BAB 3 ANALISA KEBUTUHAN dan TUJUAN SISTEM 3.1 Sejarah Perusahaan PT.Lifelong Leraning pertama kali berdiri pada tanggal 23 Oktober 2003 bertempat di Wisma Bisnis Indonesia Jln. Letjen S.Parman Kav.12 Lt.14 Suite 1409 Jakarta Barat 11480 yang dikepalai oleh seorang direktur. PT. Lifelong Learning di bentuk dalam rangka mendukung perkembangan dunia Informasi terutama di bidang teknologi informasi yang semakin pesat. Untuk mendukung hal tersebut, maka PT.Lifelong learning membuka pelatihan-pelatihan di bidang teknologi informasi. Sejak November 2003 January 2004, PT.Lifelong Learning difokuskan kepada pelatihan-pelatihan pendidikan teknologi informasi saja, seperti : web design and programing, operating sistem, object oriented programing, database programming dan administrator, network administrator dan lain lain. Pada tanggal 15 January 2004, pelatihan di PT.Lifelong Lerning bertambah dalam bidang IT Security, dengan produk yang berasal dari luar yaitu : CEH ( Certified Ethical Hacker ), yang merupakan produk andalan dari PT. Lifelong Learning yang cukup menarik perhatian orang banyak serta Wen-Hua Mandarin Course merupakan pelatihan dalam bahasa mandarin yang diajar langsung oleh pengajar yang berasal dari RRC. Pada saat CEH bertambah maju, maka semua program pelatihan di bidang IT dari PT.Lifelong Learning disertakan modul security, seperti : web programming and security, basic network and security, server administrator and security dan lain-lain. 42
PT. Lifelong learning menjalin kerjasama kepada PT. Informatics Singapura dan EC-Council yang mengeluarkan sertifikat Ethical Hacker, sehingga staff pengajar untuk CEH didatangkan dari Malaysia atau dari pihak EC-Council itu sendiri. Semua produk dari PT. Lifelong Learning berhak dan harus dimengerti oleh semua staff, baik produk dari PT. Informatics maupun dari EC-Council sendiri, sehingga apabila ada konsumen yang menanyakan produk apa saja yang berhubungan dengan PT.Lifelong Learning, maka semua staff dapat menjelaskannya dengan baik. Sampai sekarang ini, semua pengelolahan dari PT. Lifelong Learning belum memiliki aplikasi database yang terkomputerisasi walaupun server atau computer yang ada sudah tergolong tinggi dan mewah. Oleh karena itu, untuk meningkatkan kinerja dan tidak ketinggalan dengan perusahaan lain, maka PT. Lifelong Learning ingin merubah semua sistem yang ada dengan sistem terkomputerisasi. 43
44 3.1.1 Struktur Organisasi Direktur General Manager IT Manager Operation Manager Finance & Accounting Manager Sales & Marketing Manager IT Administrator Database Administrator Web Master IT. Maintenance Operation Supervisor Course Consultant Receiptsonist Finance Accounting Administration/ PO Sales & Marketing Internal Sales & Marketing External Security & OB Lecturer Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Lifelong Learning 44
3.1.2 Tugas dan Wewenang Tugas dan Wewenang dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Direktur Memimpin dan mengendalikan perusahaan Mengontrol dan mengawasi kerja dari General Manager Berwenang mengadakan rapat direksi terhadap General Manager dan direksi lainnya untuk memantau kegiatan operasional perusahaan. Berwenang dalam menentukan kegiatan operasional perusahaan yang dirasa penting. 2. General Manager Bottom line ( Provide and Loose ) Mengembangkan bisnis perusahaan Memberi pengarahan kepada departemen-departemen untuk dapat mecapai goal. Membuat keputusan strategis terhadap suatu hubungan kerjasama terhadap perusahaan. Bertanggungjawab terhadap kinerja divisinya Membuat laporan yang diserahkan kepada direktur. 3. Operational Manager Bertanggungjawab terhadap operasi harian kantor dan training Bertanggungjawab terhadap pencarian lecturer (Instruktur) yang berasal dari luar negeri maupun dalam negeri 45
Memberi laporan kepada General Manager Mencari staff yang dibutuhkan oleh kantor, mewancari dan melaporkannya kepada General Manager. 4. Finance & Accounting Manager Mengawasi keuangan perusahaan Menentukan rencana jangka panjang dan jangka pendek keuangan perusahaan dengan bagian terkait 5. IT Manager Mengontrol dan memberi bimbingan terhadap anggota divisinya dalam menyelesaikan suatu proyek atau pengembangan aplikasi kantor baik hardware maupun software Memeberi laporan bulanan kepada General Manager. 6. Sales & Marketing Manager Mengkoordinir dan memberi saran kepada anggota divisinya dalam melakukan tugas harian. Mempunyai wewenang dalam menentukan strategi pemasaran serta promosi atau market. 7. Operation Supervisor Membantu Operational Manager dalam melakukan tugasnya Melakukan pengecekan terhadap semua kebutuhan gedung atau kantor. Melaporkan semua kejadian kepada Operational Manager. 46
8. IT Administrator Membuat user baru terhadap pengaksesan file dan server Menentukan hak-hak user terhadap pengaksesan server dan file yang ada Melakukan pengupdatean software yang dirasa penting demi keamanan server. 9. Database Administrator and Web Programmer Membuat rancangan basis data dan pemeliharaan terhadap basis data dan web yang ada. Membantu Web Designer dalam merancang aplikasi web yang membutuhkan bahasa program dan merancang aplikasi web berbasiskan Client-Server 10. Web Designer and Promotion Membuat rancangan untuk promosi dan pemasaran serta keperluan perusahaan lainnya dari konsep perancangan hingga tahap akhir perancangan Membuat rancangan web perusahaan dan anak perusahaan Membuat rancangan iklan di surat kabar 11. IT Maintenance Melakukan pemeriksaan rutin dan perbaikan terhadap hardware dan instalasi serta pengembangannya Membantu divisi anggota IT lainnya dalam penyediaan hardware serta software yang dibutuhkan. 47
12. Finance Bertugas dalam mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan Bertugas mengawasi dan memberi bimbingan kepada anggota divisinya dalam melakukan pendataan keuangan. 13. Accounting Membuat laporan keuangan dalam bentuk laporan rugi-laba, Jurnal atau Neraca. Meyusun anggaran seta laporan yang berhubungan dengan pembukuan perusahaan. 14. Administration Menangani pemesanan barang dari staff dan meneruskannya kepada supplier Melakukan pembayaran tunai kepada supplier Menerima pembayaran dari Course Consultant atas pembayaran pendaftaran peserta training. 15. Sales Marketing Internal Melayani customer yang ingin membeli produk dari training di PT. lifelong Leraning 16. Sales Marketing External Memperkenalkan atau menjual produk training PT. Lifelong Learning ke berbagai instalasi perusahaan maupun sekolahsekolah. 48
17. Course Consultant Memberi penjelasan tentang produk training kepada customer yang bertanya dan menjual formulir pendaftaran. Melakukan kegiatan administrasi terhadap customer dan melaporkannya kepada Operational Supervisor atau Operational Manager 18. Receiptsonist Menerima telepon dari customer atau staff lain untuk disampaikan kepada staff kantor yang dituju Menyimpan pesan dan menyampaikannya jika orang yang bersangkutan sudah ada. 19. Security Menjaga keamanan lokasi kantor baik pagi, siang dan malam Membuka kantor pada jam kerja dan menutup kantor setelah jam kerja selesai 20. Office Boy Bertanggungjawab terhadap kebersihan harian kantor dan kelas Memberi laporan kerja kepada Operational Supervisor atau Operational Manager. 21. Instruktur Mengajarkan materi yang telah disediakan oleh training 49
Memberi masukan bagi training untuk mereview kelebihan dan kekurangan dari sistem yang ada. 3.2 Visi, Misi dan Strategi Perusahaan Visi Menjadi a global leader dalam pengembangan dan pelayanan pendidikan Lifelong leraning Misi Untuk memenuhi semua kebutuhan customers, Lifelong Leraning akan menjadi a global leader dalam peningkatan kualitas pelayanan pada tahun 2007. Starategi Melakukan pengenalan produk training dan pendidikan perusahaan melalui promosi atau iklan surat kabar yang bertujuan untuk meningkatkan jumlah peserta utuk ikut training. Menggunakan sarana internet atau website yang dibuat oleh staff Lifelong learning sendiri dalam pertukaran informasi dan promosi produk perusahaan sehingga tidak ada lagi ruang batas dan waktu dalam berkomunikasi maupun bertukar informasi Meningkatkan sumber daya manusia yang dapat mendukung semua kegiatan operasional perusahaan dengan mengadakan training dan rapat akhir bulan untuk membahas semua yang terjadi pada kegiatan operasional tersebut 50
3.3 Produk Training 1. CEH ( Certified Ethical Hacking ) Suatu sertifikat hacker yang dikeluarkan oleh EC-Council Malaysia bekerasama dengan Federasi Internasional FBI dalam merekrut hacker atau pegawai yang bertujuan untuk memelihara atau mempertahankan sistem perusahaannya dari serangan luar. 2. CEH for Non-IT Certified Suatu pelatihan yang ditujukan bagi business man atau Manajer yang ingin tahu kelemahan dan cara mempertahankan sistem mereka 3. Network Design Certified Merupakan program pelatihan yang menghasilkan tenaga professional dalam perancangan struktur jaringan, yang mendapat secara langsung dari PT.Lifelong Learning dimana materi dan workshop berorientasi langsung kepada penerapan kerja 4. Network Security Certified Suatu pelatihan dimana diajarkan dalam mempertahankan atau mengamankan suatu jaringan terstruktur agar dapat mengurangi serangan dari luar system. 5. Web Design and Programmer Certified Sistem pelatihan dalam merancang suatu situs atau website yang interaktif dengan software design animasi maupun design gambar 2D menjadi serta dapat terjadi transkasi yang mempermudah dalam pertukaran informasi. 51
6. Web Security Sistem pelatihan dalam mengamankan suatu situs dari serangan luar atau hacker dalam usaha untuk masuk kedalam sistem situs untk merusak atau pencurian data. 7. Wen-Hua Certified Suatu pelatihan bahasa Mandarin yang terdiri dari tiga bagian yaitu : 1. Basic Mandarin 2. Bisnis Mandarin 3. Profesional Mandarin 52
3.4 Penentuan Fakta Kebutuhan & Tujuan Sistem a. Aktifitas Kebutuhan Barang Aktifitas ini dapat dilakukan oleh semua staff dan kegiatan training dari PT.Lifelong Learning. Staff atau training yang membutuhkan barang terlebih dahulu melaporkannya kepada atasan yang bersangkutan, kemudian atasan tersebut melaporkan kebutuhan tersebut kepada supervisor yang bertugas mengawasi semua kegiatan dan kebutuhan dari PT. Lifelong Learning. Selanjutnya staff akan diberi FKB ( Form Kebutuhan Barang ) di mana staff dapat mengisi jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan. Setelah laporan terisi, maka supervisor akan menyerahkannya kepada pihak administrasi, pihak administrasi akan memeriksa gudang untuk melihat apakah ada atau tidak barang yang dibutuhkan.jika barang yang dubutuhkan tidak terdapat di guang, maka pihak administrasi akan menghubungi supplier dan melakukan konfirmasi atau penawaran terhadap barang tersebut. Jika kesepakatan harga dan pembayaran telah diterima, maka supplier akan mengirimkan (Surat Penawaran Barang) yang ditujukan kepada PT. Lifelong Learning. Setelah SPB diterima, maka adminstrasi akan membuat Surat Pengorderan Barang (SPoB) / Pesanan yang akan diteruskan ke General Manager untuk meminta persetujuan terhadap barang tersebut. Setelah di setujui, maka SpoB dikirimkan kepada supplier dan supplier mengirim barang yang diminta sesuai dengan kesepakatan yang terjadi. 53
Memasukan data FKB PC Mengisi FKB Supervisor Mencetak FKB Menyerahkan atau Melaporkan FKB Mencetak SPoB Memasukan data SPoB Administrasi Melakukan Konfirmasi atau penawaran Supplier Barang Mengirimkan SPB dan melakukan pembayaran Memeriksa Ketersediaan Barang Gudang Staff Menyerahkan SPoB untuk ditandatangani General Manager Keterangan FKB SPoB SPB : Form Kebutuhan Barang : Surat Pengorderan Barang : Surat Penawaran Barang Gambar 3.2 Gambar Aktifitas Kebutuhan Barang 54
b. Aktifitas Registrasi Siswa Aktifitas registrasi dilakukan oleh calon siswa maupun siswa yang sudah pernah mengambil training di PT. Lifelong Learning. Siswa yang tertarik pada suatu produk dari PT.Lifelong Learning diminta untuk mengisi form peminatan sebagai pacuan apakah kelas terhadap produk yang dipilih dapat dibuka atau tau tidak, karena kelas dapat dibuka jika siswa yang mendaftar terdiri dari 5 orang atau lebih. Jika telah terpenuhi, maka siswa dikonfirmasi ulang oleh Course Concultant, apakah calon siswa tersebut masih mau atau tidak terhadap produk yang akan diambil pada form peminatan. Jika, calon siswa masih berminat, maka ia harus mengisi form registrasi yang dilengkapi dengan data diri atau perusahaan serta membayar tunai produk yang diambil. Setelah mengisi form registrasi, maka calon siswa tersebut sudah terdaftar sebagai siswa training di PT. Lifelong Learning. 55
Keterangan FP : Form Peminatan FR : Form Registrasi Mencetak FP dan FR PC Mengisi FP Mengisi FR Memasukan data FP dan FR Siswa / Calon Siswa Menkonfirmasi FP Course Consultant Memberikan Laporan FP dan FR Operational Manager Memberikan Laporan FP untuk persetujuan dibuka atau tidak General Manager 3.4.1 Lingkup Wawancara Gambar 3.3 Aktifitas Registrasi Siswa General Manager All of Department Manager Staff Wawancara diawalai kepada General Manager dari Perusahaan PT. Lifelong Learning, kemudian wawancara diteruskan kepada semua manager departemen seperti : IT Manager, Operational Manager, Finance and 56
Accounting Manager, Sales and Marketing Manager dilanjutkan kepada semua beberapa staff dari department yang terkait. Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan beberapa informasi yang dapat mendukung terbentuknya sistem basis data dari PT. Lifelong Learning sehingga dapat diketahui kebutuhan yang diperlukan oleh PT. Lifelong Learning. 3.4.2 Hasil Wawancara 3.4.2.1 Need Dibutuhkannya aplikasi yang terkomputerisasi sehingga staff dapat bekerja secara cepat dalam meperoleh informasi. Dibutuhkannya tempat penyimpanan informasi yang tetap dan terorganisir dengan baik bagi staff dan peserta training. 3.4.2.2 Goal Perancangan Aplikasi dengan Visual Basic 6.0 sebagai Aplikasi dalam pengaksesan informasi. Perancangan sistem penyimpan informasi dengan menggunakan Microsoft SQL Server 2000. 3.4.3 Analisis SWOT dari sistem a. Strength Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaing pada penerapan sistem baru. Yaitu : 1. Memiliki tenaga pengajar yang professional dan dipakai diseluruh Negara dan berpengalaman di bidang IT. 57
b. Weakness Kelemahan-kelemahan atau masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dalam menerapkan sistem baru, yaitu : 1. Anggaran yang terbatas. 2. Perlunya pelatihan khusus terhadap aplikasi pendukung basis data. c. Opportunities Kesempatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan untuk merebut lebih banyak konsumen dibanding para pesaing. Yaitu : 1. Masih terbukanya promosi produk perusahaan melalui berbagai media. 2. Pengembangan usaha masih terbuka 3. Pengembangan produk atau pembukaan kelas baru sesuai dengan kondisi pasar. d. Threats Tantangan yang dihadapi oleh suatu perusahaan baik dari dalam dan luar perusahaan pada penerapan sistem baru ialah : 1. Adanya virus yang dapat merusaka sistem 2. Adanya Hacker ataupun Cracker yang mencoba untuk merusak atau mencuri data. 3. Masalah teknis yang tidak dapat diduga, seperti : mati listrik yang dapat menyebabkan tidak berfungsinya aplikasi pendukung sistem basis data. 58