BAB 4 EVALUASI DAN PEMBAHASAN

BAB 4 EVALUASI DAN PEMBAHASAN Evaluasi atas sistem akuntansi dimulai pada saat perusahaan mengalami kekurangan bahan baku untuk produksi saat produksi berlangsung. Selain itu evaluasi juga dilakukan pada setiap proses bisnis yang terkait siklus pengeluaran. Evaluasi dilakukan pada prosedur pembelian, prosedur persediaan bahan baku dan prosedur pembayaran hutang. Tujuan evaluasi sistem akuntansi pada siklus pengeluaran adalah: 1. Mengevaluasi sistem akuntansi pembelian, persediaan dan pembayaran hutang. 2. Mengevaluasi struktur organisasi yang sedang berjalan saat ini. 3. Mengidentifikasi kelemahan dari sistem akuntansi yang sedang berjalan dalam perusahaan. 4. Memberikan solusi atau rekomendasi terhadap masalah yang dihadapi oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Perusahaan yang menjadi objek penelitian pada skripsi ini adalah PT. Chen Hsi Jaya Perkasa yang bergerak di bidang manufaktur. PT. Chen Hsi Jaya Perkasa merupakan perusahaan manufaktur yang menjaga kualitas produk hasil produksinya demi menjaga kepuasan konsumen. Pada masa globalisasi ini semua informasi terkait dengan aktivitas perusahaan harus dilaporkan dengan baik. Sistem akuntansi yang efisien dan efektif akan membuat pengolahan atas data-data yang dihasilkan aktivitas pembelian dan persediaan menjadi lebih terpercaya dan akurat. Pada bab ini akan dijelaskan mengenai evaluasi sistem akuntansi pada siklus pengeluaran pada PT.Chen Hsi Jaya Perkasa. Dalam pengumpulan data yang diperoleh dengan wawancara dan pengamatan. 4.1 Evaluasi terhadap Prosedur Siklus Pengeluaran 4.1.1 Evaluasi Prosedur Pembelian Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada prosedur pembelian melalui proses wawancara dan observasi, perusahaan telah mempunyai prosedur pembelian yang berjalan dengan cukup baik, yaitu: 1. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian telah berurut nomor cetak. 43

44 2. Telah menggunakan beberapa formulir pendukung dalam proses pembelian 3. Perusahaan membuat laporan pembelian dan penerimaan bahan baku bulanan. 4. Setiap dokumen yang berhubungan dengan pembelian telah diotorisasi oleh bagian yang terlibat. 5. Fungsi atas pengeluaran kas dan pencatatan keuangan telah ada pada perusahaan. 6. Adanya pencatatan atas barang yang masuk dan keluar dari gudang. Terdapat beberapa permasalahan yang ada dalam prosedur pembelian yang harus diperbaiki, yaitu: 1. Perusahaan tidak memiliki flowchart pembelian. Perusahaan tidak memiliki flowchart dari prosedur pembelian. Seharusnya semua prosedur pembelian digambarkan dalam bentuk flowchart dan diberikan penjelasan secara tertulis dengan tujuan untuk mempermudah bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut dan memperjelas tugas fungsi dari setiap bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian. Tidak adanya penggunaan flowchart dalam prosedur pembelian dikarenakan perusahaan beranggapan belum pernah ada masalah yang terlalu serius. Sampai saat ini informasi mengenai bagaimana prosedur itu dijalankan disampaikan hanya secara lisan. 2. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur pembelian. Perusahaan beranggapan komunikasi secara lisan atau melalui pelatihan karyawan telah cukup, lebih praktis dan mudahh dimengerti sehingga perusahaan merasa tidak perlu membuat pedoman secara tertulis dan hanya menyampaikan secara lisan kepada karyawan karena prosedur yang ada sekarang telah cukup berjalan dengan baik. Prosedur pembelian yang dikomunikasikan hanya secara lisan dapat mengakibatkan pengendalian intern menjadi lemah dan kurang efektif. Hal ini juga diungkapkan oleh Isharijadi dan Fefi (2012), yang

45 berpendapat bahwa suatu perusahaan harus mempunyai prosedur bisnis yang jelas sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan pengendalian dan pengecekan kinerja karyawan 3. Terjadi rangkap fungsi dalam prosedur pembelian. Dalam melakukan proses pembelian, banyak terjadi perangkapan fungsi yang dilakukan perusahaan. Seperti pada saat sebelum melakukan order pembelian, pengecekan stok gudang dilakukan oleh bagian pembelian. Perusahaan beranggapan adanya perangkapan fungsi dalam proses pembelian untuk menghemat tenaga kerja dan lebih efisien dalam melakukan pembelian. Mengacu pada pendapat Isharijadi dan Fefi (2012) adanya perangkapan fungsi dalam perusahaan dapat mengakibatkan terjadinya tingkat kecurangan dalam proses pembelian bahan baku dan dapat merugikan perusahaan. Perusahaan seharusnya tidak membuat rangkap fungsi dalam proses pembelian sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan. 4. Fungsi penerimaan barang dan gudang belum dipisahkan. Bagaian gudang bertugas juga sebagai penerima barang yang dikirimkan oleh supplier dan juga bertugas sebagai penyimpanan barang hal ini dikarenakan perusahaan belum memiliki bagian penerimaan. Hal ini dapat menyebabkan terjadi penyalahgunaan wewenang yang dapat mengakibatkan terjadi kecurangan karena bagian penerimaan dan penyimpanan ditangani oleh bagian gudang. Perusahaan beranggapan tidak perlu adanya pemisahan bagian gudang bahan baku dan bagian penerimaan barang karena bagian gudang bisa menjalani tugas sebagai bagian penerimaan dan juga pengeluaran karena perusahaan beranggapan apabila harus membuat bagian penerimaan yang terpisah dari bagian gudang akan menambah biaya operasional perusahaan. Melainkan dengan adanya bagian penerimaan akan meminimalkan terjadi kecurangan dalam penyimpanan bahan baku sehingga dapat melindungi aset perusahaan.

46 5. Terjadi keterlambatan produksi karena ketidaktersediaan bahan baku. Penyebab terjadinya ketidaktersediaan bahan baku ini akibat dari adanya perangkapan fungsi di bagian pembelian karena bagian pembelianlah yang melakukan pengecekan stok bahan baku sebelum melakukan produksi dan kemudian bagian pembelian yang melakukan pemesanan. Tabel 4.1 Ringkasan Evaluasi Prosedur Siklus Pembelian No. Prosedur yang berjalan Kelemahan Rekomendasi 1 Perusahaan hanya memberikan Perusahaan tidak Membuat standar petunjuk prosedur secara lisan. memiliki flowchart. operasional tertulis dan flowchart. 2 Sampai saat ini semua prosedur yang telah berjalan di dalam perusahaan hanya disampaikan secara lisan dan melalui training. Tidak memiliki standar operasi kegiatan tertulis. Memisahkan tugas dan tanggung jawab berdasarkan fungsi masing-masing. 3 Dalam melakukan pembelian, proses pengecekan stok bahan baku dilakukan oleh bagian pembelian yang bertugas dalam memilih supplier. Ada rangkap fungsi dalam prosedur pembelian. Pelaporan stok bahan baku yang telah sedikit dilakukan oleh staff gudang dan membuat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian. 4 Setelah melakukan pemesanan, Ada rangkap Bagian pembelian bagian pembelian hanya fungsi dalam membuat purchase memberitahukan jumlah dan barang prosedur order. apa saja yang telah di order pada pembelian. bagian staff gudang.

47 No. Prosedur yang berjalan Kelemahan Rekomendasi 5 Perusahaan melakukan penawaran harga secara lisan yaitu melalui telepon pada supplier. 6 Penerimaan atas barang yang telah dikirimkan oleh supplier dilakukan oleh bagian staff gudang. 7 Pelaporan atas persediaan bahan baku yang menipis tidak dilakukan sehingga mengakibatkan keterlambatan produksi. Tidak memiliki Membuat dokumen dokumen yang berkaitan dengan permintaan siklus pengeluaran penawaran harga lebih dari 1 rangkap. dan permintaan pembelian. Rangkap fungsi Membuat fungsi yang dalam prosedur penerimaan barang. Terjadinya rangkap fungsi dan kurangnya informasi berbeda yaitu fungsi penerima barang dan gudang (warehouse) dan melakukan perekrutan pekerja untuk mengisi bidang tersebut. Melakukan permintaan pembelian bahan baku ketika telah mencapai persediaan telah mengenai stok mencapai batas bahan baku minimum yang telah produksi. ditentukan setelah melakukan pengecekan stok bahan baku oleh staff gudang. 4.1.2 Evaluasi Prosedur Persediaan Barang Prosedur persediaan barang yang berjalan di dalam perusahaan telah cukup baik. Hasil penelitian yang didapat terkait prosedur persediaan barang, yaitu: 1. Bagian gudang telah melakukan pencatatan atas barang yang keluar dari gudang.

48 2. Bagian gudang membuat laporan bulanan atas bahan baku yang dipakai untuk produksi. 3. Pengeluaran barang dari gudang diotorisasi oleh pihak yang terkait dengan prosedur tersebut. 4. Barang yang diminta akan langsung diberikan kepada bagian produksi apabila barang dalam gudang masih ada persediaannya. Dalam prosedur persediaan barang yang telah berjalan dalam perusahaan telah cukup baik dalam pelaksanaannya, namun terdapat beberapa kelemahan yaitu: 1. Terjadi keterlambatan respon dari bagian gudang dalam mengeluarkan barang yang diminta akibat rangkap fungsi yang dimiliki bagian gudang sebagai bagian penerimaan barang. 2. Terjadi ketidaksesuaian pengeluaran barang atas permintaan dari bagian produksi akibat tidak ada permintaan tertulis yang jelas. 3. Belum terdapat dokumen-dokumen pendukung yang dapat menjadi bukti pernah terjadi permintaan barang dari bagian produksi. 4.1.3 Evaluasi Prosedur Pelunasan Hutang dan Pengeluaran Kas Prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas telah berjalan dengan cukup baik. Hasil penelitian yang didapat terkait prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas, yaitu: 1. Perusahaan telah melakukan pengecekan terhadap semua dokumen yang terkait sebelum melakukan pelunasan hutang. 2. Bagian pengeluaran kas membuat laporan mengenai kas setiap bulan. 3. Perusahaan menggunakan kas kecil jika pembelian bahan baku secara tunai dan bernilai kecil. 4. Menggunakan dokumen bukti pengeluaran bank jika pelunasan hutang melalui rekening giro dan bukti pengeluaran kas perusahaan jika secara tunai dan menggunakan kas perusahaan.

49 5. Dokumen yang digunakan telah diotorisasi oleh bagian yang terkait dalam pengeluaran kas. Dalam prosedur pelunasan hutang usaha dan pengeluaran kas perusahaan telah memiliki prosedur yang cukup baik dalam pelaksanaannya, namun prosedur tersebut memiliki kelemahan yaitu: 1. Terjadi perangkapan fungsi pencatatan dan pengeluaran kas. Dalam melakukan prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas, perusahaan memiliki bagian pengeluaran kas yang selain bertugas dalam mengatur keuangan juga bertugas dalam mencatat hutang perusahaan. Perusahaan menganggap tugas tersebut cukup dilakukan oleh satu orang dan sampai saat ini belum ada masalah yang terlalu sulit. Dengan adanya perangkapan fungsi, dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya tindakan kecurangan. Karyawan dapat melakukan manipulasi jumlah hutang yang dimiliki perusahaan karena bagian yang bertugas dalam mencatat hutang juga bertugas dalam mengurus keuangan dan kas perusahaan. 2. Adanya keterlambatan dalam pencatatan hutang dan pelunasan hutang Dikarenakan adanya bagian yang merangkap fungsi, pencatatan hutang mengalami keterlambatan. Sehingga terkadang, ada beberapa transaksi yang seharusnya telah lunas belum dicatat oleh bagian yang bertugas dalam pencatatan. Dengan adanya keterlambatan pencatatan, dapat berpengaruh terhadap keuangan perusahaan. Perusahaan dapat mengalami kerugian dikarenakan jumlah kas yang ada di dalam perusahaan tidak sesuai dengan laporan kas yang telah dibuat. 4.2 Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Dari hasil evaluasi yang dilakukan ditemukan hanya ada beberapa jenis dokumen yang digunakan perusahaan dalam prosedur siklus pengeluaran, yaitu: 1. Surat jalan. 2. Dokumen penerimaan barang.

50 3. Surat retur. 4. Dokumen purchase order. 5. Bukti pengeluaran kas dan bukti pengeluaran bank. Perusahaan juga memiliki kelebihan dari dokumen yang digunakan berdasarkan evaluasi yang dilakukan, yaitu: 1. Perusahaan telah merancang sendiri dokumen bukti pengeluaran kas dan bank. Perusahaan telah mempunyai rancangan yang baik pada dokumen pengeluaran kas atau bank. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi yang memadai seperti nomor dokumen,tanggal pembayaran, nama supplier, nama, tanda tangan pihak yang mengotorisasi dan jumlah atas barang yang harus dibayar, total pembayaran. 2. Dokumen penerimaan barang diurutkan berdasarkan nomor. Perusahaan juga telah mempunya rancangan yang baik pada dokumen penerimaan barang. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi memadai seperti nomor dokumen, nama supplier, tanggal penerimaan, nama barang, jumlah barang yang diterima dan jumlah barang yang harus dibayar, total pembayaran. Serta telah dibuat rangkap atas dokumen tersebut untuk diberkan pada bagian yang lain. 3. Perusahaan telah merancang sendiri dokumen purchase order. Perusahaan telah memiliki rancangan sendiri pada dokumen purchase order. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi memadai seperti nomor dokumen, nama barang, jumlah barang, satuan, jumlah harga dan total pembayaran. Namun masih banyak kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penggunaan dokumen dalam perusahaan yang masih harus ditambah, yaitu: 1. Tidak ada dokumen permintaan pembelian bahan baku. Pembelian dilakukan langsung oleh purchase Manager, namun tidak melalui dokumen permintaan pembelian atas bahan baku, purchase Manager yang akan melakukan pengecekan sendiri atas barang yang ada di gudang dan kemudian akan melakukan pembelian. Manager pembelian melakukan pembelian ke supplier melalui telepon dan mulai melakukan penawaran harga.

51 2. Dokumen purchase order hanya dibuat 1 rangkap. Setelah melakukan penawaran harga pada supplier, manager pembelian akan memberitahukan pada bagian staff gudang jenis barang dan jumlah barang yang akan dikirimkan oleh supplier. Kemudian staff gudang akan mencatat barang apa saja yang telah dipesan, kemudian bagian gudang akan membuat purchase order dan mensesuaikannya dengan barang yang telah dikirimkan nanti oleh supplier bersama dengan surat jalan dan membuat bukti penerimaan barang. 3. Dokumen penerimaan barang hanya dibuat 2 rangkap. Setelah menerima barang yang dikirimkan oleh supplier, bagian gudang hanya akan membuat 2 rangkap dokumen penerimaan barang yang akan diberikan kepada bagian keuangan untuk diarsipkan. 4. Tidak ada dokumen permintaan penawaran harga. Penawaran harga bahan baku dilakukan perusahaan dengan menelepon satu per satu supplier. Jika harga yang ditawarkan seusai dengan perusahaan, maka akan terjadi kesepakatan pembelian. Perusahaan kemudian langsung melakukan order pembelian di telepon. Perusahaan tidak membuat dokumen penawaran harga karena beranggapan lebih efisien dan lebih cepat jika melalui lisan atau secara menelpon langung supplier. Penawaran harga dilakukan langsung manager pembelian. Dengan tidak adanya dokumen penawaran harga dan dokumen permintaan pembelian, perusahaan akan mengalami kesulitan jika ingin menilai kinerja yang telah dilakukan. Selain itu, dapat terjadi perbedaan dengan supplier mengenai kesepakatan harga jika tidak mempunyai dokumen permintaan penawaran harga. 5. Tidak ada kartu gudang. Setelah barang dikirimkan, staff gudang akan melakukan pengecekan atas kualitas dan kuantitas barang yang dikirmkan apakah telah sesuai dengan yang dipesan, apabila ada kualitas yang tidak sesuai maka barang tersebut akan dikembalikan pada supplier dan kemudian staff gudang akan melakukan pencatatan dalam bukti penerimaan barang dan membuat sebuah catatan pembukuan atas barang yang diterima dan juga keluar dari gudang, dimana

52 dokumen kartu gudang dapat digunakan sebagai bukti barang masuk dan keluar dari gudang. 6. Dokumen bukti pengeluaran kas hanya dibuat 1 rangkap. Setelah mendekati jatuh tempo pembayaran, perusahaan akan mendapat tanda terima dari supplier untuk segera melunasi hutang pembayaran. Bagian pengeluaran kas kemudian akan mengecek kembali dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian barang dan mensesuaikannya dengan tanda terima dari supplier. Kemudian, bagian pengeluaran kas akan melaporkannya ke manger keuangan mengenai jatuh tempo pelunasan hutang dan manager keuangan akan membuat cek. Cek yang telah ditandatangani akan langsung diserahkan ke supplier. Setelah itu, bagian pengeluaran kas akan membuat dokumen bukti pengeluaran kas hanya sebanyak 1 rangkap. Dokumen ini hanya sebagai bukti dan diserahkan langsung ke direktur untuk disimpan. Perusahaan beranggapan dokumen bukti pengeluaran kas cukup dibuat 1 rangkap saja karena hanya sebagai bukti untuk pembayaran dan merasa sampai saat ini tidak memiliki masalah yang cukup sulit dalam hal pembayaran. 7. Tidak terdapat surat permintaan bahan baku. Pada saat manager produksi melakukan permintaan bahan baku ke bagian gudang, maka seharusnya bagian gudang menerima surat permintaan bahan baku yang akan menjelaskan bahwa manager produksi memerlukan sejumlah bahan baku untuk menjalankan sebuah produksi. Melainkan permintaan bahan baku tersebut dilakukan secara lisan dengan komunikasi langsung pada staff gudang. Manager produksi seharusnya membuat surat permintaan bahan baku sebagai bukti yang menunjukan permintaan bahan baku apa saja yang dibutuhkan dan disesuaian dengan pengeluaran yang dikeluarkan oleh staff gudang. Tanpa adanya surat permintaan bahan baku yang dikeluarkan manager produksi pada saat permintaan bahan baku untuk keperluan produksi akan mengakibatkan manager produksi akan sulit untuk menjamin kebenaran apabila bahan baku yang dikeluarkan oleh staff gudang berbeda dengan yang inginkan oleh manager produksi.

53 8. Tidak terdapat bukti pengeluaran bahan baku. Jika bahan baku yang diminta oleh manager produksi tersedia di gudang, maka staff gudang akan langsung mengeluarkan bahan baku tersebut. Bersamaan dengan pengeluaran bahan baku tersebut, bagian gudang pun seharusnya membuat bukti pengeluaran bahan baku, tapi hal tersebut tidak dilakukan oleh staff gudang. staff gudang sebagai bagian yang melakukan pengeluaran bahan baku seharusnya membuat bukti pengeluaran bahan baku untuk menyatakan bahwa bahan baku yang diminta telah diberikan kepada bagian produksi. bukti pengeluaran bahan baku juga berguna sebagai alat pengendalian yang dapat memastikan bahwa pengeluaran bahan baku telah sesuai dengan prosedur yang ada di dalam perusahaan. Perusahaan beranggapan tidak perlu bukti pengeluaran bahan baku karena staff gudang tidak akan mengeluarkan bahan baku kalau manager produksi tidak melakukan permintaan bahan baku. Tanpa adanya bukti pengeluaran bahan baku yang dikeluarkan staff gudang pada saat mengeluarkan bahan baku untuk keperluan produksi akan mengakibatkan staff gudang akan sulit untuk menjamin kebenarannya. Selain itu, tanpa bukti pengeluaran bahan baku juga mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengawasi proses pengeluaran bahan baku, sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan peusahaan. 4.3 Evaluasi terhadap Pengendalian Intern 4.3.1 Struktur Organisasi Perusahan Berdasarkan struktur organisasi dan job descriptions dalam BAB III, dapat dijelaskan bahwa struktur organisasi PT. Chen Hsi Jaya Perkasa merupakan struktur organisasi fungsional dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi atau aktivitas y ang akan dilaksanakan. Secara garis besar, pendendalian intern atas struktur organisasi dan job descriptions PT. Chen Hsi Jaya Perkasa cukup baik. Hal ini terlihat

54 jelas dari uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang telah dilaksanakan sesuai dengan penjelasan dari pihak atasan. Namun seperti kita ketahui tidak ada satupun bentuk organisasi yang sempurna. Struktur organisasi harus dapat memberikan gambaran mengenai tugas dan tanggung jawab serta memliki pemisahan fungsi untuk mencapai pengendalian intern yang baik. Hasil analisis yang dilakukan atas struktur organisasi perusahaan menunjukkan adanya beberapa kelemahan dalam struktur organisasi perusahaan, antara lain : Tabel 4.2 Pengendalian Intern Struktur Organisasi Perusahaan. No. Yang diterapkan perusahaan 1 Dalam perusahaan yang fungsi gudang dan fungsi penerimaan barang belum dipisahkan. 2 Dalam perusahaan yang membuat laporan keuangan adalah bagian pengeluaran kas bukan akuntansi 3 Pembayaran hutang dilaksanakan oleh bagian pengeluaran kas, setelah itu bagian pengeluaran kas juga membuat laporan dan mencatat pelunasan hutang. Pengendalian intern terhadap struktur organisasi Pemisahan fungsi bagian penerimaan dan gudang. Pemisahan fungsi keuangan dan akuntansi. Pemisahan fungsi pembayaran hutang dan akuntansi. Pengendalian yang belum diterapkan Fungsi penerimaan dan gudang harus dipisahkan agar tidak terjadi kecurangan dalam hal tercurinya barang dan manipulasi jumlah barang dalam gudang. F.ungsi keuangan dan akuntansi harus dipisahkan agar tidak terjadi penumpukan tugas di bagian pengeluaran kas. Bagian pengeluaran kas mengatur semua pembayaran hutang dan pencatatan, sebaiknya perusahaan memisahkan kedua fungsi agar terjadi penyalahgunaan wewenang.

55 No. Yang diterapkan perusahaan 4 Perusahaan tidak menjelaskan secara tertulis tugas-tugas dari masing-masing bagian dan hanya menjelaskan secara lisan. Pengendalian intern terhadap struktur organisasi Tugas dari fungsi masing-masing bagian dibuat secara tertulis dan jelas. Pengendalian yang belum diterapkan Perusahaan tidak membuat secara tertulis dan jelas tugas dari fungsi dan masingmasing bagian. Seharusnya perusahaan membuat dengan jelas dan tertulis tugas dan tanggung jawab fungsi dan bagian yang ada di perusahaan. 4.3.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Otorisasi terhadap suatu transaksi atau dokumen merupakan hal yang penting dalam suatu proses bisnis. Dengan adanya otorisasi, dapat mencegah terjadinya berbagai bentuk kecurangan dalam proses transaksi. Secara keseluruhan, sistem otorisasi dalam perusahaan masih memiliki kelemahan dan belum berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh perusahaan yang tidak menggunakan banyak dokumen dalam proses bisnisnya sehingga tidak ada tanda tangan dokumen yang dapat dilakukan oleh bagian yang memiliki wewenang atau terlibat langsung dalam proses transaksi. Seharusnya dalam penggunaan dokumen yang digunakan dalam prosedur siklus pengeluaran, perusahaan harus menetapkan otorisasi yang jelas, yaitu: 1. Dokumen permintaan pembelian harus diotorisasi oleh manager produksi dan kepala gudang. 2. Dokumen purchase order diotorisasi bagian pembelian dan mendapat persetujuan dari direktur. 3. Dokumen penawaran harga disetujui oleh bagian pengeluaran kas dan diotorisasi oleh bagian pembelian.

56 4. Dokumen penerimaan barang diotorisasi oleh kepala gudang. 5. Bukti pengeluaran kas diotorisasi bagian akuntansi. 4.3.3 Praktik yang Sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Praktik yang sehat merupakan salah satu unsur pengendalian intern yang paling penting untuk ditetapkan perusahaan guna menjaga asset dan menjamin keakuratan data akuntansi. Tabel 4.3 Pengendalian Intern Praktik yang Sehat No. Prosedur yang sedang berjalan 1 Perusahaan memberikan nomor urut dalam formulir yang terlibat pembelian. 2 Pemilihan supplier dan penawaran harga langsung yang dilakukan secara lisan melalui telepon. 3 Penerimaan barang dilakukan oleh staff gudang. 4 Bagian yang staff gudang yang menerima barang bertugas memeriksa barang yang telah dikirim supplier dengan PO dan surat jalan. Praktik yang sehat Yang belum diterapkan Penggunaan formulir bernomor urut cek. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran Harga dari berbagai supplier lain. Barang diterima Perusahaan tidak membuat surat permintaan penawaran Harga karena beranggapan lebih cepat dengan menelpon. Tugas dari staff gudang oleh bagian merangkap menjadi penerimaan. kepala gudang juga. Membandingkan PO dan SJ oleh bagian penerimaan.

57 No. Prosedur yang sedang berjalan 5 Bagian pengeluaran kas melakukan pengecekan terhadap semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian sebelum melakukan pembayaran. 6 Bukti kas keluar belum diberi bukti lunas namun telah ditandatangani oleh bagian pengeluaran kas. 7 Perusahaan kadang-kadang memberikan cuti kepada karyawan dan memberikan uang lembur pada karyawan yang bekerja diluar jam kerja normal. 8 Perusahaan jarang melakukan pemeriksaan. 9 Perusahaan setiap bulan mempunyai laporan mengenai semua pembelian dan hutang yang dilakukan. Praktik yang sehat Yang belum diterapkan Pengecekan harga terhadap faktur dari supplier yang belum dibayar. Bukti kas keluar di tanda tangani dan di beri tanda cap. Memberikan kompensasi lembur atau cuti. Melakukan pemeriksaan mendadak dan Belum memberikan cap bukti lunas pada bukti kas keluar. Dengan melakukan pemeriksaan dadakan, dapat menjaga dan periodik terhadap mengetahui apakah saldo kas dan karyawan telah hutang. melakukan tugasnya dengan benar. Memberikan batas waktu penyerahan laporan bulanan dari masing-masing bagian.

58 4.3.4 Karyawan yang Kompeten dan Bertanggung Jawab Untuk menciptakan pengendalian intern yang efektif dibutuhkan integritas yang tinggi dari karyawan. Perusahaan harus mempunyai karyawan yang tepat dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Untuk menciptakan karyawan yang kompeten dalam menjalankan tugasnya, perusahaan telah melakukan berbagai usaha yaitu: 1. Perusahaan melakukan percobaan masa kerja bagi karyawan baru untuk melihat kinerja karyawan baru. 2. Memberikan training bagi para karyawan. 3. Perusahaan memberikan penjelasan mengenai semua prosedur dan peraturan yang berjalan di dalam perusahaan kepada para karyawannya. Selain itu, perusahaan juga memiliki beberapa kelemahan dari hasil evaluasi yang dilakukan yaitu: 1. Perusahaan tidak melakukan seleksi penerimaan yang ketat dalam merekrut karyawan baru. Dalam melakukan proses seleksi, perusahaan hanya melakukan interview terhadap calon pelamar dan tidak melakukan tes tertulis atau tes psikologi. Perusahaan beranggapan tidak perlu melakukan seleksi yang ketat karena karyawan baru dapat mendapat training serta masa percobaan kerja. 2. Perusahaan jarang melakukan promosi kenaikan jabatan dan gaji. Untuk memotivasi para karyawan, kenaikan jabatan atau gaji sangat diperlukan. Dengan adanya kenaikan jenjang karir dalam perusahaan dapat membuat para karyawan semakin bertanggung jawab dan dapat memajukan perusahaan. Namun perusahaan jarang melakukan promosi jabatan atau kenaikan gaji bagi para karyawannya. Ada baiknya perusahaan menaikan gaji karyawan atau menaikkan jabatan karyawan yang mempunyai kinerja bagus serta berkompeten. Hal ini diperlukan selain untuk menambah motivasi juga untuk kemajuan perusahaan.

59 3. Tidak adanya training lanjutan untuk meningkatkan skill. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, karyawan juga harus mempunyai skill yang dapat berguna dalam menjalankan fungsi dan tugas masing-masing. Perusahaan tidak pernah melakukan training lanjutan untuk meningkatkan skill para karyawannya. Seharusnya perusahaan dapat mengikutsertakan karyawannya seminar-seminar atau pelatihan yang berhubungan dengan fungsi dan bagian mereka masing-masing di perusahaan. Dengan adanya pelatihan, dapat meningkatkan pengalaman dan ilmu karyawan sehingga mereka semakin dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 4.4 Usulan Perbaikan terhadap Prosedur Siklus Pengeluaran 4.4.1 Usulan Perbaikan terhadap Prosedur Pembelian 1. Membuat standar operasional perusahaan tertulis. Ada baiknya perusahaan membuat suatu standar pedoman yang tertulis mengenai kegiatan dan prosedur pembelian. Hal ini dibutuhkan agar para karyawan dapat mengerti dengan jelas tugas dan tanggung jawab mereka masing-masing. Selain itu, perusahaan juga dapat membuat flowchart pembelian untuk lebih memperjelas standar operasional yang tertulis tersebut. Dengan adanya flowchart dan prosedur pembelian secara tertulis dapat membantu memperbaiki pengendalian intern perusahaan dan meningkatkan operasional perusahaan. 2. Memisahkan tugas sesuai fungsi masing-masing. Dalam proses pembelian, perusahaan memiliki banyak rangkap fungsi dalam pembelian bahan baku. Untuk memiliki pengendalian intern yang baik perusahaan sebaiknya menghindari terjadinya perangkapan fungsi. Perusahaan dapat memisahkan tugas masing-masing karyawan berdasarkan fungsi seperti adanya fungsi pembelian, fungsi akuntansi, fungsi gudang, fungsi penerimaan dan keuangan. 3. Menambah jumlah karyawan perusahaan. Perusahaan tidak memiliki jumlah karyawan yang tidak cukup sehingga terjadi perangkapan fungsi dalam prosedur pembeliannya. Ada baiknya perusahaan menambah jumlah karyawan yang dimiliki

60 perusahaan. Namun, perusahaan harus melakukan proses seleksi yang ketat dalam mencari karyawan baru. Karyawan tersebut harus sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan dan mampu dalam mengerjakan fungsi dan tanggung jawab yang diberikan padanya dengan baik. 4. Menentukan batas minimum persediaan dalam gudang. Untuk menghindari keterlambatan produksi, perusahaan harus menentukan persediaan minimum titik ROP (Re-Order Point). Dimana apabila persediaan dalam gudang telah mencapai batas minimum baiknya perusahaan segera melakukan pemesanan akan persediaan agar ketika dibutuhkan barang telah siap untuk dikeluarkan dan dipakai. 4.4.2 Usulan Perbaikan terhadap Prosedur Persediaan 1. Memisahkan tugas di bagian gudang. Bagian gudang baiknya dipisah menjadi bagian penerimaan barang dan bagian gudang agar tidak terjadi keterlambatan atas otorisasi saat terjadi permintaan dari bagian produksi, pemisahan tugas ini dapat meminimalisir terjadinya pemalsuan data yang dapat terjadi. 2. Membuat dokumen-dokumen pendukung terkait prosedur persediaan. Berikut usulan untuk dokumen-dokumen pendukung dalam prosedur permintaan barang dan pengeluaran barang dari gudang agar perusahaan dapat mengetahui secara akurat berapa barang yang keluar masuk dari gudang dan dokumen tersebut dapat menjadi pembanding dengan pencatatan yang akan dilakukan, serta dapat meminimalisir terjadinya kecurangan. 4.4.3 Usulan Perbaikan terhadap Prosedur Pelunasan Hutang 1. Memisahkan bagian pencatatan dengan bagian pengeluaran kas. Usulan dalam melakukan pencatatan atas transaksi hutang serta pelunasannya dilakukan oleh bagian akuntansi, baiknya perusahaan melakukan penambahan staff di bagian accounting, agar tidak terjadi keterlambatan dalam pencatatan serta dapat meminimalisir terjadinya kecurangan yang dapat dilakukan oleh bagian pengeluaran kas.

61 4.5 Usulan Penambahan dan Perbaikan untuk Dokumen yang Digunakan 1. Membuat dokumen permintaan pembelian bahan baku dan dokumen permintaan penawaran harga. Usulan pembuatan dokumen permintaan pembelian karena dokumen tersebut digunakan sebagai bukti bahwa persediaan barang telah habis dan tidak dapat melakukan produksi serta sebagai bukti bahwa manager produksi benar membutuhkan barang tersebut. Dokumen permintaan pembelian harus berisikan informasi mengenai nama dan jumlah barang yang dibutuhkan dan ditandatangani oleh manager produksi dan disetujui oleh kepala gudang. Berikutnya adalah dokumen permintaan penawaran harga, usulan pembuatan dokumen permintaan penawaran harga agar mempermudah dalam pemilihan supplier dan perusahaan dapat membandingkan hargaharga dari para supplier serta memilih harga yang sesuai dengan perusahaan. 2. Membuat kartu gudang Kartu gudang dibuat dengan tujuan agar dapat membantu perusahaan dalam meminimalkan terjadi penyimpangan bahan baku digudang. Karena dengan adanya adanya kartu gudang perusahaan dapat mengetahui bahan baku masuk, bahan baku keluar dan bahan baku yang tersisa yang siap untuk dipakai. 3. Membuat surat permintaan bahan baku dan bukti pengeluaran bahan baku Ada baiknya membuat dan menggunakan surat permintaan bahan baku dan bukti pengeluaran bahan baku sebagai solusi untuk mengatasi masalah yang telah tertera pada masalah yang timbul pada evaluasi dan sebagai bukti bahwa barang yang diminta oleh bagian produksi telah sesuai dengan yang dikeluarkan oleh bagian gudang. 4. Membuat dokumen yang berkaitan dengan siklus pengeluaran lebih dari 1 rangkap. Perancangan dokumen-dokumen yang digunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan dan menggunakannya. Penggunaan dokumen tersebut ada baiknya dibuat lebih dari 1 rangkap dan diberikan pada bagian-bagian lain yang terlibat untuk diarsipkan

62 4.6 Usulan Perbaikan Struktur Organisasi Gambar 4.1 Usulan Perbaikan Struktur Organisasi PT. Chen Hsi Jaya Perkasa

63 Usulan uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian: 1. Manager pembelian. Tugas manager pembelian: a. Mengotorisasi dokumen dari bagian gudang dan bagian penerimaan. b. Membuat dokumen-dokumen yang terkait dengan proses pembelian. c. Membuat laporan berkala pada direktur. d. Bertanggung jawab atas pemilihan supplier. e. Membuat laporan pembelian bulanan. 2. Staff gudang. Tugas dari staff gudang adalah: a. Melakukan pengawasan terhadap stok yang ada di dalam gudang. b. Mengotorisasi dokumen terkait dengan pengeluaran. c. Melakukan pencatatan atas pengeluaran barang dari gudang. d. Mengusulkan pembelian apabila barang dalam gudang telah mencapai stok minimum. 3. Staff penerimaan barang. Tugas dari staff penerimaan barang adalah: a. Melakukan pengecekan terhadap barang yang telah dikirim oleh supplier. b. Melakukan pencatatan atas pemasukan barang. c. Melakukan otorisasi dokumen terkait penerimaan barang. d. Membuat surat retur kepada supplier apabila terjadi retur pembelian. 4. Manager produksi. Tugas manager produksi adalah: a. Melakukan permintaan barang ke gudang apabila membutuhkan barang untuk produksi. b. Melakukan pengecekan kualitas hasil produksi.

64 c. Membuat laporan produksi bulanan. d. Menjaga kualitas hasil produksi. e. Bertanggung jawab atas kualitas hasil produksi. f. Membuat Bill of materials. g. Menentukan standar produksi. 5. Manager keuangan. Tugas dari manager keuangan adalah: a. Mengotorisasi dokumen dari bagian pengeluaran dan penerimaan kas. b. Melakukan supervisi pada staff di bagian keuangan. c. Memeriksa kebenaran rekapitalisasi gaji bulanan. d. Verifikasi terhadap semua transaksi keuangan yang terjadi. e. Menyiapkan cek atau giro, transfer atau pemindah bukuan. f. Membuat laporan bulanan kepada direktur. g. Mengatur perencanaan kas dan bank untuk kecukupan dana, pembayaran, pembiayaan dan kebutuhan lainnya. 6. Bagian pengeluaran kas. Tugas dari bagian pengeluaran kas adalah: a. Bertanggung jawab atas pembayaran terhadap supplier dan pembayaran lainnya. b. Membuat bukti pembayaran yang di konfirmasi oleh pihak yang menerima. c. Menerima invoice dari supplier. 7. Accounting. Tugas dari accounting adalah: a. Melakukan penjurnalan dan pembukuan. b. Membuat laporan-laporan terkait dengan semua siklus yang ada dalam perusahaan. c. Menghitung pajak dari perusahaan. d. Memberikan laporan kepada Manager keuangan.

65 4.7 Usulan Perbaikan Prosedur Sistem Akuntansi Siklus Pengeluaran 4.7.1 Usulan Prosedur Pembelian Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian bahan baku adalah: 1. Bagian pembelian. 2. Bagian penerimaan. 3. Bagian gudang. 4. Bagian akuntansi. 5. Bagian produksi. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian: 1. Dokumen purchase requisition (PR). 2. Dokumen purchase order (PO). 3. Surat permintaan penawaran harga (SPPH). 4. Surat jalan. 5. Faktur pembelian. 6. Surat penerimaan Barang. 7. Kartu gudang. Uraian prosedur pembelian yang diusulkan: 1. Pembelian bahan baku dimulai ketika terjadi kekurangan barang di suatu produksi. Manager produksi akan memberikan informasi bahan baku apa saja yang dibutuhkan ke bagian gudang. Bagian gudang kemudian akan mengecek ketersedian bahan baku. Apabila bahan baku di gudang kurang atau tidak ada, maka bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian ke bagian pembelian. Bagian gudang kemudian membuat dokumen purchase requisition (PR) sebanyak 2 rangkap. Purchase requisition (PR) kemudian akan dibuat oleh bagian gudang dan disetujui oleh manager produksi yang dan didistribusikan kepada: a. Rangkap-1 diserahkan ke bagian pembelian. b. Rangkap-2 akan disimpan sebagai arsip.

66 2. Setelah menerima dokumen purchase requisition (PR) rangkap 1 dari bagian gudang, manager pembelian akan melanjutkan purchase requisition tersebut dengan membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) sebanyak 2 rangkap. Surat permintaan penawaran harga (SPPH) akan ditandatangani oleh manager pembelian dan akan didistribusikan kepada: a. Rangkap-1 akan diserahkan pada supplier. b. Rangkap-2 disimpan untuk diarsipkan. 3. Setelah mengirimkan surat permintaan penawaran harga (SPPH) ke supplier, maka bagian pembelian akan menunggu surat balasan dari supplier. Kemudian supplier memberikan jawaban atas surat permintaan penawaran harga (SPPH) dengan mengirimkan surat penawaran harga (SPH) 2 rangkap, maka bagian pembelian dapat menentukan supplier mana yang akan dipilih sesuai dengan harga yang ditawarkan dan dapat menguntungkan perusahaan. Surat penawaran harga (SPH) 2 rangkap tersebut akan diberikan: a. Rangkap-1 untuk bagian akuntansi b. Rangkap-2 akan disimpan oleh bagian pembelian untuk diarsipkan. 4. Setelah memilih supplier yang sesuai dengan perusahaan, bagian pembelian akan membuat dokumen purchase order (PO) sebanyak 4 rangkap. Purchase order (PO) kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan telah mendapat persetujuan dari bagian keuangan. a. Purchase order (PO) rangkap-1 dikirimkan ke supplier. b. Purchase order (PO) rangkap-2 dikirimkan ke bagian akuntansi c. Purchase order (PO) rangkap-3 ke bagian penerimaan. d. Purchase order (PO) rangkap-4 akan disimpan oleh bagian pembelian sebagai arsip menurut nomor.

67 5. Bahan baku yang telah dipesan dari supplier akan diterima oleh bagian penerimaan. Supplier kemudian akan menyerahkan surat jalan (SJ) sebanyak 2 rangkap. Bagian penerimaan kemudian akan mensesuaikan informasi bahan baku yang tertera di surat jalan dengan dokumen purchase order (PO) rangkap-3 yang diterima dari bagian pembelian. Jika bahan baku yang diterima tidak sesuai maka bagian penerimaan akan membuat surat retur dan mengembalikan sejumlah barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi beserta dengan surat retur kepada supplier. Kemudian supplier akan mengirimkan kembali sejumlah barang yang telah tertera dalam surat retur. Jika bahan baku yang diterima telah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan maka bagian penerimaan akan menandatangani surat jalan (SJ) yang diberikan oleh supplier. Surat jalan (SJ) yang telah ditandatangani tersebut akan diberikan: a. Rangkap-1 akan dikembalikan lagi kepada supplier. b. Rangkap-2 diberikan kepada bagian pembelian. 6. Kemudian bagian penerimaan akan membuat surat penerimaan barang (SPB) sebanyak 3 rangkap, dimana dokumen itu akan diotorisasi oleh bagian penerimaan dan didistribusikan kepada: a. Rangkap-1 akan diberikan kepada bagian akuntansi. b. Rangkap-2 diberikan kepada bagian pembelian. c. Rangkap-3 akan diberikan kepada bagian gudang. 7. Setelah menerima Surat penerimaan barang (SPB) rangkap-2 dan surat jalan (SJ) rangkap-2 dari bagian penerimaan, bagian pembelian akan menyesuaikannya dengan dokumen PO rangkap-4 yang diarsipkan. Kemudian bagian pembelian akan mengarsipkan PO rangkap-4 dan SPB rangkap-2 dan membuat laporan penerimaan bahan baku (LPBB), kemudian surat jalan (SJ) rangkap-2 dan laporan penerimaan bahan baku (LPBB) akan diserahkan ke bagian akuntansi.

68 8. Bagian gudang akan menerima surat penerimaan barang (SPB) rangkap-3 dari bagian penerimaan. Dokumen ini dijadikan bukti bahwa bahan baku yang dibeli telah diterima dan bagian gudang kemudian akan mencatat jumlah bahan baku yang diterima ke dalam kartu gudang dan menambahkan ke dalam jumlah persedian bahan baku. Surat penerimaan barang (SPB) rangkap-3 kemudian akan diarsipkan. 9. Bagian akuntansi akan menerima surat penawaran harga (SPH) rangkap-1, laporan penerimaan bahan baku (LPBB) dan dokumen purchase order (PO) rangkap-2 dari bagian pembelian untuk memberitahukan bahwa telah terjadi transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan perlu dicatat. Kemudian bagian akuntansi juga akan menerima surat penerimaan barang (SPB) rangkap-2 dari bagian penerimaan dan surat jalan (SJ) rangkap-2 dari bagian pembelian sebagai bukti bahwa bahan baku yang dibeli telah diterima dengan baik oleh perusahaan. Bagian akuntansi kemudian akan menyesuaikan dokumen-dokumen yang telah diterima apakah telah sesuai dengan dokumen purchase order (PO) yang telah dibuat. Jika telah sesuai, maka bagian akuntansi akan menjurnalkan, membukukan ke buku besar dan kemudian membuat laporan keuangan. Dari prosedur-prosedur yang telah diuraikan di atas, maka prosedurprosedur tersebut akan dituangkan dalam bentuk flowchart agar dapat dilihat secara langsung dan ringkas mengenai aliran aktivitas dan dokumen yang terkait dalam prosedur pembelian bahan baku perusahaan dan prosedur pencatatan hutang oleh pihak-pihak yang terkait dengan prosedur pembelian:

69 Berikut usulan flowchart prosedur pembelian: Gambar 4.2 Usulan Flowchart Prosedur Pembelian

70 Gambar 4.3 Usulan Flowchart Pencatatan Hutang

71 4.7.2 Usulan Prosedur Persediaan Barang Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pengeluaran bahan baku adalah: a. Bagian produksi/lapangan. b. Bagian gudang bahan baku. c. Bagian akuntansi. Dokumen yang digunakan: a. Surat permintaan bahan baku (SPBB). b. Surat permintaan pembelian (SPB). c. Bukti pengeluaran bahan baku (BPBB). d. Kartu gudang. e. Kartu persediaan. Berikut adalah uraian dari prosedur pengeluaran persediaan bahan baku yang diusulkan kepada perusahaan untuk dilaksanakan dalam kegiatan pengeluaran barang dari gudang kepada bagian produksi: 1. Pada saat bagian produksi membutuhkan bahan baku untuk melakukan proses produksi, maka manager produksi akan meminta bahan baku yang dibutuhkan tersebut kepada bagian gudang membuat surat permintaan bahan baku (SPBB) rangkap 3 dan akan didistribusikan kepada: a. Rangkap 1 & 2: untuk bagian gudang. b. Rangkap 3: untuk diarsip permanen menurut nomor. 2. Setelah bagian gudang menerima surat permintaan bahan baku (SPBB) rangkap-1 dan rangkap-2 dari bagian produksi, lalu bagian gudang memeriksa persediaan apakah bahan baku tersebut tersedia atau tidak di gudang bahan baku. Apabila bahan baku tidak tersedia, maka bagian gudang akan membuat surat purchase requisition (PR) sebanyak 2 rangkap dan akan didistribusikan kepada: a. Rangkap-1: untuk bagian pembelian bersamaan dengan SPBB rangkap-1. b. Rangkap-2: untuk diarsip permanen menurut nomor.

72 3. Jika bahan baku yang diminta tersedia, maka bagian gudang akan membuat bukti pengeluaran bahan baku (BPBB) rangkap 3 yang akan didistribusikan kepada: a. Rangkap-1: untuk bagian akuntansi, untuk dicatat ke kartu persediaan bersamaan dengan surat permintaan bahan baku (SPBB) rangkap-2. b. Rangkap-2: untuk bagian produksi bersamaan dengan bahan baku. c. Rangkap-3: untuk diarsip permanen menurut nomor dan dicatat ke kartu gudang. 4. Setelah ketersediaan barang diperiksa berdasarkan surat permintaan bahan baku (SPBB) rangkap-2 dan bukti pengeluaran bahan baku (BPBB) rangkap-1, maka bagian akuntansi akan mencatat pengeluaran bahan baku tersebut ke dalam kartu persediaan serta mengarsip permanen surat permintaan bahan baku (SPBB) dan bukti pengeluaran bahan baku (BPBB) tersebut menurut nomor. Dari prosedur-prosedur yang telah diuraikan di atas, maka prosedurprosedur tersebut akan dituangkan dalam bentuk flowchart agar dapat dilihat secara langsung dan ringkas mengenai aliran aktivitas dan dokumen yang terkait dalam prosedur pengeluaran bahan baku perusahaan dan prosedur pencatatan hutang oleh pihak-pihak yang terkait dengan prosedur pengeluaran bahan baku:

73 Berikut usulan flowchart prosedur persediaan barang: Gambar 4.4 Usulan Flowchart Prosedur Persediaan

74 4.7.3 Usulan Prosedur Pelunasan Hutang Bagian-bagian yang terkait dengan prosedur pelunasan hutang: 1. Bagian akuntansi. 2. Bagian keuangan. Dokumen-dokumen yang digunakan: 1. Bukti pengeluaran kas. 2. Faktur. 3. Bukti pembayaran. Uraian prosedur pelunasan hutang yang diusulkan: 1. Setelah mendekati jatuh tempo, supplier akan mengirimkan invoice. Bagian pengeluaran kas yang menerima invoice dari supplier, akan memeriksa dokumen yang telah ada dan memeriksa lagi kesesuaian antara faktur tersebut dengan dokumen yang ada seperti dokumen purchase order (PO), surat penerimaan barang (SPB) dan surat jalan (SJ). 2. Setelah itu, bagian pengeluaran kas akan meminta otorisasi dari manager keuangan, kemudian manager keuangan membuat cek pembayaran yang akan kemudian ditandatangani. Manager keuangan kemudian membuat bukti pengeluaran kas (BPK) dan menyerahkan cek tersebut ke bagian pengeluaran kas. Bukti Pengeluaran Kas tersebut dibuat oleh manager keuangan dan diotorosisasi oleh bagian akuntansi yang telah memeriksa apakah jumlah yang ada dalam bukti pengeluaran kas telah sesuai dengan jumlah hutang perusahaan, BPK dibuat 2 rangkap dimana: a. Rangkap-1 akan disimpan sebagai arsip. b. Rangkap-2 akan diserahkan ke bagian akuntansi. 3. Bagian pengeluaran kas yang telah menerima cek yang telah ditandatangani akan menyerahkan ke supplier. Kemudian, bagian pengeluaran kas akan membuat Bukti Pembayaran yang ditandatangani oleh supplier. Bagian pengeluaran kas kemudian akan menyerahkan bukti pembayaran tersebut ke bagian akuntansi

75 untuk dicatat sebagai pelunasan hutang pembelian dan diarsip permanen. Berikut usulan flowchart untuk prosedur pelunasan hutang: Gambar 4.5 Usulan Flowchart Prosedur Pelunasan Hutang

76