BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Sebelum penulis melakukan kegiatan magang, penulis mengajukan Surat Permohonan Magang yang dibuat oleh Tata Usaha Fakultas Ekonomi yang ditunjukkan kepada PT. SAI Indonesia cabang Tangerang, di Jalan Pengasinan Raya KM. 4 Tangerang. Setelah satu minggu, Ibu Ade FAS dari pihak PT. SAI Indonesia cabang Tangerang menghubungi penulis untuk menginformasikan bahwa diperbolehkan untuk melakukan kegiatan magang di PT. SAI Indonesia cabang Tangerang. Penulis ditempatkan di divisi Finance bagian Faktur yang akan dibimbing oleh Bapak Supardi. Hari pertama sebelum melakukan kegiatan magang, penulis diperkenalkan kepada seluruh keluarga besar PT. SAI Indonesia cabang Tangerang. Selanjutnya penulis diberikan pengarahan mengenai ruang lingkup dan peraturan yang harus ditepati selama melakukan kegiatan magang. 26
3.2 Kegiatan Selama Magang Pelaksanaan magang ini berlangsung selama dua (2) bulan dimulai dari tanggal 15 Juli 2013 31 Agustus 2013. Selama pelaksanaan magang, penulis mengikuti peraturan-peraturan yang berlaku di PT SAI Indonesia terutama mengenai waktu kerja dan tugas yang diberikan. Kegiatan magang ini dilakukan setiap enam hari yaitu Senin-Sabtu, untuk hari Senin-Jumat dimulai dari pukul 08.00 WIB sampai pukul 17.00 WIB dan untuk hari Sabtu dimulai dari pukul 08.00 WIB sampai pukul 14.00 WIB layaknya pegawai pada umumnya. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan kegiatan magang telah penulis kelompokkan menjadi 2 (dua) bagan yaitu kegiatan rutin dan non rutin. 27
3.2.1 Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan penulis selama melakukan kegiatan magang yaitu: 1. Menerima laporan pengiriman barang beserta faktur penjualan dari bagian ekspedisi. 2. Memeriksa kesesuaian faktur penjualan dengan laporan pengiriman barang kemudian memberi tanda (paraf, tanggal/bulan) pada buku tanda terima faktur yang menyatakan bahwa faktur penjualan telah diterima dan sudah dikoreksi. 3. Melakukan invoice terhadap Faktur Penjualan yang sudah diperiksa dan melakukan perubahan tanggal sesuai dengan tanggal yang diinginkan pelanggan, dan hanya pelanggan tertentu yaitu Indomarco, lotte mart, tip top, dan hypermart. 4. Mencetak Faktur Pajak setelah melakukan invoice dengan berdasarkan no. faktur yang ada pada Faktur Penjualan. 5. Memeriksa kesesuaian antara Faktur Pajak yang sudah dicetak dengan Faktur Penjualan berdasarkan no. faktur. 28
6. Menyatukan Faktur Pajak dengan Faktur Penjualan, kemudian dikelompokkan berdasarakan nama PKP pembeli sebelum diserahkan kepada bagian collection. 7. Menyerahkan kepada collection atas Faktur Pajak yang sudah dicetak dengan menandatangani pada kolom collection sebagi bukti bahwa semua faktur telah diserahkan kepada collection.. 3.2.2 Kegiatan non rutin Kegiatan non rutin yaitu tugas yang tidak setiap hari dilakukan oleh penulis pada saat kegiatan magang, tugas ini dilakukan setiap dua minggu sekali dan jatuh pada hari Sabtu setelah jam kerja selesai yaitu Stock Opname dan melakukan pengecekan ulang semua faktur Pajak di akhir bulan melalui buku tanda terima faktur. Tata cara Stock Opname : 1. Kepala gudang bersama Accounting mempersiapkan Team Stock Opname yang terdiri dari penghitung, pencatat, dan penginput. 2. Accounting mencetak form. Stock Opname dan meyiapkan peralatan tulis menulis, kemudian Kepala Gudang melakukan pengarahan dan membagi team sebelum melakukan Stock Opname. 29
3. Team penghitung dan pencatat melakukan penghitungan produk pada setiap lokasi yang ditunjukkan pada dokumen Stock Opnae dan mencatat jumlah produk pada dokumen. 4. Selesai melakukan penghitungan dan pencatatan, Team pengitung dan pencatatan menyerahkan dokumen Stock Opname ke penginput. 5. Penginput melakukan input hasil Stock Opname dan mencetak varian yang muncul. 6. Kepala gudang melakukan pengecekan terhadap varian yang muncul dan melakukan update data, kemudian menyerahkan kepada FAS. 7. FAS melakukan cross check hasil input, update input dan mencetak laporan Stock Opname. 30
3.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja Selama mengikuti kegiatan magang pada PT. SAI Indonesia, khusunya di bagian Finance penulis menemukan suatu permasalahan selama penulis melakukan kegiatan magang. Masalah itu timbul karena beberapa faktor diantaranya faktor teknis dan manusianya itu sendiri, yang tentunya menghambat kelancaran aktifitas kerja. Beberapa masalah yang ditemukan adalah: 1. Adanya Faktur Penjualan yang tidak sesuai dengan Laporan Pengiriman Barang. 2. Adanya kesalahan dalam melakukan invoice dan pengentrian nomor Faktur Penjualan sebagai acuan pembuatan Faktur Pajak. 3. Tidak melakukan atau salah dalam merubah tanggal pembayaran yang dinginkan oleh PKP tertentu. 4. Tercetaknya Faktur Pajak atas Faktur Penjualan revisi atau batal. 5. Kurang menunjangnya fasilitas kantor. 31
3.4 Penyebab Terjadinya Masalah Penulis menemukan beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya masalah tersebut: 1. Adanya Faktur Penjualan yang tidak sesuai dengan Laporan Pengiriman Barang. Ketidaksesuaian Faktur Penjualan dengan Laporan Pengiriman Barang merupakan kesalahan yang disebabkan oleh bagian ekspedisi/gudang, dikarenakan bagian ekspedisi kurang hati-hati dan teliti dalam menyimpan faktur penjualan, penyebab yang lain itu yaitu adanya beberapa salesman yang tidak langsung menyerahkan faktur penjualan kepada bagian ekspedisi. 2. Adanya kesalahan dalam melakukan invoice dan pengentrian nomor Faktur yang merupakan acuan dalam pembuatan Faktur Pajak. Masalah ini timbul akibat kesalahan dari fakturis, kurangnya ketelitian dan kehati-hatian dalam melakukan tugasnya, penyebab yang lain dikarenakan adanya kesalahan pada bagian ekspedisi ketika memberikan stempel sehingga menutupi nomor faktur yang tertera pada Faktur Penjulan. 32
3. Tidak melakukan atau salah dalam merubah tanggal pembayaran yang dinginkan oleh PKP tertentu. Penyebab utama atas kesalahan ini yaitu dari fakturis itu sendiri, fakturis kurang cermat dan teliti. 4. Tercetaknya Faktur Pajak atas Faktur Penjualan revisi atau batal Tercetaknya Faktur Pajak atas Faktur Penjualan revisi atau batal disebabkan tidak adanya komunikasi antara fakturis dengan bagian eksepedi, ekspedisi tidak memberi tanda secara jelas pada Faktur Penjualan untuk faktur revisi taupun batal. 5 Kurang menunjangnya fasilitas kantor Fasilitas kantor kurang menunjang dikarenakan jumlah unit komputer yang tersedia tidak sesuai dengan jumlah karyawan yang ada. Fasilitas belum tersedia tetapi perusahaan tetap melakukan penambahan karyawan. Selain itu printer yang tersedia hanya dua sedangkan semua divisi menggunakan. 33
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Penulis mencoba memberikan beberapa alternatif pemecahan masalah yang dapat digunakan untuk menunjang aktifitas kerja. 1. Faktur Penjualan yang tidak sesuai dengan Laporan Pengiriman Barang. Faktur Penjualan yang tidak sesuai pada Laporan Pengiriman Barang sangat menghambat kerja fakturis dikarenakan fakturis juga harus ikut mencari, diharapkan agar salesman atau salesgirl lebih teliti dan dipastikan harus secara lengkap menyerahkan semua faktur penjualan kepada bagian ekspedisi, kepala ekspedisi semestinya juga melakukan pengecekan ulang sebelum menyerahkan kepada fakturis. 2. Saat melakukan invoice dan pengetrian nomor Faktur Penjualan, ketelitian dan kehati-hatian sangat diperlukan oleh fakturis, sebelum melakukan invoice dan pengentrian sebaiknya nomor faktur penjualan diurutkan dari urutan terkecil ke urutan terbesar. Bagian ekspedisi juga diharapkan memberikan stempel PKP ditempat yang kosong agar tidak menutupi nominal ataupun nomor yang ada pada faktur penjualan. Fakturis juga dapat melihat nomor faktur yang kurang jelas pada Buku Tanda Terima Faktur dengan melihat nama PKP dan nominal yang tertera pada Faktur Penjulan. 34
3. Dalam melakukan perubahan tanggal, tidak semua PKP melukakan perubahan tanggal melainkan hanya PKP tertentu. Fakturis diharapkan mampu menghafal PKP tertentu tersebut atau dengan cara membuat catatan kecil untuk mencatat PKP yang melukakan perubahan tanggal pembayaran, dan sebelum melakukan invoice sebaiknya fakturis memisahkan PKP tertentu menjadi satu untuk menghindari adanya kesalahan. 4. Agar tidak tercetaknya Faktur Pajak atas Faktur Penjulan revisi atau batal, bagian ekspedisi diharapkan untuk memisahkan Faktur Penjulan tersebut sebelum menyerahkan semua Faktur Penjulan kepada fakturis, fakturis hanya akan mencetak Faktur Pajak atas Faktur Penjualan yang telah direvisi, fakturis juga dapat bertanya mengenai ada atau tidaknya Faktur Penjulan revisi atau batal atas semua Faktur Penjualan yang diserahkan. 5. Untuk masalah fasilitas kantor, sebaiknya HRD PT. SAI Indonesia cabang Tangerang melakukan survei secara berkala untuk mengetahui situasi ruang kerja yang ada pada perusahaan selama ini. Penambahan karyawan juga sangat diperlukan jika dapat mempercepat kinerja perusahaan tetapi perusahaan sebaiknya juga menambah dengan cepat fasilitas kantor yang dibutuhkan yaitu komputer. Untuk masalah printer sebaiknya setiap divisi memiliki setidaknya satu alat printer dan dibutuhkannya perawatan secara berkala. 35