18 2. Mengadakan sharing vision secara periodik Sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap individu. Oleh karena itu, data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan dalam analisis dan keputusan tindakan selanjutnya. 3. Membentuk organisasi pembelajaran (learning organization) Konsep pembelajaran organisasi adalah pelatihan dan pembelajaran yang dilakukan dalam organisasi secara terus menerus dan berkesinambungan sesuai dengan visi dan misi organisasi. Belajar merupakan proses untuk meningkatkan kemampuan kita untuk bertindak dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui pengetahuan, diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar. 4. Membangun budaya knowledge sharing Pengelolaan pengetahuan dibangun oleh landasan adanya budaya knowledge sharing. Apapun cara dan teknologi yang dipilih, semuanya selalu mengemban misi untuk menjadikan knowledge sharing sebagai nafas organisasi. 5. Kepemimpinan dan keteladanan Sikap dan tindakan pemimpin untuk memberi teladan sangat diperlukan sebagai motivator orang-orang untuk berbagi pengetahuan yang kemudian berlanjut pada pembuktian bahwa dengan saling berbagi pengetahuan, semua masalah dapat dipecahkan secara lebih mudah, efisien dan cepat.
19 6. Penghargaan bagi karyawan yang berperan serta aktif Motivasi seseorang untuk bertindak dalam organisasi, umumnya didasari oleh seberapa besar manfaat langsung yang diterima orang itu atas peran sertanya di dalam suatu program. Untuk itu, aktivitas knowledge sharing perlu dipadukan dengan sistem penilaian kinerja atau hal lain, yang mencerminkan apresiasi manajemen terhadap pengetahuan sebagai harta. 7. Mengubah pengetahuan menjadi tindakan Budaya pembelajaran organisasi, yakni mengikuti berbagai pelatihan, mendapat berbagai pengetahuan, dan bahkan sampai menyewa konsultan telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Semua itu akan sia-sia, jika pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan dalam organisasi. 8. Mengukur efektifitas pengelolaan pengetahuan Aktivitas pengelolaan pengetahuan perlu dievaluasi dan diukur efektivitasnya. Ada dua poin penting yang menjadi penekanan dalam pengukuran pengelolaan pengetahuan, yakni mengukur tingkat kesenjangan pengetahuan dan tindakan, serta mengukur manfaat pengelolaan pengetahuan bagi pengguna dan perusahaan. 2.2.3 Sistem Pengelolaan Pengetahuan Sistem pengelolaan pengetahuan mengacu pada penggunaaan IT modern (seperti intranets, extranets, lotus notes, software, filters, agen maupun data warehouse) untuk mengumpulkan, mengelompokkan dan mengakses pengetahuan
20 yang terkumpul atau tersimpan dalam setiap individu. Sistem ini ingin membantu organisasi tetap sejalan dengan pertumbuhan dan pertukaran yang cepat dan juga memudahkan akses pengetahuan oleh setiap individu. Sistem dibangun dengan menggunakan 3 komponen yaitu network technology sebagai jaringan intranets, collaborative computing tools sebagai alat pengelompokkan dan databases sebagai alat penyimpanan pengetahuan. Sistem pengelolaan pengetahuan sudah berevolusi dan menyatukan ketiga komponen tersebut menjadi satu paket. Ada 6 langkah dalam siklus sistem pengelolaan pengetahuan (Turban, Mc Lean, 2004, p.454): 1. Create knowledge: merupakan awal tercipatanya pengetahuan bisa berbentuk ide kreatif, data ataupun informasi. 2. Capture knowledge: suatu pengetahuan baru harus diidentifikasikan apakah bernilai atau tidak dan ditampilkan. 3. Refine knowledge: pengetahuan yang baru tersebut harus diubah ke dalam konteks yang dapat ditindaklanjuti atau digunakan. Dalam fase ini pengetahuan tacit diterjemahkan menjadi pengetahuan eksplisit. 4. Store knowledge: pengetahuan yang telah diubah di fase dua harus dapat disimpan ke dalam format yang lebih baku dan dapat di akses oleh setiap orang dalam organisasi.
21 5. Manage knowledge: seperti dalam halnya perpustakaan, pengetahuan tersebut harus terus direview dan diperbaharui agar tetap akurat dan relevan dengan kondisi saat ini. 6. Disseminate knowledge: pengetahuan tersebut harus tersedia dan dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkan dimanapun dan kapanpun. Berikut ini adalah gambar siklus pengelolaan pengetahuan: Create Create Capture Capture Refine Refine Knowledge Knowledge Store Store Disseminate Disseminate Manage Manage Gambar 2.5. Siklus Sistem Pengelolaan Pengetahuan 2.2.4 Information Technology pada Sistem Pengelolaan Pengetahuan Pengelolaan pengetahuan lebih merupakan metodologi yang diterapkan dalam praktek bisnis dibandingkan sebuah produk teknologi. Namun IT memungkinkan bisnis untuk mengirimkan dan menerima informasi dan menyebarkan pengetahuan
22 secara meluas dari satu pihak ke pihak lainnya melalui banyak bentuk seperti suara, data, text ataupun image. Oleh karena itu, IT sangat penting bagi suksesnya pengelolaan pengetahuan dalam perusahaan. Pengelolaan pengetahuan tidaklah berdiri sendiri, tetapi merupakan gabungan dari proses pengumpulan, pengklasifikasian, teknologi pengambilan informasi dengan menggunakan metode yang dirancang untuk mendapatkan hasil yang diinginkan oleh penggunanya. Hal ini terlihat dari ilustrasi model arsitektur pengelolaan pengetahuan berikut ini: Gambar 2.6. Model Arsitektur Pengelolaan Pengetahuan Sebagai contoh: karyawan dapat mengakses pengetahuan dari sebuah server, PC, atau laptop. Mereka juga dapat menggunakan Local Area Network atau internet untuk mengakses informasi, atau melalui knowledge portal. Beberapa organisasi
23 mengakses pengetahuan dari komputer mereka masing-masing, sedangkan sebagian yang lain menggunakan pihak ketiga untuk melakukan fungsi pengelolaan pengetahuan mereka. Banyak aplikasi pengelolaan pengetahuan yang dikembangkan untuk meningkatkan interaksi perusahaan dengan karyawan dan merekayasa ulang proses bisnis (Business Process Re-engineering). 2.3 Organisasi Pembelajaran (Learning Organization) Pengertian belajar adalah berbagi informasi dan pengetahuan yang diperoleh semua pelaku organisasi melalui berbagai media dan cara. Belajar secara individual dalam organisasi merupakan sesuatu yang bermanfaat. Namun apabila dilakukan melalui kerjasama tim, maka akan menghasilkan kekuatan yang luar biasa. Budaya belajar dalam perusahaan akan membuat perusahaan menjadi semakin memahami kebutuhan karyawannya sekaligus memberi peluang kepada karyawan yang mampu dan mau belajar untuk terus mengembangkan diri dalam perusahaan. Dalam pembelajaran organisasi, pelatihan yang dilakukan dalam organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan sesuai dengan visi dan misi organisasi yang lebih lanjut lagi akan mengubah pola hubungan perusahaan dan karyawannya, dari sekedar jual beli (human as an asset), menjadi hubungan yang lebih bersifat kemitraan (human as a capital).
24 Jika kita ingin menerapkan pembelajaran organisasi maka terlebih dahulu harus mengetahui aktivitas yang terdapat di dalamnya. Berikut ini adalah aktivitas yang dilakukan dalam proses pembelajaran organisasi: 1. Memecahkan masalah secara sistematis Diagnosis masalah dengan menggunakan metode ilmiah (membuat dan memeriksa hipotesis) dan bukan sekedar menebak sebab masalah. Untuk membuat keputusan selalu digunakan data dan fakta, bukan hanya mengandalkan asumsi. Alat bantu statistik sangat bermanfaat untuk mengorganisasikan data dan mengambil kesimpulan. 2. Melakukan percobaan Selain memecahkan setiap masalah yang dihadapi secara sitematis, perusahaan perlu mengikuti tren pasar dan selalu inovatif. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan berbagai percobaan untuk terus menerus menghasilkan karya baru yang lebih baik. Selama proses percobaan tersebut, manajemen tidak boleh mengekang kreativitas atau menghukum karyawan untuk kesalahan yang terjadi. 3. Belajar dari pengalaman masa lalu. Organisasi perlu belajar dari pengalaman masa lalu, terutama untuk menghindari terjadinya kesalahan yang sama di masa yang akan datang. 4. Benchmarking Belajar tentunya tidak hanya mengandalkan refleksi dan analisis kita sendiri. Belajar dari pengalaman dan cara perusahaan lain, bahkan yang berbeda bisnis
25 intinya pun sangat berguna untuk mencari cara-cara terbaik yang lebih efisien dan lebih produktif. Benchmarking merupakan cara yang paling lazim digunakan oleh banyak perusahaan untuk melihat, bagaimana perusahaan lain dan mengukur taraf di mana posisi perusahaan kita saat ini. 5. Knowledge Sharing Cara yang efektif untuk menyebarkan pengetahuan adalah melalui proses pelatihan, baik fomal maupun informal, model rotasi dan mutasi personel mulai dari tenaga biasa hingga tenaga professional atau eksekutif baik di dalam maupun ke luar negeri. Diperlukan lima disiplin agar organisasi pembelajaran sukses: 1. Keahlian pribadi (personal mastery) yang selaras dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan 2. Sistem berpikir (system thinking) yaitu kemampuan untuk menyelesaikan setiap masalah secara komprehensif 3. Membangun visi bersama (shared visioning) agar organisasi mampu menciptakan makna yang dalam dan penuh arti untuk dicapai oleh semua orang, 4. Pembelajaran tim (team learning) yaitu mengembangkan kemampuan tim secara bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi 5. Model mental (mental modeling) bagaimana cara bersikap dan bertindak seseorang sangat dipengaruhi oleh bagaimana cara pandang seseorang terhadap sesuatu.
26 2.4 Pengertian Analisis SWOT Analisis SWOT adalah analisa kualitatif yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities) suatu kegiatan secara umum, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). (Rangkuti, 2000, p. 18-19) Kekuatan (Strengths) adalah suatu keunggulan sumber daya, keterampilan atau kemampuan lainnya yang relatif terhadap persaingan dan kebutuhan dari pasar yang dilayani atau hendak dilayani oleh perusahaan. Kelemahan (Weaknesses) adalah keterbatasan/ kekurangan dalam sumber daya, keterampilan dan kemampuan yang secara serius menghalangi kinerja efektif suatu perusahaan. Peluang (Opportunities) adalah merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam linkungan perusahaan. Ancaman (Threats) adalah merupakan situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. 2.5 Community of Practice (CoP) Community of Practice (CoP) adalah sekelompok orang yang membagi pemahaman atas sesuatu hal yang mereka ketahui, dan juga yang berinteraksi secara regular untuk belajar untuk melakukan hal tersebut secara lebih baik.
27 Konsep dari CoP ini mengacu pada suatu proses pembelajaran sosial yang terjadi ketika seseorang memiliki ketertarikan yang sama atas suatu topik atau masalah (common interests) dan secara bersama-sama menindaklanjutinya melalui suatu forum diskusi (share ideas), mencari solusi dan membuat suatu inovasi yang terkait dengan topik atau masalah tersebut. Forum diskusi tersebut dapat berbentuk komunikasi di dunia maya (virtual) maupun berhadapan langsung (face to face). Terminologi CoP ini pertama kali digunakan pada tahun 1991 oleh Jean Lave dan Etienne Wenger yang menggunakannya dalam kaitan dengan situasi pembelajaran sebagai bagian dari usaha untuk rethink learning di Institute for research on Learning. Pada tahun 1998, Etienne mengembangkan konsep tersebut dan menerapkannya pada kontek yang lain, termasuk organizational setting. (http://en.wikipedia.org/wiki/community_of_practice) Saat ini CoP sudah menjadi bagian dari pengelolaan pengetahuan dimana orang sudah mulai melihat keduanya sebagai cara untuk mengembangkan social capital, melahirkan pengetahuan baru, mendorong inovasi atau saling berbagi tacit knowledge dalam suatu organisasi. Saat ini CoP diterima sebagai bagian dari pengembangan organisasi (organizational development) Praktisi dalam suatu organisasi merupakan pelaku dan merupakan posisi yang paling penting dalam pengelolaan pengetahuan, karena mereka yang memiliki pengetahuan. Wenger mengklaim bahwa pengetahuan di segala bidang terlalu rumit