KRITERIA KEBERHASILAN SUATU PROYEK MAKALAH MANAJEMEN PROYEK Diajukan untuk memenuhi persyaratan kelulusan Matakuliah TI-4806 Manajemen Proyek Disusun oleh: Nama: Andrian Irawan NIM: 1410003 DEPARTEMEN TEKNIK ELEKTRO INSTITUT TEKNOLOGI HARAPAN BANGSA BANDUNG 2014
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Implementasi ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramida raksasa di kota Mesir. Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa lalu. Pembangunan piramida yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Pembangunan piramida ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya.[2] Saat ini hampir disetiap perusahaan atau organisasi melaksanakan manajeman proyek. Mereka yang tergabung dalam proyek diarahkan kepada suatu tujuan perencanaan proyek, tentu saja ini merupakan tugas dari seorang manajer proyek. Tugas dan kegiatan pada setiap proyek jumlahnya cukup banyak, oleh sebab itu setiap kegiatan harus dirinci dan diperhatikan. Artinya setiap aktifitas proyek punya tenggang waktu, dan biasanya satu sama lainnya kadang berurut meskipun terkadang beberapa proyek saling menyilang pada suatu event yang akan dilaksanakan. Proses manajemen proyek secara general dikelompokkan menjadi lima kategori yaitu inisiasi, perencanaan, pemantauan & pengendalian, eksekusi dan penutupan.[1] Pelaksanaan manajemen proyek yang sukses diukur dari pencapaian tujuan proyek. Sebuah proyek dikatakan berhasil apabila proyek tersebut bisa selesai tepat waktu, sesuai antara biaya dan kualitas yang diinginkan. Untuk menentukan keberhasilan proyek, pertama-tama perlu dibuat beberapa kriteria keberhasilan proyek. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan dari suatu proyek. Hasil dari makalah ini adalah informasi mengenai kriteria keberhasilan proyek, faktorfaktor yang menentukan keberhasilan suatu proyek dan upaya untuk membuat suatu proyek berhasil.
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat ditetapkan rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana suatu proyek bisa berhasil? 2. Apa faktor-faktor yang menentukan keberhasilan suatu proyek? 3. Bagaimana upaya untuk membuat suatu proyek berhasil? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui dan mempelajari kriteria keberhasilan proyek, faktor-faktor yang menentukan keberhasilan suatu proyek dan upaya untuk membuat suatu proyek berhasil. 1.4. Batasan Masalah Hal-hal yang menjadi batasan dari makalah ini adalah: 1. Dalam makalah ini hanya fokus membahas tentang keberhasilan suatu proyek dan tidak membahas tentang kegagalan suatu proyek. 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan ini adalah terdiri atas lima bab, masing-masing bab berisi: BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika penulisan. BAB II KAJIAN PUSTAKA Bab ini membahas definisi dan jenis-jenis proyek, manajemen proyek dan siklus proyek.
BAB III PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tentang kriteria keberhasilan proyek dan upaya untuk membuat suatu proyek berhasil. BAB IV FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN PROYEK Bab ini menjelaskan tentang faktor-faktor yang menentukan keberhasilan suatu proyek. BAB V PENUTUP Bab ini menjelaskan kesimpulan tentang hasil penelitian yang dilakukan serta saran-saran yang digunakan sebagai bahan pengembangan ke depan.
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA 2.1. Definisi dan Jenis-Jenis Proyek Proyek adalah suatu kegiatan yang bersifat sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang unik.[1] Sifat proyek yang sementara menunjukkan bahwa proyek memiliki awal dan akhir yang pasti. Akhir proyek tercapai ketika tujuan proyek telah dicapai atau ketika proyek dihentikan karena tujuannya tidak akan atau tidak dapat dipenuhi / ketika kebutuhan untuk proyek tersebut tidak ada lagi. Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Perubahan terhadap salah satu faktor akan mempengaruhi faktor yang lain. Dalam kehidupan sehari-hari, dapat kita lihat berbagai jenis kegiatan proyek. Jenis-jenis kegiatan proyek tersebut secara garis besar terkait dengan pengkajian aspek ekonomi, keuangan, permasalahan lingkungan, desain engineering, marketing, manufaktur, dan lain-lain. Namun, pada kenyataannya, kita tidak dapat membagi-bagi proyek pada satu jenis tertentu saja, kerena pada umumnya kegiatan proyek merupakan kombinasi dari beberapa jenis kegiatan sekaligus. Akan tetapi, jika ditinjau dari aktivitas yang paling dominan yang dilakukan pada sebuah proyek, maka kita dapat mengkategorikan proyek sebagai berikut: [2] 1. Proyek Engineering Kontruksi Aktivitas yang paling dominan yang dilakukan dalam proyek ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan dan konstruksi. 2. Proyek Engineering Manufaktur Aktivitas proyek ini meliputi seluruh kegitan yang bersifat untuk menghasilkan produk baru. 3. Proyek Pelayanan Manajemen Aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang sistem informasi manajemen, merancang program efisiensi dan penghematan, diversifikasi,
penggabungan dan pengambilalihan, memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibah, merancang strategi untuk mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat-obat terlarang dan lain-lain. 4. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu. 5. Proyek Kapital Aktivitas yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material. 2.2. Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek.[1] Manajer proyek adalah orang yang ditugaskan oleh perusahaan/organisasi untuk mencapai tujuan proyek.[1] Peran manajer proyek berbeda dari manajer fungsional atau manajer operasi. Seorang manajer proyek harus dapat berkomunikasi dengan pemilik, pengguna, tim pelaksana, dan lingkungan sekitar. Kemampuan teknis, mampu mengambil suatu keputusan yang tepat, serta dapat memberikan laporan kepada atasan juga harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Proses manajemen proyek dikelompokkan ke dalam lima kategori yang dikenal sebagai Project Management Process Groups:[1] Proses Inisiasi Proses ini dilakukan untuk mendefinisikan sebuah proyek baru atau fase baru dari sebuah proyek yang sudah ada dengan memperoleh ijin untuk memulai proyek atau fase. Proses Perencanaan Proses ini dibutuhkan untuk menetapkan ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk dicapai.
Proses Eksekusi Proses ini dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek. Proses Pemantauan dan Pengendalian Proses ini dibutuhkan untuk track, review, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi daerah-daerah di mana perubahan rencana diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai. Proses Penutupan Proses ini dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua Process Groups untuk secara resmi mengakhiri proyek atau fase. Mengelola sebuah proyek biasanya mencakup, tetapi tidak terbatas pada: Mengidentifikasi kebutuhan Mengatasi berbagai kebutuhan, keprihatinan dan harapan para stakeholder dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek Menyiapkan, memelihara dan mengatur komunikasi antara para stakeholder yang bersifat aktif, efektif dan kolaboratif Mengelola stakeholder dalam memenuhi kebutuhan proyek dan menciptakan hasil akhir proyek Menyeimbangkan batasan proyek yang mencakup, tetapi tidak terbatas pada Scope, Quality, Schedule, Budget, Resources, Risks 2.3. Siklus Proyek Siklus proyek adalah serangkaian fase yang proyek lewati melalui dari inisiasi sampai penutupan. Fase umumnya berurutan, nama dan nomornya ditentukan oleh manajemen dan kebutuhan kontrol dari organisasi atau organisasi yang terlibat dalam proyek, sifat dari proyek itu sendiri, dan area dari aplikasi. Semua proyek dapat dipetakan ke struktur siklus proyek umum seperti pada Figure 2-8. [1]
Sebuah proyek dapat dibagi menjadi sejumlah fase. Sebuah fase proyek adalah kumpulan kegiatan proyek secara logis terkait yang berujung pada penyelesaian satu atau lebih tujuan proyek. Fase dapat menekankan proses dari proses manajemen proyek tertentu, tetapi kemungkinan bahwa sebagian besar atau semua proses akan dieksekusi dalam beberapa bentuk di setiap fase. Tahapan proyek biasanya diselesaikan secara berurutan, tetapi dapat tumpang tindih dalam beberapa situasi proyek. Struktur fase memungkinkan proyek tersegmentasi menjadi bagian-bagian untuk kemudahan manjemen, perencanaan, dan pengendalian. Jumlah fase, kebutuhan untuk fase, dan tingkat kontrol diterapkan tergantung pada ukuran, kompleksitas, dan dampak potensial dari proyek.
BAB 3 PEMBAHASAN 3.1. Kriteria Keberhasilan Proyek Karena proyek bersifat sementara, keberhasilan proyek harus diukur dalam hal menyelesaikan proyek dengan batasan ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya, dan risiko yang disetujui antara manajer proyek dan stakeholder. Untuk memastikan realisasi manfaat untuk proyek yang dilakukan, masa uji (seperti soft launch layanan) bisa menjadi bagian dari total waktu proyek sebelum menyerahkannya ke operasi permanen. Keberhasilan proyek harus dirujuk ke baseline terakhir yang disetujui oleh stakeholder yang berwenang. Manajer proyek bertanggung jawab dan akuntabel untuk menetapkan batas-batas realistis dan dapat dicapai untuk proyek dan untuk menyelesaikan proyek dalam baseline disetujui. Kesuksesan suatu proyek diukur dari ketepatan waktu penyelesaian sebagaimana dijadwalkan, tidak melebihi dana yang dianggarkan, spesifikasi (kualitas) yang disyaratkan terpenuhi, serta memuaskan kebutuhan konsumen. Faktor yang terakhir sering terlupakan, bahwa apabila proyek tersebut tidak dapat memberikan kepuasan kepada konsumen, maka sebenarnya proyek tersebut tidak bisa dikatakan sukses. Bahkan menurut Shenhar, Levy & Dvir (1997), kesuksesan proyek termasuk diukur dari sejauh mana keberhasilannya secara komersial dan kontribusi yang diberikannya terhadap pengembangan pasar atau teknologi baru.[3] 3.2 Upaya untuk Membuat Suatu Proyek Berhasil Upaya-upaya untuk membuat suatu proyek berhasil adalah: Mendefinisikan proyek dengan rinci Pilih proses yang sesuai yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek Gunakan pendekatan yang didefinisikan yang dapat disesuaikan untuk memenuhi persyaratan Membangun dan memelihara komunikasi dan keterlibatan dengan stakeholder yang sesuai
Mematuhi persyaratan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder Melakukan estimasi biaya, waktu dan sumber daya yang tepat Seimbangkan batasan scope, schedule, budget, quality, resources, dan risk untuk menghasilkan produk tertentu, layanan, atau hasil Mengelola resiko proyek sehingga bisa mencegah resiko yang ada
BAB 4 FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN PROYEK 4.1 Faktor-Faktor yang Menentukan Keberhasilan Proyek Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek hampir umum bagi semua perusahaan. Namun prioritas dan pentingnya faktor mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan yang lain berdasarkan budaya mereka, wilayah, struktur organisasi, lingkungan dan bisnis utama yang mereka hadapi. Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan dari suatu proyek adalah : Manajer Proyek Manajer proyek menyelesaikan pekerjaan melalui tim proyek dan stakeholder lainnya. Manajer proyek yang efektif memerlukan keseimbangan keterampilan etika, interpersonal, dan konseptual yang membantu mereka menganalisis situasi dan berinteraksi dengan tepat. Tim Proyek Tim proyek mencakup manajer proyek dan kelompok individu yang bertindak bersama-sama dalam melakukan pekerjaan proyek untuk mencapai tujuannya. Tim proyek mencakup manajer proyek, staf manajemen proyek, dan anggota tim lain yang melaksanakan pekerjaan tapi yang tidak harus terlibat dengan manajemen proyek. Tim ini terdiri dari individu-individu dari kelompok yang berbeda dengan pengetahuan subyek tertentu atau dengan keahlian khusus yang ditetapkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Struktur dan karakteristik dari sebuah tim proyek dapat sangat bervariasi. Stakeholder Stakeholder dapat berdampak positif atau negatif pada tujuan proyek, proyek dapat dirasakan oleh para stakeholder sebagai memiliki hasil yang positif atau negatif. Sebagai contoh, para pemimpin bisnis dari masyarakat
yang akan mendapatkan keuntungan dari proyek perluasan industri akan melihat manfaat ekonomi yang positif bagi masyarakat dalam bentuk pekerjaan tambahan, infrastruktur pendukung, dan pajak. Dalam kasus stakeholder dengan harapan positif untuk proyek tersebut, kepentingan mereka yang terbaik dilayani dengan membuat proyek sukses. Sebaliknya, kepentingan stakeholder terkena dampak negatif, seperti pemilik rumah di dekatnya atau pemilik usaha kecil yang mungkin kehilangan properti, dipaksa untuk pindah, atau menerima perubahan yang tidak diinginkan dalam lingkungan lokal, dilayani dengan menghambat kemajuan proyek. Kepentingan stakeholder yang terkena dampak negatif dapat mengakibatkan kemungkinan peningkatan kegagalan, penundaan, atau konsekuensi negatif lainnya terhadap proyek. Tata Kelola Organisasi Keberhasilan proyek dapat dinilai berdasarkan seberapa baik produk atau jasa yang dihasilkan mendukung tata kelola organisasi, penting bagi manajer proyek untuk memiliki pengetahuan tentang kebijakan dan prosedur tata kelola organisasi/perusahaan yang berkaitan dengan subyek produk atau jasa (misalnya, jika suatu organisasi telah mengadopsi kebijakan yang mendukung praktik keberlanjutan dan proyek meliputi pembangunan gedung kantor baru, manajer proyek harus menyadari persyaratan keberlanjutan yang berhubungan dengan konstruksi bangunan.) Pengguna Walaupun proyek sudah diselesaikan dengan tepat waktu dan tepat biaya, suatu proyek masih dapat gagal memenuhi harapan penggunanya. Proyek itu sendiri
BAB 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil pembahasan yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. Suatu proyek bisa dikatakan berhasil jika ketepatan waktu penyelesaian sesuai dengan yang dijadwalkan, tidak melebihi dana yang dianggarkan, spesifikasi (kualitas) yang disyaratkan terpenuhi, serta memuaskan kebutuhan konsumen. 2. Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan suatu proyek adalah manajer proyek, tim proyek, stakeholder, tata kelola organisai, pengguna dan proyek itu sendiri. 3. Upaya untuk membuat suatu proyek berhasil bisa dilihat lebih jelas pada BAB 3. 5.2 Saran Saran untuk pengembangan makah ini adalah: 1. Hubungan antar faktor-faktor yang menentukan keberhasilan suatu proyek.
DAFTAR PUSTAKA [1] Project Management Institute. 2013. A guide to the Project Management Body of Knlowledge (PMBOK Guide). Fifth Edition. Newtown Square: Project Management Institute [2] http://id.wikipedia.org/wiki/manajemen_proyek [3] http://usbi.ac.id/node/339