BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Data, Informasi Dan Knowledge Management Organisasi harus memiliki sistem pengelolaan pengetahuan yang baik untuk menghasilkan knowledge yang berkualitas dan berguna bagi kepentingan organisasi karena tanpa data dan informasi tidak akan dihasilkan knowledge. Untuk memudahkan pemahaman dalam strukturisasi data, informasi dan knowledge, perlu diketahui perbedaan diantara ketiganya. Menurut Bergeron (2003), yang dimaksud dengan data adalah bilangan, terkait dengan angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi. Informasi merupakan kumpulan data dan terkait dengan penjelasan, interpretasi, dan berhubungan dengan materi lainnya mengenai obyek, peristiwa-peristiwa atau proses tertentu. Sementara itu menurut Bergeron, pengetahuan adalah informasi yang telah diorganisasi, disintesiskan, diringkaskan untuk meningkatkan pengertian, kesadaran atau pemahaman (Sangkala, 2007, p74). Menurut Davidson dan Voss (2002), untuk memahami perbedaan antara data, informasi dan pengetahuan, harus dapat digarisbawahi nilai hirarkinya. Informasi merupakan data yang disaring (distilled) dan dimaknai, demikian pula pengetahuan adalah informasi yang disaring dan dimaknai (Sangkala, 2007, p75). 6

2 7. Gambar 2.1 : Hirarki Data, Informasi dan Pengetahuan (Sumber : Davidson & Voss, 2002) Knowledge management pada dasarnya muncul untuk menjawab pertanyaan bagaimana seharusnya mengelola pengetahuan. Kesadaran untuk menerapkan pendekatan manajemen pengetahuan ke dalam strategi bisnis diperlukan karena terbukti perusahaan yang menjadikan sumber daya pengetahuan sebagai aset utamanya senantiasa mendorong perusahaan lebih inovatif yang bermuara kepada kepemilikan daya saing perusahaan terhadap para pesaingnya. Menurut Santosu & Surmach (2001) yang menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai-nilai dari intellectual assets dan aset yang berbasiskan pengetahuan. Menurut Bergerson (2003), manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan (Sangkala, 2007, p8). Sementara itu menurut Shelda

3 8 Debowski (2006, p16), knowledge management is the process of identifying, capturing, organizing and disseminating the intellectual assets that are critical to the organization s long term performance Knowledge Management Pada Organisasi Konversi Knowledge Menurut Shelda Debowski (2006, p17 p18), knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge, yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Explicit Knowledge Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagi kepada orang lain, pengetahuan tersebut bisa didokumentasikan, dikategorikan, dijelaskan dan dalam bentuk-bentuk yang bisa di bagikan. 2. Tacit Knowledge Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersumber dari akumulasi pengalaman dan pembelajaran dari seseorang yang sulit untuk dibagikan kepada orang lain. Pengetahuan diciptakan melalui konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Model konversi knowledge menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) adalah sebagai berikut (Sangkala, 2007, p84):

4 9 1. Sosialisasi Sosialisasi yaitu pengubahan pengetahuan dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Proses sosialisasi bisa dilakukan dengan cara tatap muka untuk berbagi pengetahuan, fitur-fitur Collaboration ( , diskusi elektronik, komunitas), dan training. 2. Eksternalisasi Eksternalisasi yaitu pengubahan pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Proses eksternalisasi bisa dilakukan dengan cara mendokumentasikan notulen rapat, mendatangkan ahli untuk menghasilkan konsep-konsep, sistem serta prosedur, manual, laporan pelaksanaan uraian pekerjaan dan sebagainya, dan diskusi secara elektronik yang didokumentasikan. 3. Internalisasi Internalisasi yaitu pengubahan pengetahuan dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Proses internalisasi bisa dilakukan dengan media intranet, surat edaran, papan pengumuman, internet, pelatihan dan media massa. 4. Kombinasi Kombinasi yaitu pengubahan pengetahuan dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Proses kombinasi bisa dilakukan dengan cara intranet (forum diskusi), internet,

5 10 fitur-fitur Enterprise Portal seperti knowledge organization system, dan bisnis intelegen. Gambar 2.2 : Mode Konversi Pengetahuan (Sumber : Nonaka & Takeuchi, 1995) Peta Potensi Kowledge Dalam Organisasi Agar potensi knowledge setiap karyawan dapat dimanfaatkan dan dikembangkan, perusahaan memerlukan informasi secara lengkap mengenai aset berharga ini. Sebagai sebuah langkah untuk mendeteksi adanya tacit knowledge, maka perlu dilakukan pendataan lewat kuesioner yang disebar kepada semua orang. Dengan langkah ini, organisasi akan mempunyai peta potensi knowledge yang dimiliki secara strategis (Bambang Setiarso dkk, 2009, p9). Seluruh peta dan kategori knowledge ini juga menjadi dasar pertimbangan bagi kebijakan rotasi, promosi, mutasi sampai dengan berbagai pelatihan bagi karyawan. Pada gilirannya, organisasi dapat memperkuat setiap pos pekerjaan sesuai dengan

6 11 kompetensi yang dimiliki oleh karyawannya (Bambang Setiarso dkk, 2009, p9) Penerapan Kowledge Management Pada Organisasi Penerapan knowledge management pada suatu organisasi merupakan suatu proses yang cukup panjang dimana mencakup perubahan perilaku semua karyawan. Birkinsaw menggarisbawahi tiga kenyataan yang mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge management, yaitu (Bambang Setiarso dkk, 2009, p23): 1. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang knowledge yang sudah ada. 2. Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi. 3. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui. Banyak knowledge penting yang harusnya dtemukan lewat upaya-upaya khusus. Padahal knowledge sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama. Organisasi yang mencoba menerapkan Organizational Knowledge Management System (OKMS) merupakan organisasi yang bertindak sebagai katalis dan pengelola knowledge yang akan mengidentifikasi, memahami dan menguasai knowledge di bidang tertentu. Dengan demikian, organisasi tersebut akan menjadi organisasi professional dalam perannya sebagai

7 12 pengelola knowledge bidang tertentu. Untuk itu diperlukan upaya untuk mendorong terjadi dan dihargainya suatu knowledge sharing dan knowledge re-use (penggunaan kembali knowledge bidang tertentu) melalui kontak pribadi atau jaringan yang dihasilkan dari dua hal, yaitu tacit knowledge para pakar suatu bidang dari knowledge individu atau kelompok mengenai pengalaman mereka, sedangkan explicit knowledge dapat berupa proses, metode, cara, pola dan pengalaman. Bila penguasaan terhadap kedua knowledge tersebut dipahami dan dikuasai organisasi, knowledge akan menjadi aset dari organisasi tersebut. Dengan demikian, akan terjadi siklus knowledge yaitu dari suatu pengalaman menjadi asset knowledge. Apabila knowledge tertentu sudah menjadi asset organisasi, akan tersusun suatu struktur dan isi knowledge suatu bidang (knowledge content and structure) yang berupa peta knowledge. Dengan demikian dalam organisasi terdapat dua faktor, yaitu knowledge process dan knowledge management. Kedua hal ini merupakan pekerjaan semua orang dalam organisasi. Kegiatan tersebut dapat berupa knowledge transfer, knowledge generation and harvesting, knowledge maping serta codification dan coordination. Aplikasi dari knowledge management dan knowledge sharing harus diupayakan agar menjadi suatu budaya dalam organisasi. Oleh karena itu, perlu dilakukan knowledge sharing

8 13 yang didasarkan kepercayaan. Dalam lingkungan pasar global, knowledge menjadi senjata yang ampuh untuk bersaing. Kegiatan mengelola knowledge secara efektif menjadi sangat penting sehingga akhirnya akan menjadi core competence (Bambang Setiarso dkk, 2009, p25 p27) Menentukan Kowledge yang Dibutuhkan Perusahaan Alat bantu yang bisa dipakai untuk mengetahui knowledge apa yang harus dimiliki dan sudah dimiliki oleh perusahaan bisa menggunakan kerangka berpikir Zack. Kerangka berpikir Zack digambarkan sebagai berikut (Tiwana, 2000, p153): Gambar 2.3 : Pola Hubungan Zack (Sumber: Tiwana, 2000, p153)

9 Strategi Knowledge Management Menurut Shelda Debowski (2005, p46 p48), manajemen pengetahuan merupakan proses yang kompleks dalam perubahan sosial dan sistem yang sudah ada. Manajemen pengetahuan bergantung pada keselarasan terhadap lima faktor yang harus diintegrasikan secara penuh dalam organisasi. Faktor-faktor tersebut disebut sebagai The Five Ps, yaitu: 1. Planning Strategi knowledge management harus dilakukan secara menyeluruh. Perencanaan harus menjelaskan tujuan dan menghasilkan nilai tambah bagi organisasi. Perencanaan infrastruktur teknologi harus mampu mendukung tujuan dari pengembangan knowledge management. Perencanaan memerlukan waktu, kontrol dan review agar strategi knowledge management berhasil diimplementasikan. 2. People Dalam knowledge management, people adalah individu yang memiliki pengetahuan. Mereka juga yang melakukan pengaturan sistem dan proses. People perlu diyakinkan bahwa proses strategi knowledge management merupakan strategi yang sangat berharga. 3. Process Prinsip knowledge management perlu diletakkan dalam suasana kerja yang mendukung pelaksanaan sharing

10 15 pengetahuan. Keselarasan dalam strategi, prinsip, proses, dan praktek harus diatur dengan hati-hati agar impelementasi knowledge management tidak gagal. 4. Products Setiap organisasi menghasilkan output atau produk dari pengetahuannya. Fokus pada core knowledge membantu dalam melakukan identifikasi jangkauan produk pengetahuan yang harus dibudidayakan, didorong dalam hal pengembangannya, ditangkap, diatur dan disebarkan. 5. Performance Manajemen pengetahuan secara berkala perlu dilakukan review untuk memastikan bahwa seberapa efektif sistem dan philosophy yang dibangun berdampak bagi organisasi. Indikator dari kesuksesan implementasi knowledge management perlu ditentukan dengan jelas. Gambar 2.4 : The Five Ps of Strategic Knowledge Management (Sumber : Shelda, 2005)

11 Core Knowledge Management Pada Organisasi Gambar 2.5: Developing Core Knowledge Framework (Sumber: Shelda, 2005) Banyak perusahaan gagal untuk menentukan pengetahuan apa yang penting dalam bisnisnya. Hal ini menyebabkan organisasi tidak bisa memaksimalkan pengetahuan yang ada. Menurut Shelda Debowski (2005, p170) Core knowledge is strategic or operational knowledge that contributes to essential organizational processes or outcomes. Dengan demikian penentuan core knowledge suatu organisasi sangat penting untuk membangun knowledge management system. Menurut Shelda Debowski (2005, p171), terdapat tiga fase dalam menentukan core knowledge suatu organisasi yaitu: 1. Clarify core knowledge scope Fase pertama adalah menentukan pengetahuan yang harus ada untuk mendukung bisnis utama. Core knowledge harus ditentukan agar bisa dicari

12 17 sumbernya dan bisa diatur agar KMS yang dibangun bisa memberikan nilai tambah bagi organisasi. a. Identify core business and its knowledge requirements Yaitu melakukan identifikasi mengenai aktivitas utama organisasi, menentukan pengetahuan yang unik jika ada dan menentukan pengetahuan yang perlu dilakukan sharing. b. Define the knowledge domain Yaitu menentukan area pengetahuan yang mendukung strategi bisnis utama organisasi. c. Review knowledge capabilities Yaitu identifikasi kemampuan yang diinginkan dan sumber-sumber pengetahuan yang berharga. 2. Define core knowledge parameter Pada fase ini akan ditentukan policy yang berhubungan dengan knowledge domain pada fase pertama dan menentukan batas-batas core knowledge yang akan didukung dalam KMS. a. Define core knowledge Yaitu menentukan core knowledge dalam organisasi. Terdapat 3 tipe knowledge yang bisa diidentifikasi: Basic core knowledge, yaitu pengetahuan penting yang dapat dibuat, dibagi, diakses dan diatur oleh semua karyawan. Strategic core knowledge, yaitu pengetahuan penting yang berevolusi secara cepat dan tidak bisa diakses oleh semua karyawan.

13 18 Developmential core knowledge, yaitu pengetahuan yang penting bagi organisasi namun masih dalam tahap eksplorasi dan pengujian. b. Develop the core knowledge policy Yaitu menentukan kebijakan dalam KMS yang dipakai, menentukan pentingnya KMS, dan menentukan aturan-aturan yang berlaku. 3. Develop the core knowledge structure Pada fase ini akan dilakukan mapping yang akan menjelaskan mengenai kategori-kategori pengetahuan dan akan dibangun knowledge repository. a. Map core knowledge Yaitu membuat knowledge map yang merupakan desain struktural dari core knowledge dalam organisasi. b. Build the knowledge repository Yaitu membangun repository sebagai link antara sumber-sumber pengetahuan yang berbeda-beda Activity Based Knowledge Management Activity Based Knowledge Management (ABKM) merupakan kegiatan manajemen pengetahuan berdasarkan konsep dari kegiatan perencanaan dan kontrol proyek. Pengetahuan dan informasi yang terkait dengan kegiatan proyek terdahulu dapat digunakan kembali dan diterapkan dalam proyek-proyek yang akan datang. Informasi dan manajemen domain pengetahuan dari semua proyek dibagi dan disimpan sebagai kegiatan dalam kategori unit yang terkait

14 19 dengan proyek. Keuntungan utama dari ABKM adalah kemudahan informasi pengetahuan yang dapat diterapkan kembali. Hal-hal yang tercakup dalam penyimpanan pengetahuan dalam unit proyek mencakup pengetahuan tacit dan explicit. Dimana pengetahuan explicit meliputi spesifikasi / kontrak, laporan, permintaan perubahan dan data. Pengetahuan ini kebanyakan didapat melalui aktivitas. Adapun pengetahuan tacit meliputi proses perekaman, permasalahan yang ditimbulkan, penyelesaian permasalahan, saran dari para ahli, inovasi dan pengalaman yang terkait proyek. Gambar 2.6: Activity Based Knowledge Management (Sumber: Murray E. Jennex, p698)

15 Bank Knowledge Untuk memperkaya pengetahuan di bank, system ini dirancang untuk mendorong semua analis untuk menyerahkan domain pengetahuan dan pengalaman berharga ke bank pengetahuan. Tujuan utama dari bank pengetahuan adalah menyediakan konten yang kaya sumber tentang semua proyek terkait baik informasi explicit maupun tacit yang melibatkan para analis dan expert Arsitektur Sistem Secara umum arsitektur ABKM memiliki empat lapisan yaitu interface, access, application dan database dimana tiap lapisan memiliki fungsi dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Lapisan interface: digunakan untuk kegiatan akses informasi oleh user melalui web browser. Lapisan access: menyediakan sistem security dan fungsi administratif. Lapisam application: menyediakan sarana untuk melakukan pengumpulan serta pengaturan data dan informasi. Lapisan database: terdiri dari penyimpanan utama data serta bertanggungjawab untuk kegiatan backup dan restore.

16 Gambar 2.7: Arsitektur Sistem ABKM (Sumber: Murray E. Jennex, p704) 21