BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN. diperoleh dari penelitian, dalam hal ini adalah data dari PT Astra International

Transkripsi

1 50 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Pada bab ini dilakukan analisis dan pembahasan terhadap data yang diperoleh dari penelitian, dalam hal ini adalah data dari P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo. Uraian pembahasan adalah sebagai berikut : 4.1 Analisis Sistem Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 200 Cabang ebet Sahardjo Flowchart Penerimaan Kas P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo Penerimaan kas pada P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 cabang ebet Sahardjo meliputi prosedur penerimaan pembayaran dengan tunai, prosedur penerimaan pembayaran dengan Bilyet Giro atau Cek, serta prosedur penerimaan pembayaran dengan transfer. Penerimaan kas disini adalah setiap pembayaran yang masuk baik itu pembayaran untuk kendaraan baru, pembayaran service kendaraan, pembelian suku cadang maupun pembayaran pelayanan purna jual lainnya.

2 PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAARAN DENGAN UNAI 51 PELANGGAN KASIR Mulai Pembayaran unai Melakukan pembayaran dengan uang tunai unai - Hitung uang disaksikan pelanggan - Periksa fisik uang dengan alat deteksi uang palsu Informasikan ke Pelanggan Sesuai?! Checking Display Customer Line Item Dilakukan untuk melihat daftar Jaminan pembelian & piutang pelanggan Posting Pembayaran Pembayaran Jaminan Pembelian? One ime Customer? - Checking Display Customer Line Items - Alokasi jaminan pembelian (Jika ada pembayaran dengan jaminan pembelian) - Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan) Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Pembayaran FU? Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Cetak Kuitansi Buat dan cetak kuitansi anda tangan kuitansi oleh Pejabat yang berwenang Kuitansi 1 Kuitansi Kuitansi 2-3 unai 1 Cetak BU Cetak Bukti erima Uang (Kas/Bank) (BU) -Periksa dan ttd di BU -Minta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BU unai Kuitansi 2-3 Setor ke Bank BU 1-2 Pencetakan Laporan Kas/Bank Harian

3 52 Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dengan unai Pelanggan : 1. Menyerahkan uang tunai ke kasir 2. Menerima Kuitansi pembayaran dari kasir sesuai dengan yang dibayarkan Kasir : 1. Menghitung uang tunai yang dibayarkan oleh pelanggan dengan disaksikan langsung oleh pelanggan 2. Memeriksa fisik uang dengan alat deteksi uang palsu dengan disaksikan pelanggan 3. Mengecek pembayaran pelanggan ke sistem untuk memastikan apakah pembayaran yang dilakukan untuk jaminan pembelian atau piutang pelanggan. Mengecek disini untuk mendapatkan nomor pelanggan dengan mencari kesamaan data sesuai nama pelanggan. Apabila pelanggan baru maka perlu dibuatkan nomor pelanggan untuk database perusahaan. 4. Membukukan sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan 5. Mencetak kuitansi pembayaran dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 6. Menyerahkan kuitansi pembayaran kepada pelanggan 7. Mencetak BU (Bukti erima Uang) dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 8. Mencetak laporan kas/bank harian 9. Menyetorkan ke bank

4 53 PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAARAN DENGAN BG / CHEQUE PELANGGAN KASIR A. Pembayaran BG / Cheque Mulai Melakukan pembayaran BG / Cheque! BG / Cheque harus diatasnamakan P. Astra International bk - Periksa kebenaran penulisan dan nilai pada BG / Cheque Informasikan ke Pelanggan BG / Cheque OK? Pembayaran Jaminan Pembelian? Request Jaminan Pembelian! Checking Display Customer Line Item Dilakuakan untuk melihat daftar Jaminan pembelian & piutang pelanggan - Checking DisplayCustomer Line Items - Alokasi jaminan pembelian (Jika ada pembayaran dengan jaminan pembelian) Buat dan cetak kuitansi anda tangan kuitansi oleh Pejabat yang berwenang B. Cetak kuitansi Kuitansi 1 Kuitansi 1 Kuitansi 2-3 BG / Cheque Pada saat jatuh temo, berdasarkan register BG / Cheque yang jatuh tempo setorkan ke bank Informasikan ke Pelanggan Ada olakan? Pastikan pembayaran telah cair di rekening cabang C. Posting Pembayaran Posting untuk pembayaran FU? Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan AAU Posting Customer Down Payment (Pembayaran Jaminan Pembelian) Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan) AAU Posting Customer Down Payment (Pembayaran Jaminan Pembelian) D. Cetak BU Cetak Bukti erima Uang(Kas/Bank) (BU) -Periksa dan ttd di BU -Minta ttd pejabat yang berwenang pada BU Kuitansi 2-3 BU 1-2 Pencetakan Laporan Kas/Bank Harian

5 54 Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dengan BG / Cheque Pelanggan : 1. Menyerahkan Bilyet Giro atau Cek ke kasir 2. Menerima Kuitansi pembayaran dari kasir sesuai dengan yang dibayarkan Kasir : 1. Memeriksa Bilyet Giro atau Cek harus di tujukan untuk P. Astra International bk 2. Memeriksa kebenaran penulisan dan nilai 3. Mengecek pembayaran pelanggan ke sistem untuk memastikan apakah pembayaran yang dilakukan untuk jaminan pembelian atau piutang pelanggan. Mengecek disini untuk mendapatkan nomor pelanggan dengan mencari kesamaan data sesuai nama pelanggan. Apabila pelanggan baru maka perlu dibuatkan nomor pelanggan untuk database perusahaan. 4. Membuat Request Jaminan Pembelian sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan 5. Mencetak kuitansi pembayaran berdasarkan Request Jaminan Pembelian dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 6. Menyerahkan kuitansi pembayaran kepada pelanggan 7. Pada saat jatuh tempo menyetorkan Bilyet Giro atau Cek tersebut ke Bank. Apabila ada penolakan sampaikan kepada pelanggan dan meminta kuitansi yang telah diserahkan utuk ditukar kembali dengan BG atau Cek tersebut 8. Memastikan pembayaran telah cair di rekening bank. 9. Membukukan sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan 10. Mencetak BU (Bukti erima Uang) dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 11. Mencetak laporan kas/bank harian

6 55 PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAARAN DENGAN RANSFER PELANGGAN Mulai KASIR A. Pembayaran ransfer - Melakukan pembayaran via transfer - Informasikan pembayaran - Berikan Bukti ransfer (B) B 2 FAX/COP - Periksa Bukti ransfer - Periksa pembayaran telah cair di Rekening cabang B Copy Informasikan ke Pelanggan ransfer OK?! Checking Display Customer Line Item Dilakuakan untuk melihat daftar Jaminan pembelian & piutang pelanggan B. Posting Pembayaran Pembayaran Jaminan Pembelian? One ime Customer? - Checking Display Customer Line Items - Alokasi jaminan pembelian (Jika ada pembayaran dengan jaminan pembelian) - Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan) Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Pembayaran FU? Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) C. Cetak Kuitansi Buat dan cetak kuitansi anda tangan kuitansi oleh Pejabat yang berwenang Kuitansi 1 Kuitansi B Copy Kuitansi D. Cetak BU Cetak Bukti erima Uang (Kas/Bank) (BU) -Periksa dan ttd di BU -Minta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BU B Copy Kuitansi 2-3 BU 1-2 Pencetakan Laporan Kas/Bank

7 56 Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dengan ransfer Pelanggan : 1. Melakukan pembayarn via transfer 2. Memberikan Bukti ransfer (B) 3. Menerima Kuitansi pembayaran dari kasir sesuai dengan yang dibayarkan Kasir : 1. Memeriksa B (Bukti rasfer) 2. Memeriksa apakah pembayaran telah cair di rekening cabang 3. Mengecek pembayaran pelanggan ke sistem untuk memastikan apakah pembayaran yang dilakukan untuk jaminan pembelian atau piutang pelanggan. Mengecek disini untuk mendapatkan nomor pelanggan dengan mencari kesamaan data sesuai nama pelanggan. Apabila pelanggan baru maka perlu dibuatkan nomor pelanggan untuk database perusahaan. 4. Membukukan sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan 5. Mencetak kuitansi pembayaran dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 6. Menyerahkan kuitansi pembayaran kepada pelanggan 7. Mencetak Bukti terima uang dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 8. Mencetak laporan kas/bank harian Berdasarkan flowchart-flowchart di atas mengenai sistem prosedur penerimaan kas, terdapat beberapa kelemahan-kelemahan pada prosedur penerimaan kas yang diterapkan P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo, antara lain : a. idak adanya pemisahan fungsi, semua dirangkap oleh kasir

8 57 b. idak terlihatnya fungsi kontrol dalam penerimaan kas dari pengawasan dalam hal ini oleh Administration Head. c. idak adanya petugas mencocokkan slip setoran dari bank dan penerimaan kas Flowchart Pengeluaran Kas P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo Pengeluaran kas pada P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 cabang ebet Sahardjo yang diantaranya terdiri dari prosedur penerimaan tagihan, prosedur pencatatan hutang, prosedur pendistribusian dokumen, prosedur persiapan pembayaran serta prosedur pembayaran dengan transfer.

9 58 PENERIMAAN DOKUMEN AGIHAN VENDOR KASIR CABANG ADMIN CABANG A. Penerimaan Dokumen agihan Mulai Melakukan penagihan Faktur Pajak 1 Masukan Periksa kelengkapan dan kesesuaian Dokumen agihan serta Faktur Pajak (Masukan) Dokumen 1 agihan Lengkap dan sesuai? Informasikan Vendor B. Pembuatan anda erima Dokumen agihan (D) Koreksi Dokumen Informasi - Park Dokumen - Cetak anda erima Dokumen agihan (D) - Minta tanda tangan vendor - anda tangani D (D) - Serahkan D 2 beserta dokumen lampirannya ke Admin Cabang yang berkaitan C. Penyerahan Dokumen agihan ke Admin Cabang Simpan sementara D, sebagai dasar Pengambilan Pembayaran pada Saat jatuh tempo D 1 FP Masukan 1 Dokumen 1 agihan - erima dan periksa D 2 beserta lampirannya - Paraf D D 1 D 2 Dokumen 1 agihan FP Masukan 1 D 2 D 2

10 59 Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Dokumen agihan Vendor : 1. Melakukan penagihan dengan menyerahkan kelangkapan dokumen termasuk Faktur Pajak Masukan 2. Menerima D (anda erima Dokumen agihan) sebagai dasar pengambilan pembayaran pada saat jatuh tempo Kasir : 1. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen tagihan serta Faktur Pajak Masukan 2. Membuat D (anda erima Dokumen agihan) untuk yang asli diserahkan ke vendor sementara untuk yang copy di serahkan ke admin cabang yang berkaitan dengan tagihan tersebut Admin Cabang : (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan) 1. Menerima dokumen beserta D (anda erima Dokumen agihan) 2. Menyiapkan dokumen tersebut untuk dibuatkan BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

11 60 PENCAAAN HUANG ADMIN CABANG KASIR ADH * A. Periksa Vendor Line Items Dokumen aguhan! - Posting Park Document untuk FP Masukan 1 dilakukan oleh pejabat berwenang! selain ADH di cabang atau oleh Dokumen 1 Admin Cabang yang ditunjuk agihan - Penunjukkan otorisasi Posting Park Document harus diinformasikan ke Finance HO - Periksa vendor line items berguna untuk - ADH Bertanggung jawab untuk melihat daftar uang muka yang Kasir memonitor pengeluaran uang muka dibayarkan vendor Cabang Periksa Vendor Line Items Ada uang Muka? - Informasikan ADH bahwa ada penyelesaian Uang Muka. - Ambil file BPUM 3 & BKU- UM 2 di Kasir BPUM 3 BKU-UM 2 FP Masukan 1 B. Change Park Document Change Parked Document (Buat Bukti Pencatatan Hutang (BPH) dengan memanggil No. D) Dokumen 1 agihan Over / C. Persetujuan Persetujuan Pengeluaran Unbudget? Overbudget / Overbudget / Unbudget Unbudget - Pengecekkan budget dilakukan di dua tempat yaitu pada saat proses PR untuk pembelian D. Pencetakkan Cetak BPH dengan PO atau setelah change parked BPH. Bukti - Jika terjadi over / unbudget maka secara Pencatatan otomatis sistem akan memberikan warning. Hutang (BPH) - Periksa dan tanda tangan di kolom pemohon pada BPH. - Minta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BPH.! - Lampirkan form-form Persetujaun Pengeluaran Over / Unbudget (FPPOU) yang telah disetujui Pada BPH yang terkena over / unbudget. E. Posting Park Document Dokumen 1 agihan FP Masukan 1 BPUM 3 Periksa dan tanda tangan di Kolom keuangan pada BPH Post Park Document Ref: No. BPH BKU-UM 2 BPH 1-3 Dokumen 1 agihan FP Masukan 1 BPUM 3 BKU-UM 2 BPH 1-3 Dokumen 1 agihan FP Masukan 1 BPUM 3 BKU-UM 2 BPH 1-3

12 61 Keterangan Flowchart Prosedur Pencatatan Hutang Admin Cabang (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan) : 1. Mengecek kelengkapan dokumen tagihan 2. Mengecek vendor item ke sistem untuk memastikan apakah vendor telah menerimauang muka sebelumnya. Jika sudah informasikan ke ADH untuk penyelesaian uang muka dan mengambil file Bukti Pencatatan Uang Muka dan Bukti Keluar Uang Muka ke kasir 3. Membuat Bukti Pencatatan Hutang 4. Jika Overbudget/Unbudget informasikan ke Kasir untuk diproses 5. Memeriksa tanda tangan di kolom pemohon di BPH dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang untuk diotorisasi 6. Menyerahkan ke kasir setelah semua BPH lengkap dan ditanda tangani Kasir : 1. Menyerahkan file Bukti Pencatatan Uang Muka dan Bukti Keluar Uang Muka ke Admin Cabang apabila ada vendor yang telah menerima uang muka 2. Membuat persetujuan pengeluaran Overbudget/Unbudget apabila budget telah habis lalu meminta tanda tangan pejabat yang berwenang dan menyerahkan ke bagian finance 3. Menerima Dokumen tagihan berserta kelengkapannya setalh diperiksa dan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang ADH : 1. Mengecek form persetujuan pengeluaran Overbudget/Unbudget 2. Memeriksa Dokumen tagihan beserta kelengkapannya lalu menandatangani dan menyerahkan ke kasir

13 62 PENDISRIBUSIAN DOKUMEN AGIHAN ADMIN CABANG A. Pendistribusian Dokumen Dokumen agihan - Siapkan copy FP Masukan - Sertakan copy FP Masukan pada Dukumen agihan -Serahkan BPH dan Lampirannya ke Kasir untuk proses pembayaran Dokumen 1 agihan FP Masukan Copy BPUM 3 BKU- UM 2 BPH 1-2 Kasir Cabang BPH 3 FP Masukan Pajak Pertambahan Nilai Persiapan Closing Masa Pajak Cabang (Pajak Masukan) Keterangan Flowchart Pendistribusian Dokumen agihan Admin Cabang (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan): 1. Menyiapkan dokumen tagihan yang dilengkapi dengan Faktur Pajak masukan beserta copinya 1 rangkap 2. Membuat Bukti Pencatatan Hutang 3. Menyerahkan ke kasir Bukti Pencatatan Hutang beserta lampirannya

14 63 PERSIAPAN PEMBAARAN A. Penerimaan D dari Vendor! KASIR CABANG Dokumen agihan Sebelum melakukan Persiapan pembayaran Kas harus periksa Kembali BPH, Dokumen agihan, juga BPUM 3 FP Masukan Copy Dan BKUM 2 apabila ada Uang muka BPUM 3 BKU-UM 2! Pembayaran ke Vendor dengan cara unai/ ransfer/bg/cheque bergantung pada policy masing-masing SO, tetapi agar diupayakan pembayaran dengan cara transfer VENDOR BPH 1-2 D 2 - Periksa kebenaran BPH dari dokumen tagihan beserta lampirannya. - Ambil D 2 Siapkan pembayaran: - Apabila pembayaran non transfer, siapkan BG/Cheque atau unai - Apabila pembayaran transfer, siapkan Bukti ransfer rangkap 3 - Minta tanda tangan pejabat yang berwenang Pada BG/Cheque/ransfer! Vendor datang untuk Pembayaran dengan Non ransfer Vendor datang untuk pengambilan pembayarantagihan pada saat jatuh tempo dengan menunjukkan D 1 Periksa dan cocokan D D 1 B. Posting Outgoing Payment C. Register BG / Cheque Sesuai? Posting Outgoing Payment Register BG/ Cheque? Informasikan vendor Bahwa D tidak sesuai Informasi Ada Lot BG/ Cheque? Buat Lots BG/ Cheque Berikan D yang Sesuai D. Pencetakkan Bukti Keluar Uang (BKU) Cetak bukti keluar uang (BKU) - Periksa kebenaran BKU - Minta ttd ADH di BKU - Minta ttd vendor di kolom penerima pembayaran pada BKU Pasangkan No. BG/ Cheque dengan No. Dokumen (Informasi BG?Cheque) FP Masukan Copy Dokumen agihan 1 D 1-2 BPUM 3 BKU-UM 2 BPH 1-2 Buku ransfer 1-3 BKU 1-3 unai/ BG/Cheque

15 64 Keterangan Flowchart Prosedur Persiapan Pembayaran Kasir : 1. Memeriksa kembali kelengkapan dokumen tagihan seperti BPH, BPUM dan BKUM apabila ada uang muka 2. Memeriksa kebenaran pembuatan BPH dari dokumen tagihan beserta lampirannya 3. Menyipkan pembayaran apabila pembayaran non transfer siapkan BG/Cheque atau tunai apabila transfer siapkan Bukti ransfer rangkap 3 4. Meminta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BG/Cheque atau Bukti ransfer 5. Mengambil D (anda erima Dokumen agihan) untuk menyesuaikan dengan yang akan dibayar 6. Membukukan sesuai dengan yang akan dilakukan pembayaran 7. Meregister BG/Cheque 8. Mencetak Bukti Keluar Uang 9. Meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 10. Meminta tanda tangan vendor di kolom penerimaan pembayaran pada Bukti Keluar Uang Vendor : 1. Mengambil pembayaran tagihan pada saat jatuh tempo dengan menyerahkan anda erima Dokumen agihan

16 65 PEMBAARAN AGIHAN DENGAN RANSFER ADMIN CABANG A. Pembayaran Dengan ransfer Dokumen gaihan - Serahkan Bukti ransfer ke Bank - Copy Bukti ransfer - Kirim dengan fax copy Bukti ransfer ke vendor sebagai bukti bayar Bukti ransfer Copy FP Masukan Copy Dok. agihan 1 D 1-2 BPUM 3 BKU-UM 2 BPH 1-2 Bukti ransfer 2 BKU 1-3 Via Fax Bukti ransfer Copy Pencetakan Laporan Kas / Bank Harian Keterangan Flowchart Pembayaran agihan Dengan ransfer Admin Cabang (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan): 1. Menyerahkan Bukti ransfer ke Bank 2. Mengcopy Bukti ransfer 3. Mengirim Bukti ransfer ke vendor sebagai bukti bayar

17 66 Berdasarkan flow chart yang ditampilkan di atas mengenai sistem prosedur pengeluaran kas, flow chart tersebut terdapat beberapa kelemahan-kelemahan pada prosedur pengeluaran kas yang diterapkan P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo, antara lain : a. idak adanya pemisahan fungsi, semua dirangkap oleh kasir b. Fungsi kepala administrasi sebagai kontrol tidak terlihat didalam flow chart pengeluran kas. 4.2 Analisis Pelaksanaan Pengawasan Intern erhadap Pengelolaan Kas P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 200 Cabang tebet Sahardjo Pelaksanaan Standar Operasional dan Prosedur Pengawasan Intern Kas yang dijalankan P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo Prosedur-prosedur yang dijalankan oleh Auto 2000 cabang Sahardjo adalah sebuah SOP yang telah diterapkan oleh manajemen P. Astra Intenational bk. a. Standar Operasional dan Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas pada Auto 2000 Sahardjo berasal dari penjualan kendaraan baru, penjualan suku cadang dan pelayanan jasa service kendaraan. Semua transaksi pembayaran secara tunai maupun transfer yang dananya sudah masuk kedalam rekening perusahaan langsung

18 67 dibuatkan bukti penerimaan kas masuk dan dibuatkan kuitansi sebagai tanda telah terima pembayaran dari customer. Pembayaran yang dilakukan oleh customer secara tunai akan disetor ke Bank pada hari yang sama. Adapun ketentuan pemberian otorisasi penerimaan kas yaitu adanya stempel received finance, dan tercantum di rekening koran bila ada transfer masuk. 1) Dokumen dan Bukti Pendukung yang digunakan a) Bukti erima Uang Kas adalah bukti penerimaan kas yang terdiri dari 2 rangkap yaitu, asli untuk accounting dan copy untuk arsip cabang. b) Kuitansi adalah tanda terima pembayaran dari customer yang terdiri dari 3 rangkap yaitu, warna putih untuk customer, warna kuning untuk lampiran bukti kas masuk (accounting), dan warna merah untuk arsip cabang. c) Bukti ransfer. d) Rekening Koran. b. Standar Operasional dan Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas yang dilaksanakan pada Auto 2000 Sahardjo untuk pihak internal maupun eksternal dapat dilakukan bila ada bukti-bukti pengeluaran. Dan cara pembayarannya dapat dengan tunai dan transfer rekening melalui bank yang ditunjuk oleh Auto 2000 cabang Sahardjo.

19 68 1) Dalam proses permintaan pengeluaran kas pada Auto 2000 Sahardjo terdapat 3 cara, yaitu: a) Bukti Pencatatan Hutang (BPH) Staff administrasi terlebih dahulu membuat dokumen bukti pencatatan hutang berdasarkan bon, kuitansi atau bukti-bukti pembayaran lainnya lalu diotorisasi oleh kepala administrasi secara manual dan sistem, lalu BPH tersebut diberikan ke kasir untuk diproses pengeluaran uang dan kasir langsung membuatkan bukti keluar uang bank (BKUB). b) Bukti Pencatatan Uang Muka (BPUM) Staff administrasi membuat bukti pencatatan uang muka (BPUM) secara sistem sesuai dengan permintaan pemohon. Waktu penyelesaian BPUM ini paling lambat 7 hari dan harus langsung dibuatkan BPH. Bukti pencatatan uang muka ini tetap harus di otorisasi terlebih dahulu oleh kepala administrasi. c) Bon Sementara (BS) Sama hal yang dengan BPUM, bedanya waktu penyelesaian bon sementara hanya 2 hari dan tercatat dalam manual, setelah itu harus ada bukti-bukti pembayaran agar langsung dibuatkan BPH.

20 69 2) Dokumen dan Bukti Pendukung yang digunakan a) Bukti Keluar Uang Bank adalah bukti pengeluaran kas yang terdiri dari 2 rangkap yaitu, asli untuk accounting dan copy untuk arsip cabang. b) Kuitansi-kuitansi pembayaran c) Bukti Pencatatan Hutang d) Bon Sementara. 3) Praktek yang sehat Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktek yang sehat dalam prosedur pengeluaran kas adalah sebagai berikut : a) Harus ada bukti kuitansi b) Harus ada sign oleh kepala administrasi c) Setiap pengeluaran kas tidak dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang d) Setiap pagi hari dilakukan stock opname kas oleh team independen (staff administrasi selain kasir) Pengawasan Intern Kas terhadap Prosedur Penerimaan Kas dan Prosedur Pengeluaran Kas P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo a. Pengawasan Intern Kas yang dijalankan Auto 2000 Sahardjo 1) Penyimpanan uang di bank

21 70 Dengan adanya penyimpanan uang di bank maka pengawasan terhadap uang dan pengeluaran uang yang dilakukan oleh Auto 2000 Sahardjo telah memadai karena ada jaminan bahwa penerimaan uang akan masuk rekening perusahaan dan pengeluaran uang langsung ditransfer ke rekening pihak yang berkepentingan. 2) Rekonsiliasi Bank Pembuatan rekonsiliasi bank Auto 2000 Sahardjo masih kurang benar. Dikarenakan dalam pembuatan rekonsiliasi bank pada Auto 2000 Sahardjo dilakukan oleh staff kasir. Kasir merupakan staff yang melakukan penyimpanan uang, pencatatan kas dan cek. Hal ini membuktikan bahwa dalam pembuatan rekonsiliasi bank pada Auto 2000 Sahardjo tidak sesuai dengan ketentuan yang menyatakan bahwa pembuatan rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan oleh pegawai yang tidak berkepentingan langsung terhadap kas. ujuannya adalah agar penyusunan rekonsiliasi dapat dipergunakan untuk mengecek catatan kas dan bank. 3) Pemeriksaan Kas Pengawasan intern kas lain yang dilakukan oleh Auto 2000 Sahardjo adalah mengadakan pemeriksaan kas (cash Opname) setiap pagi hari. Pemeriksaan perhitungan kas pada Auto 2000 Sahardjo telah sesuai dengan prinsip-prinsip pengawasan intern

22 71 yang baik yang mengharuskan pemeriksaan kas dilakukan oleh team independen. Pemeriksaan perhitungan kas bertujuan untuk memperoleh kesesuaian antara saldo menurut buku besar dengan jumlah uang yang ada. b. Prosedur Penerimaan Kas Auto 2000 Sahardjo merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan automotif, karena itu seperti pada perusahaanperusahaan penjualan yang lain, penerimaan kas pada Auto 2000 Sahardjo telah diuraikan sebelumnya berasal dari tiga sumber, yaitu penerimaan dari penjulan kendaraan baru, penerimaan dari penjualan suku cadang dan penerimaan dari pelayanan service. Prosedur penerimaan kas yang telah dijalankan pada Auto 2000 Sahardjo telah sesuai dengan teori yang belaku umum. Pengawasan intern yang baik mengharuskan setiap penerimaan kas dari pembayaran penjualan tersebut harus disetor seluruhnya ke bank. Dengan demikian catatan penerimaan kas dapat direkonsiliasi dengan setoran ke bank yang tercantum dalam rekening koran, sehingga terdapat pemisahan fungsi antara yang menerima dan mencatat kas tersebut. c. Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas yang dilaksanakan pada Auto 2000 Sahardjo untuk pihak internal maupun eksternal dapat dilakukan bila ada bukti-bukti pengeluaran. Dan cara pembayarannya dapat dengan

23 72 tunai maupun transfer rekening melalui bank yang ditunjuk oleh Auto 2000 Sahardjo. Dokumen dan bukti-bukti serta aturan yang telah diterapkan oleh Auto 2000 Sahardjo telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4.3 Peranan Pengawasan Intern erhadap Pengelolaan Kas P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo Setelah melakukan penelitian penulis berpendapat bahwa pengawasan intern (internal control) pada P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo telah berjalan dengan baik, karena pengawasan intern yang dijalankan telah memenuhi unsur-unsur pengawasan intern yaitu : 1. Lingkungan Pengawasan Pada umumnya lingkungan pengawasan yang ada di P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo telah memadai, hal ini tercermin dari pelaksanaan unsur-unsur lingkungan pengawasan. P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo telah mempunyai struktur organisasi yang mengatur dengan jelas garis komando di dalam perusahaan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yaitu setiap bagian di dalam perusahaan telah mengetahui dengan jelas tugas dan tanggung jawab masing-masing, dan adanya kebijakan perusahaan seperti

24 73 pemberian bonus bagi karyawan yang berprestasi, pemberian tunjangantunjangan dan adanya pemberian cuti secara berkala. 2. Penilaian Resiko Resiko yang mungkin timbul telah diidentifiaksi, dianalisis, dan dikelola dengan baik oleh P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo sehingga dapat mempermudah pelaksanaan pengawasan intern dan mengurangi penyimpangan. Hal ini tercermin dari adanya pelatihan terhadap karyawan yang dapat berupa pendidikan keahlian dan pendidikan lainnya yang dapat meningkatkan keahlian karyawan serta adanya masa training bagi karyawan baru selama tiga bulan. 3. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi pada P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo telah berjalan dengan baik, hal ini terlihat dari penyusunan dan penyampaian informasi serta komunikasi antara bagian-bagian yang terkait, sehingga membantu manajemen dalam pelaksanaan pengawasan intern. 4. Aktivitas Pengawasan Aktivitas pengawasan pada P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo telah memadai, tercermin dari pelaksanaan unsur-unsur aktivitas pengawasan dengan baik oleh bagian yang ada.

25 74 5. Pemantauan Pemantauan pada P Astra International bk oyota Sales Operation Auto 2000 Cabang ebet Sahardjo telah berjalan cukup baik, hal ini terlihat dari adanya tindakan evaluasi dan tindakan koreksi jika terdapat kelemahan, sehingga akan semakin menyempurnakan pengawasan intern yang ada.