BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT United Tractors Tbk (UNTR) melalui anak usahanya, PT United Tractors Pandu Engineering mulai mengoperasikan PT. Patria Maritime Lines sejak Senin 27 Juli 2009. Patria Maritime bergerak di bidang pengangkutan batu bara melalui perairan atau coal barging. Patria Maritime telah berdiri sejak 29 Agustus 2008. Pembentukan Patria Maritime merupakan upaya untuk mengantisipasi kebutuhan energi alternatif di lingkup domestik dan internasional, kata manajemen Patria Maritime Lines. Patria Maritime pada tahap awal operasinya akan mengelola delapan set tug boat dan barge. Saat ini, perusahaan telah membeli satu set tug boat (Patria 1) dan barge (Auriga) berukuran 300 kaki dengan kapasitas angkut 8.000 ton batu bara. Jumlah kapal itu akan meningkat menjadi 16 set pada 2010 dan 19 set untuk 2011. Potensi total muatan diperkirakan mencapai 7 juta ton batu bara. Perusahaan akan fokus pada pengangkutan batu bara. 3.2 Struktur Organisasi Secara terperinci organisasi merupakan sistem dan bentuk hubungan antara wewenang (authority) dan tanggunjawab (responsibility) antara atasan dan bawahan demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan dengan cara yang paling baik. Hubungan tersebut akan tercapai denga baik apabila antara atasan dan bawahan serta antara satu 40
41 bagian dengan bagian lainnya dalam organisasi terjalin suatu kerjasama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya. Dengan demikian apabila membicrkaan orgnisasi, maka salah satu bagian yang terpenting adalah struktur organisasi yang mengatur hubungan antara bagian-bagian yang ada dalam organisasi.. Dalam perusahaan ini fungsi-fungsi manajemen sudh dijalankan sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan perusahaan. Rencana jangka panjang dan jangka pendek disusun oleh direktur. Demikian pula dalam pemberian tugas dan wewenang pimpinan perusahaan selalu mengadakan konsultasi dan memperhatika sara dari para staf, sehingga selalu mengadakan konsultasi dan memperhatikan sara dari para staf, sehingga dengan demikian hubungan antara atasan dengan bawahan selalu berjalan dengan baik sesuai dengan recanan dan tujuan perusahaan. Direktur (Hilman Risan) Manajer Manajer Marketing Manajer Crewing Manajer Production Manajer Maintenance Manajer Operasional Pak Denny & Pak Surya Ibu Oliv & Pak Asep Pak Joko & Ibu Ratna Pak Wahyu & Pak Dika Pak Rendy & Pak Avison Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Patria Maritime Lines
42 3.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Penulis melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. Patria Maritime Lines dengan mengunakan metode observasi dan metode wawancara. 3.3.1 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan a. Order management Dimulai dari pelanggan melakukan request order yang akan diterima oleh bagian marketing. Kemudian marketing melakukan pencatatan request order yang telah diterima sambil memberikan estimasi biaya yang harus disetujui oleh pelanggan. Pihak marketing akan melakukan pengecekan ketersediaan kapal kepada pihak production sesuai dengan request order dari pelanggan. Kemudian pihak production akan memberikan feedback terhadap permintaan marketing mengenai status kapal yang diinginkan dan rekomendasi kapal lain apabila kapal yang diinginkan tidak tersedia. Pihak marketing kemudian akan menghubungi pelanggan mengenai status request yang telah diberikan sebelumnya beserta rekomendasi kapal apabila ada. Pelanggan akan melihat status dan rekomendasi yang diberikan oleh marketing, apabila pelanggan setuju maka pelanggan akan memberikan shipping instruction kepada marketing agar order dapat dijalankan. Apabila pelanggan tidak setuju, maka order akan dibatalkan. Pihak marketing akan mengeluarkan voyage order setelah menerima shipping instruction dari pelanggan. Voyage order yang diterima oleh pihak production akan segera dilakukan, dan segera setelah dilakukan, pihak
43 production akan mengeluarkan invoice untuk pelanggan dan bagian keuangan. Setelah order selesai dilaksanakan, bagian keuangan akan menagih jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Rich picture prosedur terdapat pada gambar 3.2 Rich Picture Order Management. Gambar 3.2 Rich Picture Order Management b. Schedule Management Schedule management dibuat oleh production mulai dari pembuatan jadwal keberangkatan kapal dan pengangkutan barang dari lokasi awal sampai ke tujuan. Pada saat pengiriman barang, bagian production akan membuat jadwal terlebih dahulu.proses penjadwalan ini akan didukung
44 dengan adanya aplikasi GPS yang telah dimiliki oleh PT Patria Maritime Lines sebelumnya. Dengan menggunakan aplikasi terdahulu, pihak production dapat memperkirakan waktu tiba kapal, sehingga membuat jadwal menjadi lebih akurat Setelah jadwal keluar maka bagian production akan mengeluarka an surat jalan untuk mengangkut barang customer dari kendaraan pengangkuta an ke pelabuhan/langsung ke kapal menggunakan transloader ( Alat bantu yang biasanya digunakan untuk memindahkan barang dari pelabuhan ke atas kapal). Setelah kapal telah berisi barang yang ingin diangkut dan telah dicocokkan dengan jumlah pesanann customer maka dari bagian pelabuhan akan memberikan informasi kepadaa bagian production bahwa kapal telah berlayar berupa shipping status. Rich picture prosedur terdapat pada gambar 3.3 Rich Picture Schedule Management. Gambar 3.3 Rich Picture Schedule Management
45 c. Operational Shipping Management i. Crew Management Supervisor akan memantau periode kerja dan lisensi-lisensi kru kapal. Apabila ada kru yang masa periode atau lisensinya yang akan habis, maka supervisor akan memberitahu kru untuk memperpanjang masa kerja ataupun lisensi tersebut. Dan kru diharuskan untuk memperbaharui lisensi dan melaporkannya kepada bagian operational shipping management. Rich picture prosedur terdapat pada gambar 3.4 Rich Picture Crew Management. Gambar 3.4 Rich Picture Crew Management
46 ii. Maintenance Management Pihak supervisor akan diberitahu mengenai jadwal maintenance yang harus dilakukan. Kemudian supervisor akan memberitahukan kepada bagian departemen maintenance untuk melakukan perbaikan atau perawatan yang diperlukan. Pihak maintenance kemudian akan memberikan informasi kepada bagian operasional mengenai informasi perawatan atau perbaikan yang telah dilakukan. Rich picture prosedur terdapat pada gambar 3.5 Rich Picture Maintenance Management. Gambar 3.5 Rich Picture Maintenance Management
47 3.3.2 Diagram Alir Gambar 3.6 Diagram Alir Proses Manajemen pada PT. Patria Maritime Lines
48 3.3.3 Hasil Wawancara Wawancara yang dilakukan bertujuan untuk memperoleh informasi yang lebih lengkap dari PT. Patria Maritime Lines. Hal ini penting dilakukan mengingat pentingnya mengetahui semua informasi, data-data dan proses bisnis yang berkaitan langsung dengan sistem yang akan dibuat. Wawancara dilakukan dalam proses pengumpulan data ini. Dalam wawancara tersebut diberikan gambaran secara umum mengenai proses bisnis PT.Maritime Lines dimana segala sesuatunya dilakukan secara manual. Hasil wawancara yang ada sangat membantu proses pembuatan sistem yang ada. Dengan hasil wawancara didapatkan, dapat didefinisikan kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi dari PT. Patria Maritime Lines melalui sistem yang akan dibuat. Hasil wawancara selengkapnya dapat dilihat pada bagian lampiran. Kesimpulan dari hasil wawancara sendiri adalah: PT. Patria Maritime Lines masih melakukan seluruh proses bisnis secara manual. 3.3.4 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil temuan masalah yang telah dijabarkan di atas, maka dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan PT. Patria Maritime Lines, dimana sistem tersebut diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah di atas. Adapun kebutuhan informasi yang telah diindentifikasikan untuk memcahkan permasalahan tersebut, antara lain:
49 1. Pihak Marketing a. Jadwal real-time Pihak marketing membutuhkan jadwal yang sedang berjalan agar dapat memberikan informasi ke pelanggan dengan lebih cepat dan tepat. b. Form peng-order-an Pihak marketing membutuhkan satu form untuk mengkomputerisasi semua order agar order dapat diproses dengan lebih terorganisir. c. Daftar pelanggan Pihak marketing membutuhkan suatu database yang berisi daftardaftar pelanggan untuk memudahkan pemasaran di masa yang akan datang. 2. Pihak Production a. Jadwal seluruh kapal untuk penjadwalan Pihak production membutuhkan sebuah framework jadwal secara keseluruhan termasuk jadwal maintenance kapal,agar dapat mengatur jadwal keberangkatan kapal-kapal yang ada. b. Tracking GPS Pihak production membutuhkan suatu mekanisme tracking kapal berbasis Global Positioning System (GPS) agar dapat melakukan proses penjadwalan maupun penjadwalan ulang dengan lebih cepat dan lebih akurat.
50 3. Pihak Maintenance a. Jadwal seluruh kapal untuk maintenance Pihak maintenance membutuhkan sebuah framework jadwal secara keseluruhan,agar dapat mengatur jadwal maintenance kapal-kapal yang ada. b. History Maintenance Pihak maintenance, membutuhkan history mengenai jenis perawatan apa yang sudah dilakukan pada sebuah kapal agar dapat merencanakan perawatan berikut untuk kapal yang bersangkutan. 4. Pihak Operational a. Manajemen kru Pihak operational membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengatur dan mencatat seluruh history dari masing-masing kru. b. Manajemen kapal Pihak Operational membutuhkan sebuah sistem untuk mencatat detail sebuah kapal, ataupun menambah dan menghapus kapal apabila diperlukan. 5. Pihak Direktur Pihak direktur membutuhkan informasi-informasi mengenai kondisi yang sedang terjadi di dalam tubuh perusahaan.informasi yang dibutuhkan harus berasal dari semua divisi yang berada di PT. Patria Maritime Lines.
51 Kebutuhan-kebutuhan informasi ini akan digunakan sebagai parameter di dalam pengambilan keputusan oleh top level management. Informasiinformasi yang di dapat juga, akan digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban terhadap pihak pemegang saham. Kebutuhan akan sistem pelaporan ini akan terbagi atas beberapa sistem pelaporan, yaitu: a. Sistem pelaporan order Pihak direktur membutuhkan sebuah sistem mekanisme pelaporan status order-order yang sedang berada di PT. Patria Maritime Lines. b. Sistem pelaporan maintenance Pihak direktur membutuhkan sebuah sistem mekanisme pelaporan yang menunjukkan status-status kapal baik yang akan diperbaiki/dirawat, sedang perbaiki/dirawat, atau pun yang sudah selesai diperbaiki/dirawat c. Sistem pelaporan kegiatan order customer Pihak direktur membutuhkan suatu sistem pelaporan yang dapat menunjukkan jumlah order yang dilakukan per customer untuk mengetahui hubungan relasi antar PT. Patria Maritime Lines dengan customer. d. Sistem pelaporan status kapal Pihak direktur membutuhkan suatu sistem pelaporan untuk mengetahui status-status kapal-kapal yang dimiliki oleh PT. Patria Maritime Lines.
52 e. Sistem pelaporan aktifitas marketing Pihak direktur membutuhkan suatu sistem pelaporan untuk melihat kinerja masing-masing staff marketing. 3.4 Permasalahan yang Dihadapi. Berdasarkan analisis sistem di atas maka ditemukan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Patria Maritime Lines. Secara umum masalah yang dihadapi adalah belum adanya sistem yang terkomputerisasi dalam mengendalikan proses bisnis dan menyediakan fasilitas informasi transaksi-transaksi yang telah dilakukan karena pertumbuhan data setiap hari. Secara spesifik masalah yang dihadapi oleh PT. Patria Maritime Lines adalah : a. Order management yang kurang efisien Seringnya ditemui permasalahan pemesanan kapal dengan sistem manual yang dimiliki oleh PT. Patria Maritime Lines itu sendiri yang mengakibatkan komunikasi antara pelanggan, marketing, dan pihak production terhambat/tidak lancar. Sehingga bisa saja hal itu mengurangi transaksi-transaksi yang seharusnya dapat dilakukan oleh PT. Patria Maritime Lines. Misalnya dalam hal pemberitahuan mengenai status pesanan kapal dari marketing ke pelanggan. Pihak marketing harus memberi informasi mengenai kapal-kapal yang tersedia kepada pelanggan secara manual melalui telepon. Proses manual ini akan memakan banyak waktu bagi pelanggan untuk mempertimbangkan kapal yang ingin digunakan dan pihak marketing harus memberitahukan mengenai detail kapal satu persatu kepada pelanggan dan tentu saja hal itu juga akan memberi beban ingatan yang besar baik bagi pelanggan
53 maupun marketing. Hal ini juga dapat menyebabkan kesalahan human error di mana salah satu contohnya adalah penyampaian informasi yang terlewatkan oleh pihak marketing. b. Tracking kapal yang kurang efektif Yang dimaksud dengan tracking kapal yang kurang efektif adalah dalam hal pencarian informasi mengenai letak kapal yang sedang berlayar. Sistem yang lama memiliki sistem tracking yang masih terpisah dari sistem dan ditangani oleh vendor. Dengan terpisahnya antara sistem informasi dengan sistem tracking akan menambah beban kerja dari pihak marketing dan pihak production dalam melakukan penjadwalan kapal. Penanganan tracking yang diberikan kepada vendor akan mengakibatkan hilangnya history perjalanan kapal apabila hubungan kerja sama antara PT. Patria Maritime Lines dengan vendor terputus. Selain itu, sistem tracking yang dimiliki oleh PT. Patria Maritime Lines saat ini memiliki fitur yang sangat kompleks sehingga kecepatan akses yang dimiliki menjadi rendah. Sedangkan dalam menjadwalkan kapal-kapal yang ada di dalam PT. Patria Maritime Lines, pihak production maupun pihak marketing hanya membutuhkan informasi minimal dari letak sebuah kapal. c. Pengawasan lisensi kru membutuhkan tenaga dan waktu yang kurang efektif dan efisien Mengingat PT. Patria Maritime Lines merupakan salah satu perusahaan nasional, dapat dipastikan jumlah kru yang bekerja memiliki jumlah yang cukup banyak, hal itu membuat pihak supervisor mengalami kesulitan dalam hal pengecekan data history tiap-tiap kru beserta lisensi-lisensi dari tiap kru. Jika supervisor harus mengecek lisensi-lisensi kru setiap periode waktu tertentu dan
54 jumlah kru yang dimiliki perusahaan maritime lines adalah 300 orang, maka untuk melakukan pengecekan saja diperlukan tenaga dan waktu yang besar ditambah dengan besarnya persentase kesalahan yang disebabkan oleh human error. d. Kesulitan dalam hal pengontrolan dan penjadwalan maintenance Untuk menjaga performa yang baik dari setiap kapal yang disewakan oleh PT. Patria Maritime Lines maka pihak departmen maintenance perlu melakukan pengontrolan mesin-mesin maupun peralatan kapal. Karena sistem maintenance yang masih manual seringnya jadwal maintenance tiap kapal menjadi tertunda yang disebabkan oleh beberapa faktor seperti terlupakannya jadwal maintenance, kapal masih dalam pengoperasion/berlayar untuk memenuhi pesanan kapal yang diinginkan oleh pelanggan, ataupun jadwal maintenance yang ditimpa karena kurangnya kesadaran dari pihak production bahwa pada tanggal tersebut kapal akan dilakukan maintenance. e. Permasalahan dalam tracking history baik itu history transaksi, history kru, hingga history maintenance kapal Pihak-pihak yang terkait saat ini, apabila ingin melihat history yang telah ada, harus melakukan pencarian manual terhadap berkas-berkas yang dibutuhkan. Diperlukan waktu dan tenaga yang banyak untuk melakukan pencarian terhadap history-history tersebut. Pencatatan history juga mungkin ada yang tidak tercatat karena sulitnya bagi user untuk memperhatikan hal-hal detail seperti ini.
55 3.5 Usulan Pemecahan Masalah. Untuk mengatasi segala permasalahan yang dihadapi sistem manajemen tersebut, maka pemecahan masalah yang dapat diusulkan adalah : a. Marketing dan production Dengan membangun sebuah sistem modul yang saling terintegerasi dan memiliki fungsi Global Positioning System (GPS) untuk menghasilkan jadwal yang lebih akurat. b. Maintenance Dengan membangun sebuah sistem modul yang berfungsi untuk melakukan penjadwalan maintenance kapal, dimana modul tersebut terintegerasi dengan bagian penjadwalan production. c. Operational Dengan membangun sebuah sistem informasi yang dapat menampilkan, menambah, mengubah, maupun menghapus data-data kru dan kapal sehingga memudahkan pencarian informasi apabila diperlukan. d. Direktur Dengan membangun sebuah modul yang akan menampilkan informasiinformasi yang dibutuhkan mengenai perusahaan, baik dari bagian marketing, production, maintenance, maupun operasional. Di mana informasi-informasi yang ditampilkan akan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh top level management. Modul-modul yang ada kemudian akan dihubungkan secara keseluruhan sehingga membentuk satu sistem informasi yang saling terintegrasi satu sama lain.