ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PADA PT SWADHARMA GRIYASATYA Vidia Haryanti Putri, Siswono, Hery Gunawan Binus University, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 27 DKI Jakarta 11530 Abstract PT Swadharma Griyasatya (PT SGrS), is a legal entity that was established in 1989. With various line of services like building management, cleaning service, and contracting, PT SGrS have a huge amount of human resources, in which the human resource management topic is the main focus of this research. This research is purposed to simplify the process of implementing human resource management on their business process. Based on the result of data collecting that was being conducted with observation method and literature study, it can be concluded the company needs a human resource management system that can process their activity automatically, also to keep documentations from every data and transaction that was being processed so that it will reduce the loss and corruption of data, and the risk of fraud that comes from producing documents manually. Based on the problems that was being analyzed, a proposed design for business process was being made using OOAD (Object Oriented Analysis and Design) approach, and was being conducted using Unified Model Language (UML) Diagram notation. The business process design that will be proposed will focus on the process of automating the recruitment process, employee attendance, authorization of leave, payroll, performance assessment, on to the tax calculation and report making that will simplify the ongoing process in PT SGrS. With information system focusing on the human capital management, hopefully the new system will help PT SGrS on conducting every operational activities related to human resource. Besides that, the system could also yield reports for management decision making. Keywords: analysis, design, information, human capital management
Abstrak PT Swadharma Griyasatya (PT SGrS), merupakan sebuah entitas berbentuk badan hukum yang didirikan pada tahun 1989. Dengan beragam lini layanan yang ditawarkan seperti building management, cleaning service, dan contracting, PT SGrS memiliki sumber daya manusia yang berjumlah sangat banyak. Oleh karena itu, pengelolaan dari sumber daya manusia adalah fokus yang diambil untuk penelitian laporan skripsi ini, yang dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah pengelolaan sumber daya manusia dalam penerapan proses bisnisnya. Berdasarkan hasil pengambilan data yang dilakukan menggunakan metode observasi dan studi literatur, dapat disimpulkan bahwa terdapat kebutuhan akan suatu sistem pengelolaan sumber daya manusia yang dapat mengotomatisasi setiap proses bisnis serta menyimpan dokumentasi atas data-data dan transaksi yang dijalankan, yang dapat mengurangi masalah seperti data yang hilang, tercecer, ataupun rusak, hingga resiko akan timbulnya kecurangan akibat dokumen yang diproduksi secara manual. Berdasarkan masalah yang telah dianalisis, maka dirancanglah sebuah usulan proses bisnis menggunakan pendekatan OOAD (Object Oriented Analysis and Design), yang nantinya akan digambarkan melalui notasi diagram Unified Modelling Language (UML). Rancangan proses bisnis yang diusulkan ini akan mengutamakan masalah otomatisasi proses dalam bentuk pembuatan sistem rekrutmen, absensi, penggajian, perizinan cuti, penilaian kinerja, hingga kalkulasi pajak dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah proses yang berjalan di PT SGrS. Dengan adanya sistem informasi yang terfokus pada pengelolaan sumber daya manusia, diharapkan sistem yang baru akan dapat membantu PT SGrS dalam melaksanakan setiap aktivitas operasional terkait sumber daya manusia. Selain itu juga dapat memberikan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Kata kunci: analisis, perancangan, sistem, informasi, human capital management PENDAHULUAN Perlunya pengembangan sistem informasi digunakan untuk mengontrol alur informasi dalam setiap proses secara cepat dan akurat. Pada era teknologi seperti sekarang ini, informasi memegang peranan yang sangat penting dalam efisiensi operasional suatu perusahaan. Dengan adanya sistem informasi yang efisien dan efektif dalam proses bisnis yang berlangsung, maka akan mempermudah pihak-pihak yang terkait untuk dapat membuat keputusan secara cepat dan tepat serta dapat meningkatkan kinerja dan daya saing dari perusahaan agar bisa bersaing dengan kompetitornya. Disebutkan oleh Khan (2012:4), bahwa pada era persaingan pasar seperti sekarang ini, perusahaan akan selalu dituntut untuk mengikuti inovasi: dari persaingan yang semakin ketat, globalisasi, perubahan aturan pemerintah, restrukturisasi, dan perubahan teknologi. Lingkungan yang semakin kompetitif ini membutuhkan usaha dan fokus untuk mengembangkan praktik teknologi dan manajemen yang efektif. Salah satu bagian perusahaan yang memerlukan pengelolaan informasi agar dapat berjalan dengan baik adalah bagian pengelolaan sumber daya manusia (SDM) atau yang sering dikenal dengan Human Capital. Menurut Omona (2010:52), pengembangan penuh pada pengelolaan karyawan dapat memberikan hasil yang signifikan pada kesuksesan sebuah organisasi, dengan memberikan dukungan pada organisasi terhadap perubahan teknologi dan lingkungan. Disebutkan juga oleh Miranda dan Julisar, (2013:240) bahwa pengelolaan karyawan sebagai sumber daya sangat penting untuk meningkatkan efektivitas kinerja, serta efisiensi proses bagi organisasi atau perusahaan. PT Swadharma Griyasatya (SGrS) adalah sebuah perusahaan jasa yang menyediakan jasa manajemen properti, cleaning service, dan contracting. PT SGrS berlokasi di Gedung BNI dukuh atas, Jakarta Pusat. Didukung oleh karyawan yang jumlahnya mencapai lebih dari 1400 tenaga profesional, PT
SGrS menyediakan cakupan lingkup layanan yang cukup luas untuk beroperasi. Dengan jumlah karyawan yang banyak dan beragam, serta cakupan proses bisnis yang luas, maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mendukung seluruh operasional PT SGrS agar dapat terorganisir dan terawasi secara baik. Sampai saat ini, dengan cakupan pegawai yang begitu beragam dan berjumlah sangat banyak, PT SGrS belum memiliki sistem informasi yang memadai sehingga belum ada kontrol yang baik bagi pengelolaan sumber daya manusia yang ada pada PT SGrS. Oleh karena itu, disusunlah skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Human Capital Management pada PT Swadharma Griyasatya, sehingga pengelolaan sumber daya manusia pada PT SGrS akan berjalan dengan baik, dan akan memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan. METODE PENELITIAN Dalam perancangan skripsi ini, metode-metode penelitian yang akan digunakan adalah: a. Metode Studi Pustaka Melakukan pengumpulan data dan informasi yang berasal dari berbagai sumber seperti jurnal dan buku yang terkait dengan penelitian yang diambil, yaitu terkait manajemen sumber daya manusia. b. Metode Observasi Mengumpulkan data dengan melakukan survei langsung ke PT Swadharma Griyasatya untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dengan cara melakukan wawancara kepada karyawan yang menjalankan dan memantau langsung proses yang terjadi di perusahaan, serta mencari kendala yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan. c. Metode Analisis dan Perancangan Sistem Metode yang digunakan untuk menganalisa dan merancang sistem adalah metode dengan pendekatan Object Oriented. Metode ini akan digunakan untuk menganalisa sistem dari proses berjalan, dan merancang sistem yang akan memberi solusi bagi kendala yang terjadi pada proses berjalan di dalam perusahaan. Metode ini terdiri dari proses perancangan: 1. Requirement 2. Deployment Environment & Support Services Architecture 3. Software Architecture 4. Use Case Realizations 5. Database 6. System & User Interface d. Metode Pengembangan Sistem Dengan berpanduan pada pendekatan Object Oriented, tahapan pengembangan sistem adalah: 1. Inception 2. Elaboration 3. Construction
4. Transition e. Metode Perhitungan PPh pasal 21 Dalam menentukan jumlah pajak yang dikenakan, perhitungan yang dilakukan adalah dengan menentukan jumlah penghasilan neto dikurangi dengan penghasilan tidak kena pajak (PTKP), sehingga dapat ditentukan total penghasilan kena pajak (PKP) lalu dapat dihitung berdasarkan persentase pengenaan tarif pajak yang berlaku. HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan penelitian yang dilakukan, hasil yang ditemukan adalah: 1. Dokumentasi setiap proses dengan menggunakan hard-copy sebagai bukti transaksi 2. Perusahaan menginginkan proses bisnis yang menuju kearah go green dengan melakukan less paper process 3. Proses otorisasi dalam bentuk tanda tangan dari manajemen dilakukan secara manual untuk setiap dokumentasi dari proses internal 4. Kalkulasi penggajian dilakukan secara manual Oleh karena itu, akan dibahas usulan mengenai: 1. Mengembangkan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan akan bukti transaksi yang dapat disimpan dalam bentuk soft-copy 2. Mengembangkan sistem absensi log-in dan logout yang dapat dilakukan karyawan sehingga bagian personnel & general affair secara otomatis dapat memroses jam kerja karyawan 3. Mengembangkan sistem verifikasi dan akses dari dokumen yang dapat menghemat waktu dan aman 4. Mengembangkan sistem yang dapat mempermudah kalkulasi penggajian SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi yang diterapkan pada PT Swadharma Griyasatya, dapat disimpulkan bahwa: 1. Sistem yang diterapkan akan dapat membantu keinginan pihak PT Swadharma Griyasatya untuk mengurangi penggunaan kertas dalam setiap proses bisnisnya (less-paper process), dimana penggunaan sistem ini dapat mengurangi resiko kertas yang tercecer, hilang, ataupun rusak, 2. Sistem yang diterapkan dapat mempermudah proses absensi karyawan di PT Swadharma Griyasatya dengan melakukan login dan logout pada sistem ketika karyawan masuk dan keluar kantor setiap harinya. Dengan adanya sistem ini, proses kalkulasi untuk instentif kehadiran dan lembur akan lebih mudah untuk dilakukan. 3. Proses otorisasi supervisor yang sudah tersistem akan mempermudah perizinan dalam proses yang dijalankan di PT SGrS. Proses yang membutuhkan otorisasi seperti perizinan cuti dan
perizinan untuk menambah karyawan akan sangat dipermudah dengan adanya sistem Human Capital Management ini. 4. Kalkulasi dan pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan mudah dengan adanya fungsi generate yang tersedia pada sistem. Perhitungan pajak, gaji, hingga pembuatan laporan absensi menjadi lebih mudah. 5. Sistem Human Capital Management ini akan membantu pengguna dalam hal penyimpanan data dan pencarian data dengan fitur master sebagai akses data untuk data pelanggan, jabatan, pencatatan akuntansi, dan masih banyak lagi. 6. Sistem Human Capital Management yang diterapkan ini juga akan menjaga batasan pemakaian sesuai dengan otoritas dari pengguna sistem dengan adanya user access. Dalam pelaksanaan implementasi sistem Human Capital Management ini, beberapa saran yang dapat diusulkan adalah: 1. Sistem yang telah dirancang sesuai dengan hasil analisis atas masalah, kebutuhan, dan permintaan dari pihak perusahaan agar dapat segera diterapkan pada proses bisnis yang terjadi di PT SGrS 2. Disarankan bagi perusahaan untuk memberikan bimbingan dan pelatihan pada calon pengguna sistem agar sistem yang diimplementasikan dapat berfungsi dan membantu proses bisnis terkait pengelolaan sumber daya manusia di PT SGrS secara efektif dan efisien. 3. Disarankan bagi perusahaan untuk mengkomunikasikan dan mengevaluasi proses secara keseluruhan agar dapat menyesuaikan dengan kebutuhan yang akan bertambah seiring waktu berjalan, serta agar perusahaan dapat selalu beroperasi penuh dengan teratur dan tersistem. REFERENSI Alexander, D., & Nobes, C. (2010). Financial Accounting - An International Introduction. Essex: Pearson Education Limited. Dennis, A., Wixom, B. H., & Roth, R. M. (2009). Systems Analysis and Design. John Wiley and Sons, Inc. Direktorat Jenderal Pajak. 2015. 03-23-2015 dari http://www.pajak.go.id Gelinas, U. J., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information Systems. Thomson/South-Western. Gill, L. J., Ramsey, P. L., & Leberman, S. I. (2014). Exploring Emotional Intelligence Trainer Roles. New Zealand Journal of Human Resources Management, 3. Hall, J. A. (2008). Accounting Information Systems. Ohio: Cengage Learning. Horngren, C. T., Harrison Jr., W. T., & Oliver, M. S. (2012). Financial & Managerial Accounting. New Jersey: Pearson. Jones, F., & Rama, D. (2008). Accounting Information Systems: A Business Process Approach. Cengage Learning.
Khan, S. (2012). HR Devolution: A Review of Literature. New Zealand Journal of Human Resources Management, 4. Mathis, R. L., & Jackson, J. H. (2010). Human Resource Management. Mason, USA: Cengage Learning. Miranda, E., & Julisar. (2013). Perancangan Model Hirarki Keputusan dan Sistem Basis Data pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sub-sistem Rekrutmen dengan Metode Berjenjang. ComTech Vol.4, 240. Noerlina. (2010). Evaluasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada Bidang Usaha Jasa. 99. O'Brien, J. A. (2007). Introduction to Information Systems. New York: McGraw Hill. Omona, J. (2010). The New Zealand Education Review Office Human Resources Management Criteria: Lessons of Good Practice in this Era of Global Public Sector Reforms. New Zealand Journal of Human Resources Management, 52. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2011). Accounting Information Systems. Pearson. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Object-Oriented Analysis and Design with The Unified Process. Boston: Cengage Learning. Shelly, G., & Rosenblatt, H. J. (2012). Systems Analysis and Design. Cengage Learning. Weygandt, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2012). Financial and Managerial Accounting. New Jersey: John Wiley and Sons, Inc. Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2007). Design Methods & System Analysis. McGraw Hill. RIWAYAT PENULIS Vidia Haryanti Putri lahir di Jakarta pada 19 Desember 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi dan akuntansi pada tahun 2015.