BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Organisasi Quality Management Center (QMC) merupakan salah satu organisasi internal yang berada di Universitas Bina Nusantara yang memiliki tanggung jawab untuk menjaga, memperbaiki, dan memelihara kualitas Universitas Bina Nusantara. QMC memiliki kantor pusat di Jl. K.H. Syahdan No.9, Palmerah, Jakarta Barat. Lokasi tepatnya di Kampus Syahdan lantai 1 dekat ruang akademis. QMC menangani berbagai jenis survei termasuk diantaranya kuesioner IKAD yang diangkat sebagai topik skripsi ini. 3.1.1 Sejarah Quality Management Center BINUS BINUS memperoleh sertifikasi ISO 9001 pada tahun 1997 dan sejak saat itu, BINUS memiliki organisasi khusus untuk memonitor jaminan kualitas (Quality Assurance atau QA). Organisasi itu disebut BKM. Sistem QA yang dipakai BINUS telah memicu adanya aplikasi pendukung terkait sistem manajemen seperti penggunaan kartu catatan angka keseimbangan (balance scorecard) sebagai alat indikasi performa bagi institusi, implementasi audit internal, dan evaluasi program studi. Pada bulan Oktober tahun 2005, BKM melakukan perubahan nama menjadi CfQ (Center for Quality Assurance) dimana fungsinya diperluas, pemangku kepentingan dapat menggunakannya sebagai pusat manajemen pengetahuan dan sebagai unit pendukung disaat QA dibutuhkan. Setiap program studi yang ada di BINUS menggunakan CfQ bagi 27
28 komunitas BINUS (mahasiswa / alumni, dosen, ketua program studi) untuk memperkaya pengetahuan dalam konteks jaminan kualitas (QA). Untuk pengembangan ke depan, CfQ tidak hanya digunakan oleh institusi dan komunitas BINUS saja, tetapi juga bagi institusi pendidikan tinggi lainnya. CfQ dapat menyediakan informasi pengembangan sistem manajemen kualitas bagi institut pendidikan tinggi. Pada bulan September tahun 2007, CfQ melakukan perubahan nama menjadi QMC (Quality Management Center) karena adanya perubahan struktur organisasi dan identitas korporasi serta visi dan misi yang baru di BINUS yaitu BINUS 20/20 A world-class Knowledge Institution. Dengan adanya nama dan visi yang baru, QMC akan menjadi unit organisasi yang mengatur seluruh masalah kualitas di BINUS. Pihak-pihak yang terkait dalam Quality Management Center (QMC) BINUS antara lain : Institusi BINUS : pusat pengembangan Quality Assurance bagi industri, terutama institusi pendidikan; menyediakan pelatihan, workshop dan seminar, jurnal dan forum diskusi. Mahasiswa / alumni : berpartisipasi dalam seminar, berbagi pengetahuan dan pengalaman, ikut serta dalam pelatihan dan workshop, dapat menjadi anggota, dan dapat diikut sertakan jika mereka berniat untuk mengimplementasikan sistem Quality Assurance pada organisasi mereka.
29 Dosen dan karyawan : berpartisipasi dalam penelitian dan proyek pengawasan mutu untuk mencari model Quality Assurance yang sesuai untuk HEI (institut pendidikan tinggi). Konsultan kualitas / industri : berbagi pengetahuan dan pengalaman, menjadi pembicara atau pembawa acara dalam seminar atau diskusi kelompok. Pemerintahan : berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam Quality Assurance untuk institut pendidikan tinggi, menjadi pembicara atau pembawa acara dalam seminar atau diskusi kelompok. HEI (Higher Education Institutions) : berbagi pengalaman dan pengetahuan Quality Assurance dalam HEI, menjadi pembicara atau pembawa acara dalam seminar atau diskusi kelompok, berpartisipasi dalam seminar, pelatihan dan workshop, serta partisipasi dalam penelitian. 3.1.2 Visi dan Misi Visi Quality Management Center BINUS yaitu untuk memprakarsai atau memimpin jaringan BINUSIAN dalam mengembangkan teori dan penerapan dalam taksiran, peningkatan dan pemeliharaan kualitas dan spesifikasi bagi institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Misi Quality Management Center BINUS yaitu : Menjadi penyokong penerapan universal yang baik di bidang QA.
30 Menjadi fasilitator bagi jaminan kualitas dan kompetensi pendidikan tinggi di Indonesia, memperhatikan isu-isu kualitas dan kelayakan di bidang akademik nasional dan gerakan profesional. Memfasilitasi penelitian dalam penerapan manajemen kualitas di bidang pendidikan tinggi dan bisnis lainnya serta keefektifannya. Memfasilitasi perbandingan studi dari kualitas nasional dan mekanisme jaminan kompetensi untuk meningkatkan usaha di Indonesia dan mempromosikannya diantara sistem nasional. 3.1.3 Sasaran Quality Management Center BINUS Selain visi dan misi yang telah disebutkan si atas, QMC juga memiliki berbagai sasaran atau tujuan. Sasaran-sasaran yang ingin dicapai QMC Universitas Bina Nusantara antara lain : dapat menyediakan nasehat dan keahlian untuk membantu pengembangan agen-agen Quality Assurance yang baru, dapat memantau isu-isu kualitas dalam hal pergerakan transisional pendidikan tinggi, mempromosikan penerapan yang baik dalam pemeliharaan dan peningkatan kualitas dalam kepemilikan bisnis yang dipimpin oleh Binusian, serta merancang sendiri bagan akreditasi untuk Universitas Bina Nusantara. Sasaran akan tercapai dengan mengadakan aktivitas yang melibatkan berbagai pihak di BINUS sehingga dapat meningkatkan kompetensi mereka. Harapan ke depannya, Quality Management Center Universitas Bina Nusantara dapat menyediakan layanan bagi institut pendidikan tinggi lainnya. Untuk
31 mencapai sasaran-sasaran tersebut, QMC melakukan beberapa strategi antara lain : mengembangkan QMC yang dapat menjadi fasilitator bagi komunitas Quality Assurance institut pendidikan tinggi lainnya dan mengembangkan BINUS sebagai contoh praktisi pengimplementasian Quality Assurance yang baik di Indonesia. 3.1.4 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Quality Management Center Universitas Bina Nusantara memiliki beberapa karyawan yang memiliki tugas masing-masing untuk memastikan kelancaran setiap aktivitas. Berikut ini penggambaran struktur organisasi yang diterapkan saat ini : Gambar 3.1 Struktur Organisasi QMC UBINUS
32 Quality Management Center Manager merupakan jabatan tertinggi yang ada di QMC Universitas Bina Nusantara. Quality Management Center Manager memiliki tugas antara lain memastikan dan memelihara sistem jaminan kualitas di Universitas Bina Nusantara, memastikan sistem manajemen bidang akademik maupun non akademik diatur dengan baik, memastikan adanya peningkatan, perbaikan, dan tindakan pencegahan untuk proses yang tidak sesuai, serta memastikan proses pengukuran beberapa survei dalam kolaborasi dengan bagian-bagian terkait orang tua mahasiswa, industri, karyawan, kepuasan pengguna internal, dan kepuasan akademik. Quality System and Control Section Head memiliki tugas antara lain memastikan pembuatan dan pengembangan dokumentasi sistem kualitas berjalan dengan baik serta memastikan bahwa masukan atau komplain dari pemegang kepentingan telah ditangani sebagaimana mestinya. Quality System and Control Section Head memimpin dua jabatan lainnya yaitu System and Procedure Officer serta Quality Control Officer. System and Procedur Officer memiliki tugas yaitu melakukan dokumentasi mutu, prosedur, formulir, dan instruksi kerja. Sedangkan Quality Control Officer memiliki tugas yaitu audit mutu internal serta menangani komplain. Quality Measurement and Analysis Section Head memiliki tugas antara lain memastikan pengukuran dan analisis proses survei di berbagai unit (orang tua mahasiswa, industri, karyawan, kepuasan pengguna internal, dan kepuasan akademik), memastikan pengumpulan data akurat, serta memastikan ketersediaan data sebagai sumber untuk meningkatkan kualitas di Universitas Bina Nusantara. Quality Measurement and Analysis Section Head memimpin
33 tiga jabatan lainnya yaitu Quality Measurement and Analysis Officer, Data Monitoring Officer, serta Quality Measurement Officer. Quality Measurement and Analysis Officer memiliki tugas yaitu menganalisis data yang terkumpul untuk berbagai survei termasuk kuesioner IKAD. Data Monitoring Officer memiliki tugas yaitu melakukan survei IKAD untuk mengetahui kualitas dosen. Quality Measurement Officer memiliki tugas yaitu survei kepuasan mahasiswa terhadap fasilitas di Universitas Bina Nusantara. 3.2 Sistem yang Sedang Berjalan IKADQ (Kuesioner IKAD) adalah kuesioner yang digunakan untuk menilai dan mengevaluasi kualitas dosen dan materi perkuliahan jenjang pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara. QMC adalah organisasi yang ditunjuk untuk menangani evaluasi IKADQ. QMC mengelompokkan kuesioner IKAD ke dalam 4 tipe utama yaitu : kuesioner dosen teori, kuesioner dosen pendamping, kuesioner kapita selekta, dan kuesioner dosen skripsi. Masing-masing tipe memiliki kriteria penilaian dan konten kuesioner yang berbeda-beda. Pada umumnya manajemen kuesioner IKAD dibagi menjadi beberapa tahap yaitu pengumpulan populasi responden, perancangan konten kuesioner, pendistribusian kuesioner, dan penilaian hasil pengisian kuesioner. Pengumpulan populasi responden mulai dilakukan pada minggu pertama perkuliahan (sesuai kalender akademik yang sedang berlangsung). QMC akan mencari data-data terkait transaksi jumlah dan jadwal mahasiswa, kelas, dan dosen yang aktif pada semester yang sedang berlangsung. Berdasarkan hasil pengumpulan populasi, QMC akan menentukan tipe kuesioner apa saja yang akan digunakan pada semester tersebut.
34 Kemudian QMC akan memulai perancangan konten kuesioner untuk setiap tipe kuesioner yang akan didistribusikan. Konten yang dimaksud antara lain : menentukan judul kuesioner, kata pengantar, pertanyaan-pertanyaan yang ingin diajukan kepada responden, tipe jawaban, jumlah skala jawaban, keterangan jawaban, dan lain-lain. Tahap selanjutnya adalah pendistribusian kuesioner. QMC akan menyerahkan hasil rancangan konten kuesioner ke pihak IT Directorate pada minggu ketujuh perkuliahan. Kemudian IT Directorate akan mengimplementasikan rancangan konten kuesioner melalui proses programming. Setelah rancangan selesai diimplementasi, IT Directorate akan meng-upload kuesioner tersebut ke BinusMaya semua responden yang menjadi target kuesioner (mahasiswa S1 yang aktif terlibat dalam suatu transaksi perkuliahan). Setiap mahasiswa yang mengambil mata kuliah kapita selekta dan skripsi akan mendapat kuesioner. Begitu pula untuk mahasiswa yang mengambil mata kuliah teori dan mata kuliah yang mendapat bantuan pengajaran dari dosen pendamping. Agar mahasiswa dan dosen mengetahui bahwa kuesioner telah di-upload, QMC juga menyebarkan pengumuman resmi melalui BinusMaya dimana isinya adalah himbauan untuk berpartisipasi dalam pengisian kuesioner. Target yang ingin dicapai QMC adalah 80% responden berpartisipasi dalam pengisian kuesioner. Untuk mencapai target, QMC meminta bantuan IT Directorate secara berkala untuk mengumpulkan data terkait jumlah mahasiswa yang sudah berpartisipasi dan jumlah mahasiswa yang belum berpartisipasi dalam pengisian kuesioner. Ketika ada kuesioner yang belum mencapai target, QMC akan membuat laporan yang ditujukan ke jurusan, agar pihak jurusan dapat memberi tahu dosen
35 yang bersangkutan untuk menghimbau mahasiswanya untuk berpartisipasi dalam pengisian kuesioner tersebut. Pada minggu ketiga belas perkuliahan, periode pendistribusian kuesioner melalui BinusMaya akan dihentikan. Kemudian QMC mulai menganalisis dan melakukan perhitungan pada hasil pengisian kuesioner. Perhitungan kuesioner IKAD dibagi menjadi 2 yaitu : pertanyaan wajib dengan jawaban pasti (multiple choice) dan pertanyaan tidak wajib dengan jawaban bebas (uraian / saran). Untuk pertanyaan wajib, QMC dapat menggunakan aplikasi perhitungan yang telah ada, sedangkan untuk pertanyaan berupa uraian, QMC mempekerjakan part-timer untuk menganalisis dan mengelompokkan jawaban mahasiswa dan kemudian akan dicatat melalui aplikasi yang telah ada. Kuesioner IKAD yang telah selesai dinilai akan dicatat dalam bentuk laporan, kemudian akan digunakan sebagai salah satu komponen penilaian KPI Dosen. Penilaian KPI Dosen itu sendiri terdiri atas : hasil perhitungan kuesioner IKAD, nilai kehadiran rapat, nilai kehadiran mengajar, dan ketepatan penyerahan nilai. Ketika semua komponen penilaian telah digabungkan dan dievaluasi, laporan hasil evaluasi tersebut akan didistribusikan pada jurusan dan dosen yang bersangkutan.
36 Sistem Manajemen Kuesioner Survei populasi responden Perancangan konten kuesioner IT Directorate Implementasi rancangan konten pada web QMC Distribusi kuesioner Server Pengisian Kuesioner Monitoring Kuesioner Mahasiswa Perhitungan hasil pengisian kuesioner Dosen Pelaporan hasil kuesioner Jurusan Gambar 3.2 Global Use Case Diagram Sistem yang Sedang Berjalan 3.3 Analisis Permasalahan Melalui wawancara yang dilakukan dengan pihak QMC Universitas Bina Nusantara serta pihak IT Directorate, ternyata belum ada aplikasi khusus yang dapat digunakan untuk merancang konten kuesioner sehingga rancangan konten kuesioner
37 harus dibuat secara hardcode (coding). Hal ini menyebabkan konten kuesioner bersifat statis dan perlu dilakukan coding ulang bila diinginkan adanya perubahan. Pihak QMC sendiri tidak memiliki kemampuan programming sehingga mereka tidak dapat bekerja secara mandiri dan harus terus minta bantuan pada pihak IT Directorate. Selain masalah konten kuesioner, QMC juga kesulitan dalam mengawasi perkembangan pengisian kuesioner sebab QMC tidak memiliki aplikasi khusus untuk mengetahui jumlah responden yang telah berpartisipasi. Padahal QMC memiliki target 80% responden berpartisipasi dalam kuesioner IKAD. Maka QMC akan meminta bantuan dari IT Directorate setiap seminggu sekali untuk mengecek data dari basis data mengenai responden yang belum maupun sudah berpartisipasi. Namun data-data yang diberikan oleh IT Directorate sering tidak valid (akurat) dan tidak konsisten setiap minggunya. sehingga QMC perlu meninjau dan mengelompokkan ulang data-data tersebut secara manual. Permasalahan lain terkait distribusi adalah kasus mahasiswa yang mengaku tidak mendapat kuesioner di BinusMaya. Ketika QMC bertanya pada IT Directorate, IT Directorate mengaku bahwa kuesioner telah didistribusikan sebagaimana mestinya. Untuk kasus seperti ini, QMC tidak dapat berbuat apa-apa karena QMC juga tidak memiliki aplikasi khusus untuk membantu pengisian kuesioner bila di BinusMaya mahasiswa tersebut mengalami masalah. Permasalahan distribusi lainnya adalah untuk kasus dosen yang digantikan oleh dosen lain secara permanen selama sisa semester. Pada sistem distribusi yang sedang berjalaan saat ini, sering kali mahasiswa hanya mendapatkan kuesioner tentang dosen yang lama sehingga dosen yang baru tidak mendapat penilaian.
38 Selain permasalahan-permasalahan yang telah disebutkan di atas, QMC juga menginginkan adanya penambahan tipe kuesioner (Collaborative Learning dan Creative), serta perubahan rumus untuk perhitungan hasil pengisian kuesioner dan penilaian KPI dosen secara keseluruhan. Perubahan rumus perlu dilakukan karena rumus yang sedang digunakan saat ini dinilai kurang akurat dan sering kali dapat merugikan objek penelitian kuesioner (dosen). 3.4 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan hasil pengumpulan data melalui wawancara dan observasi terhadap beberapa proses perancangan, pendistribusian, dan penilaian kuesioner IKAD, telah ditemukan berbagai kendala seperti telah dijelaskan pada subbab sebelumnya. Oleh karena itu diadakan rapat dengan pihak QMC untuk membahas solusi pemecahan masalah. Hasil analisis dan diskusi dalam rapat tersebut menghasilkan usulan pemecahan masalah yang telah disesuaikan dengan kebutuhan QMC dalam mengelola kuesioner IKAD. Untuk mengatasi masalah yang pertama yaitu masalah perancangan konten kuesioner dan penambahan tipe kuesioner, maka diusulkan pembuatan aplikasi backend yang memungkinkan QMC dapat melakukan perancangan konten secara mandiri tanpa bantuan IT Directorate. Melalui aplikasi ini tidak diperlukan lagi proses coding bila diinginkan adanya perubahan konten kuesioner. Konten-konten kuesioner yang dapat diatur melalui aplikasi backend ini antara lain : periode, tipe kuesioner, judul kuesioner, kata pengantar kuesioner, kategori pertanyaan, tipe jawaban, jumlah skala jawaban, keterangan jawaban, dan pertanyaan-pertanyaan yang ingin ditampilkan pada suatu kuesioner.
39 Aplikasi backend ini juga memiliki fitur untuk menangani masalah monitoring pengisian kuesioner. Melalui aplikasi ini, QMC dapat mengetahui matakuliah, dosen, dan kelas mana saja yang menjadi objek penilaian kuesioner. QMC juga dapat melihat seluruh responden untuk setiap kuesioner yang telah didistribusikan, bahkan dapat mengetahui mahasiswa mana saja yang belum maupun sudah mengisi kuesioner. Dengan adanya fasilitas monitoring atau tracking ini, diharapkan dapat membantu QMC untuk mengawasi proses distribusi kuesioner sehingga dapat mencapai target pengisian yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain fitur perancangan konten dan tracking distribusi kuesioner, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur print kuesioner, insert jawaban kuesioner, dan reset jawaban kuesioner. Fitur print dan insert dibuat dengan tujuan untuk mengatasi masalah mahasiswa yang tidak dapat mengisi kuesioner melalui BinusMaya. Melalui fitur ini, QMC dapat mencetak dan mendistribusikan kuesioner secara manual apabila terjadi kesalahan teknis di BinusMaya. Kemudian QMC dapat mencatat jawaban yang telah diisi oleh mahasiswa melalui fitur insert jawaban. Fitur reset jawaban digunakan untuk menghapus jawaban yang telah disimpan dalam basis data. Fitur ini disediakan bagi mahasiswa yang ingin merubah jawabannya. Mahasiswa yang ingin merubah jawabannya harus melapor pada admin QMC agar kuesioner dapat kembali tampil di BinusMaya. Fasilitas lainnya yang akan dibuat pada aplikasi backend yaitu mapping penjadwalan kuesioner. Mapping digunakan untuk menentukan objek-objek kuesioner yang menjadi pusat penelitian (dosen, matakuliah). Prosedur mapping dosen akan disesuaikan dengan permintaan QMC, dimana semua dosen yang mengajar di suatu kelas akan dijadikan objek kuesioner walaupun statusnya telah
40 digantikan oleh dosen lain, maupun sebagai dosen pengganti selama sisa semester. Hasil mapping berperan penting dalam pendistribusian kuesioner di BinusMaya. Oleh karena itu dibutuhkan data yang akurat agar proses pendistribusian dapat berjalan lancar. Untuk mendukung hal tersebut akan dibuat basis data khusus untuk menampung data-data terkait aplikasi backend ini. Pembahasan lebih lanjut mengenai perancangan layar, struktur menu, dan perancangan basis data aplikasi backend akan dibahas pada bab 4. Masalah terakhir yaitu terkait perhitungan hasil pengisian kuesioner dan penilaian KPI Dosen. QMC ingin melakukan perubahan rumus untuk menghitung nilai kuesioner sehingga akan dibuat fitur perhitungan yang baru yang telah disesuaikan dengan permintaan QMC.