BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap analisa terhadap proses akademik yang sedang berjalan di SMK Maitreyawira Tanjungpinang. Proses analisa terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis dokumen, analisis kelemahan sistem, dan analisis kebutuhan sistem. 3.2 Prosedur Pendataan Siswa yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah proses pendataan siswa yang sedang berjalan di SMK Maitreyawira Tanjungpinang: 1. Siswa mengambil form pendaftaran dari bagian tata usaha. 2. Siswa mengisi form pendaftaran dan menyerahkan kembali kepada bagian tata usaha. 3. Bagian tata usaha mengecek form pendaftaran siswa. Jika lengkap maka dibuatkan kartu tes siswa dan diserahkan kepada siswa, jika tidak lengkap maka siswa diminta melengkapi kembali form pendaftaran. 4. Siswa yang mendapatkan kartu tes siswa melakukan tes masuk. Hasil tes diserahkan kepada kepala sekolah untuk dipertimbangkan. Setelah 39
40 pertimbangan, hasil tes siswa baik yang diterima maupun tidak diserahkan kembali kepada bagian tata usaha untuk dibuatkan pengumuman penerimaan siswa. 5. Bagian tata usaha mengarsip hasil ujian siswa yang tidak diterima. Sedangkan siswa yang diterima, hasil tes dan datanya dicatat dan dibuat laporan siswa sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama untuk diarsip dan rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah. Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pendataan Siswa 3.3 Prosedur Pendataan Guru yang Sedang Berjalan
41 Berikut ini adalah proses pendataan guru yang sedang berjalan di SMK Maitreyawira Tanjungpinang: 1. Kepala sekolah memberikan surat panggilan kepada guru yang akan direkrut. 2. Guru yang menerima surat panggilan datang menghadap kepala sekolah untuk wawancara dan pengisian form guru. 3. Form guru yang telah diisi diserahkan kepada bagian tata usaha. 4. Bagian tata usaha mencatat data guru dan membuat laporan data guru sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada kepala sekolah untuk diarsip dan rangkap dua diarsip di bagian tata usaha. Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pendataan Guru 3.4 Prosedur Penetapan Mata Pelajaran yang Sedang Berjalan
42 Berikut ini adalah proses penetapan mata pelajaran yang sedang berjalan di SMK Maitreyawira Tanjungpinang: 1. Bagian tata usaha membuat SK (Surat Keputusan) Penetapan Guru Mata Pelajaran dan diserahkan kepada kepala sekolah untuk meminta persetujuan dan tanda tangan. 2. Surat Keputusan yang telah ditandatangani diserahkan kembali kepada bagian tata usaha sebanyak 2 (dua) rangkap ( beserta copy-an). SK asli diserahkan kepada guru dan sk copy-an diarsip oleh bagian tata usaha. 3. Berdasarkan SK penetapan mata pelajaan, bagian tata usaha membuat jadwal mata pelajaran sebanyak 3 (tiga) rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada guru, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah dan rangkap ketiga diarsip oleh bagian tata usaha. Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Penetapan Mata Pelajaran 3.5 Prosedur Pengelolaan Nilai yang Sedang Berjalan
43 Berikut ini adalah proses pengelolaan nilai yang sedang berjalan di SMK Maitreyawira Tanjungpinang: 1. Guru menyerahkan form data nilai kepada bagian tata usaha. 2. Bagian tata usaha mencatat dan membuat laporan data nilai sebanyak 3 (tiga) rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada wali kelas, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah dan rangkap ketiga diarsip oleh bagian tata usaha. 3. Wali kelas yang telah menerima laporan nilai siswa melakukan pengisian rapor siswa dan meminta tanda tangan kepala sekolah. 4. Rapor siswa yang telah ditanda tangan oleh kepala sekolah diserahkan kembali kepada wali kelas. Wali kelas menyerahkan rapor kepada siswa dan menghasilkan tanda terima rapor. 5. Tanda terima rapor diserahkan kepada bagian tata usaha untuk diarsip.
44 Gambar 3.4 Flowmap Berjalan Pengelolaan Nilai Siswa 3.6 Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi informasi yang ada dalam sistem yang dipakai untuk dokumen. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya yaitu : 3.6.1 Dokumen Input 1. Daftar Nilai Siswa Fungsi : Digunakan untuk menyerahkan data nilai kepada bagian tata usaha.
45 Sumber : Guru Rangkap : 1 (Satu) Ditujukan : Bagian Tata Usaha 2. Tanda Terima Rapor Fungsi : Sebagai bukti penerimaan rapor oleh siswa Sumber : Guru Rangkap : 1 (Satu) Ditujukan : Bagian Tata Usaha 3.6.2 Dokumen Output 1. Formulir Pendaftaran Siswa Fungsi : Menjadi sarana pengisian data oleh siswa Ditujukan : Siswa 2. Kartu Tes Siswa Fungsi : Sebagai persyaratan mengikuti tes penerimaan siswa Ditujukan : Siswa 3. Hasil Tes Siswa Fungsi : Menunjukkan hasil tes siswa untuk dijadikan pertimbangan Ditujukan : Kepala Sekolah 4. Pengumuman Penerimaan Siawa Fungsi : Memberikan informasi penerimaan siswa Ditujukan : Siswa 5. Laporan Data Siswa Fungsi : Menjadi arsip dan laporan terhadap Kepala Sekolah Rangkap : 2 (dua). Ditujukan : Kepala Sekolah dan arsip. 6. Surat Panggilan Wawancara Fungsi : Digunakan sebagai sarana pemanggilan guru yang akan direkrut.
46 Ditujukan : Guru 7. Form Data Guru Fungsi : Menjadi sarana pengisian data oleh guru. Ditujukan : Guru 8. Laporan Data Guru Fungsi : Menjadi arsip dan laporan terhadap Kepala Sekolah. Rangkap : 2 (dua). Ditujukan : Kepala Sekolah dan arsip. 9. Surat Keputusan Penetapan Guru Mata Pelajaran Fungsi : Menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas oleh guru dan staf. Rangkap : 2 (dua). Ditujukan : Guru dan arsip. 10. Jadwal Mata Pelajara Fungsi : Menjadi dasar dalam pembagian jam belajar Rangkap : 3 (tiga). Ditujukan : Guru, Kepala Sekolah dan arsip. 11. Laporan Nilai Siswa Fungsi : Menjadi dasar pengisian rapor siswa Rangkap : 3 (tiga). Ditujukan : Wali Kelas, Kepala Sekolah dan arsip. 12. Rapor Siswa Fungsi : Sebagai rekapan nilai siswa selama periode belajar Ditujukan : Siswa 3.7 Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada proses akademik yang sedang berjalan di SMK Maitreyawira Tanjungpinang yang dilakukan secara manual dinilai tidak efektif, tidak efisien dan memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan, diantaranya :
47 1. Terjadi pemborosan waktu dan tenaga kerja pada saat pancatatan, pengarsipan dan pembuatan laporan data siswa, data guru dan data nilai seperti yang digambarkan pada gambar 3.1, gambar 3.2 dan gambar 3.4. 2. Ttingkat keamanan data pada proses pembuatan laporan nilai oleh bagian tata usaha masih sangat rendah karena menggunakan sistem pencatatan manual serta tidak ada proses maupun sarana penyampaian informasi nilai kepada siswa sebelum penyerahan rapor, seperti digambarkan pada gambar 3.4. 3.8 Analisis Kebutuhan Sistem Berdasarkan analisis kelemahan sistem, dapat disimpulkan kebutuhan sistem sebagai berikut : 1. Sistem yang dapat melakukan penginputan data, penyimpanan data, dan penyajian informasi yang tepat dan akurat. 2. Sistem yang dapat meningkatkan keamanan data dari kerusakan maupun manipulasi oleh pihak yang tidak berkepentingan. 3. Sistem yang dapat menjadi sarana penyampaian informasi akademik kepada siswa, guru, maupun orang tua