BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang"

Fanny Tanudjaja
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, menyimpan data, memanipulasi data dengan berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, cepat, akurat dan real time. Seiring berkembangnya teknologi informasi, kegiatan penyimpanan data dan informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara penyimpanan data dan informasi dengan menggunakan Internet yang biasa disebut dengan cloud computing. Cloud computing menawarkan berbagai sumber data dan informasi yang dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Cara lain untuk melakukan penyimpanan data juga dapat menggunakan flash disk, compact disk dan hard disk. Namun, jika datanya terlalu banyak menggunakan flash disk, compact disk, hard disk selain tidak efisien pada penempatan folder didalamnya, perlu membawa-bawa alatnya, tidak praktis dan tidak dapat terhubung ke rekan kerja yang dituju. Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memelihara informasi adalah dengan Sistem Manajemen Arsip yang mana data akan tersusun dengan rapi, tidak perlu membawa alat dan rekan kerja kita bisa langsung terhubung satu sama lain. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penelitian pemasaran. Dimana dalam studi kasus memiliki permasalahan dalam pengelolaan arsip. Dalam hal ini, staff document control melakukan penyimpanan arsip dengan menempatkan dalam folder. Sedangkan para karyawan adakalanya harus bertanya kepada staff document control untuk memastikan bahwa arsip berupa dokumen dan formulir yang mereka akses merupakan yang tebaru atau telah direvisi. Hal ini menyebabkan kesulitan 1

2 2 dalam pencarian dokumen dan formulir serta berlarutnya proses untuk mendapatkan kepastian dari dokumen dan formulir. Untuk itu diperlukan strategi dalam pengelolaan dokumen secara elektronik yang terpadu. Hal tersebut dapat dicapai dengan cara memperbaiki sistem dan alur kerja agar menjadi lebih efektif dan efisien. Workflow dapat berupa proses pembaharuan, review maupun distribusi suatu arsip kepada karyawan dalam suatu Sistem Manajemen Arsip. Cara ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis dalam mencari dan mengakses arsip yang dibutuhkan. Sistem Manajemen Arsip merupakan sistem yang digunakan untuk memantau dan menyimpan arsip secara elektronik, juga meliputi pengaksesan dan proses mendapatkan kembali arsip dengan efisien. Hal tersebut mendorong penulis untuk mengangkat topic ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN ARSIP BERBASIS WEB PADA PT. XYZ. 1.2 Ruang Lingkup Untuk penelitian yang lebih terarah dan fokus pada tujuan yang ingin dicapai, maka ruang lingkup penelitian ini dibatasi menjadi : 1. Menganalisis dan merancang aplikasi sistem manajemen arsip yang menampilkan arsip-arsip dan dapat diunduh oleh karyawan yang telah terdaftar pada aplikasi. 2. Aplikasi sistem manajemen arsip memiliki fitur pengisian arsip laporan pemantauan sasaran mutu secara elektronik yang hanya dapat diakses oleh person in charge masing-masing departemen. 3. Arsip yang dimaksud adalah arsip yang dikelola oleh staff document control yaitu dokumen, formulir dan laporan pemantauan sasaran mutu. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah :

3 3 1. Menghasilkan aplikasi sistem manajemen arsip yang terintegrasi. 2. Menghasilkan aplikasi yang mempunyai fitur pemantauan versi dari setiap arsip yang ada. 3. Menghasilkan aplikasi yang memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mendapatkan arsip yang dibutuhkan. 4. Membuat fitur reminder yang membantu person in charge dalam mengingat tenggat waktu pengisian laporan pemantauan sasaran mutu. Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Mempercepat dalam proses pendistribusian arsip pada karyawan 2. Meminimalkan waktu pencarian arsip. 3. Penyimpanan arsip menjadi lebih terstruktur. 4. Menjaga kerahasian arsip dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. 5. Mempermudah person in charge masing-masing departemen untuk mengisi formulir sasaran mutu. 1.4 Rumusan Masalah Sistem PT. XYZ yang berjalan pada saat ini dalam pengelolaan arsip dokumen maupun formulir adalah dengan menggunakan fasilitas . Akan tetapi hal ini kurang efektif karena setiap karyawan masih bertanya melalui kepada pihak staff document control untuk memastikan bahwa dokumen ataupun formulir yang ada merupakan dokumen dan formulir yang terbaru. Selain itu dalam pengisisian formulir sasaran mutu, person in charge masingmasing departemen adakalanya mengalami keterlambatan dari tenggang waktu yang telah ditentukan. 1.5 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam skripsi ini meliputi dua bagian pokok, yaitu : 1. Analisis Tahapan dalam analisis terdiri dari

4 4 i. Studi Pustaka Dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari buku dan jurnal yang bisa dijadikan pedoman untuk melakukan penelitian. ii. Wawancara Metode wawancara dilakukan kepada manager departemen dan karyawan yang berhubungan dengan ruang lingkup penelitian, karena dinilai cukup memahami sistem secara keseluruhan serta proses bisnis perusahaan. iii. Kueseioner Metode kuesioner dilakukan terhadap sample populasi karyawan PT XYZ yang dipilih secara acak. iv. Observasi Observasi dilakukan dengan datang langsung ke PT XYZ dan mengamati sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan informasi yang bisa dijadikan data penelitian. 2. Perancangan Perancangan terbagi dalam enam bagian, yaitu: a. Perancangan menu Perancangan menu dibuat berdasarkan solusi dari permasalahan yang berhasil diidentifikasi. b. Perancangan layar Perancangan layar dibuat se-user friendly mungkin, namun tetap memenuhi fungsinya dalam menjawab kebutuhan perusahaan dengan baik. c. Perancangan database Perancangan database didasarkan oleh ruang lingkup dan batasan dari fungsi software yang akan dibuat. d. Perancangan State Transition Diagram Berdasarkan perancangan menu dan layar kemudian dilakukan perancangan alur navigasi aplikasi melalui State Transition Diagram. e. Perancangan pseudocode perancangan pseducode digunakan untuk mempermudah

5 5 implementasi ke dalam coding software. f. Coding Coding software dibuat dengan menggunakan PHP serta dibantu dengan framework Codeigniter. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk memudahkan penulisan skripsi ini penulis membuat sistematika penulisan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, rumusan masalah, metodologi analisis dan perancangan, serta sistematika penulisan laporan untuk menjelaskan pokok-pokok pembahasan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung penelitian ini, yang menjadi dasar bagi pemecahan masalah dan didapat dengan melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian. Dalam penyusunan skirpsi ini menggunakan teori umum dan teori khusus. Teori umum merupakan teori bidang teknik informatika sedangkan teori khusus yang menyangkut sistem kearsipan dan teori-teori lain yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini. Teori-teori yang dikemukakan dalam bab ini menjadi landasan dalam penyusunan skripsi ini. Adapun teori yang digunakan meliputi teori tentang : Teori Umum : 1. Teori Rekayasa Perangkat Lunak 2. Teori Interaksi Manusia dan Komputer 3. Database Management System (DBMS) 4. Entity Relationship Diagram (ERD) 5. MySQL 6. The Waterfall Model 7. State Transition Diagram (STD)

6 6 8. Diagram Aliran Dokumen (DAD) Teori Khusus : 1. Teori Arsip 2. Version Control 3. Yslow 4. Teori Manajemen Arsip 5. Codeigniter BAB 3 METODOLOGI Bab ini membahas mengenai metodologi pengembangan perangkat lunak, menganalisis masalah-masalah yang dihadapi, pemecahan masalah, serta perancangan perangkat lunak secara lengkap. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan implementasi perangkat lunak, sarana yang dibutuhkan, dan contoh cara pengoperasian perangkat lunak yang dirancang. Bab ini juga menguraikan hasil evaluasi dari penelitian ini. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan mengenai apa yang telah dibuat serta saran yang dibutuhkan untuk pengembangan lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih baik.

dokumen-dokumen yang mirip

BAB I PENDAHULUAN. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data,

BAB I PENDAHULUAN. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk