BAB I PENDAHULUAN. memilih, mengatur dan menyebarkan informasi serta keahlian penting dalam

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Knowledge Management adalah salah satu cara untuk mengidentifikasi, memilih, mengatur dan menyebarkan informasi serta keahlian penting dalam suatu perusahaan sebagai salah satu cara untuk mengembangkan produktivitas dan prestasi kerja sehingga dapat meningkatkan kemampuan daya saing perusahaan. Knowledge management juga dapat digunakan sebagai cara untuk mengembangkan potensi sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan. Knowledge Management System merupakan sebuah system yang dirancang untuk menciptakan, menyimpan dan menyebarkan knowledge dalam perusahaan, sehingga knowledge dapat digunakan dengan mudah, kapanpun dan dimanapun oleh orang-orang dalam perusahaan sesuai dengan kewenangan yang diberikan. PT. Graha Technosoft Informatika adalah Penyedia solusi bisnis komputasi awan untuk perusahaan berskala menengah hingga besar yang berdiri sejak 1996 dan sudah berhasil mengirimkan solusi bisnis selama lebih dari 12 tahun dan lebih dari 100 klien di lebih dari 20 industri dan 10 negara dengan mendesain, mengimplementasi dan mengelola solusi teknologi yang membantu bisnis mereka dari back office hingga front office. Seiring dengan banyaknya project yang dijalankan, semakin banyak dokumentasi project yang tidak terstruktur dan tacitknowledge yang tidak terdokumentasi menjadi explicitknowledge dan seiring dengan berjalannya waktu, 1

2 2 tacit knowledge yang ada pada setiap karyawan akan hilang ketika karyawan tersebut resign dari perusahaan. Berdasarkan data perusahaan per tahun 2014, ada 20% dari total karyawan yang keluar dari perusahan. Untuk itu PT Graha Technosoft Informatika harus dapat men-create, capture, manage, sharing, dan apply potensi pengetahuan yang dimiliki oleh tiap karyawan untuk dapat dijadikan pengetahuan perusahaan (organization learning), akan tetapi masalah yang dihadapi hampir tiap perusahaan dengan adanya karyawan lama yang keluar dan karyawan baru yang masuk dimana penyampaian tidak semuanya dapat terserap secara baik dan terdokumentasi yang menyebabkan hilangnya pengetahuan perusahaan. Sehingga dengan adanya Knowledge Management System, maka dapat mengurangi kemungkinan hilangnya knowledge dan dapat mempermudah pengorganisasian knowledge dan dokumen yang ada Rumusan Masalah Dokumentasi yang berjalan pada divisi implementasi dan support sekarang seperti userguide, TechnicalDocumentation, dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan project disimpan dalam fileserver dan dapat diakses dari masing-masing komputer selama terhubung dengan jaringan internal tapi belum tentu ter-update atau sebagian disimpan di komputer masing - masing manajer dan ketika karyawan memerlukannya, maka akan diberikan hak akses ke server atau meminta kepada manajervia kantor. Knowledge dari project maupun support yang dilakukan oleh karyawan masih tersebar di masing-masing individu, sehingga jika terjadi masalah pada suatu kustomer ataupun proyek yang sedang berjalan, karyawan yang

3 3 bersangkutan akan mencari solusi sendiri walaupun masalah tersebut pernah terjadi pada kustomer ataupun proyek yang pernah dilakukan sebelumnya ataupun pernah di kerjakan oleh karyawan lainnya sebelumnya. Selain dari itu, jika karyawan resign / pensiun dari perusahaan, knowledge yang ada pada karyawan tersebut akan ikut hilang karena transfer knowledge yang dilakukan kurang efektif karena periode untuk melakukan transferknowledge hanya 1 bulan sebelum hari terakhir sebelum karyawan tersebut resign. Maka dari itu, dibutuhkan suatu media penyimpanan knowledge untuk menyimpan kasus dan masalah yang pernah terjadi sebelumnya beserta solusi yang dapat diakses kembali dengan mudah dan cepat. Untuk itu juga dibutuhkan knowledge sharing yang lebih terstruktur dan sistematis, baik untuk masalah yang ada dan solusi yang pernah di lakukan. Dari permasalahan yang dikemukakan di atas maka perumusan masalah pada divisi implementasi dan support dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimanakah caranya menjaga agar knowledge yang dimiliki oleh perusahaan tidak hilang karena adanya pergantian karyawan atau pensiun? 2. Bagaimana caranya agar karyawan dapat mengakses informasi / knowledge yang ada dengan lebih mudah dan terstruktur sehingga dapat mempermudah pekerjaan para karyawan divisi implementasi dan support? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin di capai pada studi kasus ini adalah: 1. Merancang dan mengembangkan KnowledgeManagementSystem pada perusahaan yang lebih terstruktur dan mudah di akses.

4 4 2. Menyediakan fitur fitur pada aplikasi knowledgemanagementsystem (KMS) yang dibutuhkan PT. Graha Technosoft Informatika untuk menyimpan dan mengorganisasikan knowledge yang dimiliki. 3. Menyimpan knowledge dan pengalaman yang dimiliki karyawan dalam aplikasi KMS, agar knowledge karyawan tersebut tidak hilang ketika keluar atau pensiun Manfaat Manfaat yang di harapkan: 1. Dengan adanya aplikasi Knowledge Management System (KMS) maka dapat mendukung perusahaan dalam mendapatkan pengetahuan melalui knowledge sharing dan diharapkan dapat memperoleh pengalaman dan pengetahuan dalam menangani kasus danmasalah yang dihadapi. 2. Menyediakan kemudahan bagi perusahaan dalam pengorganisasian dokumen, informasi dan knowledge. 3. Meminimalkan waktu pegawai PT. Graha Technosoft Informatika dalam penyimpanan dan pencarian dokumen, informasi data knowledge yang lebih terstruktur dan sistematis Ruang Lingkup Pada Studi kasus ini, peneliti membatasi ruang lingkupnya hanya pada divisi implementasi dan support PT Graha Technosoft Informatika. Adapun lingkup dari kegiatan mencakup : 1. Menganalisa budaya organisasi berupa knowledgesharing pada PT Graha Technososft informatika.

5 5 2. Mengevaluasi currentcondition yaitu menganalisa komponen knowledge management dan memberikan solusi knowledge management antara lain people, process, dantechnology serta membuat strategi perubahan knowledgemanagement dan menjelaskan teori knowledgemanagementsystem dan coreprocess. 3. Menganalisa dan menggambarkan kegiatan knowledge management system saat ini.