BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini, teknologi komunikasi dan informasi berkembang dengan sangat cepat sehingga membawa banyak perubahan di berbagai bidang khususnya pada dunia kerja. Kebutuhan dunia kerja akan teknologi informasi dan komunikasi begitu penting karena penggunaan akan teknologi informasi dan komunikasi pada masing-masing perusahaan diyakini dapat memberikan suatu nilai lebih dalam persaingan dunia usaha dan dapat mempermudah kerja manusia disamping bermanfaat untuk mendukung usaha bisnis dari sesuatu perusahaan. Oleh karena perkembangan dan kemajuan teknologi informasi tersebut, maka setiap perusahaan dituntut untuk dapat mempersiapkan diri untuk mengaplikasikan kemajuan teknologi informasi dan untuk dapat tampil profesional, terdepan, dan terpercaya. Seiring dengan perkembangan teknologi tersebut, perusahaan kini mulai sadar bahwa yang disebut aset perusahaan itu, selain ada yang tangible (nyata), ada juga yang intangible (abstrak). Sesuatu yang tangible misalnya, uang, mesin, kapasitas produksi, tanah, fasilitas dan sebagainya. Sesuatu yang intangible misalnya, pengalaman, pengetahuan, keahlian, mencakup kultur atau sifat yang terkumpul dan terbina dari tahun ke tahun oleh segenap sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Nilai intangible asset itu akan jauh lebih besar dari nilai tangible asset. Intangible asset yang merupakan aset perusahaan yang tidak ada batasnya ini dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan jika dapat dikelola dengan baik. Setiap individu pasti memiliki pengalaman dan keahlian yang berbeda-beda. Pengalaman yang baik dan dapat di share ke pada pihak lain ini akan menjadi pengalaman yang bernilai lebih. 1
2 Untuk dapat membagi pengalaman-pengalaman serta keahlian yang terdapat pada setiap individu, maka perusahaaan harus dapat mengelola intangible asset tersebut secara lebih baik. Pengelolaan aset tersebut (intangible asset) dapat dilakukan dengan dukungan dari kecangihan teknologi informasi yang ada. Dan salah satu dari dukungan teknologi yang dapat digunakan untuk mengelola aset tersebut adalah dengan menggunakan suatu sistem yang dikenal dengan knowledge management system. PT. XYZ adalah perusahaan yang bergerak dibidang farmasi dan consumer goods serta merupakan perusahaan berskala besar dengan jumlah sumber daya manusia mencapai lebih dari 2.000 orang termasuk di dalamnya distributor dan cabang-cabangnya. Perusahaan ini sudah menerapkan teknologi informasi dan terkomputerisasi. Namun perusahaan mengalami kendala di dalam mendokumentasikan pengetahuan yang berupa permasalahan yang terjadi khususnya pada bagian Human Resource Development (HRD). Hal itu disebabkan oleh banyaknya jumlah karyawan sehingga knowledge yang ada belum bisa ditampung dan dimanfaatkan dengan baik. Melihat permasalahan yang ada pada PT. XYZ tersebut, penulis tertarik untuk menganalisis dan merancang knowledge management system pada perusahaan tersebut khususnya pada bagian Human Resource Development (HRD) perusahaan. Sistem yang akan dirancang akan terintegrasi atau berbasiskan pada intranet perusahaan yang sudah ada, sehingga hanya dapat diakses oleh pihak internal perusahaan yang berkepentingan saja. Knowledge management system ini diharapkan dapat membantu perusahaan di dalam mendokumentasikan, menciptakan, mengelola, serta membagikan pengetahuan yang ada pada bagian Human Resource Development (HRD) PT. XYZ.
3 1.2 Identifikasi Masalah Adapun beberapa masalah yang akan diteliti sehubungan dengan karya tulis ini adalah: 1. Knowledge apa sajakah yang ada di dalam perusahaan? 2. Apakah sistem knowledge management berbasis intranet cocok diterapkan pada bagian Human Resource Development (HRD) PT. XYZ ini? 3. Apakah peranan dan nilai tambah yang dapat diberikan untuk penggunaan knowledge management bagi PT. XYZ untuk terus dapat bersaing dipasaran? 1.3 Ruang Lingkup Untuk memperjelas analisis yang dilakukan, maka yang akan menjadi ruang lingkup penelitian dan batasan penelitian adalah: Penelitian dibatasi hanya pada analisis dan perancangan knowledge management di bagian Human Resource Development (HRD) divisi Human Resource and Organization (HRO) pada PT. XYZ yang meliputi pendokumentasian dan pengembangan sumber daya melalui fitur-fitur pendukung. Penelitian ini hanya membahas mengenai fungsi pengembangan karyawan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini antara lain : 1. Mengidentifikasikan knowledge yang dimiliki oleh PT. XYZ. 2. Penjajakan penerapan sistem knowledge management berbasis intranet pada PT. XYZ.
4 3. Mengetahui peranan dan nilai tambah apa yang dapat diberikan untuk penggunaan knowledge management bagi PT. XYZ untuk terus dapat bersaing di pasaran. Manfaat yang bisa diambil dari penelitian ini adalah : 1. Bagi perusahaan : Adanya peningkatan kinerja karyawan didalam menangani suatu pekerjaan. Dapat mengidentifikasi, mendokumentasikan serta mendistribusikan knowledge yang ada bagi usaha mengembangkan perusaaan. Adanya sarana penyampaian aspirasi dan ide-ide karyawan di dalam perusahaan. Terciptanya budaya self learning di dalam perusahaan. 2. Bagi Pembaca : Meningkatkan wawasan mengenai knowledge management sehingga diharapkan dapat menjadi informasi untuk perkembangan ide bisnis di kemudian hari. Menciptakan suatu transparansi bisnis, dimana personil karyawan dapat saling berbagi knowledge. 3. Bagi Penulis : Untuk lebih meningkatkan wawasan mengenai pengembangan ilmu e-bisnis terutama mengenai masalah pembangunan knowledge management.
5 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi yang akan digunakan dalam penulisan karya ini adalah: 1. Metode Kepustakaan Metode ini digunakan untuk memperoleh teori-teori pendukung, pengetahuan dan informasi yang terkait melalui studi pustaka. 2. Model Analisis Pada metode ini akan diadakan wawancara melalui media email, surat menyurat dan tatap muka dengan pihak yang bersangkutan dari perusahaan. Dimulai dari analisis strategi, analisis kekuatan dan kelemahan perusahaan, analisis permasalahan, identifikasi knowledge, merancang knowledge goal, merancang fitur serta melakukan pemetaannya. Dalam metode ini juga dilakukan analisis knowledge yang ada agar dapat lebih mengenal sistem yang sedang berjalan di perusahaan, hasil yang didapat akan dijadikan acuan dalam pengembangan rancangan knowledge management untuk diimplementasikan di dalam perusahaan. 3. Metode Perancangan Metode perancangan ini digunakan di dalam pembangunan knowledge management dengan disertai rancangan user interface dan fitur-fitur pendukung lainnya. 1.6 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan skripsi ini dibagi dalam beberapa bab, dimana isi secara ringkas dari setiap bab adalah sebagai berikut : BAB 1. Pendahuluan
6 Pada bab ini berisikan gambaran umum mengenai hal-hal yang menjadi latar belakang penulisan skripsi ini, identifikasi masalah, tujuan dan manfaat, dan sistematika penulisan. BAB 2. Landasan Teori Bab ini berisikan mengenai teori-teori yang berkaitan dan mendukung penunjangan penyusunan skripsi ini yang diperoleh dari beberapa sumber media baik buku referensi maupun internet dan membahas mengenai metode penelitian yang digunakan. BAB 3. Gambaran Umum Perusahaan Pada bab ini berisikan hal hal mengenai sejarah perusahaan, profil perusahaan, struktur organisasi, proses bisnis, dan uraian pekerjaan, analisis strategi perusahaan. BAB 4. Hasil dan Analisis Penelitian Dalam bab ini akan menguraikan rancangan baru berupa perancangan knowledge management, pengolahan data, interpretasi, dan pembahasan. BAB 5. Simpulan dan Saran Pada bab ini berisikan mengenai simpulan yang diperoleh dari hasil penelitian ini dan disertai saran untuk pengembangan sistem yang dirancang dalam skripsi ini.