BAB I PENDAHULUAN. setiap pelaku bisnis di berbagai sektor industri. Era globalisasi memungkinkan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Persaingan era globalisasi menjadi sesuatu yang tidak dapat dihindari oleh setiap pelaku bisnis di berbagai sektor industri. Era globalisasi memungkinkan suatu proses interaksi antar individu, kelompok, dan negara untuk saling ketergantungan, terkait, dan mempengaruhi satu dan yang lainya. Persaingan yang terjadi di berbagai sektor secara langsung maupun tidak langsung dapat meningkatkan pendapatan, membuka kesempatan kerja, meningkatkan penghasilan devisa, transfer modal, dan teknologi sehingga memberikan manfaat bagi ekonomi negara dan masyarakat secara keseluruhan. Persaingan yang tinggi juga dirasakan di sektor energi, yang menjadikan pertumbuhan pembangunan infrastruktur pengelolaan sumber daya energi semakin tinggi. Energi merupakan salah satu variabel penting dalam menggerakan perekonomian. Saat ini sumber energi semakin menipis namun kebutuhan semakin meningkat. Tanpa energi, produsen tidak dapat melakukan kegiatan proses produksi untuk menghasilkan suatu hasil keluaran. Diperlukan kerjasama berbagai pihak untuk mengeksplorasi, mengolah, serta mendistribusikan energi dengan baik. Dalam industri energi terdapat banyak pemain, banyak perusahaanperusahan yang berusaha menguasai resource yang terbatas. Salah satu bagian terpenting dari industri energi adalah perusahaan penyedia jasa berupa desain (engineering), pengadaan (procurement), konstruksi (construction) atau yang sering disebut dengan perusahaan EPC. Ketatnya persaingan yang terjadi diantara 1

2 perusahaan-perusahan EPC menyebabkan setiap perusahaan dituntut untuk memiliki keunggulan bersaing agar mampu bertahan di dalam industri. Salah satu perusahaan penyedia jasa EPC adalah PT. Tripatra, perusahaan yang memiliki reputasi di sektor energi yang telah beroperasi di Indonesia lebih dari 40 tahun. Ketatnya persaingan yang terjadi menuntut kepiawaian manajemen PT. Tripatra untuk menghasilkan produk terbaik yakni jasa penyelesaian proyek yang berkualitas dan tepat waktu agar dapat memenangkan persaingan dan menjadi unggul diantara perusahaan lainnya. Tripatra memiliki catatan perjalanan beberapa proyek besar dalam memberikan solusi engineering kebutuhan infrastruktur sektor energi. Salah satu proyek besar yang telah diselesaikan Tripatra adalah South Sumatera NGL Project (SSNP). SSNP merupakan proyek konstruksi natural gas liquefaction (NGL) yang berlokasi di Prabumulih Barat, Sumatra Selatan. Proyek yang memiliki durasi 26 bulan ini, terdiri dari pengolahan bahan baku gas sebesar 250 MMSCFD atau BTU/SCF dengan memproduksi propana 150 ton per hari, kondensat barel per hari dan elpiji 546 ton per hari (SSNP Project Overview, 2010). Menurut Project Management Institute dalam A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), proyek didefinisikan sebagai segala usaha yang bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan suatu produk, jasa, atau hasil yang unik (PMBOK, 2008). Sedangkan Menurut Anthony dan Govindarajan (2007: 729), proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir tertentu yang memiliki arti yang cukup penting bagi kepentingan pihak manajemen. 2

3 Dari definisi proyek tersebut dapat dikatakan proyek merupakan suatu usaha kompleks yang terdiri dari suatu rangkaian kegiatan yang sifatnya hanya dilakukan satu kali, tidak rutin, memiliki siklus, dibatasi oleh waktu, anggaran, resource dan mutu spesifikasi yang telah ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan permintaan. Dengan adanya keterbatasan yang melekat pada proyek, maka dibutuhkan sebuah manajemen proyek agar dapat membantu mengatur pelaksanaan proyek. Project Management Institute (2008) mendefinisikan manajemen proyek sebagai penerapan dari pengetahuan, kemampuan, alat bantu serta teknik kreativitas proyek agar dapat memenuhi apa yang dibutuhkan dan diharapkan oleh pihak-pihak terkait (stakeholders) dari proyek. Menurut Sentosa, manajemen proyek merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan dalam waktu tertentu, dengan sumber daya tertentu (2003: 3). Pada proyek konstruksi SSNP terdapat suatu rangkaian proses kegiatan yang berfungsi untuk mengelola berbagai sumber daya yang menghasilkan sebuah plant yang telah direncanakan sesuai spesifikasi dan detail permintaan klien pada jangka waktu yang telah ditentukan. Di dalamnya, proyek SSNP melibatkan banyak orang yang bekerja dan memerlukan banyak sumber daya baik material maupun lainnya. Dengan kompleknya proyek SSNP dan banyaknya hambatan dan keterbatasan yang dimiliki dan melekat pada proyek maka dalam pelaksanaanya proyek SSNP seharusnya telah diterapkan sebuah manajemen proyek atau 3

4 manajemen pengendalian proyek yang dapat memonitor jalannya proyek dan prosedur yang dapat dijadikan acuan dalam pelaksanaan proyek. Proyek yang menyangkut investasi besar memerlukan pengendalian manajemen proyek, karena pada proyek yang bernilai tinggi memiliki risiko sangat besar yakni ketidaksesuaian situasi yang dialami proyek terhadap rencana dan tujuan yang diharapkan. Proyek SSNP menelan investasi yang besar berkisar US$ 192 juta dengan tingkat pengembalian investasi sebesar 17%. Dengan manajemen pengendalian proyek yang efektif memungkinkan tim proyek (bukan hanya manajer proyek) mengorganisasi pekerjaan untuk menggunakan alat (tools) secara efisien dan teknik untuk mengelola batasan-batasan (constraints) proyek agar mencapai tujuan akhir dan hasil sesuai dengan kriteria, waktu dan besarnya biaya yang telah direncanakan. Dalam kenyataannya, ditemukan berbagai masalah yang terdapat pada proyek SSNP yang menghambat jalannya proyek. Menurut Anthony dan Govindarajan (2007: 731), dikatakan bahwa proyek hanya sekali dan sangat kompleks yang melibatkan banyak sumber daya, membutuhkan sebuah sistem pengendalian manajemen formal. Manajemen pengendalian proyek berfokus pada proyek itu sendiri untuk memproduksi sesuatu dengan kendala waktu dan biaya yang terbatas. Salah satu proses pengendalian manajemen proyek menurut Anthony dan Govindarajan (2007) adalah proses akhir berupa evaluasi proyek. Salah satu bagian dari evaluasi yang disebutkan adalah evaluasi kinerja dari proses pengelolaan proyek. 4

5 Oleh karenanya dirasa perlu untuk dilakukan evaluasi penerapan sistem pengendalian manajemen proyek SSNP, PT. Tripatra. Evaluasi melibatkan beberapa standar, kriteria, pengukuran keberhasilan sebagai acuan, dan tujuan yang dijelaskan dalam nilai suatu obyek. Acuan yang digunakan sebagai standar dan kriteria dalam dalam penelitian ini adalah standar kerangka kerja manajemen proyek yang diakui secara internasional, yakni Project Management Body of Knowledge (PMBOK) yang dikeluarkan oleh Project Management Institute (PMI) Amerika Rumusan Masalah PT Tripatra memiliki berbagai proyek besar dan kompleks. Suatu proyek dalam pengelolaannya mempunyai keterbatasan dalam ruang lingkup (scope), waktu (time), biaya (cost), dan kualitas (quality). Dengan adanya berbagai keterbatasan tersebut, sering kali ditemui berbagai masalah dalam proyek. Melalui studi pendahuluan yang telah dilakukan penulis berupa pengamatan, diskusi, dan wawancara, diperoleh informasi bahwa permasalahan penting yang ditemui pada proyek SSNP adalah ketidaksesuaian rencana yang diharapkan dan ditetapkan terhadap situasi dan kenyataan yang dialami pada saat proyek berlangsung. Permasalahan ini jika ditinjau dari pengendalian manajemen proyek menurut Anthony dan Govindarajan (2007) yakni manajemen lingkungan pengendalian proyek (struktur organisasi) dan proses pengedalian dapat dijabarkan sebagai berikut: 5

6 1. Permasalahan lingkungan pengendalian (organisasi proyek) Lingkungan pengendalian memegang peranan penting di suatu proyek. Pada proyek SSNP, salah satu permasalahan terjadi dikarenakan pengaruh lingkungan. Dalam rangkaian proses kegiatan proyek SSNP melibatkan banyak pihak, baik pihak-pihak yang terkait secara langsung maupun tidak langsung. Dengan terlibatnya banyak pihak dalam proyek menyebabkan potensi terjadi konflik kepentingan. Di lingkungan internal, permasalahan terjadi berkaitan dengan organisasi proyek SSNP dan tim yang tergabung yakni terkait masing-masing kepentingan fungsionalnya. 2. Permasalahan perencanaan ruang lingkup Proses pengendalian menurut Anthony dan Govindarajan (2007) terdiri dari perencanaan dan pelaksanaan pengawasan, dan pengendalian proyek. Konsep pengendalian manajemen proyek adalah integrasi antara ruang lingkup pekerjaan, jadwal, dan kemajuan pada setiap proses. Permasalahan lainnya pada proyek SSNP adalah ketidaksesuaian rencana berkaitan dengan banyaknya terjadi berbagai perubahan ruang lingkup dalam proyek. Perubahan cenderung berubah drastis, tidak terduga, dan tidak diperkirakan sehingga mengubah rencana kerja tahap berikutnya. 3. Lemahnya pengendalian ruang lingkup Dari pengaruh eksternal, PT. Tripatra menghadapi perubahan-perubahan yang diajukan klien. Perubahan-perubahan tersebut dikarenakan lemahnya pengendalian berupa ketetapan dan komitmen ruang lingkup. Hal ini menjadi faktor permasalahan krusial yang ditemui dalam pelaksanaan 6

7 proyek yang mempengaruhi berbagai keputusan yang menyebabkan beberapa dampak perubahan terhadap berbagai rencana kerja proyek. 4. Keterlambatan penjadwalan Dampak yang paling berpengaruh terhadap perubahan ruang lingkup adalah ketidaksesuian perencanaan waktu atau penjadwalan proyek yakni keterlambatan jadwal proyek baik dari engineering, procurement, dan construction. Keterlambatan engineering juga disebabkan kelemahan sumber daya yakni kurang optimalnya tim yang terlibat. Untuk keterlambatan procurement, juga disebabkan karena rumit dan panjangnya proses dan prosedur internal. Keterlambatan jadwal ini sudah pasti mempengaruhi kemajuan kerja bulanan yang telah ditetapkan. Dengan beberapa masalah dan kendala tersebut, kebutuhan penerapan manajemen pengendalian proyek secara efektif tidak dapat dipandang ringan. Dengan rumusan masalah tersebut, penulis tertarik melakukan eksplorasi yang lebih mendalam dengan melakukan penelitian yang berjudul Evaluasi Penerapan Pengendalian Manajemen Proyek pada Proyek SSNP PT. Tripatra 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi penerapan pengendalian manajemen proyek pada proyek SSNP oleh PT. Tripatra, sejauh mana seluruh kegiatan aktifitas pekerjaan proyek telah dikelola pada seluruh proses dengan mengkoordinasikan seluruh kegiatan proyek mulai perencanaan, pelaksanaan, hingga penyelesaian proyek. Penelitian ini juga bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian proyek, agar dapat merekomendasikan langkah-langkah 7

8 yang harus dilakukan dalam menjalankan proyek selanjutnya sebagai solusi alternatif pelaksanaan pengendalian manajemen proyek untuk masa datang Manfaat Penelitian 1. Bagi PT. Tripatra Penelitian dapat menjadi sarana untuk evaluasi dan memberikan masukan atas pelaksanaan manajemen pengendalian proyek, apakah pengelolaan proyek telah efektif dan efisien. Selain itu dapat memberikan konsep yang baik sesuai acuan PMBOK tentang pelaksanaan manajemen dan pengedalian proyek konstruksi sehingga membantu perusahaan merencanakan proyek selanjutnya. Diharapkan perusahaan dapat mempraktikkan manajemen pengendalian yang efektif agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanannya. 2. Bagi ilmu pengetahuan dan akademis Hasil penelitian merupakan pengembangan literatur yang ada, kemudian dihubungkan dengan kenyataan di lapangan. Penerapan teori-teori manajemen pengendalian proyek dikaitkan dengan realisasi di lapangan sehingga dapat dilihat kendala penerapan teori dan solusi dilapangan untuk ditarik kesimpulan baru yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Aplikasi teori di lapangan merupakan suatu pengalaman yang sangat bermanfaat karena dapat ditemukan praktek terbaik dalam pengelolaan proyek. Praktek terbaik yang dijumpai dapat memberikan sumbangan pada pemahaman teori pengendalian manajemen bahkan dapat memperbaiki teori yang ada. Selain itu memberikan sumbangan penelitian terkait dengan implementasi manajemen proyek pada pelaksanaan proyek konstruksi 8

9 sekaligus memperkaya koleksi penelitian khususnya bidang amatan kerja perusahaan EPC. 3. Bagi mahasiswa Diharapkan penelitian ini dapat memahami aplikasi teori pengendalian manajemen suatu proyek sehingga menambah pengetahuan dalam mengelola suatu proyek. Selain itu dapat menambah wawasan dan mempertajam kemampuan untuk menganalisa bagi peneliti sehingga dapat menjadi bekal untuk terjun dalam dunia kerja nantinya jika melaksanakan proyek konstruksi, memberikan petunjuk praktis pelaksanaan manajemen proyek Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian dibuat agar penelitian terhadap proyek SSNP ini lebih terfokus dan tidak keluar dari masalah dan tujuan penelitian yakni evaluasi proses pengelolaan proyek berupa tahapan pengendalian manjemen proyek SSNP, dari perencanaan hingga pelaksanaannya proyek berdasarkan konsep pengendalian proyek, bagaimana pembuatan rencana proyek dan pengendalian pelaksanaan apakah telah sesuai rencana. Berkaitan disiplin ilmu manajemen proyek yang disebutkan pada PMBOK, pada penelitian ini berfokus hanya pada scope dan time management, karena pada dasarnya konsep pengendalian manajemen proyek adalah integrasi antara ruang lingkup pekerjaan, jadwal dan kemajuan berdasarkan waktu dan anggaran. Dikarenakan keterbatasan ijin pengambilan data dari perusahaan, anggaran atau biaya tidak dilakukan evaluasi, sehingga pada penelitian ini difokuskan pada pengendalian ruang lingkup dan waktu atau jadwal proyek. 9