Form Nota Tidak ada fungsi update pada Nota yang tidak perlu di Penjualan dan Penjualan dan Surat Jalan. Memo bukti transaksi. Form Surat Pesanan memiliki fungsi update Jalan hanya yang dapat mempengaruhi Nota bisa di-update Penjualan dan Surat Jalan. dari Form Memo Pesanan

87 3.5 Strategi Perancangan Sistem Sistem yang baru harus memenuhi kriteria FACTOR yaitu : F : melayani pendaftaran pelanggan, pencatatan pesanan, pencatatan penyerahan barang, pembuatan tagihan, pencatatan pembayaran, pencatatan setoran kas ke bank, pembuatan jurnal dan laporan A : bagian Marketing, Nota, Stok, Kasir dan Akuntansi. C : memiliki jaringan yang mengintegrasikan komputer di semua unit terkait yang terhubung dengan data di server. T : aplikasi sistem dibuat dengan bahasa pemrograman C# dengan bantuan development tools Microsoft Visual C# 2008 dan Crystal Report sehingga aplikasi dapat berjalan pada komputer dengan sistem operasi Windows yang terinstall.net Framework di semua bagian terkait yang terhubung pada jaringan komputer client server. O : Pelanggan, Barang, Karyawan, Memo Pesanan, Nota Penjualan, Surat Jalan, Bukti Pembayaran, Memo Setoran Bank. R : mendukung pengelolaan dan pencatatan data serta pembuatan jurnal dan laporan yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.