BAB 1 PENDAHULUAN. Di instansi-instansi pemerintah di Indonesia termasuk Mahkamah. Konstitusi Republik Indonesia, fungsi manajemen dokumentasi dinamis

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di instansi-instansi pemerintah di Indonesia termasuk Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia, fungsi manajemen dokumentasi dinamis menyangkut berbagai tugas-tugas yang berkaitan masih dilakukan dengan sistem manual. Dalam banyak hal memperlihatkan, bahwa sistem tersebut masih belum dapat memenuhi tuntutan ketersediaan informasi yang tercipta dewasa ini, terutama dengan makin meningkatnya penggunaan komputer dalam pelaksanaan kerja seharihari. Karena karakteristik-karakteristik yang menonjol seperti fleksibilitas, kecepatan dan keakuratan, kapasitas penyimpanan informasi yang terus dapat diperbesar, komputer sangat ideal untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan sistem manual yang diterapkan pada manajemen dokumentasi. Sehubungan dengan hal tersebut, khususnya dalam rangka mewujudkan layanan dokumentasi secara lengkap, cepat, tepat dan mudah serta lancarnya distribusi dokumen antar karyawan di dalam lingkungan Mahkamah Konstitusi, maka dari itu dibuatlah skripsi ini dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data untuk mendukung Dokumentasi Digital pada Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia. 1

2 1.2 Ruang Lingkup Agar pembahasan materi yang diusulkan kepada Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia lebih terarah, maka ruang lingkup pembahasan perlu dibatasi sebagai berikut : 1. Administrasi Surat Masuk a. Registrasi Surat Masuk Admin melakukan registrasi atau pendaftaran surat masuk dari instansi luar ke Mahkamah Konstitusi. b. Pengecekan Surat Masuk Informasi surat dari luar instansi yang sudah diregistrasi ditujukan kepada yang berhak menerimanya di Mahkamah Konstitusi. c. Laporan Surat Masuk Laporan seluruh surat dari luar instansi yang masuk dan ditujukan kepada pengguna yang bersangkutan di Mahkamah Konstitusi. d. Disposisi Keluar Memberikan instruksi atau disposisi kepada pejabat di bawahnya dalam lingkungan kerja Mahkamah Konstitusi. e. Disposisi Masuk Instruksi atau disposisi yang diterima dari atasan dalam lingkungan kerja Mahkamah Konstitusi. 2

3 2. Distribusi Dokumen a. Upload File Mengirim data atau file yang dilakukan oleh user kepada yang berhak untuk menerimanya di dalam lingkungan kerja Mahkamah Konstitusi. b. Download File Mengambil data atau file yang telah diberikan pengirim (atasan, bawahan atau rekan kerja) di lingkungan kerja Mahkamah Konstitusi. c. Laporan Distribusi (Share) File Laporan Dokumen yang masuk dan ditujukan kepada pengguna yang bersangkutan di lingkungan kerja Mahkamah Konstitusi. 3. Administrasi Surat Keluar a. Registrasi Surat Keluar Admin melakukan registrasi atau pendaftaran surat dari Mahkamah Konstitusi ke pihak luar yang akan dimasukkan ke dalam dokumentasi. b. Pengecekan Surat Keluar Informasi seluruh surat keluar dari Mahkamah Konstitusi yang sudah diregistrasi. 3

4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari kegiatan yang berkaitan dengan skripsi ini adalah : 1. Merancang suatu aplikasi dokumentasi digital yang dapat membantu pihak Mahkamah Konstitusi untuk mempermudah penyimpanan suatu dokumentasi. 2. Membantu pihak Mahkamah Konstitusi untuk kelancaran distribusi (share) dokumen. 3. Membantu pihak Mahkamah Konstitusi untuk menjaga keawetan data dan dokumen. 4. Merancang suatu aplikasi dokumentasi digital yang dapat membantu pihak Mahkamah Konstitusi dalam mempermudah mencari informasi berupa dokumentasi. Hasil perancangan sistem usulan diharapkan dapat memberikan manfaat antara lain : 1. Pencarian surat akan lebih mudah karena dilengkapi dengan fitur-fitur pengolahan data dan komunikasi yang memungkinkan untuk melakukan pertukaran informasi dan dokumen secara cepat dan tepat. 2. Penggunaan karyawan akan lebih efisien karena beberapa tugas yang sifatnya berulang akan dapat dikurangi, seperti pemberian label nama file dan kartu indeks, sehingga tenaga karyawan dapat digunakan untuk tugas-tugas lainnya. 3. Mempermudah karyawan Mahkamah Konstitusi dalam mencari dokumentasi yang ada pada Mahkamah Konstitusi. 4

5 4. Mempermudah pengambilan dokumen antar karyawan Mahkamah Konstitusi. 5. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat bagi karyawan Mahkamah Konstitusi. 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini adalah : Metode Analisis Terdiri atas : 1. Survei mengenai sistem yang sedang berjalan pada Mahkamah Konstitusi dan menganalisis apa yang dibutuhkan oleh Mahkamah Konstitusi. 2. Studi Kepustakaan, yaitu dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem aplikasi dokumentasi digital. 3. Wawancara, melakukan tanya jawab dengan pihak karyawan atas kebutuhan Mahkamah Konstitusi. 4. Memberikan kuisioner atau lembar pertanyaan kepada Mahkamah Konstitusi Metode Perancangan Terdiri atas : 1. Merancang tampilan layar, dimana tampilan dibuat menarik dan user friendly sehingga mudah digunakan oleh user. 5

6 2. Merancang database yang digunakan, dimana semua data akan disimpan dan diatur di dalam sistem basis data, sehingga data mudah digunakan dan tidak disalahgunakan oleh user yang tidak memiliki akses. 3. Merancang program yang membaca dan merespon informasi sesuai dengan permintaan dan digambarkan dalam DFD dan ERD. 1.5 Sistematika Penulisan Skripsi terdiri dari lima bagian utama yang dapat dijelaskan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat yang diperoleh dari skripsi ini serta metodologi yang diterapkan yang merupakan gambaran umum penulisan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini membahas tentang teori-teori yang diperoleh dari berbagai sumber seperti buku referensi maupun dari internet yang menjadi landasan penulisan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini akan menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia yaitu riwayat Mahkamah Konstitusi, visi, misi, fungsi Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia, struktur organisasi, pembagian tugas, prosedur yang berjalan dan diagram aliran data. 6

7 BAB 4 PERANCANGAN, IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Dalam bab ini membahas tentang perancangan sistem basis data dan bagaimana pengimplementasian sistem yang telah dirancang dan dibuat, serta melakukan evaluasi terhadap sistem tersebut. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi tentang hasil dari kesimpulan berdasarkan analisa, perancangan dan implementasi yang telah dilakukan. Bab ini juga berisi saransaran secara keseluruhan sehingga dapat dikembangkan lebih lanjut. 7