BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Pelayanan Menurut Kotler, pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak ke pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Sedangkan Gronroos menyatakan bahwa pelayanan merupakan proses yang terdiri atau serangkaian aktivitas intangible yang biasa ( namun tidak harus selalu ) terjadi pada interaksi antara pelanggan dan karyawan, jasa dan sumber daya, fisik atau barang, dan sistem penyedia jasa yang disediakan sebagai solusi atas masalah pelanggan. Sementara itu menurut Lovelock, Petterson dan Walker dalam Tjiptono mengemukakan perspektif pelayanan sebagai sebuah sistem, di mana bisnis jasa dipandang sebagai sebuah sistem yang terdiri atas dua komponen utama, yaitu operasi jasa dan penyampaian jasa. Berdasarkan pengertian pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan merupakan suatu bentuk sistem, prosedur atau metode tertentu diberikan kepada orang lain. Dalam hal ini kebutuhan pelanggang tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan harapan dan keinginan pelanggan dengan tingkat persepsi mereka. Ada beberapa jenis pelayanan yang selalu dipakai dalam praktisi makan dan minum di hotel seluruh dunia, yaitu : A. Table Service, meliputi :
a. American Service Dalam sistem pelayanan ini, semua makanan seperti hidangan pembuka, soup, salads, hidangan utama serta hidangan penutup, disajikan dari sebelah kiri tamu dengan tangan kiri. Hidangan yang umumnya disajikan pertama kali adalah hidangan pembuka, seperti shrimpcocktail, kerang, buah atau juice ( sari buah ) yang diletakkan di atas alas dari piring kecil dan disajikan tepat di hadapan tamu. Untuk cocktail, alat yang digunakan adalah cocktail fork, biasanya diletakkan di sebelah kanan pada posisi paling luar. Hidangan kedua biasanya disajikan soup. Alat yang digunakan adalah soup spoon yang diletakkan di sebelah kanan nomor dua dari luar. Hidangan berikutnya berupa hidangan utama diletakkan di depan tamu disertai dengan salads yang diletakkan di sebelah kiri cover. Untuk hidangan utama steak ( daging ), alat yang digunakan adalah steak knife,diletakkan di sebelah kanan tamu dan steak/dinner fork, diletakkan di sebelah kiri tamu. Jangan lupa untuk mengisi kembali gelas air es yang sudah habis. Hidangan penutup disajikan sebagai hidangan terakhir. Dessert fork/spoon dibawa serta bersama hidangan tadi dan diletakkan di sebelah kiri dan kanan dessert plate. Lengkapi dengan teh atau kopi panas dan letakkan asbak bersih serta korek api di atas meja makan atau di atas asbaknya. b. Russian Service Dalam sistim pelayanan ini, hidangan pembuka sudah disiapkan dan diatur di atas piring sejak dari dapur ( ready on plate ), maka petugas banquet tinggal mengambilnya dari dapur dan membawanya ke ruang makan. Hidangan itu disajikan
kepada para tamu dari sebelah kanannya. Piring kotor bekas hidangan pembuka juga diangkat dari sebelah kanan tamu. Penyajian soup.waiter/ss mengambil soup yang telah disediakan oleh petugas dapur di dalam soup tureen, yaitu tempat soup yang besar biasanya terbuat dari stainless, berbentuk seperti lampu Aladin dengan pegangan yang terletak di sebelah kanan dan kiri. Mangkuk panas dan bersih diatur di atas baki besar dan dibawa ke ruang makan. Baki diletakkan di atas side table. Pramusaji kemudian mengambil mangkuk soup beserta alasnya, meletakkannya di hadapan tamu dari sebelah kanan. Soup tureen yang sudah dilengkapi dengan soup ladle ( gayung untuk mengambil soup ) diedarkan kepada tamu, disajikan lewat sebelah kiri tamu. Tamu dipersilahkan untuk mengambilnya sendiri dengan menggunakan napkin bersih yang sudah dilipat rapi sebagai kehormatan. Pelayanan ini selalu dimulai dari meja utama di mana duduk tamu tamu kehormatan yang dilakukan secara serempak. Penyajian roti, dilakukan beberapa saat sebelum tamu duduk. Roti ini disajikan langsung di atas bread atau butter plate beserta dengan menteganya. Pada saat yang sama disajikan juga air es. Penyajian main course, pada umumnya disajikan dengan cara yang sama. Hidangan tersebut diatur dan disusun rapi di atas silver platter dan dibawa dari dapur ke ruang makan beserta dengan dinner plate bersih dan kosong dengan menggunakan baki besar atau kereta dorong dan diletakkan di side table. Petugas mengambil piring bersih tadi dan meletakkannya di depan para tamu dari sebelah kanan. Makanan disajikan dari platter, dipindahkan ke piring yang ada di hadapan tamu dengan menggunakan server spoon dan server fork dari sebelah kiri tamu.
Penyajian hidangan penutup, biasanya disajikan lebih dari satu macam, berupa buah buahan segar, satu macam atau lebih. Bila hidangan penutup sudah diatur di atas piring penyaji, waiter/ss membawanya dari dapur ke ruang makan dan menyajikannya dari sebelah kanan tamu. c. French Service Dalam pelayanan ini semua jenis hidangan disiapkan dan disajikan secara demonstratif di depan pelanggannya oleh dua orang pramusaji dan beberapa petugas khusus yang melayani makanan dan minuman. Meskipun masing masing mempunyai tugas sendiri, ini merupakan tim yang saling membantu satu sama lain. Bagi orang Eropa terutama orang French, minuman beralkohol sangat penting untuk mengiringi suatu hidangan, lebih saat jamuan resmi setiap tahapan selalu diiringi oleh minuman. d. English Service Pelayanan ini dikenal dengan istilah family service karena lebih mencerminkan suasana kekeluargaan dan diterapkan pada jamuan makan di pesta pesta keluarga atau kelompok orang orang akrab satu sama lain. English service memiliki sistem yang khas antara lain hidangan yang telah disiapkan dibagikan oleh tuan rumah kepada tamu dan tamu tetap duduk dan mengambil sendiri hidangan yang telah diestafetkan mulai dari tamu yang duduk di sebelah kanan tuan rumah dan seterusnya searah jarum jam dan terakhir pada tuan rumah sendiri.
B. Tray Service Pelayanan ini hampir sama dengan American service, bedanya tamu tidak dilayani di restoran tetapi di dalam kamar mereka masing masing. Makanan dibawa ke tempat tamu dengan menggunakan tray. C. Buffet Service Pelayanan di ruang makan di mana hidangan secara lengkap dari hidangan pembuka sampai dengan hidangan penutup telah disediakan, ditata, diatur dengan rapi di atas meja buffet atau meja hidang panjang dan para tamu bebas mengambil, melayani sendiri hidangannya secara keseluruhan dan sebagian dibantu dan dilayani oleh chef yang siap berdiri di belakang meja buffet selama jamuan makan berlangsung. Makanan yang dihidangkan harus lengkap dan menarik, perlu juga dicantumkan nama nama hidangan tersebut, makanan yang disajikan harus bervariasi, baik bahan, fungsi, maupun cara memasaknya. Di dalam buffet harus ada : a) Cold buffet : hidangan hidangan dingin, baik untuk pembuka, macam macam salad, gado gado, ataupun hidangan penutup. b) Soup : biasanya hanya tersedia satu macam soup panas saja. c) Hot dishes : pada umumnya untuk hidangan utama, bahannya terdiri dari daging sapi, kambing, ayam, kalkun, ikan, lobster, telur, nasi, bakmi, spaghetti, sayur sayuran, kentang, dan sebagainya dengan cara dimasak dengan bumbu yang berlainan.
d) Minuman panas ; berupa kopi atau teh yang disajikan oleh petugas diakhir jamuan. 2.2 Pengertian Banquet Sebelum menguraikan lebih jauh tentang banquet, maka perlu dijelaskan terlebih dahulu pengertian atau definisinya. Banquet merupakan outlet food and beverage department yang bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta atau jamuan makan yang diselenggarakan di hotel, baik itu diselenggarakan oleh pihak hotel itu sendiri atau pihak lain yang membuat pesanan di hotel tersebut. Menurut pendapat Sukardi ( 1981 ), Banquet adalah pelayanan khusus suatu jamuan atau acara dimana pelayanan tersebut berbeda atau terpisah dengan pelayanan yang ada di restoran, coffe shop, atau grill room. Berdasarkan Kamus Pariwisata dan Perhotelan, pengertian banquet adalah suatu resepsi mewah yang diadakan di ruangan khusus dari hotel, dengan menyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya. Menurut Marsum ( 2001:298 ), Banqueting adalah suatu istilah yang dipergunakan untuk meliput kegiatan pelayanan dari upacara-upacara spesial di dalam sebuah perusahaan pelayanan makan yang terpisah dari pelayanan makan yang terdapat di berbagai restoran pada umumnya dan di grill room di mana hidangan panggang-panggangan disajikan; juga dalam ruang istirahat yang lazim disebutlounge. Singkatnya: banqueting adalah suatu istilah yang dipergunakan untuk meliput kegiatan pelayanan banquet. Kegiatan banqueting dapat meliputi berbagai macam acara, seperti :
a) Makan siang bersama. b) Konferensi-konferensi, c) Cocktail party, d) Wedding party, e) Birthday party, dan sebagainya. 2.2.1 Macam-macam Banquet Ada dua macam corak banquet yang pembagiannya didasarkan atas tujuan diadakannya banqueting tersebut, yakni ; a) Jamuan makan resmi ( formal meals ), dan b) Resepsi buffet ( buffet reception ). Jamuan makan resmi dapat dibagi lagi menjadi: 1. Jamuan makan resmi yang bersifat professional ( secara ahli ). Contohnya : makan siang, konferensi, pameran, pertemuan dan rapat organisasi atau lembaga. 2. Jamuan makan resmi kenegaraan, yaitu acara banqueting untuk upacara resmi kenegaraan. Resespsi buffet, contohnya : resepsi pernikahan, cocktail party, buffetminum teh, acara ualang tahun, pesta dansa, dan sebagainya. 2.2.2 Staff Banquet Perusahaan pelayanan makan yang besar dan mewah pada umumnya mempunyai pegawai tetap. Mereka ini merupakan tenaga inti banquet, yang terdiri dari :
a) Banquet Manager, b) Assistant Banquet Manager, c) Banquet Head Waiter, d) Bartender ( satu orang ), dan e) Sekretaris Banquet Manager ( satu orang ). Di dalam perusahaan yang lebih kecil, di mana jumlah kegiatan banquet juga lebih sedikit, urusan administrasi dan pengaturan kerja langsung ditangani oleh Banquet Manager, Assistant Banquet Manager, dan Banquet Head Waiter. 1. Manajer Administrasi Penjualan a. Menjual fasilitas banquet kepada para langganan dan bilamana perlu menyediakan saran untuk pendekatan dan mempererat hubungan dan kemudian menyerahkan masalah ini kepada Banquet Manager untuk diproses. b. Harus menyediakan buku petunjuk macam-macam menu untuk dipelajari oleh para pelanggannya, berapakah harga yang dikenakan untuk tiap orang, menentukan apakah pesanan sudah dengan harga spesial atau masih diubah lagi. c. Harus peka terhadap situasi dan pada saat yang sama ia juga harus menjadi pencetus ide dengan memberikan saran-saran untuk jamuan makan, misalnya bagaimana memperkenalkan tema jamuan makan tersebut dan makanan apa yang harus dihidangkan. Contoh yang paling umum adalah penghidangan ketupat pada saat Lebaran dan kalkun pada waktu Natal. 2. Banquet Manager
a. Bertanggungjawab terhadap administrasi secara keseluruhan, termasuk administrasi penjualan. b. Berkewajiban untuk mengkoordinasi pengaturan, penyusunan serta pelaksanaan banquet. Ia menemui calon-calon langganan dan mendiskusikan susunan banquet, menu yang dihidangkan, susunan meja, harga, anggur yang disajikan, musik yang akan mengiringi, orang yang memimpin acara sebagai toast master, dan lain sebagainya. c. Kemudian menyebarkan semua informasi tersebut ke semua departemen yang terkait dengan memo, memberitahukan kapan acara akan berlangsung, berapa jumlah pesertanya, serta informasi-informasi lain yang perlu diketahui. 3. Sekretaris Banquet Manager a. Membuat memo yang akan dikirim ke semua departemen yang terkait dan mengarsip semua surat-surat penting. b. Berkewajiban untuk menerima telepon, mencatat pembukuan atau pesanan banquet apabila Banquet Manager berhalangan atau tidak hadir. 4. Banqueting Head Waiter a. Bertanggungjawab atas sederet kegiatan banquet dan organisasinya sehingga semuanya siap untuk menangani aneka ragam upacara yang ada. b. Bertanggungjawab atas susunan staff yang cocok, memadai dan menarik, yang terdiri dari tenaga-tenaga tidak tetap atau tenaga honorer, yang akan melaksanakan berbagai macam tugas dan pekerjaan di dalam banquet.
5. Dispense Barman a. Bertanggungjawab atas pembagian stok bar untuk beraneka ragam upacara pesta. b. Bertanggungjawab terhadap penentuan lokasi bar, susunan personalia di bar, kontrol persediaan minuman dan penjualan selama kegiatan banquet berlangsung. c. Bertanggungjawab untuk melengkapi persediaan kembali di bar banquet. 6. Karyawan Tetap a. Mempersiapkan segala macam peralatan, mengatur dan menyusun meja makan, dan juga melayani tamu. 7. Karyawan Tidak Tetap a. Ikut melayani banqueting pada umumnya tenaga-tenaga yang sudah terdidik dan terlatih. b. Mereka juga harus datang dan melapor minimum satu jam sebelum acara banquet dimulai. c. Selain untuk menyelesaikan persiapan yang masih kurang, mereka juga harus mengikuti briefing untuk mendapatkan pengarahan tentang prosedur pelayanan, macam acara yang dihadapi, jumlah tamu, pembagian station ataupun tugastugas sampingan yang lain. Sesudah acara selesai, mereka langsung dibayar. 9. Porter a. Bertugas untuk mengangkut barang, baik itu peralatan maupun makanan. 10. A Banquet Wine Waiter
a. Membantu petugas yang melayani makan, seperti menyajikan penyedap untuk hidangan utama dan lain-lain. b. Jika para tamu harus membayar lagi untuk minuman mereka maka Banquet Wine Waiter harus tahu pasti tamu mana saja yang harus membayar, berapa gelas jumlahnya, dan lain sebagainya. c. Bertanggungjawab untuk mengumpulkan uang pembayaran minuman dari para tamu serta menyerahkan kembaliannya dengan lancar dan benar. d. Menyajikan liqueurs sebelum acara toast dimulai. e. Bertugas menyajikan apperitive ( minuman awal sebagai pembangkit selera makan ) pada waktu cocktail party diselenggarakan. f. Bertugas juga untuk menyiapkan mise en place yang diperlukan untuk cocktail party, menyiapkan bar yang dapat dipindah-pindahkan, mengelap bermacammacam gelas, dan lain sebagainya. 2.3 Pelaksanaan Operasional Banquet yang Berkualitas Banquet service ( pelayanan jamuan ) adalah bentuk pelayanan yang dilakukan secara serentak, di mana semua tamu dilayani pada waktu yang sama, semua penataan, menu, minuman, anggur, dan waktunya harus dijadwalkan dengan hati hati sebelum acara yang sebenarnya. Penjelasan singkat bagi staff atau bahkan gladi bersih penting untuk memastikan ketepatan waktu dari acara acara khusus dan semua penataannya diinformasikan pada masing masing anggota staff termasuk susunan, daerah sekelilinnya, berbagai macam peralatan, persediaan, audio visual,
sistem tata suara, pelayanan tambahan, hiburan, dekorasi, protokol bila diperlukan dan lain sebagainya. Banquet service biasanya mencakup preset menu dengan penataan ruang yang mendukung. Sebagai contoh, bila menu yang dipesan berupa sup, salad, hidangan utama, hidangan penutup, dua jenis anggur, dan kopi, penataan tempatnya harus memiliki sendok sup, garpu untuk salad, sebuah garpu dan pisau untuk hidangan utamanya ditambah dengan pisau untuk bistik jika diperlukan, pisau mentega, perlengkapan untuk hidangan penutup, sendok teh untuk kopi,mangkuk air, dan 2 buah gelas anggur. Sebagai tambahan dalam mempersiapkan penataan desain masing masing tempat makanan, meja juga harus dipersiapkan untuk menu termasuk pelengkapnya. Pelengkap makan, roti, mentega, salad, saus salad, dan lain sebagainya tidak ditata di atas meja, tetapi harus siap untuk disajikan sebelum para tamu mulai duduk. Melihat etiket pelayanan yang ketat ini, dengan tidak menyajikan makanan atau kudapan dapat dimodifikasi bila waktu mendesak atau bila banquet yang diadakan sifatnya tidak formal. Bila seorang pramusaji lupa menyajikan mentega selama pelaksanaan a la carte di ruang makan, akan mengakibatkan beberapa hal tertunda, tetapi hal ini tidak akan merusak waktu makan secara total. Bila seseorang lupa untuk menyajikan mentega selama banquet untuk 400 orang, penundaan waktu dapat merusak acara banquet karena semua tamu dilayani secara serempak. Bila dibuat meja utama dalam banquet, meja ini harus dilayani terlebih dahulu dan staf yang melayani meja ini harus lebih baik dari rata rata. Pembicara, tamu kehormatan, dan orang terkemuka lainnya biasanya didudukkan di meja ini. Mereka yang menggunakan meja utama memiliki tugas yang harus diselesaikan, kadang
kadang sebelum dan selama makan jarang sekali dilakukan segera setelah makan, banyak pembicara dan pembukaan dilakukan setelah mereka yang menduduki meja utama selesai makan. Jika pidato, pembukaan, dan pemberian penghargaan, dan lain sebagainya adalah bagian dari banquet, manajer banquet harus mengarahkan para staffnya untuk bergerak cepat dan tenang selama periode ini. Ia harus mengatur bersama dengan penyelenggara acara banquet atau perencana untuk memastikan apakah pelayanannya boleh dilanjutkan atau ditahan sampai waktu tertentu selama acara banquet. 2.3.1 Kualiatas Peralatan Peralatan untuk acara banquet pada umumnya terdiri dari : a. Linen Adalah semua peralatan di banquet yang terdiri dari kain, baik yang dipergunakan untuk keperluan menutup meja makan maupun untuk keperluan yang lain. Linen yang dipergunakan untuk menutup meja biasa disebut sebagai table linen atau napery, yangterdiri dari under cloth, table cloth, napkin, skirting, dust towel, dan glass towel. b. China ware Adalah semua peralatan di banquet, baik yang terbuat dari keramik maupun porselin dan tembikar. Bahan baku yang dipergunakan adalah tanah liat. Untuk peralatan yang dibuat dari keramik pada umumnya mempunyai dinding yang agak tebal, permukaannya sedikit kasar namun mempunyai ketahanan terhadap panas yang tinggi. Peralatan yang terbuat dari bahan ini biasanya dindingnya tipis halus tetapi
tidak mempunyai ketahanan yang tinggi terhadap panas. Peralatan ini apabila terkena panas tinggi mungkin akan pecah. Contoh contoh china ware ; bread and butter plate, dessert plate, dinner plate, compote small, soup bowl, soup plate, bouillion cup, round casserol, tea cup, saucer, demitasse cup, tea pot, cream pitcher, dan fish plate. c. Silver ware Dipergunakan pada saat hidangan pembuka disajikan, terdiri dari oyster fork, tea spoon, dessert knife/fork, fish knife, fish fork, onion soup spoon, steak knife, dinner knife, dinner fork, butter spreader, butter bowl, fruit knife, fruit fork, ice cream spoon, dessert spoon, dessert fork, server spoon, server fork, sugar, ladle, sugar bowl, sauce ladle, sauce boat, soup ladle, soup tureen, ashtray, dan salt and pepper shaker. d. Glass ware Macam macam gelas yang dipergunakan untuk keperluan banquet yang pada umumnya adalah sebagai berikut : water goblet, white wine glass, red wine glass, champagne glass, parvait glass, shorbet glass, punch glass, tumbler glass, cocktail glass, sherry glass, sour glass, long glass, beer glass, mixing glass, dan milk shakes glass. 2.3.2 Penataan Banquet a. Penyusunan Meja Banquet Susunan meja untuk acara banquet tergantung pada : 1. Keinginan pemesan banquet.
2. Sifat acaranya. 3. Ukuran dan bentuk ruang yang dipergunakan. 4. Tipe pelayanan yang akan ditampilkan. 5. Jumlah tempat duduk yang diperlukan. Bila jumlah tempat duduk yang diperlukan atau jumlah tamunya tidak begitu banyak maka susunan meja dapat berbentuk huruf U atau T. Susunan meja seperti itu dapat juga dipergunakan untuk acara makan siang dan makan malam yang tidak terlalu formal atau resmi. Dalam kesempatan seperti ini meja untuk para tamu penting harus diletakkan secara terpisah, berbentuk emapat persegi panjang, atau boleh dengan bentuk bulat untuk variasi. Untuk banquet dengan jumlah tamu yang banyak sekali, meja banquet disusun dalam satu deret meja utama yang terletak di tengah untuk tamu tamu penting dan beberapa deret meja ranting untuk undangan yang lain. Susunan meja untuk keperluan jamuan makan resmi ini harus dikompromikan terlebih dahulu dengan penyelenggara banquet setelah ia mengajukan pesanannya. Perlu diingat bahwa pada susunan meja untuk banquet harus tersedia jarak yang cukup antara meja utama dengan meja meja ranting, antara kursi yang satu dengan kursi yang lain. Jadi harus ada tempat luang yang cukup agar tamu dapat duduk dengan enak, di samping agar pelayanan banquet tersebut dapat berjalan dengan lancar. Gang itu hendaknya dapat dilewati dengan aman oleh dua orang waiter yang bersimpangan meskipun mereka sedang membawa hidangan yang akan disajikan kepada para tamu.
Hal hal di atas haruslah benar benar diperhitungkan pada saat sebuah perusahaan pelayanan makan menjual ruangan untuk acara banquet. Perusahaan sudah harus dapat memastikan kapasitas suatu ruanagan setelah diperhitungkan dengan jarak antara meja deret utama dengan meja ranting, jarak antar kursi serta sela sela untuk lalu lintas pelayanan banquet. Jarak ideal antara deret meja yang satu dengan yang lain adalah dua meter karena lebar kursi atau tempat duduk dan sandarannya adalah 46 cm atau 18 inchi. Dua kursi berarti 2 kali 46 cm, yaitu 92 cm. Gang atau sela satu meter. Jarak ini sudah dapat memberikan ruangan yang cukup bagi waiter agar dapat melayani tamu dengan lancar dan aman. Contoh susunan meja untuk acara banquet adalah sebagai berikut : U Shape, T Shape, Square Shape, V Shape, The Comb Shape, Teathre, dan Classroom. b. Cara Memasang Taplak Meja Banquet Taplak meja yang dipergunakan untuk acara banquet, baik untuk meja utama maupun meja ranting, pada umumnya berukuran lebar 2 meter dan panjang 4 meter, atau kadang kadang 5,5 meter. Pemasangan taplak meja tersebut harus dilakukan dengan hati hati dan cermat, jangan sampai terjadi tumpukan, gelombang maupun lipatan yang tidak perlu di atas permukaan meja. Bekas lipatan meja harus berada persis di tengah tengah permukaan meja, sedangkan bekas lipatan yang lain hendaknya diatur simetris. Bila ada lebih dari satu taplak meja yang dipergunakan untuk satu deret meja makan, taplak meja tersebut harus diatur dengan rapi dan cermat sehingga bekas lipatan di tengah permukaan meja merupakan garis lurus. Lipatan lipatan taplak
harus seragam, demikian pula polanya. Bila ada lipatan sambungan dari taplak, usahakan agar arah lipatannya membelakangi arah pintu masuk sehingga tidak terlihat menyolok oleh tamu tamu yang datang memasuki ruangan. Untuk membentangkan taplak meja berukuran besar bisa dilakukan oleh dua atau empat orang petugas secara bersama sama. Hal ini perlu dilakukan agar taplak meja tersebut tidak menjadi kotor dan kusut. c. Rencana dan Susunan Kursi Banquet Jumlah keseluruhan tamu yang akan hadir pada upacara jamuan makan resmi harus ditetapkan. Demikian juga dengan jumlah tamu yang akan duduk di deret meja utama, dan juga jumlah tamu yang duduk di meja meja ranting, baik yang berbentuk meja bulat ataupun persegi. Semuanya itu harus direncanakan dengan baik. Jumlah kursi tamu di meja utama jangan sampai berjumlah 13. Semua meja, kecuali meja utama harus diberi nomor. Kalau jumlah mejanya lebih dari 12, maka ke 13 tidak boleh diberi nomor 13, tetapi harus diganti dengan nomor 12-A atau yang lain. Nomor meja untuk acara banquet ini harus diberi tiang ( stand ). Tinggi stan ini rata rata 75 cm sehingga dapat terlihat dengan jelas oleh para tamu dan jarak yang agak jauh, terutama pada saat mereka sedang memasuki ruangan banquet. Setelah para tamu duduk di kursi masing masing, sebelum pelayanan dimulai, nomor meja beserta dengan standnya dapat diambil, kecuali jika nanti akan dipergunakan oleh petugas petugas anggur ( Wine Sommalier ). Petugas inilah yang akan berkeliling melayani permintaan anggur sekaligus juga menagih rekening apabila anggur tersebut belum dimasukkan ke dalam harga makanan yang disajikan dalam banquet tersebut.
Suatu hal yang juga harus diingat ialah jangan sampai ada kursi tamu yang letaknya membelakangi tamu tamu yang ada di meja utama. Pada umumnya Setting Plan atau rencana pengaturan tempat duduk untuk keperluan banquet ini dibuat rangkap 4 yang masing masing diserahkan kepada : 1. Panitia Dengan adanya setting plan ini panitia dapat memeriksa rencana atas susunan tempat duduk. 2. Tamu Bagan susunan tempat duduk ini dipasang di depan pintu masuk ruang makan atau di ruang di mana cocktail party diselenggarakan. Bagan itu dibuat dengan ukuran besar dan dipasang pada posisi yang menyolok agar para tamu dapat melihat dan mengetahui di meja mana mereka akan duduk, dan siapa siapa tamu yang akan duduk di sebelahnya. 3. Banquet Manager Setting plan ini bagi banquet manager berlaku sebagai referensi penyelenggaraan acara tersebut. 4. Arsip 2.4 Hubungan Kerja Banquet dengan Section Lainnya Untuk keberhasilan tugas masing masing seksi dan juga di bagian tata hidangan, maka pembinaan hubungan dan kerjasama yang baik dan terpadu sangat diperlukan. Seksi kebersihan peralatan ( stewarding ) sangat menunjang kelancaran operasi restaurant, bar, room service, dan banquet dalam membersihkan dan
menyiapkan peralatan peralatan pelayanan makanan dan minuman. Dalam hal hal tertentu, kerjasama saling membantu antar seksi seksi lainnya sangat diperlukan guna keberhasilan operasi di seksi seksi tata hiding pada khususnya dan pencapaian tujuan hotel pada umumnya. 1. Housekeeping Department Departemen ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, dan kerapihan dan keindahan ruangan ruangan yang ada di banquet area tanpa melupakan tugas tugas pokok, serta melakukan vacuum cleaner terhadap karpet yang akan digunakan. 2. Engineering Department Departemen ini bertugas dan bertanggung jawab dalam hal pengadaan penerangan atau tata cahaya, sound system, air conditioner, mic, dan lain lain yang menyangkut keperluan teknis lainnya. 3. Food and Beverage Department Ada tiga hal pokok yang perlu diperhatikan dalam operasional banquet untuk menentukan keberhasilannya, masing masing yaitu steward, bagian ini yang menyediakan peralatan yang dibutuhkan oleh banquet untuk makanan dan minuman serta pencucian peralatan kotor setelah digunakan. Sedangkan pada bagian pengolahan makanan dalam hal ini pengadaan bahan serta penyajian makanan, baik dalam event kecil seperti coffe break atau pada acara pernikahan antara lain yang ditugaskan oleh main kitchen. Bagian lain yang tidak kalah pentingnya adalah bar, disebabkan bar yang bertanggung jawab pada pengadaan minuman apabila terdapat acara acara cocktail party atau lainnya, kecuali dari pihak tamu atau penyelenggara yang hanya memesan air es saja.
4. Accounting Department Dalam mengurus pembayaran banquet dibantu oleh banquetrestaurantbar cashier yang berada di room serice. Apabila ada tamu yang langsung membayar melalui staff banquet yang kemudian diserahkan ke kasir. Tetapi jika pembayaran tidak langsung di hotel tersebut, maka akan ditangani oleh bagian yang disebut bill collector untuk menagih ke alamat yang bertanggung jawab atas adanya event di hotel tersebut. 5. Front Office Department Yang tidak kalah pentingnya dalam membantu kelancaran suatu event di banquet adalah frontoffice department. Yang dalam hal ini membantu memberikan informasi dan menyediakan kamar kamar untuk panitia maupun peserta yang mengadakan acara di banquet, khususnya pada acara acara besar seperti pernikahan, seminar, gala dinner, dan lain lain. 6. Sales dan Marketing Department Membantu dalam hal penjualan produk produk banquet dan juga membantu mempromosikan produk produk tersebut guna meningkatakan pendapatan hotel.