PENERAPAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE DALAM MENINGKATKAN STRATEGI, BISNIS DAN TEKNOLOGI PADA PT.GETRACO UTAMA Dimas Soeratno JL. Tanjung Duren Selatan GG.1 No.26 Jakarta Barat 11460 DKI Jakarta, Indonesia dims_s@hotmail.com Fuad Perdana Putra JL. H. Sijan 054 Jakarta Selatan 12440, DKI Jakarta, Indonesia syngates_vengeance@yahoo.com Muhammad Ali Imran JL. Serdang Baru 3 No.368 Jakarta Pusat 10670 DKI Jakarta, Indonesia muhammadaliimran1706@gmail.com Taufik Hidayat (Dosen Pembimbing)
ABSTRACT The objective of this research is to create a strategic system planning and information technology to achieving effectiveness, efficiency and to optimize the use of technology in order to support the company s future business. The research method is using literature, interview and observation data search through the internet connections. All the data received from the company, later on we will analyze it to find the problem. After discovering the problem occurs, then we formulate the right solution. These results from it self is the application portfolio for company s future in the form of EA. Keywords : Strategic Planning and Information Technology Systems, Effectiveness, Efficiency, Optimization, EA ABSTRAK Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk membuat perencanaan strategi system dan teknologi informasi dalam mewujudkan efektivitas dan efisiensi serta mengoptimalisasikan penggunaan teknologi dalam rangka menunjang proses bisnis perusahaan kedepannya. Adapun metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara dan observasi pencarian data melalui internet.data-data yang kami terima, nantinya kami analisa untuk menemukan permasalahan yang terjadi.setelah menemukan permasalahan yang terjadi, barulah kami merumuskan solusi yang tepat.hasil tersebut berupa portfolio aplikasi untuk masa kedepannya yaitu berupa EA. Kata Kunci: Perencanaan Strategi Sistem danteknologi Informasi, Efektivitas, Efisiensi, Optimalisasi, EA
PENDAHULUAN Pengelolaan atau manajemen properti telah menjadi kebutuhan mutlak di Indonesia. Hal ini disebabkan maikin bertumbuhnya gedung perkantoran, gedung industry dan bangunan lainnya. Sehingga sangat dibutuhkan system informasi untuk membantu pengelolaan gedung dan stafnya dalam mengelola system penyewaan ruang dan pengelola gedung. Sistem ini dirancang secara khusus untuk mengolah data-data para pemakai gedung, serta peralatan yang digunakan. Untuk gedung yang disewakan maka system ini telah mengatur data penyewa serta pembayaran, sehingga memudahkan manajemen dalam memantau penyewaan gedung dalam jangka waktu tahunan. Monitoring yang dilakukan pada system ini, terangkum dalam sebuah laporan yang dikeluarkan pada jangka waktu tertentu sehingga segala proses analisa dapat dilakukan dengan baik dan teroganisir. Sistem yang dirancang harus memenuhi criteria teknologi yang semakin berkembang. Pelanggan atau calon pelanggan dari suatu perusahaan tidak perlu lagi membuang waktu dalam pengurusan untuk menyewa gedung yang dikarenakan proses yang terlalu berbelit dalam perusahaan tersebut. Dan tidak menunggu lama dalam proses menangani keluhan-keluhan pada Building Management yang selama ini terhitung lambat dalam mengatasi setiap masalah yang ada. Dilihat dari betapa pentingnya sistem informasi pada pengelolaan gedung bagi PT. Getraco Utama dan bagaimana sistem informasi pada perusahaan masih menggunakan sistem manual. Maka diperlukannya sebuah sistem dan teknologi informasi yang bertujuan untuk menjadi perusahaan pengelolaan gedung yang professional. Sejarah berdirinya PT. Getraco Utama pada tanggal 30 April 1973 berdasarkan Akta No.80 dari notaries Bebasa Daeng Lalo di Jakarta. Akta ini disetujui oleh Menteri Kehakiman melalui Surat Keputusan no. Y.A.5/143/2 tanggal 24 September 1975 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesua no.37 pada tanggal 9 Mei 2000. Sesuai dengan anggaran dasar, PT. Getraco Utama berwenang untuk bergerak di bidang perdagangan dan industry konstruksi. PT. Getraco Utama mulai beroperasi sebagai supplier dari berbagai bahan dan bagian untuk pertamina sebelum bercabang keluar sector real estate. Itu telah menorehkan catatan yang pasti sebagai pengembang dengan proyek-proyek mulai dari bangunan komersial dan government ke pusat-pusat perbelanjaan dan hotel.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan pada penelitian ini yaitu : 1. Studi Pustaka Mengumpulkan referensi dari penelitian-penelitian sebelumnya dan mempelajari teori-teori yang relevan dengan penelitian ini. Berdasarkan teori-teori dan referensi tersebut maka kami menggunakannya sebagai dasar dalam penulisan skripsi untuk memperoleh teori-teori yang mendukung penulisan skripsi ini. 2. Metode Pengumpulan Data Teknik yang dilakukan yaitu : a) Wawancara Teknik wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang terlibat untuk memperoleh informasi strategis mengenai PT. Getraco Utama. b) Observasi Teknik observasi dilakukan dengan mengamati situasi dan kondisi secara langsung pada PT. Getraco Utama. Teknik ini dilakukan agar dapat mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan informasi yang diperlukan serta SI/TI yang sedang dipakai oleh perusahaan. c) Pencarian informasi melalui media internet Mencari perkembangan dunia bisnis dan SI/TI yang digunakan dalam melengkapi penulisan skripsi. 3. Metode Analisis Metode analisis dan perancangan yang di gunakan dalam penulisan laporan skripsi ini adalah sebagai berikut : Analisis Enterprise Architecture dalam buku An Introduction to Enterprise Architecture menurut Scott A. Bernard, 2005.
HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan SI/TI di dalam perusahaan, di dapatkan bahwa sistem informasi yang telah ada di dalam perusahaan harus mampu untuk dikembangkan dengan lebih baik agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan lebih maksimal serta penambahan aplikasi yang mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan. Perkembangan aplikasi diharapkan agar lebih user friendly dan real time sehingga dapat memberikan dampak yang baik dalam penggunaannya untuk meningkatkan kinerja operasional ditiap divisi dalam perusahaan. Berikut adalah aplikasi yang dapat menunjang kinerja perusahaan agar lebih maksimal : Integrated Transaction Process System Mengintegrasikan seluruh sistem yang ada didalam proses bisnis penyewaan gedung. Sistem ini dibutuhkan dalam setiap bagian yang terlibat dalam proses bisnis penyewaan gedung sehingga kinerja bisnis dapat ditingkatkan. Web-Site Web-site ini digunakan dalam perusahaan untuk mengenalkan dan memasarkan produk. Sehingga dapat disimpulkan bahwa proses peningkatan strategi SI/TI perusahaan harus memaksimalkan pemanfaatan aplikasi yang telah ada secara lebih maksimal dan penambahan aplikasi yang menunjang kinerja perusahaan, dan untuk usulan Strategi SI/TI penulis mengusulkan beberapa usulan yang mencakup : 1. Update Stategic Goal and Initiative 2. Improved Product and Service 3. Enchaced Data and Information Flow 4. Integrated Data and Information 5. Optimized Networks and Insfratructure 6. Security 7. Standards 8. Workface Pengukuran Kinerja Penyewaan Gedung Pengukuran kinerja merupakan suatu hal penting bagi sebuah unit bisnis. Ini dikarenakan pengukuran kinerja dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu Perusahaan. Selama ini pengukuran kinerja yang sering digunakan hanya mengukur kinerja keuangan, tidak dapat mengambarkan kinerja proses bisnis secara keseluruan. Pengukuran kinerja keuangan hanya menilai kinerja untuk jangka pendek dan tidak memperhitungkan harta-harta tak nampak yang dimiliki PT. Getraco Utama. Dengan adanya kekurangan tersebut, maka diciptakan suatu metode pengukuran kinerja yang mempertimbangkan aspek keuangan dan non-keuangan.
Pengukuran Kinerja dalam proses bisnis penyewaan gedung dapat dirumuskan di dalam tabel sebagai berikut: Tabel Pengukuran Kinerja Penyewaan Gedung PT. Getraco Utama Perspektif Tujuan Strategi Ukuran Srategi(KPI) Bobot Target Actual Score Inisiatif/ program/kebijakan Keuangan Meningkatkan efisiensi laporan penjualan Efisiensi laporan penjualan 30% 100% Memaksimalkan proses bisnis Bisnis Internal Inovasi dan pertumbuh an Mengintregasi proses bisnis Meminimalisir kesalahan Memaksimalka n penggunaan SI/TI Meningkatkan Kinerja SI/TI Kecepatan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pendataan Proses bisnis berjalan dengan lancar Kuantitas teknologi Kualitas Teknologi 30% 10% 15% 15% Total 100% 100% 90% 100% 100% Menggunakan SI/TI dengan maksimal Mempercepat proses transaksi Menambah penggunaan SI/TI pada perusahaan Merubah Kinerja SI/TI menjadi lebih baik Penjelasan Pengukuran Kinerja pada PT. Getraco Utama : Perspektif Keuangan Keuangan merupakan bagian penting bagi perusahaan dimana perusahaan dapat melihat apakah perusahaan tersebut makin maju atau tidak. PT.Getraco Utama memiliki financial objective yaitu, meningkatkan efisiensi pembelian barang, sehingga barang yang dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
Perspektif Proses Bisnis Internal Proses bisnis internal menjadi kunci bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Proses bisnis internal perusahaan dapat ditingkatkan dengan cara mengintegrasikan seluruh sistem di tiap divisi yang terlibat didalam proses bisnis penyewaan gedung, sehingga kesalahan dapat diminimalisir. Perspektif Learning and Growth Proses pembelajaran dan pertumbuhan di dalam perusahaan juga sanggat penting untuk di perhatikan. Perusahaan harus dapat mengikuti teknologi yang sedang berkembang. Salah satu cara nya dengan memaksimalkan dukungan SI/TI di dalam perusahaan dan meningkatkan kinerja SI/TI menjadi lebih baik. Rekomendasi Jadwal Pelaksanaan EA Program Berikut ini merupakan tabel rencana implementasi strategi bisnis SI, strategi management SI/TI, dan strategi TI yang kami usulkan dalam kurun waktu 3 tahun: No Strategi Tahun Pertama Tahun Kedua Tahun Ketiga 1 Menjaga hubungan baik dengan customer 2 Menganalisa dan mengikuti perkembangan Building Management dan terus menyesuaikan kebutuhan customer 3 Dilakukan pelatihan terharap karyawan Memaksimalkan penggunaan website dengan menambah fitur yang mempermudah customer Memperbaiki system yang kurang bagus - Mengembangkan sistem
4 Menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan sejenis 5 Penggunaan database - - SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis perancangan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Getraco Utama, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. PT. Getraco Utama perlu memiliki sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh infrastuktur yang baik. Sehingga dengan adanya aplikasi tersebut dapat mencapai strategi dan tujuan perusahaan. Saran Agar sistem dapat mencapai kinerja yang lebih baik dan teknologi dapat dimanfaatkan dengan maksimal, maka ada beberapa saran antara lain : 1. Menggunakan Sistem Keamanan yang optimal (Anti-Virus dan Firewall) agar dapat menghindari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Memberikan standar kualifikasi personal SI/TI yang berkualitas dan bertanggung jawab sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
REFERENSI Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Archtecture 2nd Edition. International Edition, Bloomington, IN, USA. Robson, Wendy. (1997). Strategic management and information systems : an integrated approach. 2nd edition. Financial Times. Hunger & Wheelen (2004), Strategic Management and Business Policy. New Jersey : Pearson Prentice Hall. O'brien, James A. (2005). Introduction to Information Sistem. (12th) edition. Mcgraw hill, Higher Education, New York. McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. Terjemahan Hendra Teguh PT. Prenhallindo, Jakarta. McLeod, Raymond Jr. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 8. Indeks, Jakarta. O Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management Information Systems. 7 th edition. McGraw Hill. New York. Ward, John, Peppard, Joe. (2002). Strategic Planing for Information Sistem. Third Edition. John Wiley & Sons, Buffin Lane, Chichester. Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Porter, M, E (1998). Competitive Strategy. The Free Press A Division of Macmillan, Inc, New York. Porter, Michael E. (1993). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. 2 nd edition. Gelora Aksara Pratama, Jakarta. Marakas, George M. & O Brien, James A. (2008). Management Information Systems, 8 th Edition. New York : McGraw-Hill Companies, Inc. Kumar, Anil & Palvia, Prashant (2001). "Key data management issues in a global executive information system", Industrial Management & Data Systems, Vol. 101 Iss: 4
RIWAYAT PENULIS Dimas Soeratno lahir di kota Padang pada tanggal 22 Desember 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013. Fuad Perdana Putra lahir di kota Jakarta pada tanggal 20 Juli 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013. Muhammad Ali Imran lahir di kota Jakarta pada tanggal 17 Juni 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.